Контакты
Главная / Натяжные потолки

Правила работы с наличными денежными средствами. Как соблюдать порядок ведения кассовых операций Закрепление правил работы с наличными деньгами

«Для осуществления комплексного кассового обслуживания физических и юридических лиц, а также для выполнения операций с наличными денежными средствами и другими ценностями кредитные организации в зданиях, принадлежащих или арендуемых ими, создают оборудованные, технически укрепленные помещения и кассы. К ним относятся:

  • · хранилища ценностей кредитной организации, хранил ценностей клиентов - специально оборудованные кладовые сейфы в сейфовых комнатах, соответствующие требованиям действующих государственных стандартов;
  • · операционные кассы (приходные, расходные, приходно-расходные и другие);
  • · кассы пересчета денег;
  • · вечерние кассы;
  • · помещения по приему-выдаче ценностей инкассаторам;
  • · помещения для клиентов.

Помимо этого, в кредитной организации может быть подразделение инкассации, кассы вне помещений банка, кассы обменных пунктов и банкоматов.

Касса возглавляется главным (старшим) кассиром, или заведующим кассой. В целях улучшения кассового обслуживания населения кредитная организация может открывать операционные кассы вне кассового узла для совершения операций по приему и выдаче вкладов (в рублях и иностранной валюте), продаже и покупке ценных бумаг, приему коммунальных и других платежей от физических лиц.

Операционные кассы вне кассового узла, расположенные в организациях, производят, кроме вышеперечисленных операций, выдачу средств на заработную плату и выплаты социального характера, а также на командировочные расходы рабочим и служащим. Операционные кассы вне кассового узла кредитной организации выполняют только те из числа перечисленных выше операций, на совершение которых у кредитной организации имеется лицензия, а у филиала - доверенность.

Касса пересчета создается для контроля денежных знаков, имеющихся в обращении различных организаций. Пересчитывают здесь как монеты, так и банкноты. Услугами касс пересчета пользуются предприятия, в обороте которых находятся большие суммы, дабы иметь гарантии сохранности денег и точности расчетов.

Основные функции пересчетной кассы таковы:

  • · в первой половине дня - пересчет денежной массы, поступившей из вечерней кассы;
  • · во второй половине дня - обработка денег, получаемых в течение дня из операционных касс. Деньги здесь сортируются в соответствии с номиналом и валютой.

Целесообразность создания тех или иных касс, их количество и численность кассовых работников, а также необходимость установки банкоматов, электронных кассиров, автоматических сейфов определяются руководителем кредитной организации.

Руководитель кредитной организации обеспечивает сохранность

денежных средств и ценностей, организацию кассового обслуживания клиентов, контроль за оприходованием денежной наличности, поступившей в кассы кредитной организации, и несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Непосредственное выполнение операций с наличными денежными средствами осуществляют кассовые и инкассаторские работники.

С должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, кассовыми и инкассаторскими работниками заключаются договоры о материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Кассовые работники приходных и расходных касс снабжаются образцами подписей бухгалтерских работников, уполномоченных подписывать приходные и расходные документы, а бухгалтерские работники, связанные с оформлением приходно-расходных кассовых документов, - образцами подписей кассовых работников указанных касс. Образцы заверяются подписями руководителя и славного бухгалтера и скрепляются печатью кредитной организации.

Кассовым работникам запрещается:

  • 1. Передоверять выполнение порученной работы с ценностями другим лицам, а также выполнять работу, не входящую в круг их обязанностей;
  • 2. Выполнять поручения клиентов по проведению операций с денежной наличностью по их счетам, минуя бухгалтерских работников при отсутствии вышеуказанной системы контроля;
  • 3. Хранить свои денежные средства и другие ценности вместе с денежными средствами и ценностями кредитной организации.

Для обеспечения своевременной выдачи наличных денежных средств клиентам с их банковских счетов устанавливается сумма минимально допустимого остатка наличности в операционной кассе на конец дня. Фактический остаток денежных средств в кассе не должен быть ниже установленного.

Минимальный остаток денежной наличности в операционной кассе устанавливается кредитной организацией по согласованию с учреждением Банка России, исходя из объема оборота наличных денежных средств, проходящих через кассу, графика поступления денежной наличности от клиентов, порядка ее обработки и других особенностей организации наличного денежного оборота и кассовой работы.

Денежные средства являются составной частью оборотных активов. Они необходимы предприятию для осуществления расчетов между поставщиками и подрядчиками, для осуществления платежей в бюджет, расчетов с кредитными учреждениями, для выдачи работникам зарплаты, премий и для осуществления других видов выплат .

Денежные средства поступают на предприятие от покупателей и заказчиков за проданные товары и оказанные услуги, от банков в виде ссуд, от учреждений и организаций в порядке временной помощи и др.

Базой денежных средств предприятия являются хозяйственные взаимоотношения предприятия с различными организациями и учреждениями и хозяйственные взаимоотношения, связанные с реализацией работ, услуг и осуществлением других хозяйственных операций.

Денежные средства предприятия находятся в кассе в виде наличных денег, денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах, открытых особых счетах и др.

Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, организации расчетов и кредитования на производстве. Учет денежных средств имеет значение в укреплении платежной дисциплины и в эффективном использовании финансовых ресурсов предприятия. Поэтому очень важен контроль за соблюдением кассовой дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств, обеспечением сохранности денежных документов, находящихся в кассе предприятия.

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:

проверка правильности оформления, законности документов;

своевременное и полное отражение операций в учете;

обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей;

своевременное проведение инвентаризации денежных средств и отражение ее результатов в учете;

обеспечение сохранности денежных средств, денежных документов в кассе предприятия и других местах хранения;

изыскание возможностей наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход.

создание условий для повседневного контроля за наличием и движением денежных средств .

Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлен решением Совета директоров ЦБ России № 40 от 22.09.1993 года (с изменениями на 26.02.1996 года).

