Verilen sertifikaların elektronik günlüğü. Hangi personel belge kayıtlarına ihtiyaç vardır?

Genişlet ▼

Tıbbi sertifikaların verilmesini kaydetmeye yönelik derginin şekli, 20 Aralık 1999 N 270-p tarihli St. Petersburg İdaresi Sağlık Komitesi Kararı ve St. Petersburg İçişleri Ana Dairesi'nin Ek 1.2'sine karşılık gelir. ve 28 Şubat 2000 tarihli Leningrad Bölgesi N 140
Tıbbi sertifikaların verilmesini kaydetme prosedürü:
1. Sağlık sertifikalarının verilmesine ilişkin kayıt defteri, Rusça mavi, mor veya siyah mürekkeple (macun) düzgün, okunaklı el yazısıyla doldurulur.
2. 1. sütunda – verilen sertifikanın seri numarası artan sırada girilir.
3. 2, 3, 4 numaralı sütunlara sürücünün (sürücü adayı) soyadı, adı, soyadı yazılır Araç(tamamen).
4. 5. sütunda araçların sürücüsünün (sürücü adayı) doğum tarihi kayıtlıdır.
5. 6. sütunda araçların sürücüsünün (aday sürücü) kayıt adresi (kayıt) yazılır.
6. 7. sütunda; 8; 9; 10; on bir; 12 – Sınavın beyan edilen kapsamı belirtilir (yani sürücünün (sürücü adayı) almak istediği araç kategorileri. Araç kategorilerinden herhangi birine girmeyen araçların kullanılmasına izin veriliyorsa, bu durumda Sertifikanın izin veren kısmına izin verilen madde girilir.
7. 13. sütunda, 6. paragrafta belirtilen muayene kapsamını beyan eden aracın sürücüsünün (sürücü adayı) imzası bulunur.
8. Sütun 14, verilen sertifikanın serisini ve numarasını gösterir.
9. Sütun 15, sağlık sertifikasının düzenlenme tarihini gösterir.
10. 16. sütuna – kategoriyi belirterek komisyonun sonucunu (kısaca) girin.
11. Sütun 17, tıbbi komisyonun sonucunu yayınlayan komisyon başkanının soyadını ve adının baş harflerini gösterir.
12. 18. sütunda özel notlar belirtilmiştir (MSK'ya sevk; ek inceleme için sevk; diğerleri).
13. 19. sütunda, belgeyi alan araçların sürücüsünün (sürücü adayı) imzası yer alır.
Tıbbi sertifikaların verilmesi için kayıt defteri sütunları içerir:
1. Hayır.
2. Soyadı
3.Ad
4. İkinci ad
5.Doğum tarihi
6. Kayıt adresi
7-12. Beyan edilen inceleme kapsamı
- A
- İÇİNDE
- İLE
- D
- E
- N
13. Konunun imzası
14. Seri ve sertifika numarası
15. Sertifikanın veriliş tarihi
16. Komisyonun sonucu
17. Tam ad komisyon başkanı
18. Özel işaretler
19. Konunun imzası

Kaliteli olanları nereden satın alıp sipariş vereceğinizden hâlâ emin değil misiniz? Sadece burada!
Siparişleri yalnızca Moskova ve bölgede değil, Rusya genelinde teslim ediyoruz.
kullanarak gerekli sayıda sayfayı, kapağı, logoyu vb. özelleştirebilirsiniz.

Bu Liste ilk kez personel emirlerini düzenleyen konuların tam bir listesini sunarak diğer emir türlerinden ayırmıştır. Gördüğümüz gibi bazı siparişlerin 75 yıllık değil sadece 5 yıllık saklama süresi var.

Ve madde 3.5.5'e göre. “Arşivlerin İşleyişine İlişkin Temel Kurallar”, personel siparişleri, belirlenen saklama sürelerine göre dosyalar halinde gruplandırılır. Bu nedenle 75 yıllık ve 5 yıllık saklama kararlarının ayrı dosyalarda oluşturularak ayrı ayrı kaydedilmesi gerekmektedir.

4. Beyannamelerin ve notların kayıt günlüğü

Bu günlük ayrı olarak oluşturulabileceği gibi bu belgeleri gelen olarak kaydedebilirsiniz. Onlar. Bunların Gelen Evrak Kütüğüne kaydedilmesi caizdir.

5. Bildirimlerin ve eylemlerin günlüğü

Bu belge dizisinin ayrı bir dergiye kaydedilmesi gerekir. Çoğu zaman, bir emrin verilmesi için tek gerekçenin fiiller ve bildirimler olduğu durumlar vardır, dolayısıyla bunlar zorunlu kayıt numarasına sahip olmalıdır.

