Diario electrónico de certificados emitidos. ¿Qué registros de documentos de personal se necesitan?

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El formulario del diario para registrar la emisión de certificados médicos corresponde al Apéndice 1.2 de la Orden del Comité de Salud de la Administración de San Petersburgo de 20 de diciembre de 1999 N 270-p y del Departamento Principal de Asuntos Internos de San Petersburgo. y Región de Leningrado de 28 de febrero de 2000 N 140
El procedimiento para registrar la emisión de certificados médicos:
1. El cuaderno de registro para la expedición de certificados médicos se cumplimenta con letra clara y legible con tinta (pasta) azul, violeta o negra en ruso.
2. En la columna 1 – se ingresa el número de serie del certificado emitido en orden ascendente.
3. En las columnas 2, 3, 4 se anota el apellido, nombre y patronímico del conductor (candidato a conductor). Vehículo(completamente).
4. En la columna 5 se registra la fecha de nacimiento del conductor (candidato a conductor) de los vehículos.
5. En la columna 6 – se anota la dirección de registro (matrícula) del conductor (candidato a conductor) de los vehículos.
6. En las columnas 7; 8; 9; 10; once; 12 – se indica el alcance declarado del examen (es decir, las categorías de vehículos que el conductor (candidato a conductor) desea recibir. Si se permite conducir vehículos que no pertenecen a ninguna de las categorías de vehículos, entonces el número de Se ingresa el elemento permitido en la parte de permisos del certificado.
7. En la columna 13 – se coloca la firma del conductor (candidato a conductor) del vehículo que ha declarado el alcance de la inspección especificada en el párrafo 6.
8. La columna 14 indica la serie y número del certificado emitido.
9. La columna 15 indica la fecha de emisión del certificado médico.
10. En la columna 16 – ingrese la conclusión de la comisión (brevemente) indicando la categoría.
11. La columna 17 indica el apellido y las iniciales del presidente de la comisión que emitió la conclusión de la comisión médica.
12. En la columna 18 se indican notas especiales (remisión a la CCA; remisión para examen adicional; otros).
13. En la columna 19 – se coloca la firma del conductor (conductor candidato) del vehículo que recibió el certificado.
Libro de registro de expedición de certificados médicos. contiene columnas:
1. No.
2. Apellido
3.Nombre
4.segundo nombre
5.Fecha de nacimiento
6. Dirección de registro
7-12. Alcance del examen declarado
- A
- EN
- CON
- D
- mi
-NORTE
13. Firma del sujeto
14. Serie y número de certificado
15. Fecha de emisión del certificado
16. Conclusión de la comisión
17. nombre completo presidente de la comisión
18. Marcas especiales
19. Firma del sujeto

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Esta Lista proporcionó por primera vez un listado completo de las cuestiones que regulan los pedidos de personal, separándolos de otros tipos de pedidos. Como vemos, algunos pedidos no tienen 75 años, sino sólo 5 años de almacenamiento.

Y según la cláusula 3.5.5. “Reglas Básicas para el Funcionamiento de los Archivos”, los pedidos de personal se agrupan en expedientes de acuerdo con los plazos establecidos para su almacenamiento. Por lo tanto, las órdenes de retención de 75 años y de 5 años deben formarse en casos separados y, por tanto, registrarse por separado.

4. Diario de registro de declaraciones y memorandos.

Este diario se puede crear por separado o puede registrar estos documentos como entrantes. Aquellos. Está permitido registrarlos en el Registro de Documentos Entrantes.

5. Diario de registro de notificaciones y actos

Este conjunto de documentos debe registrarse en un diario separado. A menudo hay situaciones en las que los actos y notificaciones se convierten en el único motivo para emitir una orden, por lo que son obligatorio debe tener un número de registro.

6. Diario de registro de certificados emitidos a empleados.

Los certificados se pueden registrar por separado o como documento saliente. Aquellos. Los certificados de empleo, salario, etc. se pueden registrar en el Diario de documentos salientes.

¿Es necesario registrar actos locales?

No encontrará una respuesta clara a esta pregunta. Mi opinión es que no es necesario. Y es por eso. El registro confiere fuerza jurídica al documento, es decir. certifica que comenzó a funcionar en un día determinado. El sello de aprobación también tiene este efecto. Si un acto local es aprobado por una orden y la orden se registra, entonces registrar el acto local en sí ya no tiene sentido.

En el artículo, no mencionamos todos los registros de registro que cualquier empleador debería tener, sino solo los registros de registro. personal documentos.

Además de lo anterior, se requiere lo siguiente:

1. “Libro de contabilidad para el movimiento de libros de trabajo y encartes en los mismos” y “Libro de recibos y gastos para contabilización de formas de libros de trabajo y encartes en los mismos”;
2. "Registro de inspección" entidad legal, empresario individual realizado por las autoridades control del Estado(supervisión), órganos de control municipal”;
3. “Un libro de registro para verificar el estado del registro militar” (se puede crear durante la primera verificación);
4. “Diario de registro de accidentes de trabajo”;.
5. “Diario de asuntos personales” (si se llevan);
6. “Registro de empleados sometidos a reconocimiento médico obligatorio” (si existe dicho examen).

