Порядок формирования личного дела работника
ПОЛОЖЕНИЕ
о ведении личных дел обучающихся
1.1. Настоящее положение разработано в соответствии с Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации» от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ с целью регламентации работы с личными делами обучающихся и определяет порядок действий всех категорий работников гимназии, участвующих в работе с вышеназванной документацией.
1.2. Положение утверждается и вводится в действие приказом директора и является обязательным для исполнения всеми категориями педагогических и административных работников гимназии. Нарушение настоящего порядка рассматривается в соответствии с ТК РФ.
1.3. Личное дело обучающегося – номенклатурный документ установленного образца, куда наряду с анкетными данными вносятся итоговые оценки успеваемости обучающегося по годам обучения.
1.4. Личное дело обучающегося представляет собой личную карту (типографский бланк личного дела) и вложенные в личную карту обучающегося иные документы.
1.5. Личное дело обучающегося является обязательным документом, которое оформляется классным руководителем на каждого обучающегося с момента поступления в гимназию и ведётся до её окончания.
II. Порядок формирования личных дел обучающихся при поступлении
в гимназию
2.1. Для оформления личного дела первоклассника должны быть представлены следующие документы:
для детей, проживающих на закрепленной территории :
Копия свидетельства о рождении
Свидетельство о регистрации ребенка по месту жительства или по месту пребывания на закрепленной территории или документ, содержащий сведения о регистрации ребенка по месту жительства или по месту пребывания на закрепленной территории
для детей, не проживающих на закрепленной территории :Заявление родителей (законных представителей) о приеме
Копия свидетельства о рождении (заверенная: «копия верна, подпись, расшифровка подписи, дата»).
для детей, р одители (законные представители) которых являю т ся иностранными гражданами или лицами без гражданства :Заявление родителей (законных представителей) о приеме
Копия свидетельства о рождении (заверенная: «копия верна, подпись, расшифровка подписи, дата»)
Копия документа, подтверждающего право заявителя на пребывание в Российской Федерации.
2.2. Родители (законные представители) детей имеют право по своему усмотрению представлять другие документы.
2.3. Копии предъявляемых при приеме документов хранятся в гимназии на время обучения ребенка.
2.4. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру алфавитной книги записи обучающихся (например, № К - 5 означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).
2.5. Классный руководитель заполняет титульную сторону личного дела и общие сведения об обучающемся и родителях (законных представителях).
2.6. На титульной стороне директор гимназии ставит свою подпись и печать.
2.7. При приеме в 1-ый класс в течение учебного года или во 2-ой и последующий классы родители (законные представители) обучающегося дополнительно представляют личное дело обучающегося, выданное учреждением, в котором он обучался ранее.
2.8. При приеме в гимназию для получения среднего общего образования (в 10-ый класс) представляется аттестат об основном общем образовании установленного образца : гимназия принимает аттестат об основном общем образовании (подлинник), или гимназия берет копии аттестата и аттестат (подлинник) остается у родителей (законных представителей). На каждого ребенка, зачисленного в гимназию, заводится личное дело, в котором хранятся все сданные при приеме и иные документы.
III. Порядок работы классных руководителей с личными делами обучающихся
3.1. Классный руководитель следит за актуальным состоянием документов в личном деле обучающегося на всём протяжении учёбы ученика.
3.2. С целью обеспечения надлежащей сохранности личных дел и удобства в обращении с ними личные дела помещаются в алфавитном порядке в отдельную подписанную папку и хранятся в канцелярии директора в строго отведённом месте.
3.3. В папку личных дел класса классный руководитель вкладывает список класса с указанием в алфавитном порядке фамилии, имени, отчества, номера личных дел, домашний адрес (адрес фактического проживания) и номер контактного телефона, а также Ф.И.О. классного руководителя. Список обновляется ежегодно. Если ученик выбыл в течение учебного года, то делается отметка о выбытии, указываются дата и номер приказа.
3.4. Записи в личном деле ведутся чётко, аккуратно и только чернилами.
3.5. Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в сентябре и мае текущего года на наличие необходимых документов.
3.6. По окончании каждого учебного года в личное дело ученика заносятся: итоговые отметки успеваемости, количество пропущенных уроков, заверенные подписью классного руководителя. Под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать гимназии.
