Birincil belgelerin hazırlanması. Birincil belgeler nelerdir

Ancak hemen hemen her girişimci faaliyete önemli miktarda çeşitli belgeler eşlik eder. Makul bir soru şu: Birincil belgeler nelerdir?

Temel bilgiler

Altında birincil muhasebe ima edilen İlk aşama kuruluşun ana süreçlerini karakterize eden bireysel iş operasyonlarının genellemeleri.

Aşağıdakiler muhasebe nesneleri olarak kabul edilir:

• üretim süreci için hammadde alımı;
• maddi kaynakların satın alınması ve bunların sonraki harcamaları;
• üretim faaliyetlerine ilişkin giderler;
• üretilen ürünlerin ve tamamlanmamış üretimin hareketi;
• hacim bitmiş ürün;
• ürünlerin nakliyesi ve satışı;
• tedarikçiler, müşteriler ve alıcılarla yapılan uzlaşma işlemleri;
• bankalara, kuruculara ve finansal kuruluşlara raporlama yapmak;
• diğer.

Bütün bu işlemler eşlik ediyor dokümantasyon. İş süreçleri ve ilgili nüanslar hakkındaki bilgiler, birincil belgeler.

Temel konseptler

Birincil belge tanımı, bir faaliyetin sonuçlarına ilişkin ilk bilgileri kapsayan belgedir.

Birincil belge, bir ticari işlemin uygulandığına dair yazılı kanıttır. Bu belge işlem sırasında veya işlem tamamlandıktan hemen sonra düzenlenir.

Yani, bir ticari işlemin gerçeğini doğrulayan muhasebe belgeleri birincil olarak kabul edilir. Birincil belgelerde bulunan herhangi bir bilginin muhasebede görüntülenmesi gerekir.

Biriktirmek ve sistemleştirmek için muhasebe kayıtları kullanılır. Organizasyonda gerçekleştirilen tüm ticari işlemlere ilişkin verileri içerirler.

Muhasebe kayıtlarından alınan bilgiler belirli bir süre sonra gruplandırılarak mali tablolara taşınır.

Başlıca birincil belge türleri şunlardır:

• para emirleri;
• / vesaire.

Bu belgeler gerçekleştirilen ticari işleme ilişkin bilgileri içerir. Bazı durumlarda, birincil belge formları katı raporlama formları olarak sınıflandırılır.

İşlem türüne bağlı olarak, birincil belgeler sabit kıymetler, ücretler, nakit işlemler, Para Ve benzeri.

Özel ilgiyi hak ediyor. Aslında bu belge, belirli bir ticari işlemin ana hatlarını çizmediği ve birincil belgenin eki olduğu için pek birincil belge değildir.

KDV tahsilatı sürecinde fatura ihtiyacı ortaya çıkar. Ancak aynı zamanda fatura veya senet ibraz etmeniz gerekecektir.

Aynı zamanda Vergi kodu faturadan birincil belgelerle doğrudan bağlantılı olarak bahseder.

İşlevleri nelerdir?

Birincil belgenin temel amacı, tamamlanan ticari işlemin yasal geçerliliğini teyit etmektir.

Aynı zamanda, operasyonların yürütülmesi için bazı icracıların tamamlanan operasyonlara ilişkin sorumluluğu oluşturulmuştur.

Birincil belge, belirli bir ticari işlemle ilgili gerekli tüm bilgileri saklar ve belgenin varlığı, eylemin gerçekleştirildiğini doğrular.

Yani, birincil belgeler kuruluşun tüm ticari faaliyetlerine ilişkin verileri depolar. Birincil belgeler, işletmenin kişisel ihtiyaçlarını karşılamak ve düzenleyici makamlara sunulmak üzere saklanır.

Muhasebenin yapıldığı birincil belgeler esas alınır. Dokümanlarda bulunan verilere dayanarak mali ve vergi raporlaması oluşturulur.

Mevcut düzenleyici çerçeve

Birincil muhasebe belgelerine ilişkin temel kurallar, 6 Aralık 2011 tarihli ve 402 sayılı “Muhasebe Hakkında” Federal Kanunda tanımlanmıştır.

Ancak bazı birleşik formların kullanımı zorunlu görülmese de bunların kullanımını engelleyen hiçbir şey yoktur.

Bu konudaki karar konu başkanı tarafından verilir. ekonomik aktivite. Muhasebeden sorumlu kişinin teklifi üzerine birincil belgelerin formlarını onaylayan kişidir.

Formda kod sağ üst köşede bulunur. Bir ticari operasyon standart bir form kullanılarak değil, bağımsız olarak geliştirilmiş bir form kullanılarak tamamlanırsa, "kodu" kaydetmeye gerek yoktur.

Bu hükmün 19'uncu maddesi uyarınca, bankacılık evraklarında, nakit tahsilat/harcama emirlerinde, ekli makbuzlarda ve bunların yerine geçen belgelerde düzeltme, leke ve silinti bulunmasına veya düzeltici yolların kullanılmasına izin verilmez.

Bir hata tespit edilmesi durumunda bankacılık ve nakit belgeler infaz için kabul edilemez. Temel gereksinimler dikkate alınarak yeniden tasarlanmaları gerekiyor.

Yanlış işlenmiş veya hasar görmüş kasa belgelerinin imha edilmemesi önemlidir. Bunların üzeri çizilmeli ve düzenlendikleri güne ait kasa raporuna (kayıt) eklenmelidir.

Ortaya çıkan nüanslar

Birincil belgelerin hazırlanması ve işlenmesi sürecinde birçok farklı nüans ortaya çıkar. Ana olanlar arasında aşağıdakiler not edilebilir:

Birincil belge özel olarak onaylanmış bir listeden bir kişi tarafından imzalanır.	Birincil belgeleri imzalama hakkına sahip kişilerin listesi, baş muhasebeci ile mutabakata varılarak kuruluş başkanı tarafından belirlenir. Belgeler mali nitelikteki işlemlerle ilgili ise yönetici ve sorumlu kişi tarafından imzalanır. Ana belgelerin hazırlanması sırasında yöneticinin imzasının faks yoluyla çoğaltılması yasaktır.
Birincil belge tamamlanma sırasında hazırlanmalıdır.	Bir ticari işlem veya tamamlanmasının hemen ardından. Bir süre sonra hazırlanan bir belge yasal olarak kabul edilmemektedir.
Banka ve kasa belgelerini düzeltmek yasaktır	Diğer ana belgelerde, yalnızca sorumlu kişilerin onaylayıcı imzalarının olması ve değişiklik tarihinin belirtilmesi durumunda düzeltme yapılabilir.
Birincil belgelerin doğruluğunu dikkatlice kontrol etmek gerekir.	Zorunlu ayrıntıların bulunmaması, belgenin açıkça resmi bir onay olarak tanınmasına izin vermez. Vergi mükellefi, destekleyici belgeler aracılığıyla belgenin yasallığını kanıtlayabilse bile, tartışmalı anlaşmazlıklar ve muhtemelen davalar için çok fazla zaman harcamak zorunda kalacaktır.
Zorunlu bir gereklilik, birincil belgelerin hazırlanmasıdır	Açık devlet dili ulusal para biriminde. için belgeleriniz varsa yabancı Dil bunları Rusçaya çevirmek gerekiyor

