Отчет по сотруднику на испытательном сроке. Аналитическая отчетность в управлении персоналом

Личная информация:

Консультировал в области регулярного менеджмента более 70-ти компаний: от 10 до 9.000 человек (включая: холдинги, сети магазинов, фабрики, сервисные компании, строителей, государственных служащих, веб-агентства, интернет-магазины). Ученик Александра Фридмана.

Один из соавторов книги "Социальные технологии Таллиннской школы менеджеров. Опыт успешного использования в бизнесе, менеджменте и частной жизни": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

генеральный директор

Точность - вежливость королей, но обязанность для их подданных

Людовик XVIII

кому: собственникам, топ-менеджерам

Как симуляция бурной деятельности может быть принята руководителем за результат работы

“Чем сегодня занимались мои подчинённые? Какие задачи ими были выполнены? Сколько времени на это ушло, и какие результаты достигнуты?” - такие волнующие мысли зачастую не дают покоя руководителю. Откуда бы им взяться?

С внешней стороны всё замечательно. Как только начальник входит в кабинет, все сразу при деле: светские беседы обрываются на полуслове, кто-то начинает лихорадочно печатать на компьютере, другие - деловито переносить бумаги из одного места в другое, третьи - незамедлительно звонить всем контрагентам подряд. Почему же такая благостная картина порождает “волнующие мысли”?

Дело в том, что опытный руководитель прекрасно понимает разницу между “фактами” и “мнением о фактах” . Но для того чтобы понять, чем занимались вверенные ему подчинённые, необходимо устраивать подробный устный расспрос, “чем”, “как”, “когда”, с “какими результатами” и “кто” занимался. На это уходит уйма времени как руководителя, так и сотрудника. Поэтому руководитель эту задачу решает по остаточному принципу. А кто спросит, пока он будет в отпуске или на больничном?

Об инструменте, который позволяет отделить “факты” от “мнения о фактах”, замерить результативность и производительность подчинённых, пойдёт речь в этой статье. Встречайте. Ежедневные рабочие отчёты в формализованном виде для каждого сотрудника.

Рабочие отчёты: описание технологии и выгоды

Технология рабочих отчётов проста, “как дважды два”. Каждый сотрудник по итогам своего рабочего дня должен предоставить отчёт с полным списком сделанных задач и затраченным на каждую из них временем вместе со ссылкой на результат работы.

Напоминаю, что рабочие отчёты являются частью более масштабной технологии - “Организация работы сотрудников с учётом рабочего времени по задачам с помощью планов и отчётов и их разбора со стороны руководителя”. Общая технология состоит из следующих элементов:

Ежедневное планирование для сотрудников: организация и требования к формату. Подробнее читайте в статье “ ” .
Анализ, оценка и корректировка планов сотрудников, обсуждение планов с руководителем. См. статью “ ”.
Ежедневные отчётность для сотрудников: организация и требования к формату. Об этом я и рассказываю в этой статье.
Анализ, оценка и выводы из отчётов сотрудников. Подробнее в “ ”.

Ключевые принципы рабочих отчётов

Сотрудники должны делать отчёт по своей работе ежедневно вне зависимости от своей квалификации, должности и ещё каких-либо факторов.
Отчёты должны отправляться строго в конце текущего дня (которому соответствует отчёт)
Отчёт должен быть предоставлен в электронном виде и сохранён, чтобы у руководителя была возможность его подробно разобрать.
Любой вышестоящий руководитель должен иметь возможность просмотреть отчёты всех своих подчинённых.
Отчёт должен быть настолько подробным, насколько это необходимо для возникновения прозрачности в выполненных работах без дополнительного обсуждения с сотрудником.
Руководитель оставляет за собой право разбирать отчёт, задавать вопросы по методам выполнения задач и оценивать качество и эффективность выполненной работы.

Выгоды от ежедневных отчётов для руководителей

100% прозрачность действий каждого сотрудника по итогам рабочего дня, недели, месяца и т.д. Теперь нет необходимости в устных опросах: “а что вы делали?”.
Возможность отложенной проверки деятельности сотрудника. Далеко не всегда есть возможность проверять всех и сразу. Теперь можно открыть рабочие отчёты и узнать, что сделал менеджер Иван Петров за прошедшие 2 недели в течение каждого рабочего дня.
Ощутимый рост производительности сотрудников, ибо теперь можно спрашивать за каждую “десятиминутку” 8-ми часового рабочего дня.
Значительная экономия времени как руководителя, так и подчинённого за счёт отсутствия многочасовых опросов, “кто и что делал”.
Быстрая возможность отсева слабых, не справляющихся и не трудолюбивых сотрудников среди вновь нанятых и вышедших на испытательный срок. Теперь их результаты - “как на ладони” по итогам каждого дня.
“Старожилам” компании расслабиться и почивать на лаврах тоже не удастся. Их рабочие отчёты расскажут за них всё сами.
Снижение уровня стресса руководителя из-за “невозможности провести проверку”, т.к. теперь можно оценивать результаты каждого сотрудника в удобное время.