В соответствии с этим документом организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин, согласно с Федеральным законом от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ " О применении контрольно - кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".

Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней (включая день получения денег в банке) в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий.

Для учета кассовых операций применяются типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма КО-2), Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3), Кассовая книга (форма КО-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форума КО-5). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88 по согласованию с Минфином России и введены в действие с 01 января 1999 года.

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов ведётся Книгу учета принятых и выданных кассиром денег.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Руководители организации обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операции - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей организаций. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

учет денежное средство наличный

В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.

В организациях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых центральными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные Порядком для кассиров.

В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.

В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна проводиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки (не реже одного раза в два года).

На руководителей организаций, допустивших указанные нарушения, возлагается административный штраф на сумму от 4000 до 5000 рублей (п.15.1 КоАП РФ). На предприятие налагается штраф в размере от 40000 до 50000 рублей.

В настоящее время в соответствии с Указанием Центрального банка Российской Федерации от 14.11.01 г. № 1050-У установлен предельный размеры расчетов наличными деньгами между юридическими лицами на уровне 60000 рублей по одной сделке. При этом следует учитывать, что под сделкой в данном случае понимается один отдельный договор. Это уточнение действует с 1 июля 2002 года.

Для расчетов с физическими лицами предельный размер расчетов наличными не установлен.

Наличные денежные средства, поступающие в кассу предприятия, подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на счет.

При операциях с наличными средствами используются:

объявление на взнос наличными;

чек денежный.

Прядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступлению их в кассы в дни работы учреждений банков, при этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи предприятиями наличных денежных средств:

для предприятий, расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассы предприятий;

для предприятий, которые в силу специфики своей деятельности режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России, - на следующий день;

для предприятий, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или предприятий Госкомсвязи России, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, - 1 раз в несколько дней.

Причем организации могут вносить наличные деньги только на свой расчетный (текущий) счет.

Объявление на взнос наличными представляет собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции.

В объявлении на взнос наличными должна быть указана дата их фактического представления в банк. Они должны быть обязательно заполнены одновременно вручную или на ЭВМ с сохранением всех реквизитов бланка. Наименование владельца, номер счета и наименование кредитной организации в объявлениях могут обозначаться штампами.

При приеме наличных денежных средств от юридических лиц операционный работник банка проверяет правильность заполнения объявления на взнос наличными, оформляет его и передает объявление на взнос наличными в кассу. Кассовый работник, получив объявление на взнос наличными, проверяет заполнение объявления, сличает соответствие сумм цифрами и прописью, вызывает вносителя денег и принимает от него деньги. После приема денег кассовый работник сверяет сумму данную в объявлении на взнос наличными, с суммой, фактически оказавшейся при пересчете. При соответствии сумм кассовый работник подписывает объявление, квитанцию и ордер, ставит печать на квитанции и выдает ее вносителю денег. Квитанция, затем прикладывается к расходному ордеру и является оправдательным денежным документом.

В тех случаях, когда кассовым работником установлено расхождение между сдаваемых клиентом денег и суммой, указанной в объявлении на взнос наличными, объявление на взнос наличными переоформляется клиентом на фактическую сумму денег.

Кроме того, прием в кассу кредитной организации и зачисление денежной наличности на счет клиента - юридического лица может производиться также по препроводительной ведомости, приложенной к сумке с рублевой денежной наличностью.

От организаций может приниматься денежная наличность, упакованная в инкасаторские сумки, специальные мешки, кейсы, другие средства для упаковки денег, обеспечивающие их сохранность при доставке и не позволяющие осуществить их открытие без видимых следов нарушения целости.

В кредитной организации ведется список организаций, сдающих денежную наличность в сумках, с указанием в нем наименования организаций, количества и номерах закрепленных за каждой организацией сумок. При этом организации, сдающие денежную наличность в сумках, представляют в кассовое подразделение кредитной организации образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбироваться сумки. Оттиск пломбы должен содержать номер и сокращенное наименование организации ее фирменный знак.

Кассир организации формирует подлежащие сдаче сумки с денежной наличностью. При этом первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку; второй и третий экземпляры - соответственно накладная к сумке и копия препроводительной ведомости - представляются в кредитную организацию вместе с сумкой.

Для получения в банке денег, необходимых на выплату: заработной платы, депонированной заработной платы, командировочных, хозяйственных и других расходов предприятие должно иметь чековую книжку. Чековая книжка содержит 25 или 50 чеков и выдается организации по заявлению установленного образца.

Чек является распоряжением предприятия о выдаче с расчетного счета суммы наличных денег, указанной в нем. Чек может выписываться на сумму, не превышающую остатка денежных средств на расчетном счете.

Чеки заполняются от руки чернилами или шариковыми ручками в соответствии правилами, изложенными на обложках чековых книжек. Все реквизиты чека должны быть заполнены. Чек подписывается руководителем и главным бухгалтером, ставится печать. Сумма указывается цифрами, а затем прописью. Свободные места впереди и после суммы рублей должны быть обязательно прочеркнуты двумя линиями. Сумма прописью должна начинаться обязательно в самом начале строки

Наименование владельца счета, номер книжки, наименование кредитной организации в чеках могут обозначаться штампами.

Фамилия, имя и отчество лица, на имя которого выдается чек, пишется от руки.

Никакие поправки в тексте чека не допускаются, так как делают его не действительным.

При наличии в представленной банку владельцем чека карточке с образцами подписей отметки о том, что организации печать не присвоена, чек принимается банком без скрепления их оттиском печати.

Одновременно с составлением чека должны быть заполнены все реквизиты корешка чека.

Корешки оплаченных и испорченных чеков, а также испорченные чеки чекодатель обязан хранить не менее трех лет. Владелец счета обязан при закрытии счета возвратить учреждению банка чековые книжки с оставшимися неиспользованными корешками и чеками при заявлении, с указанием номеров чеков.