İki taraflı belge nedir

Bazı durumlarda, birincil belgeleri hazırlarken iki taraflı bir birincil belgenin kullanılmasına izin verilir. Bu, evrensel transfer belgesinin (UDD) biçimidir.

Video: birincil belgeler

UPD formu, birincil belgelerin temel göstergeleriyle desteklenen, işleyen bir fatura şeklidir.

UPD'nin “1” durumu, bu belgenin yalnızca bir faturanın değil aynı zamanda bir belge veya faturanın yerine geçmesine olanak sağlar.

Aynı zamanda UTD, kârların vergilendirilmesi sürecinde giderlerin hesaplanmasında ve muhasebeleştirilmesinde eş zamanlı olarak kullanılır. Durumu “2” olan UPD, yalnızca işlem veya faturanın yerine geçer.

UPD, bir faturanın öğelerini ve bir ticari işlemin tamamlandığını onaylayan birincil belgeyi birleştirir. Mevzuat, faturaların veya irsaliyelerin bir kağıt ortamının her iki yüzüne düzenlenmesini yasaklamamaktadır.

Damgalamam gerekiyor mu?

Mühürler, birincil belgelerin zorunlu ayrıntıları arasında değildir. 402 sayılı Federal Kanunun 9. Maddesinin 2. Kısmında bundan bahsedilmiyor.

Bu nedenle kuruluşun mühür gerektiren kendi belgesini kullanması durumunda damga vurulması gerekmektedir.

Ancak aynı zamanda, mührün varlığının kanunen öngörüldüğü belgelerin mühürle tasdik edilmesi zorunludur. Örneğin, bunlar faturaları ve.

Ayrıca mühür ihtiyacı, kuruluşun muhasebe politikası veya tarafların mutabakatı ile belirlenebilir.

Onların güvenliğinden kim sorumlu?

Federal “Muhasebe” Kanununun 17. Maddesi, kuruluşların birincil belgeleri, muhasebe kayıtlarını ve mali tabloları belirli bir süre boyunca saklamasını zorunlu kılar.

Standartlara göre Devlet teşkilatı Arşiv kayıtlarında bu süre beş yıldan az olamaz. Depolama sırasında yetkisiz değişikliklere karşı koruma sağlanmalıdır.

Tüm düzeltmeler gerekçelendirilmeli ve uygun şekilde sertifikalandırılmalıdır. Muhasebe kayıtlarının içeriği ve mali tablolar ticari sır niteliğindedir.

Bilgiye erişimi olan kişiler, açıklanmasından Rusya Federasyonu mevzuatı normlarına uygun olarak sorumludur. Birincil olanlar başlangıçta depolanır Muhasebe belgeleri V kapalı dolaplar kuruluşun baş muhasebecisinin gözetiminde.

Uygun şekilde işlenmiş belgeler depolanmak üzere arşive aktarılır. İşletme sahibi onların güvenliğinden doğrudan sorumludur.

Birincil muhasebe belgelerinin varlığı, herhangi bir kuruluşun faaliyetlerinin ayrılmaz bir parçasıdır.

Onlar olmadan bir işletmenin normal varlığı neredeyse imkansızdır. Bu nedenle, birincil belgelerin hazırlanması ve işlenmesine ilişkin prosedürü bilmek ve takip etmek çok önemlidir.

Her şirket kullanmalı standart formlar Ticari işlemlerin gerçeklerini yansıtmak için. Hangi birleşik birincil muhasebe belgelerinin hükümet tarafından onaylandığını düşünelim. İçerikÖnemli hususlar Hangi tür birincil muhasebe belgeleri kullanılıyor (liste)? Raf ömürleri nedir...

Muhasebe departmanının faaliyetleri işletmenin işleyişinin ayrılmaz bir parçasıdır; en yüksek performansı sergileyen çalışanları içerir farklı eylemler- hesaplamadan birincil belgelerin kaydedilmesine ve bakımına kadar. Yapılan hatalardan dolayı şirketin veya doğrudan yöneticisinin sorumluluk derecesi de büyük ölçüde farklılık gösterir: bunlar tamamen iç sorunlarla ilgiliyse, para cezasından bahsetmeye bile gerek yoktur; sonradan vergilerin ödeneceği ödeme belgelerinden bahsediyorsak, ihlal eden kişi yalnızca para cezasıyla değil aynı zamanda hapis cezasıyla da karşı karşıya kalabilir. Bu yüzden iyi organize çalışma birincil ile şunu ifade eder öncelikli alanlar tüzel kişiliğin çalışması.

"Birincil belgeler" terimi, bunların aksine veya benzerlerinin aksine, yalnızca organizasyonel sorunların ortaklaşa çözülmesi gerektiğinde işletmenin diğer departmanlarının temsilcileri için zorluklara neden olan muhasebede kullanılır. Aşağıda bir bütün olarak birincil belgenin ne olduğunu açıklayacağız ve aynı zamanda içinde yer alan belgelerin gösterge niteliğinde bir listesini de sunacağız.

Muhasebede birincil belgeler nedir?

Garip bir şekilde, muhasebe departmanının çalışmalarını organize etmek için kullanılan ana düzenleyici kanun, 6 Aralık 2011 tarihinde kabul edilen ve 29 Temmuz 2018 tarihli değişiklikleri içeren 402-FZ sayılı “Muhasebe Hakkında” Federal Kanun, açık bir hüküm sunmuyor. Bu ifadenin tanımı. Bu yasanın 9. maddesinin 1. paragrafına göre, birincil belgeler, belirli bir olayı yansıtan, doğru şekilde hazırlanmış ve resmi olarak onaylanmış belgeleri içerebilir. Ekonomik hayat işletmeler.