Выгоды от ежедневных отчётов для подчинённых

Непрерывный процесс получения знаний и опыта от своего руководителя. Как следствие: резкое развитие как профессиональных, так и личностных навыков. Фактически руководитель становится учителем-наставником, с которым вы на регулярной основе думаете совместно: о новых и более эффективных способах решения задач; как дальше развить свои “точки роста” и усилить “слабые места”; о допущенных ошибках и предотвращении появления новых.
Привычка работать “профессионально”, что во все времена очень ценится на рынке труда: прокачиваются навыки планирования, тайм-менеджмента, степень ответственности за свои действия.
Возможность самостоятельной оценки своей эффективности. Сотрудник всегда может посмотреть собственный рабочий отчёт, проанализировать его и наметить шаги по своему дальнейшему развитию.
Более быстрый карьерный рост тех, кто трудолюбив и работает качественно. Понятная и прозрачная демонстрация результата руководителю. Теперь с ним нет необходимости регулярно пить пиво и париться в бане, чтобы рассказать о своих достижениях, - всё наглядно видно. Система отчётов в организации значительно снижает влияние мастеров подковёрных игр и “любимчиков”.

Требования к составу рабочего отчёта

Название выполненной задачи . Из него должно быть понятно, какая работа была выполнена. Например: “Оплатить счёт на покупку оргтехники для бухгалтерии”.
Достигнутый результат . (пример: "Счёт оплачен частично, т.к. у продавца не было в наличии двух сканеров"). Если результат НЕ достигнут, то рядом с информацией о возникновении и реакции на возникшую проблему/задачу должна быть информация, каким образом и когда эту проблему планируется решить, и как её избежать в будущем.Также необходимо указать, какие регламенты/стандарты требуют дополнений/изменений/создания, и сразу же поставить себе в план соответствующие задачи. В новых задачах должна быть ссылка на текущую в качестве базовой-источника.

Основной принцип: у каждой задачи должен быть результат. Там, где это возможно, результат должен быть в формализованном виде (например: если сотрудник проводит собеседование, то в качестве результата работы: список отобранных кандидатов и краткая информация о них + список тех, с кем он поговорил).
Если задача подразумевала работу с документами, файлами или другой информацией, необходимо поставить прямую ссылку на эти документы, либо на папку или место, где они хранятся.
Важно для руководителей! Во всех задачах, связанных с управлением (например: изучение планов и отчётов других сотрудников, контроль и т.д.), обязательно указывать краткие итоги: достижения, недостатки, тенденцию и т.д. Пример “Задача: Проанализировать отчёты сотрудника Ивана Петрова за 2 недели. Выводы: “Нет предложений по некоторым задачам на улучшение регламентов. Петров с выводами ознакомлен и взял на себя обязательства обратить внимание и формулировать свои предложения более подробно”.
При изучении каких-либо материалов, посещении конференций, встречах с партнёрами и т.д. должен быть составлен краткий конспект + поставлена ссылка на него в отчёте.

Время, затраченное на выполнение задачи . Рядом с каждым достижением в скобочках необходимо указать время, затраченное на выполнение задачи.

Если у исполнителя есть ощущение, что итоговое время, затраченное на выполнение задачи, может вызвать вопрос у руководителя, необходимо сразу пояснить, “почему затрачено так много времени”. (Пример: Задача: Выставление и отправка счёта Клиенту. Время: 1 час. Пояснение: На выставление счёта затрачен 1 час времени из-за необходимости 3 раза пересогласовывать формулировку с Клиентом по его инициативе )

Пример рабочего отчёта

На примере продемонстрирован список задач из отчёта, сделанного в Битрикс24 (система позволяет централизованно работать в рамках компании и учитывать время по задачам). При должной организации планирования и учёта рабочего времени по задачам, все отчёты будут формироваться автоматически.