6. Çalışanlara verilen sertifikaların kayıt defteri

Sertifikalar ayrı olarak veya giden bir belge olarak kaydedilebilir. Onlar. çalışma belgeleri, maaş vb. Giden Evraklar Dergisi'ne kaydedilebilir.

Yerel eylemleri kaydetmek gerekli midir?

Bu soruya net bir cevap bulamazsınız. Benim düşüncem gerekli olmadığı yönünde. Ve bu yüzden. Kayıt, belgeye yasal güç kazandırır; belirli bir tarihte faaliyete geçtiğini tasdik eder. Onay damgası da bu etkiye sahiptir. Yerel bir kanun emirle onaylanırsa ve emir tescil edilirse, o zaman yerel kanunun kendisini tescil ettirmenin artık bir anlamı kalmaz.

Makalede, bir işverenin sahip olması gereken kayıt defterlerinin tamamını değil, yalnızca kayıt defterlerini adlandırdık. personel belgeler.

Yukarıdakilere ek olarak aşağıdakiler de gereklidir:

1. “Çalışma kitaplarının ve içlerindeki eklerin hareketi için muhasebe defteri” ve “Çalışma kitaplarının ve içlerindeki eklerin muhasebesi için makbuz ve gider defteri”;
2. "Denetim Günlüğü" tüzel kişilik, Bireysel girişimci yetkililer tarafından yürütülen devlet kontrolü(denetim), belediye kontrol organları";
3. “Askerlik kayıt durumunu kontrol etmek için bir kayıt defteri” (ilk kontrol sırasında oluşturulabilir);
4. “İş kazası kayıt defteri”;
5. “Kişisel işler günlüğü” (tutuluyorsa);
6. “Zorunlu tıbbi muayeneye tabi tutulan çalışanların kaydı” (böyle bir muayene varsa).

Bir sonraki bölümde siparişleri kaydetmek için bir kayıt formunun nasıl geliştirileceğini göstereceğiz, iş sözleşmeleri, gelen belgeler.

Çalışanlara verilen sertifikaların kaydı, gerekli bilgilerin bulunmasını kolaylaştırır ve istatistikler için örnekler oluşturmanıza olanak tanır. Nasıl doldurulacağını ve doğru şekilde muhafaza edileceğini okuyun, bir örnek indirin

Makalemizi okuyun:

Sertifika kayıt günlüğü nasıl doldurulur ve korunur

Çalışanlara verilen sertifikaların kaydı, gerekli bilgilerin bulunmasını kolaylaştırır ve istatistikler için örnekler oluşturmanıza olanak tanır. Ek olarak, yönetici, sicile dayanarak, gerçekleştirilen iş hacmini belirlemek, İK departmanının etkinliğini değerlendirmek vb. için ilgili görevlerin uygulanmasını izleyebilir.

2019 yılında sertifikaların tescili için onaylanmış bir form bulunmamaktadır; her işletmenin bunu herhangi bir biçimde saklama hakkı vardır. Hazır bir form satın alıp doldurabilir veya formu yazdırarak örneğimize göre kendi formunuzu oluşturabilirsiniz.

Bazı işletmeler verilen sertifikaların kayıtlarını elektronik formatta belge akışını düzenlemek için MS Excel veya özel programları kullanma.

Dergi organizasyonda hangi biçimde olursa olsun, yapısı aynı olmasa da çok benzer olacaktır. Şu tarihte: Büyük miktarlar Düzenlenen belgelerin farklılaştırılmış muhasebesini - örneğin türe, departmana vb. göre - düzenlemeye izin verilir.

Eğer katip günlüğü kendisi derliyorsa, basit bir A4 not defteri kullanabilir, işletmenin adına uygun bir başlık verebilir ve ayrıca kapakta muhasebenin başlangıç ​​tarihini işaretleyerek sonraki bitiş tarihi için yer bırakabilir.

2019 yılında sertifikaların kaydedildiği dergide, sayfaların numaralandırılması, dikilmesi, yöneticinin imzasıyla onaylanan ve damgalanan "dergideki sayfa sayısı dikilir ve zımbalanır" sertifika yazısı yapılması tavsiye edilir.

