Каналы коммуникации. Системный подход в менеджменте

В школе науки управления, которая составляет основу современного менеджмента, помимо направления, отражающего количественный, кибернетический подходы, выделяется направление, в котором производство как социальная система рассматривается с позиций системного, процессного и ситуационного подходов.

Системный подход позволяет рассматривать организацию как систему, состоящую из определенного количества взаимосвязанных элементов.

Теория систем прошла интересный путь развития. Первоначально она применялась в точных науках и в технике, а применительно к управлению стала использоваться в конце 1950-х гг., что явилось значительным успехом школы науки управления.

Системный подход базируется на общей теории систем, основоположником которой считается Л. фон Берталанфи (1901 - 1971). Идея наличия общих закономерностей была впервые высказана Л. фон Берталанфи в 1937 г. на семинаре по философии в Чикагском университете, однако первые его публикации на эту тему появились только после войны. Первый международный симпозиум но системам состоялся в Лондоне в 1961 г.

Исходным с позиций системного подхода является понятие цели. Наличие конкретной цели - первый и важнейший признак организации, по которому данная система отличается от других окружающих ее систем. Задача управления в этих условиях - обеспечить комплексный процесс достижения целей, стоящих перед системой.

Системный подход предполагает, что каждый из элементов, составляющих систему, имеет определенные собственные цели. Однако суть системного подхода - обеспечить повышение эффективности работы организации в целом.

Особенности системного подхода сводятся к следующему:

• - четкое определение целей и установление их иерархии;
• - достижение наилучших результатов при наименьших затратах путем использования инструментов сравнительного анализа и выбора способов достижения поставленных целей;
• - широкая всесторонняя оценка всех возможных результатов деятельности с использованием количественной интерпретации целей, определением методов и средств их достижения.

Система - это некая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Нарушение любой части системы приводит к нарушению се работы в целом. В управлении все организации рассматриваются как системы.

Системы подразделяются на два крупных вида: открытые и закрытые. Закрытые относительно независимы от окружающей среды, в то время как на открытую оказывают воздействие факторы внешней среды. Теория социальных систем рассматривает организацию как открытую систему, как многофакторное и многоцелевое образование.

Основными элементами системы являются: цели, задачи, структура, техника и технология, люди. Человек в социальной системе рассматривается как социально ориентированное и направляемое существо, обладающее многочисленными потребностями, которые воздействуют на производственную сферу и, в свою очередь, испытывают обратное влияние с ее стороны.

Между всеми элементами системы существуют двусторонние и многосторонние связи, вызывающие изменение поведения людей в организации - организационной системе, направленной на достижение поставленных целей. Связи в системе осуществляются через главные связующие процессы, такие как коммуникации, равновесие и принятие управленческих решений. Коммуникации обеспечивают обмен информацией. Равновесие обеспечивает приспособление организации к постоянно изменяющимся условиям, а также достижение соответствия между потребностями и установками человека с требованиями организации. Процесс принятия решений регулирует и управляет системой .

С позиций управления имеет значение понятие подсистемы. Организации состоят из нескольких взаимозависимых подсистем. Так, производственная организация имеет социальную и техническую подсистемы, которые, в свою очередь, могут состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они находятся во взаимосвязи, неправильное функционирование даже одной подсистемы (например, отдела или работника) оказывает влияние на систему в целом.

Теория социальных систем подчеркивает, что потребности человека и потребности организации не совпадают. Эта теория характеризуется отличным от предшествующих школ взглядом на конфликт между человеком и организацией. В предшествующих школах такой конфликт рассматривался как отклонение от нормального хода событий, которое может быть преодолено с помощью материальных стимулов или методов гармонизации труда. В теории социальных систем конфликт рассматривается как нормальное состояние функционирования организации. Задача управления в этих условиях заключается не в устранении конфликта, а в нахождении оптимального способа его преодоления.

Теория социальных систем уделяет большое внимание формализации процедур, укреплению трудовой дисциплины, регламентации рутинных процессов. В ней подробно исследуется проблема централизации и децентрализации управления. Управление в организации считается централизованным, если высшее руководство оставляет за собой большую часть функций и полномочий; и децентрализованным, если оно распределяет функции и полномочия между нижними уровнями управления. Соотношение степени централизации и децентрализации управления в организации определяет уровень делегирования высшим руководством нижестоящим уровням управления своих полномочий по принятию решений в важнейших областях: внедрение инноваций, определение цен, маркетинг, управление конкурентоспособностью. Высшее руководство включает в число своих прерогатив и обязанностей решение таких вопросов, как определение стратегии организации, ее общих целей и задач, финансовой политики, а также осуществляет контроль за расходами и стратегическими планами.

Децентрализованные структуры управления имеют много сторонников. Управленческая практика многих организаций тоже свидетельствует об эффективности децентрализации. Широко известен опыт создания децентрализованной организации на примере General Motors под началом Альфреда П. Слоуна в 20-х гг. прошлого века. Позднее этой проблемой заинтересовался П. Друкер, который изучил опыт децентрализации в ряде компаний - General Motors, Sire, Dupont, General Electric и других, и пришел к выводу, что "основное правило для любой организации состоит в том, чтобы вовлекать наименьшее число уровней управления и создавать кратчайшую цепь команд" .

Децентрализация характеризуется рядом несомненных преимуществ. Она предоставляет широкие полномочия нижестоящим уровням управления, что повышает объективность принятия решений; сокращает сроки их формирования, запросы на делопроизводство; освобождает руководителей от необходимости работы с большими объемами информации. Однако нельзя не заметить и существенных ее недостатков. Работники низовых уровней зачастую не понимают, а иногда и не знают целей, задач и стратегии организации, что снижает степень обоснованности принимаемых решений. Децентрализация может ослабить контроль за деятельностью низовых подразделений, что отразится на эффективности работы всей организации.

Децентрализация не может рассматриваться в отрыве от централизации, которая способствует повышению уровня обоснованности решений, принимаемых высшим руководством организации, обладающим достаточным опытом и знаниями в области управления, в частности по проблемам принятия решений.

Процессный подход как концепция управленческой мысли был впервые предложен классической (административной) школой управления, которая сформулировала и описала содержание функций управления как не зависящих друг от друга. Данный подход с позиций школы науки управления рассматривает функции управления как взаимосвязанные. M. X. Мескон дает следующее определение процессного подхода: "Процессный подход к управлению - подход... основывающийся на концепции, согласно которой управление есть непрерывная серия взаимосвязанных действий или функций" (по ).

Впоследствии различные авторы предлагали разные классификации управленческих функций. Так, Мескон считает, что "процесс управления состоит из четырех взаимосвязанных функций: планирования, организации, мотивации и контроля". Эти функции объединены связующими процессами коммуникации и принятия решений. Руководство (лидерство) рассматривается как самостоятельная деятельность, направленная на достижение целей организации. Процессный подход основывается на положении о том, что функции управления взаимозависимы.

Ситуационный подход, разработанный в конце 60-х гг. XX столетия, непосредственно связан с системным и процессным подходами и расширяет сферу их применения на практике. Этот подход иногда называют ситуационным мышлением об организационных проблемах и способах их решения.

Первой работой в области ситуационного подхода считается исследование английских ученых Т. Бернса и Г. Сталкера, которое они провели на 20 предприятиях, производящих различные виды продукции. Работа этих предприятий рассматривалась применительно к стабильным и меняющимся условиям. Это позволило сделать вывод, что для каждого типа условий характерна своя организационная структура управления: для стабильных условий - "механическая" структура, а для изменяющихся условий - "органическая" структура. "Механическая" структура основана на глубоком разделении труда и широком применении регламентирующих документов. Для "органической" структуры свойственно изменение целей, задач и прочего в зависимости от изменения ситуации.

Базовым в ситуационном подходе является определение понятия ситуации. Под ситуацией подразумевается конкретный набор обстоятельств, переменных, оказывающих влияние на организацию в определенное время. Рассмотрение конкретной ситуации позволяет руководителю подобрать наилучшие способы и методы достижения целей организации, соответствующие именно этой ситуации.

Эффективность работы организации зависит от большого числа переменных, в которых выделяются внутренние и внешние составляющие.

К основным внутренним переменным организации относятся ситуационные факторы, действующие внутри организации. В их числе - цели, задачи, структура, техника и технология, люди. Внутренние переменные формируются под воздействием управленческих решений, принятых людьми, создавшими организацию.

Однако в современных условиях учет только внутренних факторов совершенно недостаточен. Функционирующие организации испытывают значительное влияние факторов внешней среды (стимулирующих или лимитирующих), которые, в свою очередь, оказывают большое воздействие на внутренние переменные организации.

Необходимость учитывать влияние внешней среды на деятельность организации отражена в научных исследованиях, появившихся в 50-е гг. прошлого века. Ситуационный подход расширил взгляд на организацию как систему управления, подвергающуюся воздействию как внутренних, так и внешних факторов. Отслеживать и своевременно реагировать на изменения во внешней среде особенно актуально в настоящее время. Эффективность работы организации, а иногда и ее существование зависит от того, насколько она способна адаптироваться к изменениям окружающей среды, динамика которой неизбежно возрастает.