Bu tür bölümler, şirket tarafından sağlanan ürünler, sunulan hizmetler veya gerçekleştirilen işler karşılığında fonların alınmasını veya tam tersine, envanter kalemlerinin satın alınması için para transferini içerir. İşletme başkanının talebi üzerine (aynı maddenin 4. fıkrası), birincil muhasebe belgelerinin listesi, finansal işlemlerle ilgili olmayan karşılıklı uzlaşmalara ilişkin bilgileri de içerebilir.

Önemli: Muhasebede birincil belgelendirmenin ana kriteri, fonların bir kişiden (çalışan, çalışan) transfer edilmesi gerçeğinin varlığıdır. Bireysel girişimci, firmalar) diğerine. Bu nedenle, birincil kalemler hiçbir koşulda listeye dahil edilmeyecek, ancak nakit makbuzu veya harcama talimatı yeterli olacaktır.

İLEMuhasebedeki birincil belgelerin saklama süresi - en az beş yıl Kayıt yılından itibaren. Uygulamada görüldüğü gibi, çoğu zaman Federal Vergi Hizmetinin temsilcileri ilk veya üç yılda bir birincil rapor talep eder; İlerleyen süreçte evraklar saklanmak üzere arşive aktarılabilir ve belirlenen süre dolduktan sonra işletmenin iç mevzuatı ve iç mevzuat gereklerine uygun olarak imha edilebilir.

Ancak Rus bürokratik uygulamasında belgeleri elden çıkarmak genellikle onları depolamaya devam etmekten daha zor olduğundan, gereksiz hale gelen birincil belgeler yeterli alan olduğu sürece arşivde bırakılabilir; Belirtilen 402-FZ sayılı Federal Kanun veya diğer düzenlemelerde bunun için herhangi bir ceza öngörülmemektedir.

Ayrıca, birincil belgelerin bakımı, niteliklerine ve personel sayısına bağlı olarak işletmenin bir veya daha fazla çalışanına emanet edilebilir. Dava, emri altında ilgili uzmanlara sahip olmayan bireysel bir girişimciyle ilgiliyse, kendi seçimine göre belgeleri kendisi hazırlama veya bu tür hizmetleri sağlayan üçüncü taraf şirketleri dahil etme hakkına sahiptir.

Birincil muhasebe belgelerinin listesi

İÇİNDE son baskı 402-FZ Sayılı Federal Kanun (daha doğrusu, belgenin 9. Maddesinin 4. paragrafında), hangi belgelerin birincil olduğunu belirleme hakkı yöneticiye devredilir ( CEO'ya, yönetmen) işletmenin. Yerleşik uygulamaya uygun olarak, işi (faaliyetlerin analiz edilmesinden sonuçların toplanmasına kadar) tamamen kendi başına üstlenebilmesine rağmen, baş muhasebeci tarafından hazırlanmış olan listeyi imzalar.

Dolayısıyla tek bir birincil belge listesinden bahsetmeye gerek yok; Bu listede en sık yer alan makaleleri yalnızca isimlendirebiliriz:

1. Anlaşma. Belge sahipliği açısından en tartışmalı nokta: Sözleşmeler çoğu zaman muhasebe departmanında değil, hukuk departmanında ve hatta personel departmanında saklanır. Öte yandan, bir işletmenin ekonomik yaşamının yeni bir gerçeğine doğru ilk adım olan bir sözleşmenin imzalanmasıdır, bu nedenle birçok yönetici, emirleriyle alım satım sözleşmelerini, hizmet sunumunu, performans sözleşmelerini içerir. iş, kiralama ve hareketle doğrudan ilgili diğerleri nakit akışları, birincil'e. Özünde, yeterince hazırlanmış bir sözleşme, 402-FZ sayılı Federal Kanunun 9. maddesinin 2. paragrafında listelenen birincil belgenin tüm özelliklerini içerir - bu, bu durumda açık bir ihlal olmadığı anlamına gelir.
2. Kontrol etmek. Önerilen faturaya göre alıcı (tüketici), mal veya hizmeti almadan önce veya aldıktan sonra parayı satıcıya (tedarikçiye) aktarır. Bir faturanın kabulü, ödemeye ilişkin gerçek bir anlaşma olarak kabul edilebilir. Ek olarak, bu ana belge, envanter veya işin sağlanmasına ilişkin koşulların yanı sıra satıcıyla uzlaşma yöntemlerini ve hatta bir tanesinin başarısız olması durumunda paranın iade edilmesine ilişkin prosedürü içerebilir (veya sözleşmeye uygun olarak çoğaltılabilir). veya işlemin her iki tarafı da yükümlülüklerini yerine getirebilir.
3. Paket listesi. Her zaman birincil belgede yer alan bu belge şunları içerir: tam liste serbest bırakılan veya devredilen envanter kalemleri: hem bitmiş ürünler hem de bireysel öğeler veya ham maddeler. Sevkiyat notunun kopya sayısı düzenlenmemiştir: işlemin taraf sayısına karşılık gelmelidir. Ve elbette, her kopyanın tüm karşı tarafların imzalarıyla onaylanması gerekir; mühür veya damga izleri bu durumda isteğe bağlı.
4. Kabul belgesi. Envanter kalemlerinin hizmet sağlanması, çalışması veya teslimatı sonuçlarına göre hazırlanan birincil belge. Her iki karşı tarafın temsilcileri tarafından imzalanmıştır; içlerinden biri (genellikle alıcı taraf) imzalamayı reddederse, belge tek taraflı olarak (kesinlikle gözlemcilerin huzurunda) tasdik edilebilir. Kabul belgesi ayrıca taraflarca ilgili tabloya girilen ek yorumları, açıklamaları veya açıklamaları da içerebilir. Belgelendirme için kuruluşların mühür veya damgalarının kullanılması isteğe bağlıdır. Bu belgenin aynı zamanda birincil belgede yer alan bir varyasyonu, işletmenin ana varlıklarının hareketini yansıtan sabit varlıkların (OS-1) kabulü ve devri eylemidir.
5. Maaş bordrosu. Teşvikler ve tazminat ödemeleri de dahil olmak üzere şirketin işe alınan tüm çalışanlarının ücretleri hakkında veri sağlar: ikramiyeler, ek ödemeler vb. Bu birincil belge, baş muhasebecinin ve işletme başkanının imzalarıyla onaylanmıştır; ayrıca, yukarıda sıralanan iki noktanın aksine, beyanın hukuki geçerliliğini teyit etmek için, beyanın üzerine kuruluşun mührü veya damgasının "canlı" bir baskısı yapıştırılır.
6. Nakit belgeler. Bunlara gelen ve giden siparişler ve kasa defteri dahildir. Finansal akışların hareketinin en eksiksiz resmini içeriklerinden elde edebiliriz. KO-1, KO-2 ve KO-4 ekonomik hayatın her bir gerçeğine ilişkin bilgiler içerir; bu nedenle yetkili kişiler kontrol yaparken öncelikle bunlara odaklanacaktır. Biraz daha az yoğunlukla kullanılan ek kasa belgeleri (kasa emri kaydı KO-3 ve nakit akışı muhasebe defteri KO-5) de birincil belgelere aittir ve genel kurallara uygun olarak düzenlenir ve saklanır.