3.7. При исправлении отметки дается пояснение, ставится печать и подпись директора.
3.8. Общие сведения об обучающихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.
IV. Порядок выдачи личных дел обучающихся при выбытии из ОУ
4.1. Выдача личного дела родителям (законным представителям) обучающегося производится делопроизводителем (секретарем учебной части) гимназии на основании письменного заявления родителя (законного представителя) при наличии подтверждающего документа, выданного другим ОУ, куда выбывает обучающийся.
4.2. При выдаче личного дела делопроизводитель (секретарь учебной части) вносит запись в алфавитную книгу о выбытии, а родители (законные представители) обучающегося ставят свою подпись в графе «отметка о выдаче личного дела».
4.3. В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель составляет выписку текущих отметок за данный период. Выписка заверяется печатью гимназии.
4.4. При выбытии обучающихся 10-ых, 11-ых классов родителям (законным представителям) выдается личное дело и аттестат об основном общем образовании.
4.5. Директор делает отметку на обложке личного дела о дате и месте выбытия, скрепляет свою подпись печатью. Личное дело может быть отправлено по почте при наличии письменного запроса из образовательного учреждения, в которое выбыл обучающийся.
4.6. Личные дела, не затребованные родителями (законными представителями), передаются в архив гимназии, где хранятся в течение 3 лет со дня выбытия обучающегося из гимназии.
V. Контроль за состоянием личных дел
5.1. Контроль за состоянием личных дел осуществляется делопроизводителем (секретарем учебной части), заместителем директора по учебной работе и директором гимназии.
5.2. Заместитель директора не реже двух раз в год (в начале учебного года и в конце) проверяет состояние включенных в личные дела документов и своевременное заполнение. В необходимых случаях проверка осуществляется внепланово, оперативно. Цели и объект контроля – правильность и своевременность оформления личных дел обучающихся. По итогам проверки заместитель директора, осуществляющий проверку, готовит справку с указанием ФИО классного руководителя, замечаний.
5.3. По итогам проверки классный руководитель обязан предоставить объяснительную о причинах недобросовестного отношения к ведению личных дел обучающихся и исправлении замечаний.
5.4. За систематические грубые нарушения при работе с личными делами обучающихся директор гимназии вправе объявить классному руководителю замечание или выговор, снять стимулирующие выплаты.
ПОЛОЖЕНИЕ
муниципального бюджетного
общеобразовательного учреждения
г.Мегион, пгт.Высокий
Положение
о порядке ведения личных дел обучающихся
муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения
«Средняя общеобразовательная школа №6»
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии Федеральным Законом от 29.12.2012 года № 273- ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»; приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 22 января 2014 г. N 32 «Об утверждении Порядка приема граждан на обучение по общеобразовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования»; приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 12 марта 2014 г. N 177 «Об утверждении порядка и условий осуществления перевода, обучающихся из одной организации, осуществляющей образовательную деятельность по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования в другие организации, осуществляющие образовательную деятельность по образовательным программам соответствующего уровня и направленности»; Уставом МБОУ «СОШ №6».
1.2. Настоящее Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами обучающихся муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа №6» (далее – Учреждение) и определяет порядок действий всех категорий работников учреждения, участвующих в работе с вышеназванной документацией и утверждается приказом по образовательному учреждению и является обязательным для всех категорий педагогических и административных работников учреждения.
2. Требования к оформлению личных дел обучающихся
2.1. Титульный лист личного дела обучающегося должен быть подписан и заверен подписью директора и круглой печатью Учреждения.
2.2. На обратной стороне титульного листа должны быть записаны сведения об обучающемся: фамилия, имя, и отчество; пол; число, месяц и год рождения ; серия и номер документа, удостоверяющего личность; национальность (при наличии данных в документе); дошкольное образовательное учреждение, которое ребенок посещал до поступления в школу; сведения о переходе из одной школы в другую, выбытии и окончании школы, домашний адрес обучающегося (фактический по листу регистрации);
2.3. В конце каждого учебного года со 2 по 9 класс классный руководитель выставляет в графу «сведения об успеваемости» годовые оценки обучающегося, согласно классному журналу по всем предметам, количество пропущенных уроков и в том числе по болезни, запись о переводе в следующий класс , заполняет графу «сведения об изучении факультативных курсов», «награды и поощрения»; ставится подпись классного руководителя и заверяется круглой печатью школы.