Эволюция управленческого мышления представлена в табл. 2.2 .

Система – это совокупность взаимодействующих элементов, объединяющих потоки информации прямыми и непрямыми связями и составляющими единое организационное целое. При этом элемент - это обособленная самостоятельная часть системы, которая должна выполнять соответствующую функцию относительно достижения общих целей всей системы .

По определению профессора Р. А. Фатхутдинова в книге «Система менеджмента», система менеджмента - это система взаимосвязанных науч­ных подходов к менеджменту и методов управления, целевой, функциональ­ной и обеспечивающей подсистем, способствующих принятию и реализации конкурентоспособных управленческих решений, направленных на удовлетворение заданной потребности.

Система управления - это некоторая целосностъ, состоящая из отдельных элементов, которые находятся между собой во взаи­мосвязи и взаимозависимости.

С точки зрения менеджмента система состоит из двух частей:

Управляемой системы;

Управляющей системы.

Таким образом, любая организация – это единство двух систем: управляемой и управляющей.

Предприятие может рассматриваться как закрытая и открытая система (рис. 1.3).

Рисунок 1.3 - Предприятие как открытая и закрытая системы

Примером закрытой системы может быть приведена организация деятельности оборонного завода. В отличие от закрытой системы, системы открытого типа имеют входные и выходные каналы, позволяющие ей взаимодействовать с внешней средой (табл. 1.2).

Таблица 1.2 – Характеристика открытой системы

Для любой системы характерны следующие свойства:

1) Целостность . Позволяет рассматривать одновременно систему как единое целое и в тоже время как подсистему для вышестоящих уровней.

2) Множественность . Это свойство позволяет использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

3) Динамичность , т.е. постоянное изменение структуры системы.

4) Абстрактный характер описания системы.

5) Иерархичность строения , т.е. наличие множества элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня – элементам высшего уровня.

6) Взаимозависимость . Элементы системы нельзя рассматривать отдельно, поскольку существует влияние одного из них на другие.

7) Структурность . Позволяет анализировать элементы системы и их взаимосвязь в рамках конкретной структуры.

Элементы системы управления являются подсистемами, то есть каждая из них может рассматриваться как самостоятельная система, в свою очередь, состоящая из элементов, находящихся во взаимосвязи и взаи­мозависимости. Например, институт - система, факультет - подсистема, министерство - надсистема.

В системе управления на уровне основного звена, то есть пред­приятия можно выделить следующие подсистемы:

1) технологическая;

2) техническая;

3) организационная;

4) научно-техническая;

5) экономическая;

6) информационная;

7) социальная.

Технологическая подсистема - совокупность всех основных и вспомога­тельных технологических процессов предприятия, последовательное и каче­ственное выполнение которых обеспечит нормальный процесс производства и реализации продукции. Технологическая подсистема включает совокуп­ность соответствующих правил и норм выполнения каждой операции.

Техническая подсистема - обусловлена структурой и содержанием техно­логической подсистемы, включая все элементы материально-технической базы (МТБ).

Организационная подсистема - процессы организации дея­тельности предприятия и организации управления предприятием.

Научно-техническая подсистема - охватывает научно-исследовательские, проектные и опытно-конструкторские работы на предприятии, которые яв­ляются основой инновационного процесса.

Экономическая подсистема - отражает движение всех видов ресурсов на предприятии, отражает экономические результаты хозяйственной деятельности пред­приятия.

Информационная подсистема - охватывает процессы коммуникаций и информационное обеспечение всех остальных подсистем.

Социальная подсистема - охватывает процессы разработки и реализации кадровой политики на предприятии.

Представители школы социальных систем основными системными элементами управления предприятиями считали цели, структуру, задания, технологию и кадры (рис. 1.4).

Рисунок 1.4 - Взаимосвязь системных элементов управления предприятием

Первым элементом системы, представленной приверженцами социальной школы являются цели – это конкретное конечное состояние или желаемый результат. Этот элемент детально будет рассмотрен в теме № 2 «Планирование в организации».

Следующий элемент – структура. Структура - это логическое взаимоотношение уров­ней управления и функциональных областей, которые позволяют наиболее эффективно достигать цели организа­ции.

Структура включает в себя:

Специализированное разделение труда - закрепление работы за специалистами, которые способны её выполнить лучше всех (по горизонтали);

Сферы контроля - число лиц, подчинённых одному руководителю (по вертикали).

Если одному руководителю подчиняется большое коли­чество людей, то это широкая сфера контроля (плоская структура управления).

Если сфера контроля узкая (руководителю подчиняется мало людей), то это многоуровневая структура.

Третий элемент системы – это задачи , т.е. предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.

Задачи организации делятся на три категории:

1) работа с людьми;

2) предметами труда;

3) работа с информацией.

Следующим элементом является технология. Технология - это средство преобразования сырья (люди, информация, материалы) в искомые продукты и услуги.

Технология - это сочетание квалификационных навы­ков, оборудования, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях.

Заключительным элементом системы ученые считали кадры . Поведение человека в обществе и на работе является следствием сочетания индивидуальных характеристик личности, к которым относятся:

а) способности;

б) предрасположенность, одарённость;

в) потребности;

г) ожидания;

д) восприятие;

е) взгляды;

ж) ценности.

Достоинством данного подхода является то, что в центре системы управления стоят цели, как исходный момент процесса управления, опреде­ляющий все остальные элементы. Вместе с тем, недостатком данного подхо­да к структуре системы управления является отсутствие выделения субъекта и объекта управления, а также их связи с внешней средой предприятия, что не отражает особенностей системы управления предприятием как открытой системы.

Одной из наиболее популярных концепций системного подхода является теория «7–S» , разработанная исследовате­лями, работавшими с консультационной фирмой «Мак-Кинзи».

Авторы теории считают, что эффективная организация формируется на базе семи взаимосвязанных составляющих, изменение каждой из которых с необходимостью требует соответствующего изменения остальных шести. Так как по-английски название всех этих составляющих начинается на «с», эта концепция получила название «7-S».

В соответствии с этой концепцией ключевыми составляющими явля­ется:

1. Стратегия (strategy) - планы и направления действия, определяющие распределение ресурсов, фиксирующие обязательства по осуществлению определенных действий во времени для достижения поставленных целей.

2. Структура (structure) - внутренняя композиция организации, отражающая деление организации на подразделения, иерархическую субординацию этих подразделений и распределение власти между ними.

3. Системы технологии (systems) - процедуры и рутинные процессы, протекающие в организации.

4. Штат (staff) - важные группы кадров, существующие в организации, охарактеризованные по возрасту, полу, образованию и т.п.

5. Стиль (style) - способ, каким руководители управляют организацией; сюда же относится организационная культура.

6. Квалификация (skills) - отличительные возможности ключевых людей в органи­зации.

7. Разделенные ценности (shared values) - смысл и содержание основных направлений дея­тельности, которые организация доводит до своих членов.

В соответствии с данной концепцией, только те организации могут эффективно функционировать и развиваться, в которых менеджеры могут содержать в гармоничном состоянии систему, состоящую из данных семи компонент.

Как считает профессор Р. А. Фатхутдинов, структура системы менеджмента должна максимально отвечать требованиям научных подходов и принципов менеджмента. Он предложил структуру системы менеджмента, представленную на рисунке 1.5.

Р. А. Фатхутдинов считал, что системы состоит из семи элементов: научное обоснование системы менеджмента (современные научные подходы к менеджменту, принципы менеджмента, общие методы менеджмента); экономики системы менеджмента (основные законы рыночных отношений, экономическое обоснование мероприятий по повышению эф­фективности менеджмента, основные показатели финансового плана); целевой подсистемы (повышение качества товаров и услуг, ресурсосбережение, расширение рынка сбыта товаров, организационно-техническое развитие производства, социальное развитие коллектива и охрана окружающей среды); функциональной подсистемы (планирование (анализ, прогнозирование, моделирование, оцен­ка, разработка планов и программ), организация процессов, учет и контроль, мотивация, регулирование); обеспечивающей подсистемы (методическое обеспечение, ресурсное обеспечение, информационное обеспечение, правовое обеспечение, организационно-техническое обеспечение системы менеджмен­та); управляющей подсистемы; внешней среды системы менеджмента (управление персоналом, социология и психология менеджмента, процесс оптимизации, принятия и реализации решений, анализ в принятии решений, прогнозирование в принятии решений).