Çoğu zaman, birincil belge, ilk işlem belgesinden sonuncusuna kadar kronolojik olarak düzenlenir; Aksesuar, kombine vb. gibi başka seçenekler de mümkündür.

Muhasebede birincil belgeler nasıl hazırlanır?

Herhangi bir birincil belgenin gerekli bileşenleri şunlardır:

• oluşturulan birleşik forma uygun başlık;
• imza tarihi (kağıt herhangi bir zamanda hazırlanabilir ve basılabilir);
• kuruluşun veya işletmenin tam resmi adı (kısaltılmış bir ad ekleyebilirsiniz);
• Fon hareketinin bir bölümünün veya gerçeğinin tanımı ve açıklaması ekonomik aktivite;
• ölçü birimlerinin vazgeçilmez bir göstergesi ile işlemin fiziksel (bir yandan) ve parasal (diğer yandan) cinsinden maliyeti;
• uygun olarak isimler iç düzenlemeler bir anlaşmanın yapılmasından ve bir işlemin tamamlanmasından sorumlu kişilerin pozisyonlarına ilişkin işletme veya devlet standartları;
• anlaşmanın imzalanmasına katılan tarafların temsilcilerinin transkriptleriyle imzaları.

Aynı makalenin 5. paragrafından da anlaşılacağı gibi, muhasebe departmanındaki birincil belgeler şu anda hem kağıt üzerinde hem de elektronik olarak hazırlanabilmektedir. elektronik formatta; ikinci durumda, tarafların nitelikli elektronik dijital imzaları kullanılarak onaylanır ve karşı taraflara uygun herhangi bir ortamda iletilir veya e-posta yoluyla gönderilir.

Birincil belgelerin çoğu, değişikliğe tabi olmayan birleşik formlar temelinde düzenlenir; istisnalar arasında sözleşmeler, kabul ve devir işlemleri ve şekli ve yapısının geliştirilmesi doğrudan ticari kuruluş tarafından gerçekleştirilen bir dizi başka belge yer alır.

Birincil belgeleri hazırlamak için bazı ipuçları:

1. Mavi veya siyah macunlu tükenmez ve jel kalemler kullanılarak elle forma giriş yapılmasına izin verilir; Düzeltme yapmak için kırmızı mürekkep kullanılır. Birincil belgeleri elektronik biçimde doldurmak için teknolojik açıdan uygun herhangi bir elektronik bilgisayarın kullanılmasına izin verilir.
2. Listede yer alan birincil belgelerin her birinin zamanında tamamlanması gerekmektedir. Evrakların geriye dönük olarak doldurulması ve imzalanması Karşılıklı rıza Tarafların bu konuda bilgi sahibi olması oldukça mümkündür, ancak düzenleyici otoritelere bu konuda bilgi verilmesi kesinlikle önerilmez.
3. Forma veri girme prosedürü sayısal bilgilerin (örneğin ödeme tutarının) yazılı olarak çoğaltılmasını içeriyorsa, ne biri ne de diğer bileşen ihmal edilemez, aksi takdirde belge geçersiz ilan edilebilir.
4. Ana raporlama belgesini hazırlarken alanları boş bırakamazsınız. Eğer bunlara girilecek bir şey yoksa, kısa çizgi veya daha iyisi evrensel bir işaret kullanmalısınız; bu, çift çarpı işareti olan Latin harfi Z'dir.

Önemli: Hataları düzeltmek için düzeltme şeritleri, sıvı, jilet kullanılmasına veya muhasebe departmanındaki birincil belgelerde okunması imkansız hale gelinceye kadar yanlış girilen verilerin üzerinin çizilmesine izin verilmez. Duruma bağlı olarak girişin ve geri dönüşün ana metnini tamamlayan kontur düzeltmelerini kullanabilirsiniz. İlk durumda, hatalı bilgilerin üzeri ince bir çizgi ile çizilir, üzerine gerçek durumu yansıtan bir kayıt yapılır ve sayfanın yanında “Düzeltilebilir (olabilir)” yazısı bulunur. Sorumlu kişinin imzası ve kuruluşun mührü veya kaşesi eşliğinde güvenilir”. İkincisinde, işlemin kapsamlı bir resmini elde etmek için mevcut bilgiler gerekli yeni bilgilerle desteklenir. Özellikle birincil kaynakta abartılı bilgiler bulunduğunda sıklıkla kullanılan üçüncüsünde, gerçeğe uymayan veriler kırmızı macunla çoğaltılır ve doğru olanlar yanlarında verilir ki bu zaten normaldir. Bu durumda bir doğrulama imzası da gereklidir.

Ana belge, diğer belgeler gibi açık, okunaklı ve güzel bir şekilde hazırlanmalıdır. Bu, gelecekte tartışmalı durumların ortaya çıkması durumunda gerçeği hızlı bir şekilde ortaya koymanıza ve haklı olduğunuzu kanıtlamanıza yardımcı olacaktır. duruşma veya yetkili kişilerin çalışmalarını izlemek. Belgelerin dikkatli ve zamanında yayınlanmasına yönelik ek bir teşvik, Rusya Ceza Kanunu'nun 327. Maddesinin 3. fıkrası olacak; buna göre sahte evrak kullanımının 80 bin rubleye kadar veya altı aya kadar para cezasıyla cezalandırılabileceği Failin kazancının bir kısmı, altı aya kadar tutuklanma, sırasıyla 480 saate kadar zorunlu veya 24 aya kadar ıslah çalışması.

Masumiyetinizi veya bir suçun bulunmadığını kanıtlamak zordur ve birincil belgelerin yüksek kalitede hazırlanmasından çok daha fazla zaman ve sinir gerektirir.