Пример результата задачи

Дополнение к рабочему отчёту

В конце каждого рабочего отчёта необходимо поставить следующую фразу (DD - дата; MM - месяц; YY - год; HH:MM - формат часы + минуты).

Итого за DD.MM.YY:
1) Отработано в офисе: HH:MM
2) Отработано из дома: HH:MM
3) Итого отработано: HH:MM
4) Больничный: HH:MM
5) Часы за свой счёт: HH:MM

Правила для дополнения к отчёту (на примере моей компании)

В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Больничный” может превышать 8 часов, только если больничный равен нулю).
В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Часы за свой счет” в сумме должны давать 8 часов, не больше.
Например, отпросился на 01:19, обед сократил до 00:25 вместо 01:00, рабочее время под конец дня составило - 07:19. В "Часы за свой счет" писать "00:41" плюс комментарий: отпросился на 01:19, обед 00:25 вместо 01:00 (т.е. фиксировать все отклонения от стандартов рабочего времени).
Время, проведённое в командировке, или поездка по рабочим вопросам считается также в строке “Отработано в офисе”.
В строке, где время равно нулю, ставится 0:00
Для скорости добавления фразы её необходимо копи-пастить из предыдущих отчётов, меняя время.

Последовательность внедрения рабочих отчётов

Внедрить ежедневные отчёты в повседневную работу подразделения/компании бывает крайне сложно, а порой и невозможно без параллельного проекта по внедрению регулярного менеджмента. Подробности о регулярном менеджменте читайте в статье “ ”.Здесь же я кратко обозначу 2 основных этапа:

Первый этап (длительность: 2-3 недели): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах пять наиболее крупных выполненных задач с указанием времени на каждую из них. Реализация: GoogleDocs или текстовые редакторы, возможно сразу система постановки задач.
Второй этап (длительность: 3 недели и далее): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах все задачи с указанием затраченного времени. Реализация: Битрикс24 или другая система постановки задач.

Когда рабочий отчёт может быть лишним

Для профессий, где выполняются однотипные повторяемые действия, имеет смысл вместо отчёта вводить норму на количество выполненных задач. Изначально оценивается желаемое среднее время на выполнение одной задачи. Далее норма вычисляется путём нехитрого действия: <количестов рабочих часов> разделить на <норма времени на выполнение одной задачи>.

Например, у оператора колл-центра может быть норма: 90 звонков в день, 4 продажи и т.д. В этом случае руководитель смотрит на отклонение от нормы, а не на рабочий отчёт. Аналогичной будет ситуации и с рабочим, которые выпускает однотипные детали.

Мне регулярно задают следующий вопрос: “Насколько часто рекомендуется проверять рабочие отчёты сотрудника?” Ответ банален: “Настолько, насколько необходимо, чтобы обеспечить приемлемую для компании и руководителя эффективность работы конкретного сотрудника” .

На начальном этапе (1-1,5 месяца) внедрения рабочие отчёты важно проверять каждый день у всех. Впоследствии у некоторых сотрудников достаточно их проверять 1 раз в 1-2 недели, у кого-то каждый день.

Если же человек работает с отчётами уже 1 год, а вы вынуждены проверять его отчёт каждый день - вы не дорабатываете как руководитель: не обеспечиваете должное воздействие на подчинённого или держите малоэффективного сотрудника.

Знаменитый психолог доктор Дэвид Меррилл обнаружил, что можно предсказать поведение человека, если распределить все возможные типы поведения на четыре стиля: Деятель (хочет, чтобы было сделано), Аналитик (хочет сделать все правильно), Друг (хочет быть вместе), Артист (хочет, чтобы его заметили). Ничей стиль не лучше и не хуже других, он просто иной. Но понимание этих различий поможет руководителю получить лучшие результаты от своих сотрудников.

Ваш сотрудник - Деятель

Деятели нацелены на дело, имеют большую настойчивость и низкую отзывчивость, предпочитают полагаться на разумные предположения и интуицию, а не на факты. Они хотят быстрых действий, осязаемых результатов, нетерпимы, говорят убедительным тоном и предпочитают устное общение письменному. Решительность - самая заметная черта Деятеля. Он способен запугать любого менее решительного члена вашей команды.

Проблема

Управлять Деятелями непросто, ведь они-то хотят управлять вами. Деятель может выполнить огромную работу за короткое время. Но если он почувствует, что его принуждают или обезличивают, весь процесс окажется иллюзорным. Если он не вдохновился или сопротивляется, ваш проект будет саботирован.