Рисунок 1.5 - Структура системы менеджмента

Примечание:

1.1. современные научные подходы к менеджменту;

1.2. принципы менеджмента;

1.3. общие методы менеджмента;

2.1. основные законы рыночных отношений;

2.2. экономическое обоснование мероприятий по повышению эф­фективности менеджмента;

2.3. основные показатели финансового плана;

3.1. повышение качества товаров и услуг;

3.2. ресурсосбережение;

3.3. расширение рынка сбыта товаров;

3.4. организационно-техническое развитие производства;

3.5. социальное развитие коллектива и охрана окружающей среды;

4.1. планирование (анализ, прогнозирование, моделирование, оцен­ка, разработка планов и программ);

4.2. организация процессов;

4.3. учет и контроль;

4.4. мотивация;

4.5. регулирование;

5.1 методическое обеспечение;

5.2 ресурсное обеспечение;

5.3 информационное обеспечение;

5.4 правовое обеспечение;

5.5 организационно-техническое обеспечение системы менеджмен­та;

6.1 макросреда фирмы;

6.2 инфраструктура рынка;

6.3 микросреда рынка;

7.1 управление персоналом;

7.2 социология и психология менеджмента;

7.3 процесс оптимизации, принятия и реализации решений;

7.4 анализ в принятии решений;

7.5 прогнозирование в принятии решений.

1. Понятие системного подхода, его основные черты и принципы……………….2

2. Организационная система: основные элементы и типы…………………………3

3. Теория систем………………………………………………………………………5

• Основные понятия и характеристики общей теории систем
• Характеристики открытых организационных систем

· Пример: банк с точки зрения теории систем

4. Значение системного подхода в управлении …………………………………………...7
Введение

По мере того, как развивается промышленная революция, рост крупных организационных форм бизнеса стимулировал появление новых идей относительно того, как предприятия функционируют и как нужно ими управлять. Сегодня имеется разработанная теория, которая дает направления для достижения эффективного управления. Первую появившуюся теорию обычно называют классической школой управления, также существуют школа социальных отношений, теория системного подхода к организациям, теория вероятностей и др.

В своем докладе я хочу рассказать о теории системного подхода к организациям, как идеи для достижения эффективного управления.

1. Понятие системного подхода, его основные черты и принципы

В наше время происходит невиданный прогресс знания, который, с одной стороны, привел к открытию и накоплению множества новых фактов, сведений из различных областей жизни, и тем самым поставил человечество перед необходимостью их систематизации, отыскания общего в частном, постоянного в изменяющемся. Однозначного понятия системы не существует. В наиболее общем виде под системой понимается со­вокупность взаимосвязанных элементов, образующих оп­ределенную целостность, некоторое единство.

Изучение объектов и явлений как систем вызвало формирование нового подхода в науке - системного подхода.

Системный подход как общеметодический принцип используется в различных отраслях науки и деятельности человека. Гносеологической основой (гносеология - раздел философии, изуч. формы и методы научного познания) является общая теория систем, начало кот. положил австралийский биолог Л. Берталанфи. В начале 20-х годов молодой биолог Людвиг фон Берталанфи начал изучать организмы как определённые системы, обобщив свой взгляд в книге "Современная теория развития" (1929). В этой книге он разработал системный подход к изучению биологических организмов. В книге "Роботы, люди и сознание" (1967) он перенёс общую теорию систем на анализ процессов и явлений общественной жизни. 1969 - "Общая теория систем". Берталанфи превращает свою теорию систем в общедисциплинарную науку. Предназначение этой науки он видел в поиске структурного сходства законов, установленных в различных дисциплинах, исходя из кот. можно вывести общесистемные закономерности.

Определим черты системного подхода :

1. Сист. подход - форма методологического знания, связ. с исследованием и созданием объектов как систем, и относится только к системам.

2. Иерархичность познания, требующая многоуровневого изучения предмета: изучение самого предмета - «собственный» ур-нь; изучение этого же предмета как элемента более широкой системы - «вышестоящий» ур-нь; изучение этого предмета в соотношении с составляющими данный предмет элементами - «нижестоящий» ур-нь.

3. Сист.подход требует рассматривать проблему не изолированно, а в единстве связей с окружающей средой, постигать сущность каждой связи и отдельного элемента, проводить ассоциации между общими и частными целями.

С учётом сказанного определим понятие системного подхода :

Сист. подход - это подход к исследованию объекта (проблемы, явления, процесса) как к системе, в кот. выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов, исходя из общего предназначения объекта.

Можно также сказать, что системный подход - это такое направление методо­логии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной социально-эко­номической системы.

Обратимся к истории.

До становления в начале XX в. науки о менеджменте правители, министры, полководцы, строители принимая решения руководствовались интуицией, опытом, традициями. Действуя в конкретных ситуациях, они стремились найти лучшие решения. В зависимости от опыта и таланта управленец мог раздвигать пространственные и временные рамки ситуации и стихийным образом осмысливать свой объект управления более или менее системно. Но тем не менее до XX в. в управлении господствовал ситуативный подход, или управление по обстоятельствам. Определяющим принципом этого подхода является адекватность управленческого решения относительно конкретной ситуации. Адекватным в данной ситуации полагается решение, наилучшее с точки зрения изменения ситуации, непосредственно после оказания на нее соответствующего управленческого воздействия.

Таким образом, ситуативный подход - это ориентация на ближайший положительный результат ("а дальше видно будет..."). Мыслится, что "дальше" опять будет поиск лучшего решения в той ситуации, которая возникнет. Но решение в данный момент наилучшее, может оказаться совсем не таким, как только ситуация изменится или в ней обнаружатся неучтенные обстоятельства.

Стремление отреагировать на каждый новый поворот или разворот (изменение видения) ситуации адекватным образом приводит к тому, что менеджер вынужден принимать все новые и новые решения, идущие вразрез с прежними. Он фактически перестает управлять событиями, а плывет по их течению.

Сказанное не означает, что управление по обстоятельствам неэффективно в принципе. Ситуативный подход к принятию решений необходим и оправдан, когда сама ситуация экстраординарна и использование прежнего опыта заведомо рискованно, когда ситуация изменяется быстро и непредсказуемым образом, когда нет времени для учета всех обстоятельств. Так, например, спасателям МЧС часто приходится искать наилучшее решение именно в рамках конкретной ситуации. Но тем не менее в общем случае ситуативный подход недостаточно эффективен и должен быть преодолен, заменен или дополнен системным подходом.

1. Целостность, позволяющая рассматривать одновре­менно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.

2. Иерархичность строения, т.е. наличие множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня - эле­ментам высшего уровня. Реализация этого принципа хо­рошо видна на примере любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управ­ляемой. Одна подчиняется другой.

3. Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкрет­ной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойства­ми самой структуры.

4. Множественность, позволяющая использовать мно­жество кибернетических, экономических и математиче­ских моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

2. Организационная система: основные элементы и типы

Любая организация рассматривается как организационно-экономическая система, имеющая входы и выходы и определенное количество внешних связей. Следует дать определение понятию «организация». В истории были различные попытки идентифицировать это понятие.

1. Первая попытка строилась на идее целесообразности. Организация - есть целесообразное устройство частей целого, которое имеет определённую цель.

2. Организация - социальный механизм для реализации целей (организационных, групповых, индивидуальных).

3. Организация - гармония, или соответствие, частей между собой и целым. Любая система развивается на основе борьбы противоположностей.

4. Организация - целое, которое не сводится к простой арифметической сумме составляющих его элементов. Это целое, которое всегда больше или меньше суммы своих частей (всё зависит от эффективности связей).

5. Честер Бернард (на Западе считается одним из основоположников современной теории менеджмента): когда люди собираются вместе и официально принимают решение объединить свои усилия для достижения общих целей, они создают организацию.

Это была ретроспектива. Сегодня организация может быть определена как социальная общность, которая объединяет некоторое множество индивидов для достижения общей цели, которые (индивиды) действуют на основе определённых процедур и правил.

Исходя из данного ранее определения системы, определим организационную систему.

Организационная система - это определённая совокупность внутренне взаимосвязанных частей организации, формирующая некую целостность.

Основными элементами организационной системы (а значит и объектами организационного управления) выступают:

·производство

·маркетинг и сбыт

·финансы

·информация

·персонал, человеческие ресурсы - обладают системообразующим качеством, от них зависит эффективность использования всех остальных ресурсов.

Эти элементы являются основными объектами организационного управления. Но у организационной системы есть и другая сторона:

Люди . Задача менеджера в том, чтобы способствовать координации и интеграции человеческой деятельности.

Цели и задачи . Организационная цель - есть идеальный проект будущего состояния организации. Эта цель способствует объединению усилий людей и их ресурсов. Цели формируются на основе общих интересов, поэтому организация- инструмент для достижения целей.

В настоящее время нет единства в определении понятия «система». В первых определениях в той или иной форме говорилось о том, что система - это элементы и связи (отношения) между ними. Например, основоположник теории систем Людвиг фон Берталанфи определял систему как комплекс взаимодействующих элементов или как совокупность элементов, находящихся в определенных отношениях друг с другом и со средой. А. Холл определяет систему как множество предметов вместе со связями между предметами и между их признаками. Ведутся дискуссии, какой термин - «отношение» или «связь» - лучше употреблять.

Позднее в определениях системы появляется понятие цели. Так, в Философском словаре система определяется как «совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях между собой определенным образом и образующих некоторое целостное единство».