Özetleyelim

Birincil belgeler, bir işletmenin veya kuruluşun ekonomik faaliyet bölümlerini yansıtan belgeleri içerir. Kayıtları muhasebe departmanı çalışanları tarafından, yoksa girişimcinin kendisi veya benzer hizmetler sağlayan şirketler tarafından gerçekleştirilir. Tam listeŞirketin faaliyetlerinde kullanılan birincil belgeler, müdürü tarafından onaylanır ve genellikle baş muhasebeci tarafından derlenir.

Tipik olarak, birincil belgeler sözleşmeleri, hesapları, sabit kıymetler dahil olmak üzere kabul ve devir işlemlerini, nakit belgeleri ve diğer belgeleri içerir. 402-FZ sayılı Federal Kanunun 9. maddesinin 2. paragrafında listelenen blokları içermelidirler. Belgelerde düzeltmelere kesin olarak tanımlanmış yöntemlerle izin verilir: tersine çevirme, taslak veya ek yazılar.

Herhangi bir işletmenin faaliyetleri, birincil belgelerin bakımı ve işlenmesiyle yakından ilgilidir. Raporlamak, vergi ödemelerini hesaplamak, kabul etmek için gereklidir yönetim kararları. Makalede bunun ne olduğuna - muhasebedeki birincil belgelere - ve nasıl işlendiğine bakacağız.

Temel konseptler

Muhasebede birincil belgeler - nedir bu?? Bir komisyonun kağıda yansıdığının kanıtı denir. Şu anda birçok belge derleniyor otomatik sistem"1C". Birincil belgelerin işlenmesi Tamamlanan ticari işlemlere ilişkin bilgilerin kaydedilmesini ve kaydedilmesini içerir.

Birincil muhasebe denir İlk aşamaİşletmede meydana gelen olayların kaydedilmesi. Ticari işlemler, kuruluşun varlıklarının veya sermayesinin durumundaki değişiklikleri içeren eylemlerdir.

Muhasebede birincil belgelerin işlenmesi: diyagram örneği

Kural olarak, işletmelerde "belgelerle çalışma" kavramı şu anlama gelir:

• Birincil verilerin elde edilmesi.
• Bilginin ön işlenmesi.
• Yönetimin veya müdürün emriyle yetkilendirilen uzmanların onayı.
• Tekrarlandı.
• Bir ticari işlemi gerçekleştirmek için gerekli eylemlerin gerçekleştirilmesi.

sınıflandırma

Tek seferlik ve birikimli birincil belgeler. Tedavi Bu tür makalelerde yer alan bilgilerin bir takım özellikleri vardır.

Tek seferlik dokümantasyonun amacı bir etkinliği bir kez onaylamaktır. Buna göre, işleme prosedürü önemli ölçüde basitleştirilmiştir. Kümülatif belgeler belirli bir süre için kullanılır. Kural olarak, birkaç kez gerçekleştirilen bir işlemi yansıtır. Bu durumda ne zaman birincil belgelerin işlenmesi ondan gelen bilgiler özel kayıtlara aktarılır.

Belgelerin bakımı için gereklilikler

Birincil belgeler işlem sırasında veya tamamlandıktan hemen sonra hazırlanır.

Bilgiler özel birleştirilmiş formlara yansıtılır. Onaylanmış formlar yoksa işletme bunları bağımsız olarak geliştirebilir.

Birincil muhasebe belgelerinin işlenmesi aşamaları

Her işletmenin birincil bilgilerle çalışmaktan sorumlu bir personeli vardır. Bu uzman kuralları bilmeli, yasal gerekliliklere ve eylem sırasına kesinlikle uymalıdır.

Aşamalarda birincil belgelerin işlenmesişunlardır:

• Vergilendirme. Kağıda yansıyan işlemin bir değerlendirmesini ve uygulanmasıyla ilgili tutarların bir göstergesini temsil eder.
• Gruplandırma. Bu aşamada belgeler ortak özelliklere göre dağıtılır.
• Hesap ataması. Borç ve alacakların belirlenmesini içerir.
• Söndürme. Yeniden ödemeyi önlemek için birincil muhasebe belgelerinde p "ücretli" anlamına gelir.

Belgelerdeki hatalar

Bunlardan kaynaklanabilirler çeşitli sebepler. Temel olarak görünümleri, çalışanın yaptığı işe karşı dikkatsiz tutumundan, uzmanın okuma yazma bilmemesinden ve ekipmanın arızalanmasından kaynaklanmaktadır.

Belgelerin düzeltilmesi kesinlikle önerilmez. Ancak bazı durumlarda hata düzeltmeden yapmak imkansızdır. Bir hata yaptım birincil belgeler konusunda muhasebecişu şekilde düzeltmeli:

• Açıkça görülebilmesi için yanlış girişin üzerini ince bir çizgiyle çizin.
• Doğru bilgiyi üzeri çizili çizginin üzerine yazın.
• "İnanmak için düzeltildi" kutusunu işaretleyin.
• Ayarlama tarihini belirtin.
• Bir imza koyun.

Düzeltici maddelerin kullanımına izin verilmez.

Gelen belgelerle çalışma

Gelen evrakların işlenmesi süreci şunları içerir:

• Belge türünün belirlenmesi. Muhasebe belgeleri her zaman tamamlanmış ticari işlemler hakkında bilgi içerir. Örneğin, bunlar arasında bir fatura, para alma emri vb. yer alır.
• Alıcının ayrıntıları kontrol ediliyor. Belge belirli bir kuruluşa veya onun çalışanına yönelik olmalıdır. Uygulamada, tedarikçi ile herhangi bir anlaşma yapılmamasına rağmen, malzeme alımına ilişkin belgelerin özel olarak şirkete düzenlendiği görülmektedir.
• İmzaların ve mühür baskılarının kontrol edilmesi. Belgeyi imzalayan kişilerin bunu yapmaya yetkili olması gerekir. Birincil belgelerin onaylanması çalışanın yetkisi dahilinde değilse, bunlar geçersiz sayılır. Pullara gelince, pratikte, birden fazla pulu olan işletmelerde sıklıkla hatalar meydana gelir. Baskıdaki bilgiler, üzerinde göründüğü belgenin türüne uygun olmalıdır.
• Belgelerin durumunu kontrol etme. Evraklarda hasar tespit edilmesi veya herhangi bir yaprağın eksik olması durumunda tutanak düzenlenmesi ve bir kopyasının karşı tarafa gönderilmesi gerekmektedir.
• Belgeye yansıyan olayın geçerliliğinin kontrol edilmesi. İşletmenin çalışanları, işlemin gerçeği hakkındaki bilgileri doğrulamalıdır. Değerli eşyaların kabulüne ilişkin belgeler depo yöneticisi tarafından onaylanır ve sözleşme şartları pazarlamacı tarafından onaylanır. Uygulamada, tedarikçinin şirketin teslim almadığı mallar için fatura aldığı durumlar vardır.
• Belgenin ait olduğu dönemin belirlenmesi. Birincil kağıtları işlerken aynı bilgilerin iki kez dikkate alınmaması önemlidir.
• Muhasebe bölümünün tanımı. Birincil belgeleri alırken, sağlanan değerlerin hangi amaçlarla kullanılacağını belirlemek gerekir. Sabit varlıklar, malzemeler, maddi olmayan varlıklar, mallar olarak hareket edebilirler.
• Kayıt defterinin belirlenmesi
• Kağıdın kaydı. Tüm kontrollerden sonra gerçekleştirilir.