Как работать с Деятелем

Деятели предпочитают изменения и инновации, так что лучшее место для них - это новые проекты, в которых они могут воплощать свои идеи. Победа мотивирует их больше всего. Общаясь с Деятелем, строго придерживайтесь фактов, фокусируйтесь на задачах, а не на чувствах. Вы должны продемонстрировать, что ваши рекомендации исключительно работоспособны, никакие замысловатые способы тут не пройдут. Уважайте потребность Деятеля в высокой самооценке.

Ваш сотрудник - Аналитик

Аналитик имеет низкие и настойчивость, и отзывчивость. Полагается только на факты и детали. Хорошо организован, аккуратен, немногословен, предпочитает письменное общение, его всегда можно застать на рабочем месте. Любит работать в одиночку. Часто задает высокие стандарты (прежде всего для самого себя) и готов выполнить любую работу, чтобы им соответствовать. Склонен говорить структурировано, точно, взвешивая свои слова.

Проблема

Аналитик одержим сбором информации, с трудом принимает решения, все время волнуясь, правильный ли выбор делает. Старается избегать конфликтов. Если собеседник поддается эмоциям, Аналитик уходит в свои мысли и становится эмоционально нечувствительным, полагая, что рациональный подход может охладить перегретую ситуацию. Правда, эффект часто бывает противоположным.

Как работать с Аналитиком

Аналитики ценят точность, пунктуальность и организованность. Общаясь с ними, ясно и системно излагайте свои мысли, изучите каждую деталь. Аналитику понравится, что даже для разговора один на один у вас есть письменная повестка дня. Лучше передать ее ему заранее, чтобы он успел продумать все вопросы. Апеллируйте к его потребности в точности и логике. Ваш подход должен быть четко сформулирован и документирован.

Ваш сотрудник - Друг

Друзья имеют низкую настойчивость, но высокую отзывчивость. Они отражают чувства других людей, проявляют большое терпение и верят, что очень важно тратить время на установление взаимоотношений. Они предпочитают непосредственное личное общение телефонному или письменному. С клиентами работают в последовательной и методичной манере. Правда, постановка целей и планирование - не их стихия.

Проблема

Друзья выражают себя неуверенно, предпочитают во всем придерживаться проверенных путей, часто откладывают принятие решения. Склонны держать свое мнение при себе.

Как работать с Другом

Друзья - отличные командные игроки. Чтобы выстроить отношения с ними, вам надо показать восприимчивость к их чувствам, быть терпеливым и не жалеть времени на общение с ними. Апеллируйте к их потребности в укреплении отношений. Друзья, как правило, самые способные к оказанию помощи люди. Они часто бросают все свои дела, чтобы помочь коллеге. И они очень оценят то, что вы протянете им руку помощи тогда, когда в сложной ситуации окажутся они.

Ваш сотрудник - Артист

Артисты и настойчивы, и отзывчивы. Они не колеблясь сообщают о своих чувствах и часто выглядят большими энтузиастами. Они общительны, ярки, имеют склонность к драматизации и наслаждаются, когда им удается оказаться в луче прожектора. Они предпочитают работать вместе с другими, отлично умеют налаживать связи и всегда имеют большое количество контактов, которые могут помочь им добиться цели.

Проблема

Артист весьма импульсивен и часто сначала делает что-то, а потом уже думает. Он предпочитает работать в соответствии с имеющейся возможностью, а не по плану, и очень редко умеет управлять своим временем. И хотя обычно он, находясь на эмоциональном подъеме, является хорошим мотиватором, он чаще других оказывается в капкане. У Артиста масса идей, но зачастую он не имеет никакого представления, как их реализовать.

Как работать с Артистом

Общаясь с Артистом, покажите, что он вас интересует прежде всего как человек. Учитывайте, что он часто ведет себя драматично и преувеличенно. Артисты - это мечтатели. Поддерживайте их идеи и мечты, одновременно показывая, как превратить разговор в дело. Хорошо помогает ссылка на мнение тех людей, которых Артист уважает.

Эта методика описана в бестселлере Дэвида Майстера «Первый среди равных».