В последнее время в определение понятия системы наряду с элементами, связями и их свойствами и целями начинают включать наблюдателя, хотя впервые на необходимость учета взаимодействия между исследователем и изучаемой системой указал один из основоположников кибернетики У.Р. Эшби .

Система есть нечто целое, организованное множество.

Система есть множество вещей, свойств и отношений

Система в современном понимании есть некая совокупность внутренне взаимосвязанных частей. Основоположником теории систем стал Людвиг фон Берталанфи.

Система (от греч. systema - целое, составленное из частей соединение) - множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство.

Системой (по Дж. О"Шонесси) называется совокупность взаимозависимых элементов, образующих единое целое; целое выполняет некоторую функцию.

Система - это некоторая целостность, состоящая из взаимосвязанных частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.

Существуют различные классификации систем в зависимости от целей исследования:

по отношению к внешней среде системы подразделяются на:

открытые - системы, способные обмениваться со средой массой, энергией и информацией;

закрытые - системы, изолированные от внешней среды;

Экономические системы - открытые, они являются составной частью более общей социально-экономической системы;

по признаку изменения системы в зависимости от фактора времени:

статические системы, состояние которых с течением времени остается практически постоянным;

динамические системы, изменяющие свое состояние во времени.

по признаку однородности входящих в систему элементов выделяются:

гомогенные системы, состоящие из однородных элементов и допускающие взаимозаменяемость;

гетерогенные системы, состоящие из разнородных элементов и не обладающие свойством взаимозаменяемости;

по степени организованности различают:

хорошо организованные системы - означают возможность определения элементов системы, их взаимосвязей между собой и целями системы;

плохо организованные (или диффузные) системы - характеризуются некоторым набором макропараметров и закономерностей, выявленных не на основе исследования всего объекта, а только по представительной выборке компонентов, характеризующих объект или процесс в целом;

самоорганизующиеся или развивающиеся системы - характеризуются как признаками, характерными для диффузных систем (стохастичностью поведения, нестабильностью отдельных параметров), так и специфическими признаками, основными из которых являются: непредсказуемость поведения, способность адаптироваться к изменяющимся условиям среды, менять структуру, сохраняя при этом свойство целостности; способность противостоять энтропийным тенденциям, формировать возможные варианты поведения и выбирать из них лучший.

Применение теории систем в менеджменте в конце 50-х годов явилось важнейшим вкладом школы науки управления. Системный подход - это не набор каких-то руководств или принципов для управляющих - это способ мышления по отношению к организации и управлению. Чтобы осознать, как системный подход помогает руководителю лучше понять организацию и более эффективно достичь целей, необходимо определить, что такое система.

Системой называется совокупность взаимозависимых элементов, образующих единое целое; целое выполняет некоторую функцию. Здесь существенно то, что элементы должны быть взаимозависимыми и / или взаимодействующими. Самые разные части могут быть объединены в «целое», но это «целое» еще не система, пока не сформирован, скажем, некий механизм. Любая система может рассматриваться как подсистема некоторой более крупной системы.

Системный подход - это подход к исследованию объекта (проблемы, явления, процесса) как к системе, в которой выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов, исходя из общего предназначения объекта. Можно также сказать, что системный подход - это такое направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной социально-экономической системы.

Определим черты системного подхода:

Системный подход - форма методологического знания, связанная с исследованием и созданием объектов как систем, и относится только к системам.

Иерархичность познания, требующая многоуровневого изучения предмета: изучение самого предмета - «собственный» уровень; изучение этого же предмета как элемента более широкой системы - «вышестоящий» уровень; изучение этого предмета в соотношении с составляющими данный предмет элементами - «нижестоящий» уровень.

Системный подход требует рассматривать проблему не изолированно, а в единстве связей с окружающей средой, постигать сущность каждой связи и отдельного элемента, проводить ассоциации между общими и частными целями.

Основные принципы системного подхода (системного анализа):

Системный подход в исследовании управления можно представить в совокупности принципов, которым необходимо следовать и которые отражают как содержание, так и особенность системного подхода.

А. Принцип целостности

Он заключается в выделении объекта исследования целостным образованием, т.е. отграничении его от других явлений, от среды. Это можно сделать только посредством определения и оценки отличительных свойств явления и сравнения этих свойств со свойствами его элементов. При этом объект исследования не обязательно должен носить название системы. Например, система управления, система работы с персоналом и т.д. Это может быть механизм, процесс, решение, цель, проблема, ситуация и пр. Напомним, что системный подход - это установка на изучение, это комплекс принципов и методов исследования.

Целостность - это не абсолютная характеристика, она может выражаться в определенной мере. Системный подход предполагает установление этой меры. Этим он отличается от подходов аспектного, многоаспектного, комплексного, репродукционистского, концептуального, в рамках которых целостность выступает не как реальное и объективное свойство, а, следовательно, и характеристика объекта, а как некоторое условие его изучения. Здесь целостность имеет условный характер.

Б. Принцип совместимости элементов целого.

Целое только тогда может существовать в качестве целого, когда совместимы между собой составляющие его элементы. Именно их совместимость и определяет возможность и наличие связей, их существование или функционирование в рамках целого. Системный подход требует оценить с этих позиций все элементы целого. При этом совместимость следует понимать не просто как свойство элемента как такового, а его свойство в соответствии с положением и функциональным статусом в этом целом, его отношение к системообразующим элементам.

Системообразущим элементом для социально-экономической системы является человек. Его отношения с другими людьми по самым различным поводам (техника, технология, информация, социальная принадлежность, психология, стоимость, деньги и т.д.) и характеризуют и связи в социально-экономической системе и ее целостность. Управление, так же как и производство, общество, фирма и т.д., т.е. некая общность людей, объединенных одной из их потребностей, является социально-экономической системой. В исследовании этой системы можно использовать как аспектный, так и системный подход.

В. Принцип функционально-структурного строения целого.

Этот принцип заключается в том, что при исследовании систем управления необходимо анализировать и определять функциональное строение системы, т.е. видеть не только элементы и их связи, но и функциональное содержание каждого из элементов. В двух идентичных системах с одинаковым набором элементов и их одинаковым строением может быть различным содержание функционирования этих элементов и их связи по определенным функциям. Это часто и оказывает влияние на эффективность управления. Например, в системе управления могут быть неразвитыми функции социального регулирования, функции прогнозирования и планирования, функции связей с общественностью.

Особым фактором использования этого принципа является фактор развитости функций и степень их обособления, которая в определенной мере характеризует профессионализм ее реализации.

Исследование функционального содержания системы управления обязательно должно включать и определение дисфункций, которые характеризуют наличие таких функций, которые не соответствуют функциям целого и тем самым могут нарушить устойчивость системы управления, необходимую стабильность ее функционирования. Дисфункции - это как бы лишние функции, иногда устаревшие, потерявшие свою актуальность, но в силу инерции еще существующие. Их необходимо выявлять при исследовании.

Г. Принцип развития

Любая система управления, которая является объектом исследования, находится на определенном уровне и этапе развития. Все ее характеристики определяются особенностями уровня и этапа развития. И это нельзя не учитывать в проведении исследования. Как это можно учесть? Очевидно, посредством сравнительного анализа прошлого ее состояния, настоящего и возможного будущего. Конечно, здесь возникают трудности информационного характера, а именно: наличие, достаточность и ценность информации. Но эти трудности могут быть уменьшены при систематическом исследовании системы управления, позволяющем накапливать необходимую информацию, определять тенденции развития и экстраполировать их на будущее.

Д. Принцип лабилизации функций

Оценивая развитие системы управления, нельзя исключать возможность изменения ее общих функций, приобретения ею новых функций целостности, при относительной стабильности внутренних, т.е. их состава и структуры. Такое явление характеризует понятие лабильности функций системы управления. В реальной действительности нередко приходится наблюдать лабильность функций управления. Она имеет определенные пределы, но во многих случаях может отражать как положительные, так и отрицательные явления. Конечно, это должно быть в поле зрения исследователя.

Е. Принцип полуфункциональности

В системе управления могут быть функции полифункционального назначения. Это функции, соединенные по определенному признаку, для получения какого-либо специального эффекта. Его можно иначе назвать принципом функциональной совместимости. Но совместимость функций определяется не только ее содержанием, как нередко принято считать, но и целями управления и совместимостью исполнителей. Ведь функция - это не просто вид деятельности, но и человек, который реализует эту функцию. Часто функции, казалось бы несовместимые по своему содержанию, оказываются совместимыми в деятельности определенного специалиста. И наоборот. При исследовании полифункциональности нельзя забывать о человеческом факторе управления.

Ж. Принцип итеративности

Любое исследование является процессом, предполагающим определенную последовательность операций, использования методов, оценки результатов предварительных, промежуточных и конечных. Это характеризует итерационное строение процесса исследования. Его успех зависит от того, как мы выберем эти итерации, как будем их комбинировать.