Чеки принимаются банком в течение 10 дней со дня их выписки, не считая дня заполнения.

Клиент банка обязан указывать на обороте денежных чеков назначение сумм платежа. Сведения о назначении платежа на обороте денежных чеков заверяются подписями чекодателя. Предприятия, организации и учреждения, которые в установленных случаях по условиям своей деятельности не расшифровывают свои расходы, направлять в кредитные организации денежные чеки без указания назначения платежа.

При решении вопроса о выдаче наличных денег на цели, указанные в чеке, банки могут запросить от обслуживаемых предприятий необходимые документы.

Основанием для определения обоснованности расходования предприятиями денежных средств на указанные цели и их подтверждением могут служить смета затрат (устав, положение, решение о создании предприятия или договор учредителей, лицензии на осуществление отдельных видов деятельности и другие документы, договора (контракты), отчеты подотчетных лиц о расходовании, полученных для закупки продукции наличных денег.

Подтверждением расходования наличных денег являются: копия товарного чека, счет, накладная, отчеты подотчетных лиц о расходовании полученных наличных денег с приложением первичных документов.

В банке кассир (или другое лицо, который имеет право получать наличные деньги), передает чек кассовому работнику. После проверки кассовый работник оставляет чек у себя, а получателю выдает контрольную марку (расположенную в верхнем правом углу чека). После того, как сумма, подлежащая выдаче, будет подготовлена, кассовый работник вызывает получателя денег по номеру чека и спрашивает у него сумму получаемых денег. Получатель передает контрольную марку в расходную кассу кредитной организации и получает наличные деньги.

Получатель денег, не отходя от кассы, в присутствии кассового работника, выдавшего деньги, проверяет полные и неполные пачки банкнот по количеству пачек и корешков в них, полные корешки, не упакованные в пачки, и отдельные банкноты - полистным пересчетом, монету - по количеству мешков и надписям на ярлыках к мешкам, пакеты, тюбики и отдельные монеты - пересчетом по кружкам.

В соответствии с банковскими правилами, клиент имеет право по своему желанию пересчитать в кредитной организации полученные деньги полистно. Доставка денег в помещение для пересчета клиентами и пересчет осуществляются в присутствии одного из работников кассового подразделения кредитной организации. На выявленные в результате пересчета недостачу или излишек денег составляется акт по установленной форме.

Договором на расчетно-кассовое обслуживание может быть предусмотрена возможность получения организацией наличных денежных средств с предварительной передачей чека. В этом случае чек передается в кредитную организацию накануне дня выдачи. Контрольная марка от чека остается у клиента.

Кроме того, может практиковаться и такая схема получения наличных денег, при котором кредитная организация сама доставляет суммы денежных средств получателю. В этом случае накануне доставки наличных денег организация предъявляет операционному работнику кредитной организации денежный чек. Контрольная марка от чека остается у клиента. Подготовленная денежная наличность вкладывается в инкассаторскую сумку, которая снабжается ярлыком и пломбируется заведующим кассой или кассовым работником, упаковавшим сумку. На ярлыке проставляются: наименование организации, дата упаковки, сумма вложенных денег, подпись и именной штамп заведующего кассой или кассового работника. Доставка денег осуществляется бригадой инкассаторов.

В организации прием доставленных денег производится кассиром или комиссией уполномоченных лиц, назначаемой письменным распоряжением руководителя организации. В состав комиссии включается кассир организации.

Инкассаторы предъявляют кассиру организации (комиссии уполномоченных лиц) служебные удостоверения и явочную карточку. Представители организации инкассаторам - распоряжение руководителя организации о включении их в состав комиссии, документы, удостоверяющие их личности, и контрольную марку для сверки ее номера с номером денежного чека.

Кассир организации (комиссия уполномоченных лиц) проверяет целость упаковки сумки с денежной наличностью, сверяет соответствие оттиска пломбира на пломбе к сумке имеющемуся образцу и принимает Полные и неполные пачки банкнот по количеству корешков в них, отдельные корешки и банкноты - полистным пересчетом, мешки с монетой - по надписям на ярлыках. После этого сверяет сумму принятых денег с суммой, указанной в денежном чеке, расписывается на денежном Чеке и заполняет явочную карточку. В явочной карточке проставляется номер сумки, время приема и сумма принятой денежной наличности.

При предъявлении инкассаторами сумки в нарушенной упаковке составляется акт в трех экземплярах и подписывается всеми лицами, присутствовавшими при приеме денег. Первый экземпляр акта передается банку, второй - подразделению инкассации, третий экземпляр остается в организации.

Оформленный денежный чек инкассаторы передают операционному работнику банка для записи в кассовом журнале. Денежный чек и расходный кассовый ордер передают заведующему кассой для помещения в кассовые документы.

На каждую полученную в банке сумму бухгалтер выписывает приходный кассовый ордер на имя получателя с указанием номера чека, при этом квитанция прикладывается к выписке банка.

В Приложении 1 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации 1993 года изложены признаки и правила определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России (признаки платежности, допустимые повреждения платежных банкнот, порядок обмена банкнот и монет, порядок экспертизы денежных знаков), которыми должны руководствоваться кассиры при осуществлении кассовых операций с банковскими билетами и монетами Банка России.

Использование контрольно-кассовых машин для учета расчетов с населением обязательно для всех организаций.

Если организации в силу специфики своей деятельности или особенностей местонахождения не имеют возможности применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой отчетности при расчетах с населением могут использоваться формы бланков документов, утвержденные Минфином России.

За нарушение требований Закона Российской Федерации "О применении контрольно - кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" применяются штрафные санкции к организациям в зависимости от характера нарушения.

С 1 января 2012 года действует новое Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное ЦБР 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение № 373-П). С началом действия данного документа утратили силу отдельные нормативные акты ЦБР, на основании которых ранее осуществлялись операции с наличными средствами . О том, что изменилось в порядке ведения кассовых операций бюджетными учреждениями, поговорим в статье.