Когда ИП понимает, что уже не может один справляться со своим бизнесом, он нанимает работников. Когда ИП нанимает работников, он осознает, что у него прибавляется проблем:

Возрастают расходы – работникам надо платить зарплату плюс за них нужно еще страховые взносы перечислять;
Приходится организовывать кадровый учет – составление трудовых договоров, ведение трудовых книжек, формирование штатного расписания и иной документации никто не отменял;
Появляется необходимость теснее общаться с ПФР и ФСС – регистрироваться в качестве работодателя;
Увеличивается количество отчетов, которые надо сдать в разные органы.

Соответственно, ИП надо четко знать, какие отчеты, куда и когда надо сдать. Проконтролировать этот момент надо обязательно, так как штрафы никто платить не хочет.

Отчеты, которые ИП сдает по своим работникам, сдаются в три инстанции:

Налоговую;
Пенсионный фонд России;
Фонд социального страхования.

Теперь о каждом по порядку.

В налоговую надо сдать 4 отчета

Сведения о среднесписочной численности работников (СЧР);
2-НДФЛ;
6-НДФЛ;
Расчет страховых взносов.

Среднесписочную численность действующие ИП сдают лишь один раз в год. Данные подаются за прошедший календарный год до 20 января уже следующего года. Например, отчет за 2017 год надо было сдать до 20.01.2018 г..

Зачем налоговая вообще собирает эти сведения?

На самом деле, это одна из мер контроля. Численность работников имеет значение при расчете некоторых налогов, при форме сдачи отчетности (на бумаге / электронно), при возможности применения налоговых спецрежимов.

2-НДФЛ сдают также раз в год до 1 апреля , но по каждому работнику! Сколько работников, столько и справок 2-НДФЛ надо сдать! В справке проставляются суммы полученных работником доходов, предоставленных ему вычетов и удержанный НДФЛ за прошедший год.

Те ИП, у которых СЧР равна 25 человек и более, сдают эти отчеты электронно, а вот те, у кого это показатель менее 25, могут подать их в бумажном виде.

6-НДФЛ сдается после каждого квартала , форма общая – она составляется по ИП в целом. Сдать ее надо до первого числа месяца, идущего за кварталом, за который вы составляете отчет. Отчет подается электронно, на бумаге его, как и 2-НДФЛ, могут сдать лишь те, у кого работников было менее 25 человек.

Отнестись к сдаче этого нового пока что для работодателей отчета следует серьезно, так как кроме штрафов за просрочку подачи отчетности грозит довольно серьезная мера – налоговики вправе заблокировать ваш расчетный счет, если вы просрочили подачу 6-НДФЛ более чем на 10 дней. Согласитесь, ничего приятного в этом нет.

Расчет страховых взносов сдается в налоговую инспекцию, туда же платятся взносы, а не в ПФР. Исключение составляют взносы на травматизм, они, по-прежнему перечисляются в ФСС. Отчет сдается по итогам каждого квартала до 30 числа месяца, идущего за этим кварталом.

В ПФР надо сдать два отчета

Сведения о страховом стаже;
Отчет СЗВ-М.

Сведения о страховом стаже застрахованного лица представляется 1 раз в год по итогам отчетного периода – в данном случае по итогам года. Сдать его надо до 1 марта уже следующего года. Введение формы также связано с передачей страховых взносов в ведение налоговой и отменой формы РСВ-1.

Отчет СЗВ-М совсем новый, ввели его недавно – с апреля 2016 года.

Сдавать его надо ежемесячно, срок сдачи — до 15 числа месяца, наступившего за отчетным. Критерий обязательной сдачи его электронно тот же – 25 работников.

В бланке указываются сведения о работодателе, а затем идет список работников: прописывается ФИО, СНИЛС и ИНН. К работникам здесь относятся те, кто оформлен по трудовому договору или договору ГПХ. ИП, не имеющие ни одного работника, не заполняют отчет.

По сути, отчет представляет собой сведения о застрахованных лицах. Его введение связано с тем, что ПФР нуждается в информации о работающих пенсионерах – чтобы отсеять тех, кому не положена индексация пенсии.

В ФСС сдается только один отчет

4-ФСС ежеквартально сдают все работодатели, уплачивающие взносы по несчастным случаям.

В отчете указываются сведения о взносах за сотрудников — начисленным и уплаченным. С 2017 года форма сильно изменилась: в ней остался только один раздел – по взносам на травматизм. Отчет требуется для того, чтобы ФСС мог возвратить работодателю часть выплаченных им сумм.

4-ФСС сдается либо электронно, либо на бумаге – это зависит от численности работников (критерий все тот же – 25 человек). Срок сдачи отчета в электронном формате — до 25 числа месяца, идущего за кварталом, для бумажного формата этот срок меньше – до 20 числа.