2.5. При изменении персональных данных обучающегося необходимо аккуратно внести изменения и заверить круглой печатью и подписью руководителя Учреждения.
2.4. Личные дела обучающихся заполняются синими или фиолетовыми чернилами.
2.5. Записи в личном деле необходимо вести четко и аккуратно.
2.6. Карандашные записи в личном деле запрещаются.
2.7. Правильность заполнения личных дел проверяется заместителем директора по УВР образовательного учреждения, который сверяет соответствие оценок в журнале и личном деле.
3. Порядок оформления личных дел при поступлении в школу.
3.1. Личные дела обучающихся заводятся классным руководителем по поступлению в 1 класс на основании личного заявления родителей. Для оформления личного дела должны быть представлены следующие документы:
Заявление;
Копия свидетельства о рождении;
Справка о регистрации с места жительства;
3.2. Для поступления во 2-9 классы предоставляются следующие документы:
Заявление ;
Личное дело обучающегося;
Документ, содержащий информацию об успеваемости обучающегося в текущем учебном году (выписка из классного журнала с текущими отметками и результатами промежуточной аттестации), заверенные печатью Учреждения и подписью ее руководителя (уполномоченного им лица).
Для обучающихся, достигших 14 – летнего возраста, обязательным является предоставление копии паспорта.
3.3. Для поступления в 10-11 классы оформление личного дела осуществляется при предоставлении следующих документов:
Заявление;
Аттестат об основном общем образовании (оригинал);
Копия паспорта обучающегося.
Если обучающийся продолжает обучение после 9 класса в той же образовательном учреждении, то ведется его прежнее личное дело.
Если обучающийся будет получать среднее общее образование в другом образовательном учреждении, то личное дело передается в архив, а лицу, получившему основное общее образование, образовательное учреждение выдает аттестат об основном общем образовании.
3.4. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, № К/5 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).
4. Порядок работы классных руководителей с личными делами учащихся.
4.1. Личные дела оформляются учителями начальных классов на каждого обучающегося с момента его поступления в Учреждение и ведутся классными руководителями до ее окончания.
4.2. Личные дела обучающихся хранятся в папках с указанием класса и его литеры.
4.3. Личные дела должны быть разложены в алфавитном порядке, согласно приложенному списку обучающихся, заверенному классным руководителем. Список меняется ежегодно.
4.4. При исправлении оценки дается пояснение, ставится круглая печать Учреждения и подпись директора.
4.5. Общие сведения об обучающихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.
4.6. При достижении ребенком 14- летнего возраста вносится копия паспорта обучающегося.
5. Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из Учреждения.
5.1. Выдача личного дела родителям (законным представителям) обучающегося производится секретарем Учреждения, при наличии заявления от родителей. Издается приказ «О выбытии обучающегося».
5.2. При выдаче личного дела секретарь вносит запись в алфавитной книге о выбытии, а родители (законные представители) обучающегося ставят свою подпись в графе «отметка о выдаче личного дела».
5.3 . В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель предоставляет документ, содержащий информацию об успеваемости обучающегося в текущем учебном году (выписка из классного журнала с текущими отметками и результатами промежуточной аттестации), заверенные печатью Учреждения и подписью ее руководителя (уполномоченного им лица).
5.4. Личные дела хранятся в Учреждении в течение всего обучения ребенка и в течение трех лет после окончания обучающимися Учреждения .
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение определяет порядок ведения личных дел
работников муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад комбинированного вида №53» г. Новомосковск
1.2. Положение разработано в соответствии с
Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 « Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;
Федеральным законом от 27.07.04 №79 - ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
Трудовым кодексом РФ;
Коллективным договором ОО;
Уставом ОО.
1.3. Ведение личных дел работников ОО обеспечивает заведующий.
2. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ
ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
2.1 Формирование личного дела работников производится
непосредственно после приема в ОО.