İlk sayfa “Derginin bakımından sorumlu çalışanlar” bölümünü içerecektir, işletmenin büyüklüğüne göre 2-3 sayfa tahsis edilebilir;

Dergi tek nüsha olarak mevcuttur, dolayısıyla her seferinde bir kişi tarafından tutulur. Genellikle bu bir personel çalışanı veya bir büro sekreteridir. Bu bölümü doldururken herhangi bir zorluk yaşanmayacaktır. Sütunlu kullanışlı bir tablo şeklinde tasarlanmıştır:

• seri numarası;
• dergiye başlarken;
• iş bitimi;
• Sorumlu kişinin tam adı;
• onun konumu;
• bu çalışana kayıt sorumluluğunun verildiği yöneticinin emrinin ayrıntıları;
• imza.

Formun ana bölümü de tablo halinde sunulmuş olup aşağıdaki bilgileri içermektedir:

• satır numarası. Düzenlenen her belge için, "geriye dönük" kayıt yapılmasını önlemek amacıyla aralarında boşluk olmayan ayrı bir satır bulunur;
• belgenin kendisinde belirtilen tarihle örtüşen sertifikanın veriliş tarihi;
• Belgeyi talep eden çalışanın tam adı, görevi;
• belgenin içeriği (maaş miktarı, Emeklilik Fonuna katkılar, çalışma süresi vb. hakkında);
• Belgeyi veren çalışanın tam adı ve pozisyonu;
• veriliş amacı, tedarik yeri;
• Alındıktan sonra başvuru sahibinin imzası. Belge bizzat teslim edilmediyse, çalışana nasıl teslim edildiğinin kaydedilmesi gerekir ( sıralı mektup, kurye);
• standart dışı durumlarda notlar için ek bir sütun oluşturulması tavsiye edilir (örneğin, varsa giden ayrıntıları buraya girmek için)

Sütunların ve sütun başlıklarının sırası her formada aynı olmalıdır. Dergi bittiğinde arşive gönderilir ve yenisine başlanır. Bu durumda ciltleri kronolojik sıraya göre numaralandırmak gerekir.

Hata düzeltme

Sertifika kayıt günlüğündeki düzeltmeler kabul edilebilir. Hatalı bir girişin üzeri düzgün bir çizgi ile çizilir ve doğru bilgi, üzeri çizili olanın üstüne veya boşluk kalırsa bir alt satıra (bu satıra yeni bir seri numarası verilmeden) yazılır.

Başlangıçta kendiniz yazarsanız, kağıt alanından tasarruf etmemek ve satırları daha yüksek yükseklikte yapmak akıllıca olacaktır, o zaman gerekirse düzeltmeler yapın, daha küçük düzeltmeler yapmanıza gerek kalmayacak ve leke okunaksız görünmeyecek ve özensiz.

Not

Personel belgenizi kaybettiniz veya hasar gördünüz mü? bu gibi durumlarda ne yapılacağı, nelerin nasıl onarılabileceği, nelerin onarılamayacağı hakkında

Düzeltmeyi tüm kurallara uygun olarak tamamladıktan sonra, yanına "Düzeltilene inanın" yazısının yanı sıra kişilerin imzalarını da koymak gerekir: derginin bakımından sorumlu olanlar ve sertifikayı veren kişi (Eğer bu aynı kişi ise elbette tek imza olacaktır).

Dergiyi ne kadar süreyle saklamalıyım?

Sanatın "g" paragrafı uyarınca. 358 “Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan standart yönetim belgelerinin listesi”, referans dergileri ve belgelerin kopyaları için Federal Arşiv tarafından 10/06/00 tarihinde onaylanan saklama sürelerini gösteren, 3 yıllık bir saklama süresi (kapanıştan itibaren) tarih) belirlenir.

Tam tanım

Sertifika günlüğü ve belgelerin kopyaları

Çalışanın talebi üzerine personel servisi tarafından verilen belgeleri kaydetmek için kullanılır.
Çalışanın yazılı başvurusu üzerine, işveren, bu başvurunun yapıldığı tarihten itibaren en geç üç iş günü içinde, çalışana işle ilgili belgelerin kopyalarını (işe alım emrinin kopyaları, transfer emirleri) sağlamakla yükümlüdür. başka bir işten çıkarılma emri; çalışma kitabı; Zorunlu sigorta primleri için tahakkuk eden ve fiilen ödenen ücret sertifikaları emeklilik sigortası, bu işverenle çalışma süresi vb. hakkında). İşle ilgili belgelerin kopyaları uygun şekilde onaylanmalı ve çalışana ücretsiz olarak sağlanmalıdır.
(Rusya Federasyonu İş Kanunu, Bölüm III, Madde 62)