При отсутствии деятельности, а, соответственно, и взносов, сдается нулевой отчет, в котором заполняется титульник и обязательные таблицы. К такому отчету лучше сразу приложить пояснения, раскрывающую причину сдачи нулевого отчета.

МВД

Работодатели, которые заключили или расторгли трудовой договор (договор ГПХ) с иностранным гражданином, обязаны . Сроки уведомления — в течение 3 дней со дня заключения (расторжения) трудового договора. Форма документа, который необходимо отправить в правоохранительные органы, установлена Приказом МВД России от 10.01.2018 № 11.

Военкомат

Если в организацию принимают военнообязанного гражданина, пребывающего в запасе, . На его подготовку есть 2 недели. Аналогичное извещение в указанные сроки необходимо направить в том случае, если с военнообязанным в запасе расторгают трудовой договор (Приложение № 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утв. Минобороны России 11.07.2017). Кроме того, законодательство требует передавать информацию об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья работника, подлежащего воинскому учету (Приложение № 13).

Служба занятости

Какие отчеты сдает отдел кадров, если организацию планируется ликвидировать либо планируется сокращение штата? Первым делом об этом необходимо . Срок — не позднее чем за 2 месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Срок в 3 месяца предусмотрен для тех случаев, когда закрытие организации приведет к массовому увольнению работников. Если ликвидируется ИП, то ему необходимо сообщить о предстоящем закрытии не позднее чем за 2 недели.

Кроме того, в службу занятости необходимо передавать данные о введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели, а также о приостановке производства. На подготовку информации дается 3 дня. Это следует из .

Ежемесячные отчеты кадровика в 2019 году

Служба занятости

Работодатели обязаны ежемесячно до 25 числа информировать службу занятости о наличии свободных мест (). Бланк уведомления не установлен, но определенные требования все-таки есть.

Росстат

Организации, в которых числятся более 15 человек, обязаны ежемесячно . Отчет сдают не позднее 15-го числа. Его форма и правила заполнения прописаны в Приказе Росстата от 06.08.2018 № 485 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников».

ПФР

Также до 15-го числа каждого месяца необходимо подготовить и направить . Регулярно в Пенсионном фонде хотят узнавать о работниках, с которыми заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры. Нормативные акты, которые вводят и описывают форму СЗВ-М, — Постановление Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п и Постановление Правления ПФ РФ от 07.12.2016 № 1077п.

Про особенности заполнения этого отчета читайте в нашей подборке.

Ежеквартальные отчеты

Росстат

Организации, средняя численность работников которых не превышает 15 человек, должны ежеквартально. Срок сдачи отчетов — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. Правила заполнения утверждены в Приказе Росстата от 06.08.2018 № 485 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников».

Кроме того, всем юридическим лицам (кроме субъектов малого предпринимательства), средняя численность работников которых превышает 15 человек (включая работающих по совместительству и договорам ГПХ), необходимо ежеквартально направлять в органы статистики сведения о неполной занятости и движении работников (форма № П-4 (НЗ)). Отчет и правила его заполнения утверждены также Приказом Росстата от 06.08.2018 № 485. Но сдавать сведения следует не позднее 8 числа после отчетного квартала.

Ежегодные отчеты

Военкомат

В сентябре (конкретная дата не установлена) в военкомат следует направлять списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста, а до 1 ноября — списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году.

Форма отчетных списков дана в Приложении № 11 к Методическим рекомендациям, утвержденным Минобороны России 11.07.2017.

До 1 декабря каждого года в военные комиссариаты необходимо сдавать , готовить личные карточки работников для сверки с учетными данными военного комиссариата.

ПФР

Не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, работодатели должны сдать . Отметим, что при увольнении сотрудника или его намерении уйти в отпуск этот документ необходимо направить в ПФР в трехдневный срок со дня обращения работника с заявлением. Сам отчет утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п, здесь же представлен порядок его заполнения.

Росстат

До 21 января года, следующего за отчетным, в органах статистики ждут . Его не должны сдавать только субъекты малого предпринимательства. Остальным рекомендуем ознакомиться с Приказом Росстата от 06.08.2018 № 485, а также изучить материалы, которые мы подготовили на эту тему. Обратите внимание, если компания не осуществляет деятельность определенную часть периода отчетности, она все равно заполняет и передает форму на общих основаниях, обозначая при этом дату, когда работа не велась.