З. Принцип вероятностных оценок

В исследовании не всегда существует возможность достаточно точно проследить и оценить все причинно-следственные связи, иначе говоря, представить объект исследования в детерминированном виде. Многие связи и отношения имеют объективно вероятностный характер, многие явления можно оценить лишь вероятностно, если учитывать современный уровень, современные возможности изучения явлений социально-экономического и социально-психологического плана. Поэтому исследование управления должно быть ориентировано на вероятностные оценки. Это означает широкое использование методов статистического анализа, методик расчета вероятности, нормативных оценок, гибкого моделирования и пр.

И. Принцип вариантности.

Этот принцип вытекает из принципа вероятности. Сочетание вероятностей дает различные варианты отражения и понимания действительности. Каждый из таких вариантов может и должен быть в фокусе внимания исследования. Любое исследование может быть ориентировано либо на получение единственного результата, либо на определение возможных вариантов отражения реального положения дел с последующим анализом этих вариантов. Вариантность исследования проявляется в разработке не единственной, а нескольких рабочих гипотез или разнообразных концепций на первом этапе исследования. Вариантность может проявляться и в выборе аспектов и методов исследования, различных способов, скажем моделирования явлений.

Но эти принципы системности только тогда могут быть полезны и эффективны, могут отражать действительно системный подход, когда они сами будут учитываться и использоваться системно, т.е. во взаимозависимости и в связи друг с другом. Возможен такой парадокс: принципы системного подхода не дают системности в исследовании, потому что используются спорадически, без учета их связи, субординации, комплексности. Принципы системности надо использовать тоже системно.

Значение системного подхода заключается в том, что менеджеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.

Особенность системного подхода состоит в том, что система управления рассматривается как средство решения проблем организации. В этом подходе используется, как правило, методология системного анализа.

Системный подход пытается рассмотреть организацию и внешнюю среду в которой она функционирует, как целое. (Приложение 1). Фирма рассматривается как сеть решающих центров, связанных между собой и с внешним миром коммуникационными каналами. Организация при таком подходе ориентирована на процесс принятия решений, мотивацию и контроль.

Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация. Материалы - это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся; она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование (Приложение 2).

Простая система ориентирована на достижение одной цели. Сложная система стремится к достижению нескольких взаимосвязанных целей. Управление системой будет эффективным, если в процессе преобразований внутри организации соотношение количества и качества потребляемых ресурсов на выходе-входе будет увеличиваться. В противном случае управление организацией не является, эффективным.

В настоящее время системный подход можно считать универсальной методологией менеджмента, суть которой - формирование образа мышления, рассматривающего в единстве все явления внешней и внутренней среды. Этот метод получил широкое распространение в современной теории и практике менеджмента. Например, за рубежом для оценки качеств менеджера его без предупреждения отправляют в длительную командировку. Если во время его отсутствия фирма работает успешно, то это является позитивной оценкой деятельности менеджера. Однако часто во время отсутствия руководителя деятельность становится менее эффективной - это свидетельствует о том, что менеджер оказывал влияние не на всю систему в целом (т.е. не обеспечивал стратегическое развитие фирмы), а ежедневно сам занимался текущими вопросами, не доверяя их руководителям среднего звена. Сущность системного, подхода к управлению - мысленный охват всех явлений как единое целое, их объективная оценка, обеспечение развития всей системы с учетом внутренних переменных (цель, структура организации, персонал, техника, технология), предвидение положительных и отрицательных последствий, принимаемых управленческих решений.

Важнейшие принципы системного подхода:

процесс принятия решений должен начинаться с выявления и четкого формулирования конкретных целей

необходимо рассматривать всю проблему как целое, как единую систему и выявлять все последствия и взаимосвязи каждого частного решения;

необходимы выявление и анализ возможных альтернативных путей достижения целей;

цели отдельных подсистем не должны вступать в конфликт с целями всей системы;

восхождение от абстрактного к конкретному;

единство анализа и синтеза, логического и исторического;

выявление в объекте разнокачественных связей и их взаимодействие и др.

Решение - это выбранная альтернатива, выбранный способ действия. К тому же решение предполагает воздействие на поведение персонала. Принятие решения - выбор этой альтернативы, выбор способа действия. Альтернатива - возможность действия, исключающая другие варианты действий.

Управленческое решение рассматривается в тесной взаимосвязи со всеми этапами общего процесса управления и соответственно все требования к качеству, эффективности и методологии подобных принимаемых решений формируются на основе общих требований, предъявляемых к функционированию системы управления.

Организационные решения - это выбор, который должен сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью, и способствующий решению задач, поставленных перед организацией или подразделением. Среди организационных решений различают:

запрограммированные решения - ситуации с ограниченным числом альтернатив и заданной последовательностью действий;

незапрограммированные решения - неструктурированные или сопряженные с неопределенностью, риском ситуации.

Вторая группа решений - это критичные решения.

Третья группа - это решения, различаемые по способу их формирования. Здесь обычно выделяют три вида решений:

произвольные решения - это решения, подкрепленные красноречием, хитростью начальника или прямой экономической или физической силой;

решения, основанные на суждениях, т.е. выбор, обусловленный знаниями или личным накопленным опытом, здравым смыслом;

рациональные решения - это выбор, обоснованный последовательным выполнением процесса анализа ситуации, например диагностика, формулировка ограничений и критериев, выявление и оценка альтернатив, выбор альтернативы по критериям, реализация решения и анализ результатов.

В последнем случае способ решения и объект, относительно которого принимается решение, выделяются и моделируются отдельно от субъекта действия. Вариант поля возможных рациональных решений в приложении 3.

Этапы процесса принятия решений и методы, наиболее часто применяемые на каждом этапе.

1. Определение целей организации: методы выявления потребностей, в основном из области маркетинга, социологические методы, методы теории ценностей (аксиология).

2. Выявление проблем по поту достижения целей: клинический метод, методы имитационного моделирования, в том числе деловые игры, методы экспертного опроса.

3. Выявление источников проблем: анализ истории фирмы с использованием, например, клинического метода; регрессивный и корреляционный анализ; факторный анализ.

4. Разработка вариантов решений, поиск решений: эвристические методы, например метод «мозговой атаки», морфологический анализ, линейное или динамическое программирование, моделирование деятельности организации и эволюции ее окружения.

5. Отбор наилучших решений: расчеты затрат, методы оптимизации, линейное и динамическое программирование, методы оценки эффективности вариантов решений, например «затраты-выгоды», функционально-стоимостной анализ; методы статистики и методы сравнения.

6. Согласование решений с персоналом: деловые игры, методы «внутреннего маркетинга», психологические методы взаимодействия в малых группах.

7. Утверждение решения: методы оценки риска и методы управления риском.

8. Подготовка решения к вводу в действие: сетевое планирование и управление, методы программирования деятельности подразделений.

9. Сопровождение реализации решения: методы мотивации персонала, методы выборочных обследований, статистические методы, методы теории измерений, методы автоматического регулирования.

10. Проверка эффективности выполненного решения: методы выборочных обследований, социологические методы, методы контроля, анализ надежности, методы анализа эффективности.

Таким образом, системный подход - это подход к исследованию объекта как к системе, в которой выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов, исходя из общего предназначения объекта.

Введение………………...………………………………………………………3

1. Понятие и сущность системного подхода в менеджменте …..……...……5

2. Предприятие как система, состоящая из подсистем………………..……14

3. Подходы используемые в системном управлении……………………….19

Заключение…………………………………………………………………….25

Список литературы…………………………………………………………..27

Введение

Актуальность курсовой работы. Современный деловой мир основан на принципах рыночной экономики. С развитием информационных технологий, технологий маркетинга и ведения предпринимательской деятельности перед организациями различных форм собственности открываются новые перспективы. Коммерческие организации являются основным инструментом достижения целей, сформированных собственниками, руководством и персоналом организации. Целью создания коммерческого предприятия, как правило, является извлечение прибыли в виде продукции, товара, имущества и/или финансового дохода. Значительное повышение целенаправленности и эффективности коммерческой деятельности может быть обеспечено использованием системного подхода, который нашел широкое применение в организации и управлении системами. Коммерческая деятельность обладает всеми свойствами и признаками, которые присущи системам.

Системный подход к управлению бизнесом заключается в построении такой структуры управления, которая позволит достигнуть целей деятельности предприятия; в определении состава комплекса и функций входящих в общую систему подразделений.

Деятельность любой организации состоит из множества взаимосвязанных бизнес-процессов, состав которых определяется спецификой ее деятельности. Для применения процессно-ориентированного управления организации необходимо понимать, какие именно бизнес-процессы у нее существуют, как они протекают и каким образом оценивать их эффективность. Поэтому в организации должны быть формализованы процессы, установлены показатели их эффективности, а также определены процедуры управления процессами.

Целью курсовой работы является исследование системного подхода в управлении.

Поставленная цель обусловила необходимость выполнения в ходе работы следующих задач:

1. определить понятие и выявить сущность системного подхода в менеджменте;
2. охарактеризовать предприятие как систему, состоящую из подсистем;
3. рассмотреть положительные и отрицательные стороны подходов используемых в системном управлении.