2.2. Личное дело работника ДОУ формируется в следующем порядке:
Личная карточка № Т-2;
Заявление о приеме на работу;
Автобиография;
Копии документов об образовании;
Копии документов о повышении квалификации или наличии специальных знаний (при наличии);
Копии аттестационных листов (при наличии);
Выписка из приказа о приеме на работу;
Копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
Копию страхового свидетельства пенсионного страхования;
Копию идентификационного номера налогоплательщика;
Информация о судимости;
Заявление о переводе на иную должность (при наличии);
Приказ о переводе на иную должность (при наличии).
Согласие на обработку персональных данных работника.
Справка с места жительства о составе семьи.
Трудовой договор.
Должностная инструкция.
2.3. С целью обеспечения надлежащей сохранности личных дел
работников ДОУ и удобства в обращении с ними, при формировании все
документы помещаются в отдельную папку.
2.4. Каждое личное дело работника содержит титульный лист с
указанием его фамилии, имени, отчества и занимаемой должности
(должностей).
2.5. После титульного листа в личное дело включается
внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, работника.
Внутренняя опись документов содержит сведения о наименованиях
документов.
3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
3.1. Личное дело работника ДОУ ведется в течение всего периода
работы каждого работника.
3.2. Ведение личного дела предусматривает:
3.2.1.Включение документов в состав личного дела в
хронологическом порядке с соблюдением порядка формирования по
определенному выше перечню документов;
3.2.2. Ежемесячную проверку состояния личного дела каждого
работника на предмет сохранности и включения в него всех необходимых
документов и своевременного их заполнения.
4.ПОРЯДОК УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
4.1. Хранение и учет личных дел работников ОО организуются с
целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их
сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений,
4.2. Личные дела работников хранятся у заведующего. Доступ к личным делам работников ОО имеет только: - заведующий ОО;
4.3. Систематизация личных дел работников производится в
алфавитном порядке.
4.4. Личные дела работников хранятся 75 лет с года увольнения
работника.
5. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного
дела) во временное пользование производится с разрешения заведующего
5.2. Работа (ознакомление) с личными делами работников ОО
производится в кабинете заведующего, а время работы
ограничивается пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня
заведующий обязан убедиться в том, что все личные дела, выданные во
временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли
необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
6.1. Все работники ОО обязаны своевременно представлять
заведующему сведения об изменении в персональных данных, включенных в
состав личного дела.
6.2. Работодатель обеспечивает:
Сохранность личных дел работников ОО;
Конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах работников
7. ПРАВА
7.1. Для обеспечения защиты персональных данных, имеющихся в
личных делах, все работники ОО имеют право:
Получать полную информацию о своих персональных данных и
обработке этих данных;
Получать свободный доступ к своим персональным данным;
Получать копии документов, хранящихся в личном деле и
Требовать исключения или исправления неверных или неполных
персональных данных.
7.2. Отдел образования как работодатель имеет право:
Обрабатывать персональные данные работников, в том числе и на
электронных носителях;
Запрашивать от работников ОО всю необходимую информацию,
связанную с их трудовой деятельностью
Личные дела в обязательном порядке ведутся только на государственных служащих (Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609), остальные же организации или индивидуальные предприниматели могут вести их по желанию. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. Это связано с тем, что наличие личного дела упрощает доступ к необходимой информации о работниках и помогает систематизировать все данные об их трудовой деятельности.
Напомним, что дело представляет собой документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст).
Поскольку порядок ведения личных дел сотрудников для организаций и предпринимателей никак не регламентирован, то будет целесообразно разработать и утвердить положение о порядке формирования и ведения личных дел. В нем можно отразить состав личных дел, порядок его формирования и ведения, круг сотрудников, на которых необходимо вести дела, режим хранения и порядок доступа к делам и т. д.
Состав личного дела сотрудника
В личное дело помещаются как оригиналы документов, так и копии. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. В личное дело следует помещать документы, которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения. Сроки хранения документов установлены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Однако на практике в делах хранятся практически все документы, относящиеся к сотруднику, так как это удобно.
Документы, включаемые в личное дело, можно условно разбить на три группы. Во-первых, документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу. К ним относятся:
- анкета;
- резюме;
- рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы (при наличии);
- копии паспорта, СНИЛС, ИНН (если имеется), документов об образовании, документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- справка о наличии (отсутствии) судимости или факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию);
- заявление о приеме на работу;
- медицинские справки (при трудоустройстве несовершеннолетних и иных лиц в случаях, предусмотренных ТК РФ);
- трудовой договор;
- личная карточка по (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1);
- копия приказа о приеме на работу и т. д.