Giden evraklarla çalışma

Bu tür dokümantasyonun işleme süreci yukarıdakilerden biraz farklıdır.

Öncelikle işletmenin yetkili bir çalışanı, giden belgenin taslak versiyonunu oluşturur. Buna dayanarak bir taslak belge geliştirildi. Onay için yöneticiye gönderilir. Ancak taslak belgeyi uygun yetkiye sahip başka bir çalışan onaylayabilir.

Sertifikasyonun ardından proje şu şekilde resmileştirilir: belirlenmiş kurallar ve alıcıya gönderilir.

Belge akışı planlaması

Bu aşama, belgelerin hızlı bir şekilde alınmasını, gönderilmesini ve işlenmesini sağlamak için gereklidir. Belge akışının doğru organizasyonu için işletme özel programlar geliştirir. Şunları belirtirler:

• Birincil evrakların işlenmesi için yer ve son tarih.
• Belgeleri derleyen ve gönderen kişinin tam adı ve görevi.
• Evrak bazında yapılan muhasebe kayıtları.
• Belgelerin saklanma zamanı ve yeri.

Muhasebe kayıtları

Birincil belgelerin kaydedilmesi için gereklidirler. Aynı zamanda kağıtlara muhasebe işareti konur. Belgelerin tekrar tekrar kaydedilmesini önlemek gerekir.

Birincil kağıtlar elektronik kayıtlarda saklanabilir. Ancak devlet kurumlarının veya karşı tarafların talebi üzerine şirketin basılı kopyaları sağlaması gerekir.

Belge kurtarmanın özellikleri

Şu anda mevzuatta evrakların restorasyonu konusunda net bir prosedür yer almıyor. Uygulamada bu süreç aşağıdaki faaliyetleri içerir:

• Belgelerin kaybolması veya imha edilmesinin nedenlerini araştırmak üzere bir komisyon atanması. Gerekirse, işletmenin başkanı kolluk kuvvetlerini prosedüre dahil edebilir.
• Temas etmek bankacılık organizasyonu, birincil belgelerin kopyaları için karşı taraflara.
• Gelir vergisi beyannamesinin düzeltilmesi. Güncel rapor sunma ihtiyacı, belgelenmeyen harcamaların vergi açısından gider olarak muhasebeleştirilmemesinden kaynaklanmaktadır.

Birincil belgelerin kaybedilmesi durumunda Federal Vergi Servisi, vergi kesintisi tutarlarını mevcut belgelere göre hesaplayacaktır. Bu durumda vergi dairesinin para cezası şeklinde ceza uygulama ihtimali vardır.

Birincil makalelerin hazırlanması sürecinde sık karşılaşılan hatalar

Kural olarak, belgelerin muhafazasından sorumlu olanlar aşağıdaki ihlalleri gerçekleştirir:

• İşletme başkanı tarafından birleştirilmeyen veya onaylanmayan formları doldurun.
• Ayrıntıları belirtmezler veya bunları hatalarla göstermezler.
• Belgeleri kendi imzalarıyla onaylamazlar veya yetkisi olmayan çalışanların belge imzalamasına izin vermezler.

Ticari işlemlerin gerçeklerini doğrulayan belgeler işletme için son derece önemlidir. Tasarımına çok dikkatli yaklaşılmalıdır. Herhangi bir hata olumsuz sonuçlara yol açabilir.

birincil muhasebe belgesi

Kaynak dökümanlar tüm muhasebenin temelini oluşturur. Bir kuruluşun mali ve ekonomik faaliyetlerine çok sayıda operasyon eşlik eder. Bu amaçla muhasebe yönteminin bir unsuru kullanılır - dokümantasyon. Dokümantasyon, bir kuruluşun ekonomik faaliyetlerinin muhasebe takibinin ana yöntemi, birincil kontrolüdür. Belge - Bu, muhasebe verilerine yasal güç veren, tamamlanmış bir ticari işlemin yazılı kanıtıdır. Dokümantasyon, sonraki muhasebe girişlerinin temelini oluşturur ve muhasebe göstergelerinin doğruluğunu, güvenilirliğini ve tartışılmazlığını ve bunların kontrol olasılığını sağlar.

Belgeler yasal güce sahip olmalıdır, yani bir dizi zorunlu ayrıntı (göstergeler) içermelidir:

• - Belgenin başlığı;
• - Tarihi;
• - belgenin adına hazırlandığı kuruluşun adı;
• - Operasyonun içeriği;
• - niceliksel ve maliyet ölçümleri;
• - Uygulamadan ve uygulamanın doğruluğundan sorumlu kişilerin adı ve konumu;
• - bu kişilerin kişisel imzaları ve transkriptleri;
• - organizasyon mühürleri, pullar.

Belgeler, kayıtların muhafazasını sağlayacak şekilde hazırlanmalıdır. uzun zaman(mürekkep, tükenmez kalem, daktiloda, yazıcıda). Birincil belgeler işlem sırasında (kasa, banka) veya işlem tamamlandıktan hemen sonra hazırlanmalıdır. Belgeyi derleyen ve imzalayanlar, belgenin zamanında ve kaliteli oluşturulmasından, verilerin doğruluğundan ve muhasebe kayıtlarına kaydedilmek üzere belirlenen süre içerisinde aktarılmasından sorumludur.

Belgeler şunları içerir:

• - birincil (faturalar, faturalar, gelen ve giden nakit siparişler, çit levhaları vb.);
• - muhasebe kayıtları (kasiyer raporları, sipariş günlükleri, büyük defter, emtia raporları vb.);
• - raporlama (bilanço ve ekleri).