Бюджетные учреждения, как и другие организации, при осуществлении операций с наличными средствами с 01.01.2012 руководствуются Положением № 373-П. Для начала отметим, что порядок приема, выдачи наличных денег, а также документального оформления кассовых операций, содержащийся в новом документе, по сравнению с прежним порядком, в принципе, не изменился. Однако без новаций все-таки не обошлось. Отдельные моменты в работе с наличными средствами теперь более регламентированы, в отношении некоторых положений, наоборот, организациям дано больше самостоятельности. Прежде чем подробно рассмотреть основные изменения, представим сравнительную таблицу содержания ранее действовавшего порядка ведения кассовых операций и Положения № 373-П.

Прежний порядок ведения кассовых операций Положение № 373-П
Общие положения Общие положения
Организация работы с наличными средствами
Порядок приема, выдачи наличных денег и оформления кассовых операций Порядок приема (выдачи) наличных денег в кассу (из кассы) организации
Порядок ведения кассовой книги и хранения денег Порядок ведения кассовой книги
- Обеспечение порядка ведения кассовых операций
Порядок проведения ревизии кассы и осуществления контроля за соблюдением кассовой дисциплины -
В виде приложений:

Правила определения платежеспособности банкнот и монет Банка России;

Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий

 -
- В виде приложения: определение лимита остатка наличных денег, который может храниться в кассе юридического лица

Как видно из таблицы, новый порядок ведения кассовых операций уже не содержит требований по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс, рекомендаций по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке, а также порядка проведения ревизии кассы и осуществления контроля за соблюдением кассовой дисциплины.
В пункте 1.11 Положения № 373-П в отношении этого указано, что мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом (то есть учреждением) самостоятельно.

Таким образом, теперь в Положении № 373-П отсутствуют прямые указания:

о проведении в бюджетных организациях проверки порядка ведения кассовых операций соответствующими финансовыми органами;

о проведении проверки технической укрепленности касс и кассовых пунктов, а также обеспечении условий сохранности денег и ценностей (напомним, ранее такая проверка проводилась органами внутренних дел в пределах их компетенции, соответствующими финансовыми органами);

о плановой и внеплановой ревизии кассы (напомним, раньше ревизия должна была проводиться в сроки, установленные руководителем учреждения, а при смене кассиров учреждения обязаны были производить внезапную ревизию кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Также не реже одного раза в квартал должна была проводиться проверка наличия учтенных дубликатов ключей от кассы).

Также в Положении № 373-П не говорится о том, что в кассе запрещено хранить какие-либо ценности (в том числе денежные средства), не принадлежащие учреждению (как было раньше), и что наличные средства, полученные учреждениями, должны расходоваться на цели, указанные в корешках чековых книжек, и не содержится других требований, за несоблюдение которых учреждение могло быть привлечено к административной ответственности.
Получается, что теперь организации (в том числе и бюджетные учреждения) самостоятельно определяют для себя обязательные мероприятия по обеспечению сохранности наличных средств.

Организация работы по ведению кассовых операций

Как и прежде, кассовые операции в учреждениях ведутся кассовым или иным работником (из числа штатных работников) с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми он должен быть ознакомлен под роспись (п. 1.6 Положения № 373-П). В отличие от прежнего порядка в Положении № 373-П отсутствуют нормы о заключении с кассиром договора о полной материальной ответственности.

К сведению

Письменные договоры о полной материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере в результате недостачи вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85. Заметим, в этот перечень включены и кассиры .

В пункте 2.3 Положения № 373-П указано, что кассир должен снабжаться соответствующей печатью (штампом), подтверждающей проведение кассовых операций, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Такие штампы, как «Оплачено», «Получено», «Депонировано» и пр., применялись и ранее в зависимости от осуществляемой кассовой операции, а вот обязанность снабжать кассира образцами подписей - это новое требование по организации работы кассира.

Как и прежде, кассовые операции, проводимые бюджетным учреждением, оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001), расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с указанием в них подтверждающих документов (расчетно-платежные ведомости (ф. 0504401) , платежные ведомости (ф. 0504403, 0301011)2, квитанция (ф. 0504510)2, заявления, счета, другие документы).

Согласно п. 2.5 Положения № 373-П кассовые документы, Кассовая книга (ф. 0504514) могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение. Они также распечатываются на бумажном носителе. В случае ведения кассовой книги с применением технических средств должна обеспечиваться сохранность содержащихся в ней данных и должна быть исключена возможность несанкционированного изменения указанных данных.

Контроль за ведением кассовой книги по-прежнему осуществляет главный бухгалтер. Нововведением является то, что при отсутствии главного бухгалтера обязанность осуществлять такой контроль возлагается на руководителя (п. 2.6 Положения № 373-П).
Так же как и раньше, внесение исправлений в кассовые документы не допускается. Бюджетные учреждения должны обеспечивать хранение таких документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле РФ.

Для справки

Кассовые документы и книги хранятся пять лет при условии проведения проверки (ревизии) (п. 362 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»).

Порядок приема и выдачи наличных денег

В Положении № 373-П по сравнению с прежним порядком ведения кассовых операций более подробно прописан регламент приема и выдачи наличных денег. Рассмотрим его по порядку.

Порядок приема наличных денег . При получении Приходного кассового ордера (ф. 0310001) кассир должен проверить (п. 3.2 Положения № 373-П):

наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии - наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу;

соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом таким образом, чтобы вносящее их лицо могло наблюдать за действиями кассира.
После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег.

При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир подписывает его и Квитанцию к приходному кассовому ордеру (ф. 0504510), а также проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение приема наличных денег вносящему их лицу выдается указанная квитанция.

Если кассиром обнаружено несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. В случае если вносящее лицо отказалось довнести недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. При этом приходный кассовый ордер кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю для его оформления на фактически вносимую сумму наличных денег.