Во-вторых, документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников. В данный перечень могут входить:
- копии свидетельства о браке (разводе), свидетельств о рождении детей, водительских удостоверений;
- договор (его копия) о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
- должностные инструкции;
- дополнительные соглашения к трудовому договору;
- копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении и т. п.;
- справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);
- копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);
- соглашение о неразглашении информации (если сотрудник имеет доступ к конфиденциальной информации);
- аттестационные листы;
- докладные, объяснительные записки, служебные записки, заявления о предоставлении отпуска работнику;
- различные акты и уведомления;
- копии документов о повышении квалификации и т. д.
В-третьих, документы о прекращении трудовой деятельности, например:
- заявление работника об увольнении;
- копия приказа об увольнении.
Стоит отметить, что в личное дело можно поместить копию трудовой книжки, но не саму книжку. Напомним, что трудовые и вкладыши к ним хранятся как документы строгой отчетности, то есть в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение, и выдаются лицу, ответственному за их ведение, только по его заявке.
Формирование и ведение личного дела
Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.
Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:
- наименование организации;
- структурное подразделение, в котором сотрудник работает;
- номер личного дела;
- заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника;
- дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу);
- дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
- количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче лчного дела в архив);
- срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).
Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.
После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:
- личная карточка по ;
- анкета;
- резюме;
- заявление о приеме на работу;
- копия приказа о приеме на работу;
- трудовой договор;
- копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.
Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями. Бланк внутренней описи приведен в приложении 10 к Правилам и должен содержать:
- номер и заголовок (Ф. И. О. работника) личного дела, к которому она составляется;
- графу «порядковый номер документа»;
- графу «индекс документа» (заполняется при наличии);
- графу «дата документа»;
- графу «заголовок документа»;
- графу «дата включения документа в личное дело»;
- графу «примечание», в которой обычно отражается изменение состава документов дела (изъятия, замена копиями и т. д.).
Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.
Хранение личного дела
Все личные дела содержат персональные данные работника. Напомним, что под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физлицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Работодатель обязан соблюдать все требования по защите персональных данных, предусмотренные главой 14 ТК РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
Обратите внимание
Лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).
Так, руководитель организации обязан назначить соответствующим приказом лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел. При этом лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Личные дела в обязательном порядке должны храниться в месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизироваться личные дела в месте хранения могут в алфавитном порядке, по номерам либо по структурным подразделениям организации.
Обратите внимание, что лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).
Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право:
- на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
- свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
- определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
- доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору;
- требование об исключении или исправлении неверных (неполных) персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
- требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные (неполные) персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
- обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Закрытие личного дела
Если сотрудник увольняется, то личное дело закрывается в день его увольнения. Закрытое личное дело необходимо полностью оформить. Для этого следует проверить наличие всех документов и их расположение в папке (документы должны располагаться в хронологическом порядке), а также нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов самой описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Листы описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
На отдельном листе составляется лист-заверитель (форма приведена в приложении 9 к Правилам). В нем указываются:
- цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела;
- количество листов внутренней описи;
- особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов);
- наличие в личном деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии личного дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Далее личное дело подшивается. При этом в конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале дела внутренняя опись. Если данные документы к делу не были подшиты, то опись приклеивается к внутренней стороне лицевой обложки личного дела, а лист-заверитель приклеивается поверх описи за верхнюю часть листа.
Далее на титульном листе личного дела указывается дата его закрытия, то есть дата издания приказа об увольнении и срок его хранения. Исчисляется срок хранения с 1 января года, следующего за годом закрытия личного дела. Согласно статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ срок хранения может составлять как 50 лет (если личное дело создано после 2003 года), так и 75 лет (если личное дело создано до 2003 года). Обратите внимание, если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения (например, у приказа о приеме на работу он составляет 75 лет, а у приказа об увольнении – 50 лет), то все дело храним по старшему сроку.
При наличии невостребованных личных документов работника (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается к его личному делу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Личные дела передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Изольда Светличная, юрист