Подняли возраст выхода на пенсию. Поэтому развели много новых отчетов по работникам предпенсионного возраста в статистику. Роструд и центр занятости. Как будто в ПФ РФ этой информации нет!? Любое действие здесь - это распил бюджета. Поэтому ненасытные чиновники сейчас требуют у компаний новый ежеквартальный отчет. Причиной стало повышение пенсионного возраста сотрудников ( Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ).

Центры занятости ждут от компаний новый отчет о работниках предпенсионного возраста. Первый раз отчитаться нужно уже в октябре и далее на постоянной основе. Рассмотрим порядок заполнения, новый бланк и образец (можно скачать в статье).

Хохмачка вся в том, что в действующем законодательстве нет четкого определения. Кто является работником предпенсионного возраста. Граждане предпенсионного возраста упоминаются лишь в Законе «О занятости населения в РФ». Там к ним относят людей за два года до пенсии (п. 2 ст. 5 Закона от 19.04.1991 № 1032-1). Исходя из этого определения «предпенсионерами» сейчас считают мужчин 59 лет и женщин 54 лет. Поэтому региональные центры занятости трактуют это так. Мужчины 1959 года рождения, женщины 1964 года рождения. Сведения про таких людей и надо указывать в отчете.

В рамках пенсионной реформы власти планируют законодательно закрепить понятие предпенсионного возраста. Это будет период в течение пяти лет до даты выхода на пенсию. Такой период установят для работающих граждан. Так и для тех, кто ищет работу. Но это пока только проект. А вот проект об уголовной ответственности за увольнение или отказ в приеме на работу предпенсионеров Дума уже приняла в первом чтении.

Мониторинг информации о численности работников, не являющихся пенсионерами

Цель нового отчета на работников в центр занятости

В рамках пенсионной реформы Правительство хочет иметь больше информации о гражданах, которые скоро пойдут на пенсию. Поэтому оно поставило Роструду задачу собирать по ним данные каждые три месяца.

В соответствии с решением Правительства Россйской Федерации (п.3 раздела III протокола заседания Правительства РФ от 14.06.2018г №16). Министерства труда и социальной защиты РФ и письма Федеральной службы по труду и занятости от 25.07.2018г №858-ПР. Вводится с октября 2018 года новый отчет в ЦЗН . Поэтому они просят ежеквартально отправлять отчет о предпенсионерах. Срок - до 1 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Начало этого действия - с 01.10.2018г.

С 1 октября 2018 года работодатели будут сдавать новый отчет

Сведения об организации и численности работников организации, не являющихся пенсионерами. (мужчины 1959 г.р., женщины 1964 г.р.)

С 1 октября 2018 г. работодатели должны будут предоставлять в местные центры занятости новые отчеты о работниках . Об этом говорится в Письме Роструда от 25.07.2018 № 858-ПР.

Форма называется «Сведения об организации и численности работников организации, не являющихся пенсионерами». В ней нужно будет указывать сведения о численности работников:

мужчин 1959 года рождения;
женщин 1964 года рождения.

Указывать нужно как работающих на отчетную дату, так и прекративших свою трудовую деятельность в течение отчетного периода.

Примечание : Обратите внимание: в отчете указываются сведения только о тех женщинах 1964 г.р. и мужчинах 1959 г.р. Которые не являются пенсионерами. Если сотрудник уже является пенсионером в связи с досрочным выходом на пенсию (например, по инвалидности), то информация о нем не указывается.

Кто сдает отчетность

Сдавать отчет в центр занятости должны все организации, независимо от формы собственности и применяемого режима налогообложения. Если на предприятии нет сотрудников предпенсионного возраста, то отчет представляется с нулевыми показателями.

Нужно ли отчитываться в службу занятости о работниках предпенсионного возраста?

На местах центры занятости начали требовать от организаций ежеквартальные отчеты о работниках предпенсионного возврата. Это мужчины 1959-го и женщины 1964 года рождения, которые должны пойти на пенсию в 2019 году. Отчеты просят представлять до 15-го числа месяца после каждого квартала. Но отчет необязателен, нет и утвержденного бланка, поэтому оштрафовать за его непредставление пока не вправе.

Если решите представить отчет, направьте его по форме, рекомендованной региональным центром занятости. Персональные данные в отчете не указывайте. Сообщите только о численности сотрудников предпенсионного возраста и уволенных работниках. Если таких нет, сдайте нулевой отчет.