Bir çalışma belgesi aşağıdaki gerçekleri doğrulamayı amaçlamaktadır: fiili iş yeri, pozisyon veya meslek, hizmet süresi, büyüklük ücretler vb. Sertifikalar, kuruluşun antetli kağıdına, kuruluşun bilgilerini, adresini ve telefon numarasını içeren şekilde düzenlenir. Çalışma belgesinde yer alan bilgi miktarı, teslim adresine bağlıdır. Bu nedenle, personel müfettişi, çalışanı, sertifika verilmesi başvurusunda bilgilerin bileşiminin belirtilmesi ve ayrıca sunulacağı adresi belirtmesi gerektiği konusunda uyarmalıdır. Örneğin: yabancı elçilik, OVIR, mahkeme, polis departmanı vb.

Çalışma kayıt defterinin bir kopyası veya bundan bir alıntı, bu başvurunun yapıldığı tarihten itibaren en geç 3 gün içinde yazılı başvurusu üzerine çalışana verilir (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 62. Maddesi).
Bir belgenin kopyası, orijinal belgenin bilgilerini ve tüm belgelerini tamamen kopyalayan bir belgedir. dış işaretler veya bir kısmı, hiçbir yasal güce sahip değildir.

GOST R 51141-98 “Ofis yönetimi ve arşivleme. Terimler ve tanımlar"

Bir kopyaya yasal güç kazandırmak için sertifikalı olması gerekir. Bir belgenin onaylı kopyası, belirlenen prosedüre uygun olarak gerekli ayrıntıların eklendiği ve ona yasal güç kazandıran bir kopyadır.

“Sertifikasyon İşaretini Kopyala” ayrıntısı GOST R 6.30-2003 “Birleşik dokümantasyon sistemleri”nde açıklanmıştır. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belgelerin hazırlanmasına ilişkin gereklilikler” (madde 3.26). Bu işaret şunları içerir:

Sertifika "Doğru";
kopyayı onaylayan kişinin konumu;
kişisel imza;
imzanın şifresinin çözülmesi (baş harfler, soyadı); sertifika tarihi.

Çalışma kitabının bir kopyasının veya ondan bir alıntının çalışana verilmesi nedeniyle, kopyanın tasdiki notuna kuruluşun mührü veya damgası eklenir. personel servisi. Çalışma kitabının bir kopyası veya ondan bir alıntı birkaç sayfada bulunuyorsa, gerekirse her sayfanın sonuna kopyanın tasdikine ilişkin bir işaret yerleştirilebilir.

İşveren veya onun özel olarak yetkilendirdiği ve emriyle (işverenin talimatıyla) çalışma kitaplarının muhafaza edilmesi, saklanması, kaydedilmesi ve verilmesinden sorumlu olarak atanan bir kişi, çalışana çalışma kitabının onaylı bir kopyasını verme hakkına sahiptir veya ondan bir alıntı.
Kayıt, bir belgeyle ilgili muhasebe verilerinin önceden belirlenmiş bir biçimde kaydedilmesi, oluşturulması, gönderilmesi veya alınması gerçeğinin kaydedilmesidir.
(GOSTR 51141-98)

Kayıt – bir belgenin oluşturulduğunun veya alındığının teyidi kesin zaman(gün) kayıt formuna girilerek, numara atanarak ve belgeye ilişkin temel veriler kaydedilerek. Tanımdan da anlaşılacağı gibi, tescil her şeyden önce belgeye hukuki güç kazandırır, çünkü yaratıldığı veya alındığı gerçeğini kaydeder. Belge tescil edilene kadar, numarası alınmamış, resmileştirilmemiş ve henüz mevcut görünmüyor.

Lütfen Sanatın "g" paragrafı uyarınca unutmayın. 358 Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan, saklama sürelerini gösteren, onaylanan standart yönetim belgelerinin listesi. Rosarkhiv 06.10.00, Referans dergileri ve belge kopyaları için 3 yıllık bir saklama süresi belirlenir (derginin kapatıldığı tarihten itibaren).

Doldurulacak alanlar

1. Hayır.
2. Tarih
3. Çalışanın tam adı
4. Sertifika, kopyalama, çıkarma
5. Sertifika belge adının içeriği
6. Kuruluşun adı
7. Bir sertifika/kopya yayınladı
8. Çalışan imzası

ÖNEMLİ: Sertifikaların ve belgelerin kopyalarının kaydedildiği dergi bağlanmamıştır, sadece bağlama için hazırlanmıştır: derginin açık delikleri ve günlüğün son sayfasında bir sertifika yazısı vardır. Derginin tüm sayfaları numaralandırılmıştır.