Порядок выдачи наличных денег . Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в Расходном кассовом ордере (ф. 0310002) (Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), Платежной ведомости (ф. 0504403, 0301011)), при предъявлении документа, удостоверяющего личность, либо доверенности и документа, удостоверяющего личность. Перед выдачей наличных денег кассир должен проверить:

  • наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера - наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся образцам;
  • соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;
  • наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере;
  • соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность (доверенности).
Перед выдачей наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и сначала передает расчетно-кассовый ордер получателю наличных денег, который, в свою очередь, указывает в нем получаемую сумму (рубли - прописью, копейки - цифрами) и подписывает его. Если получатель наличных средств является доверенным лицом, то в кассовых документах перед подписью этого лица кассир делает надпись «по доверенности». Сама доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

Затем кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.

Получатель наличных денег также полистно, поштучно пересчитывает под наблюдением кассира полученные им наличные деньги. Если получатель наличных денег не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги, в дальнейшем кассир не принимает от него претензии по сумме наличных денег.
И уже после выдачи наличных средств кассир подписывает расходный кассовой ордер.

Лимит остатка наличных денег в кассе

Бюджетные учреждения, как и прежде, обязаны хранить денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных средств (лимита остатка кассы) на счетах в банках (лицевых счетах в финансовых органах), за исключением дней выплаты заработной платы (подробнее об этом поговорим ниже).

Напомним, ранее лимит остатка кассы устанавливался банками (финансовыми органами) по согласованию с руководителями учреждений ежегодно и при необходимости пересматривался.
Теперь в соответствии с п. 1.2 Положения № 373-П учреждение самостоятельно устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе. При этом лимит остатка наличных средств утверждается внутренним распорядительным документом (приказом, распоряжением), который хранится в определенном в учреждении порядке. Заметим, в данном положении, в отличие от прежнего порядка, не указано, с какой периодичностью должен пересматриваться (устанавливаться) лимит остатка кассы.

Обратите внимание

Обособленные подразделения (филиалы) учреждения, которым для совершения операций открыты отдельные счета в банках (финансовых органах), также самостоятельно устанавливают лимит остатка наличных средств согласно Положению № 373-П. Если обособленные подразделения входят в состав учреждения (не имеют отдельного счета в банке), лимит остатка наличных денег определяется головным учреждением с учетом наличных денег, хранящихся в кассах обособленных подразделений (п. 1.2, 1.3 Положения № 373-П).

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формулам, приведенным в приложении к Положению № 373-П, в зависимости от объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, выбранного расчетного периода и периодичности сдачи в банк наличных средств, а при отсутствии поступлений - от объема выплат, выбранного расчетного периода и периодичности получения средств по денежному чеку в банке. Формулы определения лимита остатка кассы представлены в таблице.

Формула Расшифровка показателей формулы

При наличии поступлений выручки в кассу:

L=(V/P) * Nc

L - лимит остатка наличных денег в рублях;

V - объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;

R - объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях;

Р - расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (объем выдач наличных денег). При его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений (выдачи) наличных денег, а также динамика объемов поступлений (выдачи) наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет. При этом расчетный период не должен составлять более 92 рабочих дней;

Nc - период между днями сдачи в банк наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении учреждения в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы определяется после прекращения ее действия;

Nn - период между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении учреждения в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней
При отсутствии поступлений выручки в кассу:

L=(R/P) * Nn

Рассмотрим порядок определения лимита остатка кассы в соответствии с Положением № 373-П на примерах.

Пример 1

В кассу бюджетного учреждения периодически поступает выручка за оказанные платные услуги. За II квартал 2011 г. отмечен наибольший объем поступлений наличных денег в кассу, который составил 620 000 руб. Данный расчетный период равен 62 раб. дн. Периодичность сдачи наличных денег в банк - 3 дн.

Допустимый лимит остатка наличных средств в кассе учреждения равен 30 000 руб. (620 000 руб. / 62 дн.) х 3 дн.

Пример 2

В кассу бюджетного учреждения выручка за выполненные работы наличными средствами не поступает. При этом осуществляются следующие кассовые операции с наличными средствами:

поступление наличных средств в кассу с лицевого счета в ОФК по чеку;

выдача заработной платы работникам и другие аналогичные выплаты;

выплаты наличных средств под отчет на командировочные расходы и нужды учреждения;

внесение неизрасходованных наличных средств из кассы на счет в банк.

Наибольший объем выплат наличными средствами (за исключением расходов на оплату труда и иных аналогичных выплат) произведен в декабре 2011 г. и составил 150 000 руб. Данный расчетный период равен 21 раб. дн. Периодичность получения наличных средств по чеку - 7 дн.
На основании этих данных в учреждении произведен расчет лимита остатка кассы на 2012 г.

Допустимый лимит остатка наличных средств в кассе учреждения равен 50 000 руб. (150 000 руб. / 21 дн.) х 7 дн.
----------------

Обращаем ваше внимание, что в соответствии с п. 1.4 Положения № 373-П накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выдачи заработной платы, стипендий, иных аналогичных выплат, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения учреждением в эти дни кассовых операций. Согласно п. 4.6 Положения № 373-П срок выдачи наличных денег на выплаты заработной платы, стипендий и иные выплаты определяется руководителем, указывается в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).

Заметим, согласно прежнему порядку ведения кассовых операций организации не имели права накапливать в кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда. Они могли хранить в кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в банке.

Таким образом, в настоящее время в соответствии с Положением № 373-П сроки выплаты заработной платы увеличены для всех учреждений до пяти дней. Кроме того, в эти дни допускается накопление (ранее допускалось только хранение) наличных средств в кассе сверх установленного лимита.