Tüm muhasebe kayıtları birincil belgeler temelinde tutulur, daha sonra bunlardan elde edilen bilgiler sistematik hale getirildikleri, yani muhasebe hesaplarına kaydedildiği muhasebe kayıtlarına aktarılır. Raporlama dönemi sonunda işletmenin raporlaması muhasebe kayıtlarına göre doldurulur.

Birincil belgeler, muhasebe bilgilerinin hareketine yol açar, muhasebeye işletmenin ekonomik faaliyetlerinin sürekli ve sürekli yansıması için gerekli bilgileri sağlar.

Amaçlarına göre, tüm birincil belgeler şu şekilde ayrılır: organizasyonel ve idari belgeler, destekleyici belgeler muhasebe kaydı, birleştirilmiş.

• - organizasyonel ve idari (emir, talimat, talimat, vekaletname) operasyonlara izin verir ve bunların içerdiği bilgiler muhasebe kayıtlarına yansıtılmaz;
• - gerekçe belgeleri (faturalar, talepler, makbuz emirleri vb.) işlemin gerçeğini yansıtır, içerdikleri bilgiler muhasebe kayıtlarına kaydedilir. Müsamahakâr ve aklayıcı niteliği birleştiren çok sayıda belge vardır (gider nakit emirleri, ödeme için maaş bordroları) ücretler), içerdikleri veriler muhasebe kayıtlarına girilir;
• - muhasebe belgeleri, muhasebe kayıtlarını özetlemek için idari veya destekleyici belgeler temelinde muhasebe departmanında düzenlenir; bu tür belgeler muhasebe sertifikaları, genel gider hesaplamaları, geliştirme tablolarıdır.
• - birleştirilmiş belgeler aynı anda idari ve gerekçeli ve muhasebe belgelerinin işlevlerini yerine getirir. Örneğin, maddi varlıkların serbest bırakılmasına ilişkin bir fatura, malzemelerin depodan atölyeye serbest bırakılmasına ilişkin bir emrin yanı sıra bunların fiili ihraçlarının kaydedilmesini vb. içerir.

İşlemleri kaydetme yöntemine göre belgeler tek seferlik ve kümülatif olarak ayrılır.

Bir kerelik belgeler, tek bir işlemi veya aynı anda gerçekleştirilen birden fazla işlemi yansıtmak için yalnızca bir kez kullanılır. Kayıttan sonra tek seferlik belge muhasebe departmanına gider ve muhasebeye yansımanın temelini oluşturur. Örneğin, gelen ve giden nakit emirleri, bordro ekstreleri vb.

Kümülatif belgeler, meydana geldikçe kaydedilen homojen yinelenen işlemleri yansıtacak şekilde belirli bir süre boyunca (hafta, on yıl, ay) derlenir. Dönem sonunda hesaplarda kullanılan göstergelerin toplamları hesaplanır. Biriktirme belgeleri limit çit kartlarını, iki haftalık veya aylık siparişleri vb. içerir.

Düzenlendikleri yere bağlı olarak belgeler dahili veya harici olabilir.

Yerel belgeler kurum içi operasyonları yansıtacak şekilde derlenir. Örneğin nakit makbuzları ve harcama emirleri, faturalar, işlemler, bordro beyanları vb.

Harici belgeler ilgili işletmenin sınırları dışında doldurulur ve resmileştirilmiş biçimde ulaşır. Örneğin, faturalar, banka ekstreleri, irsaliyeler vb.

Belgelerin düzenlenme sırasına göre birincil ve özet belgeler bulunmaktadır.

Öncelik tamamlandığında her bir işlem için belgeler düzenlenir. Örneğin, nakit makbuz emri, ödeme emirleri, sabit kıymetlerin silinmesine ilişkin işlemler vb.

Özet belgeler önceden derlenmiş birincil belgelere dayanarak hazırlanır. Kullanımları homojen operasyonların kontrolünü kolaylaştırır. Yönetici, muhasebe veya birleşik olabilirler. Örneğin, avans ve nakit raporları, gruplandırma ve birikimli tablolar. Özellikle, birleştirilmiş bir ön rapor, destekleyici ve muhasebe belgesinin işlevlerini yerine getirir. O verir tüm özellikler Sorumlu kişilerle yapılan ödemeler: önceki avansın bakiyesi veya fazla harcaması, bu avansın büyüklüğü, harcanan tutar, bakiye ve kasaya giriş tarihi veya fazla harcama ve işletme tarafından geri ödenme tarihi. Ayrıca avans beyanı, raporun doğrulanması ve onaylanması sonrasında hesaplardaki üretim giderlerinin açıklamasını sağlar. Raporun arka tarafında bireysel harcamaların ve bunları destekleyici belgelerin bir listesi bulunmaktadır.

Doldurulma sırasına göre belgeler manuel olarak ve bilgisayar teknolojisi kullanılarak derlenenler olarak sınıflandırılabilir.

Düzenlenen belgeler manuel olarak, elle veya daktiloda doldurulur.

Kullanılarak yürütülen belgeler bilgisayar Teknolojisi,Üretim işlemleriyle ilgili bilgileri tamamlandıklarında otomatik olarak kaydeder.

Belgelerin kabulü, doğrulanması ve muhasebeleştirilmesi. Muhasebe departmanına ulaşan belgeler işlenerek muhasebe kayıtlarına girişe hazır hale getirilir. Bir kuruluştaki belgelerin muhasebe işlemlerinin ana aşaması, alınan belgelerin özünde, biçiminde ve aritmetik olarak doğrulanmasıdır.

Belgeleri esaslarına göre kontrol ederken, tamamlanan ticari işlemin yasallığını, doğruluğunu ve uygunluğunu belirlemek gerekir. Buna göre şuan ki sipariş muhasebe, kanuna aykırı ticari işlemlere ilişkin birincil belgeler ve fonların, envanterin ve diğer değerli eşyaların alınması, saklanması ve harcanmasına ilişkin belirlenmiş prosedürler icra için kabul edilmemelidir. Bu tür birincil belgeler muhasebe departmanı tarafından alınırsa, baş muhasebeci, belirli bir ticari işlemin yasa dışı olduğu konusunda kuruluş başkanını bilgilendirmelidir.

Belgelerin hazırlanmasında muhasebe departmanı tarafından ön kontrol yapılır. Ayrıca belgelerin çoğunun muhasebe çalışanları tarafından değil mali açıdan sorumlu kişiler tarafından derlenmesi nedeniyle de önemlidir.