En el siguiente mostraremos cómo desarrollar un formulario de registro para registrar pedidos, contratos de trabajo, documentos entrantes.

El registro de certificados emitidos a los empleados facilita la búsqueda de la información necesaria y permite realizar muestras para estadísticas. Lea sobre cómo completarlo y mantenerlo correctamente, descargue una muestra

Lea nuestro artículo:

Cómo completar y mantener un registro de registro de certificado

El registro de certificados emitidos a los empleados facilita la búsqueda de la información necesaria y permite realizar muestras para estadísticas. Además, el gerente, basándose en el registro, puede monitorear la implementación de las tareas relevantes para determinar el volumen de trabajo realizado, evaluar la efectividad del departamento de recursos humanos, etc.

No existe un formulario aprobado para registrar certificados en 2019; cada empresa tiene derecho a conservarlo en cualquier forma. Puede comprar un formulario ya preparado y completarlo, o puede crear el suyo propio según nuestro modelo imprimiendo el formulario.

Algunas empresas mantienen registros de los certificados emitidos en en formato electrónico utilizando MS Excel o programas especiales para organizar el flujo de documentos.

Cualquiera que sea la forma en que exista la revista en la organización, su estructura será, si no la misma, al menos muy similar. En grandes cantidades de los documentos redactados, está permitido organizar su contabilidad diferenciada, por ejemplo, por tipo, por departamento, etc.

Si el empleado redacta el diario él mismo, puede utilizar un cuaderno simple de tamaño A4, titularlo adecuadamente con el nombre de la empresa y también marcar la fecha de inicio de la contabilidad en la portada y dejar espacio para la fecha de finalización posterior.

En el diario de registro de certificados de 2019, es recomendable numerar las páginas, coserlas, haciendo una inscripción de certificación “el número de hojas del diario está cosido y grapado”, avalado por la firma del gerente y sellado.

La primera hoja contendrá la sección "Empleados responsables de llevar el diario"; dependiendo del tamaño de la empresa, se le pueden asignar 2-3 hojas;

La revista existe en un solo ejemplar, por lo que su mantenimiento la realiza una persona a la vez. Por lo general, se trata de un empleado de personal o un secretario administrativo. No debería haber dificultades para completar esta sección. Está diseñado en forma de una cómoda placa con columnas:

• número de serie;
• empezar con la revista;
• fin del trabajo;
• Nombre completo del responsable;
• su posición;
• detalles de la orden del gerente, sobre la base de la cual se asigna a este empleado la responsabilidad del registro;
• firma.

La sección principal del formulario también se presenta en forma de tabla y contiene la siguiente información:

• número de línea. Para cada documento emitido existe una línea separada, sin espacios entre ellos, para evitar el registro "retroactivamente";
• la fecha de emisión del certificado, que coincide con la fecha indicada en el propio documento;
• Nombre completo del empleado que solicitó el documento, su cargo;
• contenido del documento (sobre el monto del salario, sobre las contribuciones al Fondo de Pensiones, sobre el período de trabajo, etc.);
• Nombre completo y cargo del empleado emisor;
• finalidad de emisión, lugar de prestación;
• firma del solicitante al recibirlo. Si el documento no fue entregado personalmente, es necesario registrar cómo se entregó al empleado ( carta ordenada, mensajero);
• Es recomendable crear una columna adicional para notas en casos no estándar (por ejemplo, para ingresar detalles salientes, si corresponde)

La secuencia de columnas y sus encabezados deben ser idénticos en cada pliego. Cuando finaliza la revista, se envía al archivo y se inicia una nueva. En este caso, es necesario numerar los volúmenes en orden cronológico.

Error de corrección

Se aceptan correcciones en el registro de registro del certificado. Una entrada errónea se tacha con una línea ordenada y la información correcta se escribe encima de la tachada o, si el espacio lo permite, en una línea debajo (sin asignar un nuevo número de serie a esta línea).

Si inicialmente lo escribe usted mismo, sería aconsejable no ahorrar espacio en papel y agrandar las líneas en altura, luego, si es necesario, haga correcciones, no tendrá que hacer otras más pequeñas y la mancha no se verá ilegible y descuidado.

nota

¿Perdió o dañó su documento personal? sobre qué hacer en tales situaciones, qué se puede restaurar y cómo, y qué no se puede restaurar

Una vez realizada la corrección de acuerdo con todas las reglas, es necesario colocar al lado la inscripción “Cree en el corregido”, así como las firmas de las personas: los responsables de llevar el diario y el que emitió el certificado. (si se trata de la misma persona, por supuesto, solo habrá una firma).