Бесплатно составлять кадровые документы в веб-сервисе по готовым шаблонам

Сроки, форма и порядок сдачи новой формы

Роструд утвердил срок сдачи отчета о сотрудниках предпенсионного возраста и его форму только для самих центров занятости (письмо Роструда от 25.07.2018 № 858-ПР). Центры занятости должны ежеквартально представлять в Роструд сведения по форме 1. Срок – не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.

А вот сроки сдачи отчета и его форму для работодателей пока официально не установили. Когда будете сдавать отчет, ориентируйтесь на сроки и формы, которые рекомендуют региональные центры занятости. В каждом регионе свои сроки и формы отчета. Так, в одних регионах просят представлять отчет до 5-го числа месяца после отчетного квартала, в других раньше – не позднее 1-го числа месяца после отчетного квартала. Но отчет не входит в число обязательных форм, поэтому работодатели представляют его в добровольном порядке. Если не представите отчет или сдадите его позже срока, оштрафовать работодателя не вправе.

Унифицированной формы данного нового отчета в центр занятости пока не разработано. Поэтому пока его следует подавать на бланках, рекомендуемых своим региональным центром занятости. Примерную форму от ЦЗН г.Кирова можно скачать здесь (.xlsx 11Кб) .

Важно: службы занятости Москвы и Перми принимают отчет по такой форме...

В отчете укажите наименование организации, ее ИНН и КПП. Приведите численность работающих и уволенных сотрудников предпенсионного возраста за отчетный период. Это мужчины 1959-го и женщины 1964 года рождения, которые должны по закону пойти на пенсию в 2019 году. Персональные данные сотрудников в отчете указывать не нужно.

Важно! Укажите адрес предприятия, в каком районе зарегистрировано и среднесписочную численность. Выберите для этого место в бланке. Могут не принять!

Порядок сдачи отчетности

Впервые сдать отчет в центр занятости надо будет за III квартал 2018 года по состоянию на 1 октября.

Подать сведения можно лично или направить по электронной почте на адрес местного центра занятости . В теме (названии) электронного письма сотрудники ЦЗН рекомендуют указывать как наименование организации, так и самого отчета (например, «ООО «Шаражка», форма № 1 за III квартал 2018»).

Штрафы за непредставление отчета в центр занятости роструда по предпенсионерам

Ответственность за несдачу Законодательство не содержит положений, которые обязывали бы компании сдавать новый отчет. Поэтому не отчитавшимся фирмам можно не опасаться штрафов и блокировки счета. В настоящее время обязанность подавать сведения в центр занятости есть только (смотрим ниже) в части свободных вакансий и работников-инвалидов (ст. 25 Федерального закона от 19.04.1991 № 1032-1).

Итак, действующее законодательство не обязывает работодателей сдавать сведения о работниках предпенсионного возраста. В настоящее время заполнение форм мониторинга работодателями является «добровольным содействием в организации мероприятий в сфере занятости населения». Так что работодателям, которые не отчитались о работниках предпенсионного возраста, штраф не грозит!!!

В центры занятости нужно передавать сведения обо всех имеющихся вакансиях

Даже если организация в ближайшее время не планирует принимать работников на вакантные рабочие места. Она должна сообщить в центр занятости об имеющихся вакансиях. Такая позиция выражена в письме департамента труда и соцзащиты населения г. Москвы от 01.11.18 № 01-13-36240/18 .

Работодатели должны ежемесячно сообщать в службу занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей. Об этом сказано в пункте 3 статьи 25 Закона РФ от 19.04.91 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации». Информация предоставляется в отношении всех имеющихся у работодателя вакансиях. Независимо от того, предполагаются ли они к замещению. Если работодатель считает, что у него есть вакансия. Он обязан сообщить об этом в службу занятости.

Такие же разъяснения в отчет были даны в письме Минтруда России от 25.10.17 № 14-1/В-953 . Полученная от работодателя информация о вакансиях не используется для подбора работников. Сведения о вакантных должностях необходимы для того. Чтобы органы службы занятости могли оценивать занятость населения и разрабатывать необходимые меры. Которые направлены на достижение оптимальной занятости населения. А работники подбираются только для тех работодателей, которые обратились с просьбой помочь в подборе персонала. В таких случаях сведения о вакансиях вносятся в специальный регистр. И уже по ним служба занятости по согласованию с работодателями выдает гражданам направления на работу