Изучению системного подхода к управлению предприятием уделяли внимание многие исследователи, среди которых хочется отметить таких ученых, как: Виханский О.С., Гапоненко А.Л., Дафт Р.Л., Жариков О.Н., Игнатьева А.В., Коротков Э.М., Коренченко Р.А., Минеева Н.В., Максимцова М.М., Никаноров С.П., Рогожин С.В. и др.

Объектом курсовой работы являются сущность системного подхода в управлении.

Предметом исследования является теоретико-методологические и прикладные проблемы системного подхода в управлении.

1. Понятие и сущность системного подхода в менеджменте

Системный подход основан на общей теории систем (Людвиг фон Берталанфи) и кибернетике, то есть, теории управления (Норберт Винер, У. Росс Эшби, Стаффорд Бир). Теория систем была основана ими в 40-60-е годы ХХ века.

В настоящее время активным направлением системного подхода в менеджменте является системориентированный менеджмент, разработанный в Санкт-Галлене (Швейцария) школой менеджмента местного университета под руководством Малика Фредмунда. Переводов работ этого ученого на русском языке, к сожалению, пока нет. Истоки этой школы положены в исследованиях ее основателя, Ханса Ульриха. Дальнейшее развитие этой области в связи с тем, что Ф. Малик, являющийся одним из последователей Ульриха, использовал идею британского кибернетика С. Бира.

Стаффорд Бир создал свой собственный системный подход к управлению, с учетом социальной организации, похожей на живой организм. Он назвал это «модель жизнеспособной системы в своей книге «Мозг фирмы» (1981). Такой подход является актуальным и может рассматриваться как перспективный в науке управления.

Еще одно направление в системном подходе к управлению представлено ​​в книге соучредителя Института интерактивного управления (США) Джамшида Гаредаги «Системное мышление. Как управлять хаосом и сложными процессами. Платформа архитектуры моделирование бизнеса» (2007). Здесь изложена комплексная интерактивная методика системного моделирования, с которой объединяется итеративный подход, системная динамика Джея Форрестера и идея самоорганизации социокультурных систем. В основе концепции моделирования целенаправленной системы, разработанной 70-е годы ХХ века, находятся научные труды Рассела Л. Акоффа.

Другое известное направление системного подхода развивает Питер Сенге. В своей книге «Пятая дисциплина. Искусство и практика самообучающейся организации» (1990) он сделал системное мышление инструментом для анализа проблем управления и лидерства, а также предложил использовать систему архетипов для решения бизнес-задач. В соответствии с его идеями и инструментами моделирования системы написана книга консультантов-психологов Джозефа О"Коннора и Иана Макдермотта «Искусство системного мышления: необходимые знания о системах и творческом подходе к решению проблем» (1997, на русском языке - 2006). Из более ранних работ этого направления выделяются работы Л. Стэнфорда Оптнера «Системный анализ для решения проблем бизнеса и промышленности» (1965).

Эффективным методом управления с использованием системного подхода признана «теория ограничений Голдратта». Она описана автором в его бизнес-романах «Цель: процесс непрерывного совершенствования» и «Цель-2: Дело не в везенье» и методично раскрывается в книге Уильяма Детмера «Теория ограничений Голдратта. Системный подход к непрерывному совершенствованию» (2007).

В современной практике достаточно часто оперируют понятием системы управления, более того, идет активное формирование и внедрение подобных систем в хозяйственную деятельность отдельных субъектов экономических отношений. Тем не менее касательно понятия «система управления» нет единого мнения, а многие существующие определения носят достаточно общий характер. Большинство современных авторов определяют систему управления как определенную «конструкцию» организационной системы, характеризующую состав и структуру звеньев управления, и функциональные взаимосвязи, объединенные определенным управляющим воздействием.

В современных условиях более адекватным было бы не только рассматривать систему управления как структуру, но и учитывать все возможные ее взаимосвязи, как внешние, так и внутренние, в динамике, что обеспечивает гибкость системы, способность адаптироваться к меняющимся условиям.

Ввиду того что, как правило, имеет место двойное воздействие на субъект управления - со стороны внешних и внутренних факторов, система управления предприятием должна быть сформирована в соответствии с их требованиями, что обеспечит ее обоснованность и эффективность. Система управления кредитным риском лизинговой компании испытывает влияние внутренних факторов, относящихся к характеристикам рассматриваемого проекта. Вместе с тем данная система корректируется, принимает влияние внешних инвестиционных показателей и ограничений лизинговой компании. Таким образом, определение системы управления предприятием, учитывающей внешнее окружение и внутреннюю структуру, дает возможность более эффективной организации управления, адаптации к изменяющимся условиям среды.

Теории управления со второй половины XX века претерпели сильное влияние со стороны интенсивно развивающегося общенаучного направление «общей теории систем», то есть, общенаучного системного подхода. На стыке теории управления и теории систем был сформулирован простой, но фундаментальный вывод, что любая организация - это система в наиболее полном и строгом значении этого понятия.

В соответствии с этим подходом систему следует понимать как совокупность, состоящую из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в функционирование целого. При этом не части, а именно целое является первичным, а его части - производными от него. Таким образом, основной задачей менеджера в соответствии с системным подходом является необходимость видеть подчиненную ему организацию в целом, в единстве ее частей, которые прямо или косвенно взаимодействуют друг с другом и с внешним миром. Он должен знать, что даже частный случай административного воздействия на компоненты организации, неизбежно приводит к многочисленным и часто непредсказуемым последствиям. Непредсказуемы они в том случае, если не учитывать принцип организации как единой взаимосвязанной системы, и для этого необходимо знать, каковы основные законы, по которым строятся системы.

Любая организация как система имеет свою внутреннюю логику, живет по своим правилам. Понимание этой внутренней логики является наиболее важным условием для организации эффективного управления. Но в то же время это - и основная трудность практики. Сложность усугубляется тем, что современные организации внутренне неоднородны и включают качественно различные компоненты (оборудование и людей), являясь так называемыми социально-техническими системами. Любая социотехническая система, согласно системному подходу, состоит из ряда подсистем, которые должны быть согласованы иерархически (по типу подчинения) и «горизонтально» (тип координации). Кроме того, в организационной системе не только могут, но и должны быть созданы в процессе работы необходимые для ее функционирования подсистемы - так называемые функциональные элементы управления.

Итак, системный подход в управлении по-новому трактует понимание организации как социально-технической системы. Это - способ мышления по отношению к практическим и теоретическим проблемам управления. Системный подход усилил междисциплинарные связи теории управления с другими науками и исследовательскими направлениями.

Системный подход - подход, при котором любая система (объект) рассматривается как совокупность взаимосвязанных элементов (компонентов), которая имеет выход (цель), вход (ресурсы), связь с окружающей средой, обратную связь. Это наиболее сложный подход к управлению. Системный подход базируется на основных свойствах системы:

1. Целостность - не элементы составляют целое, а целое создает в себе элементы системы. Целостность системы характеризуется тремя основными аспектами:

Каждая часть системы взаимодействует с другими, добавляя результат своего действия к общему результату системы в целом.

Совместная работа гетерогенных взаимосвязанных компонентов порождает качественно новые функциональные свойства целого, которое не имеет аналогов со свойствами его компонентов. Это означает, что фундаментальные свойства системы не могут быть сведены к сумме свойств ее компонентов и свойств. Иными словами, систему в целом нельзя свести к простой аддитивности ее компонентов.

Свойства целостности системы заключаются в единстве многообразия форм, аспектов, организационных структур и т.д. в материальной и духовной жизни общества в целом.

2. Второе свойство системы - взаимозависимость и взаимодействие между системой и окружающей средой.

Система генерирует и отображает свои свойства только в процессе взаимодействия с окружающей средой. Система реагирует на внешнюю среду, ощущает ее влияние, но сохраняет качественное определение и свойства, которые обеспечивают относительную устойчивость и адаптивность системы. Без взаимодействия с окружающей средой фирма как открытая система не может функционировать. Однако, чем меньше возмущений в среде, тем более стабильно компания будет работать. Задача менеджера заключается в прогнозировании ситуации и мер по адаптации параметров системы к факторам окружающей среды.

3. Структура - это набор системных компонентов и их взаимосвязей, которые определяют внутреннюю структуру и организацию объекта как целостной системы. В исследовании системы структура играет роль способа отображения организации. В исследовании и проектировании системы осуществляется его разложение на составляющие, установить их функции и связи. Оптимальная структура системы должна иметь минимальное количество компонентов, но в то же время они должны в полной мере выполнять указанные функции. Структура должна быть мобильной, т.е. адаптирующейся к меняющимся потребностям и целям. Эволюция структуры в пространстве и времени отражает процесс ее развития.