Обеспечение порядка ведения кассовых операций

Согласно п. 6.1 Положения № 373-П юридические лица (в том числе и бюджетные учреждения) самостоятельно организуют ведение кассовых операций, установленных данным положением. В совокупности это заключается в следующем:

внесение в Кассовую книгу (ф. 0310004) всех записей, которые должны быть сделаны на основании приходных кассовых ордеров (ф. 0310001) и расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) (полное оприходование в кассу наличных денег);

недопущение накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег, за исключением случаев, установленных в п. 1.4 Положения № 373-П (в дни выдачи зарплаты, стипендий и иных аналогичных выплат);

хранение на банковских счетах свободных денежных средств, за исключением указанных выше случаев.

-----
Напомним, что согласно п. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся, в частности, в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств и накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб.; на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.
Таким образом, несмотря на то что теперь бюджетные учреждения самостоятельно определяют порядок сохранности наличных средств, равно как и лимит остатка кассы, не стоит забывать об административной ответственности за несоблюдение кассовой дисциплины.

_________________________________

Совета директоров Банка России 22.09.1993 № 40, Положение Банка России от 05.01.1998 № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» согласно Указанию Банка России от 13.12.2011 № 2750-У.

Данные формы документов применяются государственными (муниципальными) учреждениями в соответствии с Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Правила работы с наличными денежными средствами в 2016 году (Цветаева В.)

Дата размещения статьи: 13.08.2016

Цель деятельности любого предпринимателя - получение дохода. Такой доход поступает либо на расчетный счет, либо в кассу коммерсанта. Второй вариант наиболее распространен. Расскажем, как предприниматель должен работать с наличными деньгами и какая ответственность его ждет в случае нарушений.

Порядок ведения кассовых операций утвержден Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание). В соответствии этим документом кассовыми считаются операции по приему (включая пересчет) и выдаче наличных денег.
Кассовые операции должны вестись в кассе самим предпринимателем или иным уполномоченным лицом из числа его работников. Такое лицо называется кассиром (п. 4 Указания). Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен быть ознакомлен под личную подпись. Если кассовые операции у предпринимателя ведут несколько работников, один из них обязательно должен выполнять функции старшего кассира.

К сведению. Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. Делается это таким образом, чтобы вноситель мог наблюдать за его действиями (п. 5.1 Указания).

Индивидуальные предприниматели ведут кассовые операции в упрощенном порядке. Они, в отличие от юридических лиц, могут не устанавливать лимит остатка кассы и, следовательно, не сдавать деньги в банк (п. 2 Указания, п. 1 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338 "О порядке ведения кассовых операций и осуществлении наличных расчетов"). Кроме того, они могут не вести кассовую книгу и не оформлять кассовые документы.

Ведение кассовых операций

По общему правилу кассовые операции оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами (формы N N КО-1 и КО-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). Вместе их называют кассовыми документами (п. 4.1 Указания). Информация о каждом "приходнике" и "расходнике" вносится в кассовую книгу (форма N КО-4, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). Именно в ней учитывается вся поступающая и выдаваемая наличность (п. 4.6 Указания).
Однако для предпринимателей предусмотрено исключение.
Если они ведут учет доходов (иных объектов налогообложения либо физических показателей), то кассовую книгу, "приходники" и "расходники" можно не оформлять. Это означает, что от оформления перечисленных документов могут отказаться следующие категории предпринимателей (Письмо ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338):
- плательщики единого налога на вмененный доход;
- применяющие патентную систему налогообложения;
- применяющие упрощенную систему налогообложения;
- плательщики единого сельскохозяйственного налога.

К сведению. Коммерсанты, применяющие перечисленные налоговые режимы, также освобождены от ведения бухгалтерского учета (п. 1 ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", Письмо Минфина России от 17.10.2014 N 03-11-11/52522).

Предприниматели, работающие на общем режиме налогообложения, в соответствии с п. 2 ст. 54 НК РФ обязаны исчислять налоговую базу по итогам каждого налогового периода на основе данных учета доходов, расходов и хозяйственных операций. Если такой учет ведется, то, на наш взгляд, оформлять кассовую книгу и кассовые документы не обязательно.
Отметим, что Порядок учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей утвержден совместным Приказом Минфина России N 86н, МНС России N БГ-3-04/430 от 13.08.2002. Там же содержится форма книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя.

Выдача денег под отчет

Отдельно следует остановиться на документальном оформлении выдачи и возврата подотчетных сумм.
Деньги под отчет выдаются на основании письменного заявления работника. Оно составляется в произвольной форме, но должно содержать (п. 6.3 Указания):
- информацию о сумме наличных денег;
- информацию сроке, на который выдаются деньги;
- подпись ИП;
- дату.
Не позднее трех рабочих дней после даты истечения срока, на который выданы деньги (или со дня выхода на работу), подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет (форма N АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) и подтверждающие документы.
Надо сказать, что ни заявление на выдачу денег, ни авансовый отчет не подтверждают выдачу (возврат) подотчетных сумм. Поэтому предпринимателю, который не оформляет кассовые документы, в такой ситуации все же придется составить "расходник" (при выдаче денег под отчет) и "приходник" (при возврате неизрасходованных средств в кассу).

Лимит расчетов наличными

Средства, полученные коммерсантом от предпринимательской деятельности, обычно поступают в кассу. В дальнейшем их можно израсходовать на некоторые текущие нужды или внести на расчетный счет в банке. При этом нужно учитывать, что законодательство устанавливает предельный размер расчетов наличными деньгами. Он составляет 100 000 руб. в рамках одного договора (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов" (далее - Указание N 3073-У)). Причем этот лимит применяется как во время действия, так и после того, как срок действия соглашения истек. Поэтому все деньги, выплаченные уже после окончания срока действия договора (например, штрафы, пени и т.п.), нужно суммировать с основной суммой.