¿Cuánto tiempo conservar la revista?

De conformidad con el apartado "g" del art. 358 “Relación de documentos estándar de gestión generados en las actividades de las organizaciones”, indicando los plazos de almacenamiento, aprobado por el Archivo Federal el 06/10/00, para revistas de referencias y copias de documentos, un período de almacenamiento de 3 años (desde el cierre fecha) está establecida.

Descripción completa

Diario de certificados y copias de documentos.

Se utiliza para registrar documentos emitidos por el servicio de personal a solicitud del empleado.
Tras una solicitud por escrito del empleado, el empleador está obligado, a más tardar tres días hábiles a partir de la fecha de presentación de esta solicitud, a proporcionar al empleado copias de los documentos relacionados con el trabajo (copias de una orden de empleo, órdenes de transferencia a otro trabajo, orden de despido del trabajo; libro de trabajo; certificados de salarios, primas de seguro devengadas y efectivamente pagadas por obligación seguro de pension, sobre el período de trabajo con este empleador, etc.). Las copias de los documentos relacionados con el trabajo deben estar debidamente certificadas y entregadas al empleado de forma gratuita.
(Código del Trabajo de la Federación de Rusia, Parte III, Artículo 62)

Un certificado de empleo tiene como objetivo confirmar los siguientes hechos: lugar de trabajo real, puesto o profesión, duración del servicio, tamaño salarios etc. Los certificados se emiten en papel membretado de la organización que contiene los datos, la dirección y el número de teléfono de la organización. La cantidad de información contenida en el certificado de empleo depende de la dirección de su presentación. Por lo tanto, el inspector de personal debe advertir al empleado que la solicitud para la emisión de un certificado debe especificar la composición de la información y también indicar la dirección para su presentación. Por ejemplo: embajada extranjera, OVIR, tribunal, departamento de policía, etc.

Se entrega al empleado una copia del libro de registro de trabajo o un extracto del mismo previa solicitud por escrito a más tardar 3 días después de la fecha de presentación de esta solicitud (artículo 62 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).
Una copia de un documento es un documento que reproduce completamente la información del documento original y todos sus signos externos o parte del mismo, sin fuerza legal.

GOST R 51141-98 “Gestión y archivo de oficinas. Términos y definiciones"

Para darle fuerza legal a una copia, debe estar certificada. Una copia certificada de un documento es una copia en la que, de acuerdo con el procedimiento establecido, se estampan los detalles necesarios que le confieren fuerza legal.

El detalle "Copia de la marca de certificación" se describe en GOST R 6.30-2003 "Sistemas de documentación unificada". Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la preparación de documentos” (cláusula 3.26). Esta marca incluye:

Certificación “Correcta”;
cargo de la persona que certificó la copia;
firma personal;
descifrado de la firma (iniciales, apellido); fecha de certificación.

Debido a que se entrega al empleado una copia del libro de trabajo o un extracto del mismo, la nota en la certificación de la copia se complementa con una impresión del sello de la organización o servicio de personal. Si una copia del libro de trabajo o un extracto del mismo se encuentra en varias páginas, se puede colocar una marca de certificación de la copia, si es necesario, al final de cada página.

El empleador o una persona especialmente autorizada por él, que por orden (instrucción del empleador) haya sido designada responsable de mantener, almacenar, registrar y expedir los libros de trabajo, tiene derecho a expedir al empleado una copia certificada del libro de trabajo o un extracto del mismo.
El registro es un registro de datos contables sobre un documento en una forma prescrita, registrando el hecho de su creación, envío o recepción.
(GOST R 51141-98)

Registro – confirmación del hecho de la creación o recepción de un documento en tiempo específico(día) ingresándolo en el formulario de registro, asignándole un número y registrando los datos básicos del documento. Como se desprende de la definición, el registro, en primer lugar, da fuerza legal al documento, porque registra el hecho de su creación o recepción. Si bien el documento no ha sido registrado, no ha recibido su número, no está formalizado y no parece existir todavía.

Tenga en cuenta que de conformidad con el párrafo "g" del art. 358 Relación de documentos de gestión estándar generados en las actividades de las organizaciones, indicando plazos de almacenamiento, aprobados. Rosarkhiv 06.10.00, para las revistas de referencias y copias de documentos, se establece un período de almacenamiento de 3 años (a partir de la fecha de cierre de la revista).

Campos para llenar

1. No.
2. Fecha
3. Nombre completo del empleado
4. Certificado, copia, extracto
5. Contenido del nombre del documento del certificado.
6. Nombre de la organización
7. Emitió un certificado/copia
8. Firma del empleado

IMPORTANTE: El diario para registrar certificados y copias de documentos NO está entrelazado, solo está preparado para entrelazar: el diario tiene orificios pasantes y una inscripción de certificación en la última página del diario. Todas las páginas de la revista están numeradas.