4. Иерархия - каждый компонент системы может рассматриваться как система (подсистема) более широкой глобальной системы. Например, фирма является подсистемой системы более высокого уровня - корпоративной, партнерской, объединения, отрасли, региона и т.д. В свою очередь, последняя является частью более широкого объединения, региона или страны. Страна является подсистемой глобальной системы - мирового сообщества. Если рассматривать отдел (департамент) как систему, то это будет глобальная система фирмы, и департамент будет подсистемой бюро (группы). Технологическое оборудование, имеющееся в магазине, является техническим компонентом системы и в то же время дополняет ее как целое. Данное свойство системы учитывать при изучении эффективности любых подразделений фирмы и фирмы в целом.

5. Преемственность и эволюция. Система существует, но ее существование функционально. Все процессы в любой системе (социально - экономические, технологические, биологические и т.д.) являются непрерывными и взаимозависимыми. Функционирование компонентов определяет характер всей системы в целом, и наоборот. В то же время система должна быть в состоянии учиться и развиваться.

Источниками эволюции социально-экономических систем являются:

Противоречия в различных сферах деятельности;

Конкуренция;

Разнообразие форм и методов работы;

Диалектика единства и борьбы противоположностей, и т.д.

Каждая компания, если она хочет конкурировать на рынке, должна изучить варианты источников своего развития и учитывать их в своей работе. Фирмы, которые не в состоянии анализировать и прогнозировать внутренние и внешние источники саморазвития рискуют стать несостоятельными.

6. Фокусность, выражающаяся в виде построения дерева целей социально - экономической системы, дерева подсистем, и т.д. Например, глобальная цель фирмы на нулевом уровне целей состоит в том, чтобы максимизировать прибыль, в соответствии с законодательством, социально - экологическими нормами и правилами. Далее, используя методы анализа и синтеза, ранжирования и оптимизации данная компании может быть декомпозирована до 4-5 уровней.

7. Стремление системы к состоянию устойчивого равновесия, которое предполагает адаптацию к изменению параметров системы согласно параметров окружающей среды, в конкретных ситуациях, обеспечивая высокий уровень динамики организации системы управления. Показатели организации системы управления включают в себя соотношение сторон (соотношение минимального набора основных параметров).

8. Альтернативность путей функционирования и развития. В зависимости от параметров ситуации (налоговые, таможенные пошлины, конкурентоспособности конкурентов, рыночной инфраструктуры, надежности, поставщики и т.д.), может быть несколько альтернативных путей достижения конкретной цели. Альтернативные способы функционирования и развития системы могут быть объективными или субъективными. Например, альтернативное развитие биологических систем в большей степени объективно. Развитие биологических систем во многом определяется генетикой и экологических факторов. Разработка же технических систем определяется субъективными факторами, а их производительность - надежностью системы. Альтернативные способы функционирования и развития социально - экономических систем определяются как объективными, так и субъективными факторами.

9. Наследственность, которая характеризует передачу структуре доминантных и рецессивных черт на разных стадиях развития от старой системы к новой генерации. Выделение доминирующих черт может повысить обоснованность направлений ее развития. Доминантные и рецессивные признаки по своей сути предвзяты. Субъективность контроля этих признаков должна быть учтена в их исследовании, выделении доминантных признаков инноваций и инвестиций в их развитие.

10. Приоритет качества. Практика показывает, что выживают те биологические, технические, социально - экономические системы, которые учитывают все факторы функционирования и уделяют приоритетное внимание развитию качества: качество экосистемы, качество товаров и услуг, качество инфраструктуры, качества жизни и т.д. потребительских цен, стоимость товаров, времени и других ресурсов. Качество пронизывает все от первых компонентов производственных циклов и нижних уровней дерева целей.

11. Приоритет интересов более широкого (глобального) уровня перед интересами компонентов системы. Индивидуальность среднего работника и большой социально - экономической системы не могут быть сопоставимы. В небольших системах могут иметь место исключения.

12. Надежность. Надежность системы (компании) характеризуется:

Бесперебойным функционированием системы в случае выхода из строя одного из ее компонентов;

Сохранение конструктивных параметров системы в течение планового периода;

Стабильностью финансового состояния компании;

Очевидно, что меры, предпринятые для совершенствования системы управления, должны улучшить ее надежность.

2. Предприятие как система, состоящая из подсистем

Анализ тенденций развития общей теории управления организационных систем, к которым относится какое-либо предприятие, показывает, что её современный этап характеризуется неуклонным переходом на новый принцип управления, суть которого состоит в двух основных взаимодополняющих положений.

Первое положение связано с признанием необходимости определенного отхода от традиционно принципа управления, то есть предположения, что успех предприятия зависит от оптимальности его внутренней структуры.

В традиционном подходе предприятие рассматривалось как «закрытая» система, его цели, задачи и условия деятельности считались известными, заданными и не изменяющимися в течение длительного периода времени. В новой управленческой системе предприятие должно рассматриваться как «открытая» система, способная постоянно корректировать свое взаимоотношение с внешней средой и целенаправленно взаимодействовать ней. При этом предполагается не только внутренняя самоорганизация, но и целенаправленная трансформация внешней сферы с целью создания благоприятных условий для своего роста развития. Фактически, это означает, что задача рационализации внутренней среды предприятия при всех их важности отходит на второй план, т.е. становиться не такой значимой.

Центральной проблемой устойчивого выживания современного предприятия и соответственно его подсистем становится разработка его концептуальных основ строительства и развития, выходящих за рамки внутренней области его интересов. Вторым положением управления является принципиально новый взгляд на подсистему как субъекта деятельности и на её роль в обеспечении жизнеспособности системы.

Прежний механистический принцип управления исходил из того, что

главным источником возмущения в системе являлись подсистемы. Перенос центра тяжести с оперативного управления на задачи стратегического планирования и развития предприятия поставил актуальный вопрос о необходимости расширить операторную (исполнительскую) функцию его подсистем.

Таким образом, суть нового подхода к проблеме подсистемы на предприятии требует отхода от признания тотального рационализма в моделях поведения и признания за ней права творческой иррациональности.

Отсюда основополагающим принципом модельного представления

подсистемы лесопромышленного предприятия является принцип её соответствия, требующий всестороннего описания с учётом эффективного решения текущих и перспективных задач.

С учетом сказанного, представляется возможным декомпозиция качества функциональной активности подсистем лесопромышленного предприятия на следующие основные его свойства и проявления: возбуждать и планировать активность; нести ответственность и проявлять индивидуальность.

Способность возбуждать активность обусловлена системой потребностей, которые существуют либо в виде процессов «стимул-реакция», либо в виде осознанных норм и ценностей («стимул-отклик»).

Способность планировать активность проявляется в следующих свойствах:

Осознавать свои потребности, понимать тенденции их изменения и влиять на их характер;

Формировать систему потенциальных интересов;

Анализировать ресурсные возможности и формировать актуальные интересы;

Разрабатывать согласованные по целям, задачам, месту и времени способы претворения своих актуальных интересов в жизнь;

Проявлять настойчивость в достижении цели;

Способность к самообучению, состоящей в расширении форм возможных стратегий поведения, обеспечивающих гибкость в разработке плана практических действий.

В основе способности системы планировать свою активность лежит фундаментальный принцип, на основе которого можно спрогнозировать последствия различных действий, а затем выбрать из них действия, обеспечивающие в конкретных условиях максимальную эффективность своего поведения при минимальных затратах.

Свойство ответственности предполагает у каждой подсистемы настоятельной потребности решать нормативно-правовые проблемы в отношении каждой другой подсистемы, входящей в ее окружение. Ответственность подсистем включает:

Принятие запросов с любой другой подсистемы;

Способность осуществлять оперативный анализ запросов;

Формирование предпринимаемых действий в соответствии с изменением состоянием других подсистем;

Способность реагировать на состояние окружающих ее подсистем и

стремиться к таким действиям, которые ведут у них к снятию негативных состояний.

В данном случае управление осуществляется в соответствии с принципом гармоничного сочетания особенностей всех подсистем, который предопределяет выполнение уникальных задач каждой из них и корпоративных процессов в составе общей системы в заданные сроки и с учётом установленных норм.

Таким образом, в концептуальной основе управления предприятиями лежит понятие нормативно-ценностной системы. В данном случае помимо описательной модели действительности, представляющей собой модель «возможного», должна содержать также и нормативную составляющую, называемую моделью «должного». Модель «должного» задается в виде значимой (для предприятия в целом и подсистем в отдельности) совокупности норм и ценностей (полезностей), формируемых на всем пространстве информационно-предметной среды. Следовательно, можно считать, что она как нормативно ценностная система организует всю совокупность процессов (экономических, технологических и др.), протекающих в информационной области и управляет этой совокупностью.

В соответствии с описанным выше принципом для управления предприятием на основании системного подхода может быть применена двухуровневая структурная модель управления.

Её нижний уровень описывает физические процессы, протекающие в ней, а верхний уровень описывает информационные процессы управления предметной области предприятием со стороны отдельных подсистем, входящих в его структуру.

Структурную модель предприятия можно представить в виде:

МОД 0 = [МОД 0 П, МОД 0 И, МОД 0 В ] (1)

МОД 0 П - модель предметной области;

МОД 0 И - модель информационной области;

МОД 0 В - модель взаимных отношений между подсистемами;

предприятия.