Когда лимит не применяется

Предприниматель может нелимитированно расходовать деньги из кассы на следующие цели (п. 6 Указаний N 3073-У):
- выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера (например, социальные пособия);
- свои личные нужды, не связанные с предпринимательской деятельностью;
- выдачу работникам денег под отчет.
Также лимит не действует, если коммерсант выдает (получает) деньги при расчетах с обычными физическими лицами (п. 5 Указаний N 3073-У). Но здесь следует иметь в виду, что некоторые наличные расчеты между коммерсантом и "физиками" могут осуществляться за счет наличных денег, только если они поступили в кассу с банковского счета. Речь идет о расчетах:
- по операциям с ценными бумагами;
- по договорам аренды недвижимости;
- по выдаче (возврату) займов и процентов по ним;
- в рамках организации и проведения азартных игр.

Периодические платежи

Отдельно следует сказать о договорах, предусматривающих периодические платежи (например, договор аренды). Если читать п. 6 Указаний N 3073-У буквально, то можно сделать вывод: тот факт, что платежи являются периодическими, значения не имеет. Главное, что они осуществляются в рамках одного договора, а значит, их нужно суммировать. На это когда-то обращали внимание Банк России и МНС России (Письмо от 02.07.2002 N 85-Т, от 01.07.2002 N 24-2-02/252).
Однако с таким подходом можно поспорить. Верховный Суд РФ недавно разъяснил, что п. 6 Указаний N 3073-У "не содержит ограничений на суммирование периодических платежей по одному договору в размере, не превышающем 100 тыс. руб." (Апелляционное определение от 14.04.2015 N АПЛ15-128). Смысл этой туманной фразы уловить довольно сложно, но, по нашему мнению, из нее должен следовать вывод о том, что суммировать периодические платежи по договору не нужно. Впрочем, у проверяющих может быть своя точка зрения. Поэтому при установлении предельного размера расчета наличными мы рекомендуем суммировать периодические платежи по договору. Если их общая сумма приблизится к 100 000 руб., лучше перейти на безналичный расчет.

Замена одного договора несколькими

Чтобы уложиться в лимит, некоторые коммерсанты идут на небольшую хитрость: заменяют один крупный договор на несколько мелких. Подобное решение проверяющие могут квалифицировать как нарушение.

Судебная практика. В один день между заемщиком и заимодавцем было заключено шесть одинаковых договоров займа на сумму 100 000 руб. каждый. В качестве цели займов было указано осуществление платежей, связанных с текущей деятельностью. Также в договорах было сказано, что сумма займа перечисляется на банковский счет.
Однако вместо безналичного перечисления заимодавец снял деньги со счета и передал их представителю заемщика, имеющего одну доверенность на получение денежных средств в размере 600 000 руб.
Таким образом, по мнению налоговой инспекции и судов, в действительности было исполнено единое денежное обязательство - передача наличных денег в сумме 600 000 руб. (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18.03.2008 по делу N А28-9126/2007-60/18).

Вместе с тем в схожих ситуациях суды могут принять решение в пользу коммерсантов.

Судебная практика. Поставщик и покупатель в один день заключили между собой восемь договоров поставки яблок на сумму от 48 200 руб. до 97 000 руб. каждый. В тот же день в кассу продавца поступили наличные деньги по всем восьми договорам. Налоговая инспекция, проведя проверку, посчитала, что оплата произведена в рамках одной сделки, и привлекла продавца к ответственности.
Суды с налоговиками не согласились. Из представленных документов (договоров, счетов-фактур, товарных накладных) они сделали вывод, что яблоки были проданы в рамках каждого договора. При этом расчеты наличными деньгами по каждой сделке не превысили 100 000 руб., что подтверждается "приходниками" (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 26.10.2010 по делу N А78-4550/2010).

Аналогичные выводы содержатся в Постановлениях ФАС Северо-Кавказского округа от 30.04.2009 по делу N А32-171/2009-51/18-9АЖ, Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.04.2011 N 18АП-2577/2011.
Приведем еще один пример.

Судебная практика. Между поставщиком и покупателем было заключено несколько договоров о поставке пшеницы:
- от 4 сентября - на сумму 99 990 руб.;
- от 7 сентября - на сумму 99 990 руб.;
- от 8 сентября - на сумму 99 000 руб.;
- от 9 сентября - на сумму 99 000 руб.;
- от 10 сентября - на сумму 99 000 руб.;
- от 11 сентября - на сумму 99 000 руб.
Расчет по всем договорам был произведен наличными в один день - 25 сентября. Общая сумма уплаченных денег составила почти 600 000 руб.
Налоговая инспекция посчитала это нарушением, но суд с ней не согласился. Арбитры указали, что сам по себе факт заключения сходных по содержанию договоров не может служить основанием для вывода о совершении одной сделки и превышении лимита расчета наличными (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 08.04.2010 по делу N А33-20038/2009).

В общем, при рассмотрении дела многое будет зависеть от деталей и позиции конкретного суда. В связи с этим мы рекомендуем с осторожностью относиться к дроблению договоров с целью соблюдения лимита расчетов наличными. Лучше датировать договоры разными днями и, по возможности, включать в них разные предметы (например, в первом договоре предусмотреть поставку товаров одной номенклатуры, во втором - другой).

Ответственность за несоблюдение лимита

Ответственность за несоблюдение лимита расчетов наличными предусмотрена ст. 15.1 КоАП РФ. Для коммерсантов эта статья предусматривает штраф в размере от 4000 до 5000 руб. Наложить его может налоговая инспекция (ст. 23.5 КоАП РФ).
Важно отметить, что привлечь нарушителя к ответственности можно только в течение двух месяцев со дня нарушения (т.е. со дня совершения сверхлимитной операции). Об этом говорится в ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ.
На практике часто возникает вопрос: кого считать нарушителем? Многие коммерсанты уверены, что таковым является плательщик, а получателя платежа привлечь к ответственности нельзя. Однако на самом деле это не так. Налоговая инспекция может оштрафовать обе стороны договора (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 30.11.2010 по делу N А28-2959/2010).