МОД 0 П, МОД 0 И, МОД 0 В для каждого отдельного предприятия индивидуальны и учитывают его технические, ресурсные и информационные составляющие.

Необходимость прогнозирования последствий, связанных с принятием системных управленческих решений, с позиции их вклада в уровень текущего индивидуального поведения отдельных подсистем и влияния этих решений на уровень стратегической стабильности предприятий в целом требует увязки всех протекающих физических процессов с возможностью их контроля и технологического управления.

Следовательно, все частные модели, входящие в состав модели (1), должны быть представлены как объекты управления, связанные с соответствующей информационной областью через ресурсные накопители, представляющие собой реализуемое управляющее решение.

Модель информационной области подсистемы включает, как правило, две взаимосвязанные вертикали. Первая вертикаль представляет собой совокупность подсистем, которые управляют независимыми технологиями, но связанными по входам и выходам процессами материального производства, протекающими в предметной области предприятия.

Вторая вертикаль обеспечивает целостность системы (вертикаль можно назвать административной) через создание условий так называемого «органического единства», которое выражается в способности всех подсистем осуществлять такое объединение труда, которое гармонично сочетает интересы части и целого относительно целей, задач и способов групповых действий.

Эта вертикаль должна также решать проблемные вопросы, направленные на защиту интересов системы от целей её отдельных подсистем.

4. Подходы используемые в системном управлении

Принципиальной особенностью концепции системного подхода к управлению является учет многомерности организации и управления ею. Поэтому подчеркивается необходимость учета в управленческой деятельности влияния и взаимодействия множества факторов, находящихся как внутри, так и вне организации и оказывающих прямое и косвенное воздействие на ее функционирование. При этом подчеркивается достижение системного (синергетического) эффекта, выражающегося в том, что целое всегда качественно отличается от простой суммы составляющих его частей.

Поведенческий подход к управлению как к процессу, получивший развитие с 1960-х гг., рассматривает деятельность, направленную на достижение целей организации, не как авральный процесс, который необходимо использовать когда ситуация уже выходит из под контроля, а как серию последовательных, циклически повторяющихся, взаимосвязанных действий — функций управления (планирования, организации, распорядительства, мотивации, руководства, координации, контроля, коммуникации, исследования, оценки, принятия решений, подбор персонала, представительство и ведение переговоров, заключение сделок и т.д.), образующих процесс управления как некоторую линию поведения.

Ситуационный подход к управлению, получивший распространение в 1970-е гг., предполагает, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией — конкретным набором обстоятельств, которые оказывают воздействие на функционирование организации в данное время. Обилие меняющихся во времени факторов в самой фирме и в окружающей среде приводит к тому, что не существует единого и неизменного оптимального способа управления фирмой.

Самым эффективным в текущий момент становится метод, наиболее соответствующий данной ситуации. Используя ситуационный подход, находят методы и средства, наилучшим образом способствующие достижению целей организации в конкретной ситуации. В концепции ситуационного подхода к управлению нашли свое отражение проблемы взаимодействия с внешней средой и ориентации фирм на учет изменений внешней среды, в сложившихся условиях.

Система бизнес-процессов (СБП) является подсистемой системы процессов организации. Основной мотив выделения СБП из всей совокупности процессов организации - уменьшение размеров и уровня сложности объекта управления на этапе управления бизнес-процессами. Выбор СБП во многом осуществляется на основании субъективных оценок, хотя и существуют определенные правила, которых желательно придерживаться.

Трудно сказать, кто автор словосочетания «бизнес-процесс», но активно оно стало использоваться с начала 90-х годов прошлого столетия основателями реинжиниринга бизнес-процессов Дэвенпортом, Хаммером, Чампи и др. До этого для тех же целей употреблялся термин «процесс» (в основном в системах менеджмента качества).

Существует огромное количество определений терминов «процесс» и «бизнес-процесс».

Во-первых, специалисты в области менеджмента процессов/бизнес-процессов, как правило, не ограничивают себя буквальным (словарным) толкованием термина «процесс», а творчески перерабатывают его в соответствии с собственными представлениями, закладывая в определение значительную субъективную составляющую.

Во-вторых, существуют объективные причины для построения сложных и замысловатых определений, в частности:

Иногда хотят подчеркнуть, что совокупность последовательных действий на самом деле имеет сложную логическую и временную структуру (логические переходы, циклы, обработку исключений и т.д.);

С момента распространения в менеджменте системного подхода появилась тенденция рассматривать процессы как элементы систем, преобразующие вход системы в ее выход;

С появлением реинжиниринга и термина «бизнес-процесс» специалисты стали чаще анализировать процессы с точки зрения бизнеса.

в современной литературе термины «процесс» и «бизнес-процесс» обозначают примерно одно и то же. В связи с этим существуют как минимум два варианта их совместного использования:

В первом случае термины «процесс» и «бизнес-процесс» считаются эквивалентными и взаимозаменяемыми (как это и делают многие специалисты по бизнес-процессам);

Во втором случае предлагается критерий, с помощью которого осуществляется дифференциация «процессов» и «бизнес-процессов».

Можно привести несколько правил, которыми можно руководствоваться при выделении СБП из системы процессов (СП):

Желательно ограничить СБП двумя уровнями вертикальной структуры СП, назвав их, например, «бизнес-процессы» и «виды деятельности»;

Выбор уровней желательно осуществлять с учетом полномочий владельца СБП. Например, Система управления бизнес-процессами (СУБП) (СУБП) руководителя банка и СУБП руководителя департамента банка будут иметь существенно различные СБП;

Желательно ограничить СБП размером не более 20 бизнес-процессов. Оптимальным, по мнению автора, является число от 7 до 15 бизнес-процессов;

Размер каждого бизнес-процесса в рамках СБП желательно ограничить размером не более 50 видов деятельности. Оптимальным, по мнению автора курсовой работы, является число от 15 до 30 видов деятельности.

СУБП является подсистемой системы управления организацией в целом. Как правило, при выделении СУБП в отдельное направление менеджмента перед СУБП ставят две основные цели:

1) обеспечить конкурентоспособность бизнес-процессов;

2) обеспечить бесперебойную работу бизнес-процессов.

Для достижения первой цели СУБП должна решать задачи перспективного совершенствования бизнес-процессов и развития средств совершенствования бизнес-процессов.

Для достижения второй цели СУБП должна быть направлена на поддержание текущего функционирования бизнес-процессов и адаптацию бизнес-процессов к изменениям внешней и внутренней среды организации. Естественно, в данном случае также необходимо решать задачу развития средств поддержания и адаптации.

Чтобы понять, каким образом СУБП решает поставленные задачи, вспомним, что объект управления - СБП - имеет две грани: шаблон СБП и экземпляр СБП. Шаблон СБП, как обычно, представляет собой модель используемой СБП, а экземпляр СБП - реальную СБП, управление которой осуществляет владелец СБП.

Наличие у объекта управления двух граней - шаблона и экземпляра - дает возможность владельцу СБП управлять объектом по двум направлениям: с целью внесения изменений в шаблон СБП и с целью изменения параметров экземпляра СБП. Первое направление владелец СБП может использовать для перспективного совершенствования бизнес-процессов и адаптации бизнес-процессов к изменениям внешней и внутренней среды, а второе - для текущего управления бизнес-процессами в штатном режиме.

Необходимо отметить, что шаблон СБП обычно многократно меняется на протяжении жизненного цикла экземпляра СБП. В связи с этим шаблон СБП дополнительно должен содержать алгоритм перехода экземпляра СБП с одного шаблона на другой.

Что касается развития средств совершенствования, поддержания и адаптации СБП, то фактически речь идет о совершенствовании процессов совершенствования, поддержания и адаптации. Это уже следующий, более высокий уровень управления совершенствованием, инструментами которого являются прежде всего автоматизация бизнес-процессов, а также автоматизация средств проектирования, развертывания, мониторинга, анализа и оценки бизнес-процессов.

Заметим, что управление экземпляром СБП также включает два направления:

1) управление каждым бизнес-процессом в отдельности;

2) управление связями между отдельными бизнес-процессами.

Первое направление подробно будет рассмотрено в следующем разделе. Что же касается управления связями между отдельными бизнес-процессами, то, как неоднократно упоминалось, эти связи представляют собой соединения между выходами одних бизнес-процессов и входами других. Обычно они пересматриваются существенно реже, чем сами бизнес-процессы.

В заключение приведем определение термина «управление системой бизнес-процессов» (точнее «система управления бизнес-процессами», или СУБП), соответствующее вышеприведенным рассуждениям:

СУБП - это целенаправленная система с обратной связью, объектом управления которой является СБП, а в качестве процесса управления выступает совокупность взаимосвязанных действий владельца СБП, обеспечивающая такое изменение параметров объекта управления, которое необходимо для достижения целей организации.

Можно дать более короткое определение: СУБП - система управления, в рамках которой владелец СБП обеспечивает функционирование и совершенствование СБП для достижения целей организации.