На что можно потратить наличные из кассы?

Цели, на которые можно потратить наличные из кассы, приведены в п. 2 Указания N 3073-У. Коммерсант может направить деньги из кассы:
- на выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
- на свои личные (потребительские) нужды, не связанные с предпринимательской деятельностью;
- на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- на выдачу подотчетных сумм;
- на возврат средств за ранее оплаченные наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.

Глава 4 НАЛИЧНО-ДЕНЕЖНЫЕ ОПЕРАЦИИ

Организация обращения наличных денег Прогнозирование на­личного денежного оборота

Все организации, предприятия, учреждения независимо от организационно-правовой формы должны хранить свободные де­нежные средства в кредитных организациях на соответствующих счетах на договорных условиях.

Наличные денежные средства, поступающие в кассы органи­заций подлежат сдаче в кредитные организации для последующе­го зачисления на счета этих организаций.

Денежная наличность сдается организациями непосредственно в кассы кредитных организаций или через объединенные кассы при организациях, а также организациям связи и для перевода на соответствующие счета в кредитные организации. Наличные де­нежные средства могут сдаваться организациями на договорных условиях через инкассаторские службы кредитных организаций или специализированные инкассаторские службы, имеющие ли­цензию Банка России на осуществление соответствующих опера­ций по инкассации денежных средств и других ценностей.

Порядок и сроки сдачи наличных денежных средств устанав­ливаются обслуживающими кредитными организациями каждой организации по согласованию с их руководителями исходя из не­обходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы кредитных организаций.

При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи орга­низациям наличных денежных средств:

Для организаций, расположенных в населенном пункте, где имеются кредитные организации или организации связи - еже­дневно в день поступления наличных денежных средств в кассы организаций;

Для организаций, которые в силу специфики своей деятель­ности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкас­сации или вечерней кассы кредитных организаций не могут еже­дневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные сред­ства в учреждения банков или организаций связи - на следу­ющий день;

Для организаций, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или организаций связи, а также находя­щихся от них на отдаленном расстоянии - один раз в несколько дней.

В кассах организаций могут храниться наличные денежные сред­ства в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их кредитными учреждениями по согласованию с руководителями организаций.

Лимит остатка наличных денежных средств в кассе устанавли­вается кредитными организациями ежегодно всем организациям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятель­ности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Для установления лимита остатка наличных денежных средств в кассе организация представляет в кредитную организацию, осу­ществляющую его расчетно-кассовое обслуживание, расчет на уста­новление предприятию лимита остатка кассы и оформление раз­решения на расходование наличных денег из выручки, поступа­ющей в его кассу. Данный расчет составляется по форме № 0408020 (прил. 5).


Организации обязаны сдавать в кредитные организации все наличные денежные средства сверх установленных лимитов ос­татка наличных в кассе. Организации могут хранить в своих кассах наличные денежные средства сверх установленных лимитов толь­ко для выдачи заработной платы, на выплаты социального харак­тера и стипендии не свыше трех рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях - до пяти дней), включая день получения денежных средств в кредитной организации. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денежных средств сдаются в кредитные организации.

Организации не имеют права накапливать в своих кассах на­личные денежные средства для осуществления предстоящих рас­ходов (в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии) до установленного срока их выплаты.

Для определения объема, источников поступлений наличных денежных средств в кассы кредитных организаций и направлений их выдач, а также выпуска или изъятия их из обращения в облас­тях, краях, республиках и в целом по Российской Федерации со­ставляется прогноз кассовых оборотов на квартал.

Кредитные организации осуществляют проверки соблюдения организациями порядка ведения кассовых операций и работы с Денежной наличностью, установленного Банком России.

Круг организаций, подлежащих проверке, определяется руководителем кредитной организации в зависимости от объема на­лично-денежного оборота и имеющейся информации о соблюдении организациями установленного порядка работы с денежной наличностью. При этом учитывается также информация других контролирующих органов.

Для осуществления проверки:

Выбираются сведения о произведенных в течение проверяе­мого периода операциях по поступлениям (зачислению) на счета организации в кредитной организации наличных денежных средств и их выдачам (списанию) из кассы кредитной организации;

Уточняется сумма установленного лимита остатка денежных средств в кассе;

Наличие разрешения на расходование денежной выручки из кассы организации и его условия;

Согласованный порядок и сроки сдачи выручки в кредитную; организацию.

Полученные результаты оформляются справкой об итогах про­верки соблюдения организацией порядка работы с денежной на­личностью.

В ходе проверки организации рассматривается:

Полнота оприходования денежной наличности, полученной в кредитной организации;

Полнота сдачи денежных средств в кассу;

Сверяются суммы и даты сдачи наличных денежных средств в банк с записями в кассовой книге, при наличии расхождений между данными и записями в кассовой книге выясняются причи­ны такого расхождения;

Соблюдение согласованных с кредитной организацией условий расходования поступающих в кассу организации наличных денежных средств;

Соблюдение установленных предельных сумм расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами;

Соблюдение установленного кредитной организацией лимита остатка наличных денежных средств в кассе организации;

Ведение кассовой книги и других кассовых документов.

По результатам проверки проверяющим делаются выводы и вносятся необходимые рекомендации руководству организации по 1 устранению имеющихся недостатков по оформлению кассовых операций и работе с денежной наличностью.

Справка по результатам проверки составляется в трех экземп­лярах и подписывается руководителем, главным бухгалтером орга­низации и представителем кредитной организации (проверяющим).

Результаты проверки в трехдневный срок рассматриваются руководителем кредитной организации или его заместителем. После этого третий экземпляр справки передается организации, второй - оста­ется в банке. При установлении фактов нарушений порядка рабо­ты с денежной наличностью первый экземпляр справки направ­ляется налоговому органу по месту учета налогоплательщика для определения мер ответственности, предусмотренных законодатель­ными и иными нормативно-правовыми актами Российской Фе­дерации.