Formu kontrol etmek, belirli bir ticari işlemi tamamlamak için uygun formun bir formunun kullanıldığından, tüm numaraların açıkça girildiğinden, işlemin içeriğinin ve tüm ayrıntıların yansıtıldığından emin olmanızı sağlar.

Bundan sonra muhasebeci, aritmetik hesaplamaların ve hesaplamaların doğruluğunu kontrol etmek ve belgelerin vergilendirilmesini içeren bir aritmetik kontrol gerçekleştirir. Vergilendirme miktarla fiyatın çarpılmasıyla yapılır. Aritmetik kontrol, toplamların aritmetik hesaplamalarını, niceliksel ve maliyet göstergelerinin yansımasının doğruluğunu kontrol etmenizi sağlar.

Doğrulamanın ardından muhasebeci belgeleri işler. Belgelerin hesap tahsisi, belgelerde kayıtlı ticari işlemlerin borç ve alacak olarak kaydedileceği hesapların belirlenmesinden oluşur.

Dokümantasyonu iyileştirmenin ana yönleri birleştirme ve standardizasyondur .

Birincil muhasebe belgeleri, birleşik birincil muhasebe belgeleri formları albümünde yer alan forma uygun olarak hazırlanmışlarsa muhasebe için kabul edilir.

Birincil muhasebe belgelerinin formlarının birleştirilmesi büyük önem Kuruluşların ekonomik faaliyetlerini belgelemek için tek tip gereklilikler oluşturup pekiştirdiği, muhasebeyi sistematize ettiği, modası geçmiş ve keyfi formları dolaşımdan çıkardığı ve muhasebenin rasyonel organizasyonunu desteklediği için muhasebeyi geliştirmek.

Birleştirilmiş belgeler- bunlar, öngörülen şekilde onaylanan ve farklı mülkiyet biçimlerine ve farklı endüstri özelliklerine sahip kuruluşlarda homojen işlemlerin kaydedilmesine yönelik standart belgelerdir.

Standardizasyon - aynısını kurmak standart boyutlar standart belgeler için, belgelerin üretimi için kağıt tüketimini azaltan, bunların işlenmesini ve saklanmasını basitleştirir.

Bir şirket her gün birçok operasyona tabi tutulur. Muhasebeciler karşı taraflara fatura keser ve onlara para gönderir, ücretleri, cezaları hesaplar, amortismanı hesaplar, raporlar hazırlar vb. Her gün çeşitli türlerde düzinelerce belge düzenlenmektedir: idari, idari, birincil. Son grup işletmenin faaliyetleri açısından büyük önem taşımaktadır.

"Birincil belgeler" nedir?

Bir kuruluşun ekonomik yaşamındaki her olayın kağıt üzerinde doğrulanması gerekir. İşlem sırasında veya tamamlanmasından hemen sonra oluşur. Girişlerin hazırlanması ve raporlamanın sürdürülmesi, birincil muhasebe belgelerinde belirtilen bilgilere dayanarak gerçekleştirilir. Bunların listesi büyük. Bu yazıda en sık kullanılan ana belgelere bakacağız.

Neden bir birincil ihtiyaç duyulur?

Birincil belgeler muhasebenin ayrılmaz bir unsurudur. Yukarıda bahsedildiği gibi, tamamlanma anında veya operasyonun tamamlanmasından hemen sonra oluşur ve işletmenin ekonomik ömrüne ilişkin şu veya bu gerçeğin gerçekliğinin kanıtıdır.

Bir işleme ilişkin birincil muhasebe belgelerinin listesi şunları içerebilir:

1. Anlaşma.
2. Kontrol etmek.
3. Kasiyer çeki veya diğer ödeme belgesi.
4. Sevkiyat notu.
5. İş bitirme belgesi.

Gerekli ayrıntılar

Şu anda, birincil muhasebe belgelerinin birleşik formları vardır. Farklı işlemlerle ilgili bilgileri yansıtmak için kullanılırlar; dolayısıyla içlerindeki sütunların listesi farklıdır. Bu arada, tüm birincil belgeler tek tip içerir gerekli ayrıntılar. Aralarında:

1. İş adı.
2. Belgenin başlığı (
3. Oluşum tarihi.
4. Belgenin hazırlandığı operasyonun içeriği. Örneğin, bir faturayı doldururken ilgili sütunda "İşlenmek üzere malzemelerin aktarılması" belirtilebilir.
5. Parasal ve doğal göstergeler. İlki maliyeti, ikincisi ise miktarı, ağırlığı vb. yansıtmak için kullanılır.
6. Sorumlu çalışanların pozisyonları ("baş muhasebeci", "mağaza sorumlusu" vb.).
7. İşleme katılan kişilerin imzaları.

Önemli nokta

Gerekli tüm ayrıntıları içeren birincil belgenin yasal gücü vardır.

Uygun şekilde hazırlanmış evrakların yasal işlemlerde iddiaların geçerliliğinin (veya aksinin) kanıtı olarak kullanılabileceğini lütfen unutmayın. Birçok belge karşı taraflar tarafından hazırlanır. Kaydın doğruluğunu dikkatlice kontrol etmek ve eğer yapmamışlarsa hiçbir durumda tedarikçilere (yükleniciler vb.) imza attırmak gerekir.

Birincil belgeleri dikkatlice saklamak gerekir.

Birincil üzerinde bir mühüre ihtiyacınız var mı?

Uygulamada pek çok karşı taraf, TTN formunda ve diğer bazı belgelerde yokluğuna ilişkin şikayette bulunmaktadır. 2015 yılından bu yana çoğu kuruluşun mühür taşıma zorunluluğundan muaf tutulduğunu da hatırlatalım. Bu tür işletmeler bunu kendi takdirlerine bağlı olarak kullanabilirler. Varsa, varlığına ilişkin bilgiler muhasebe politikasında belirtilmelidir.

Karşı tarafın birincil belgeyi kaydederken mühür kullanmakta ısrar etmesi ve şirketin bunu takmama hakkına sahip olması durumunda yasal olarak karşı tarafa, tabi olduğu düzenlemelere atıfta bulunan uygun bir yazılı bildirim gönderilmelidir. bu soru.

Anlaşma

Karşı taraf uzun süredir ortak ise, birkaç işlem için bir anlaşma yapılması oldukça mümkündür. Bu durumda, yükümlülüklerin yerine getirilmesi için son tarihleri, hesaplama sırasını ve prosedürünü ve diğer nüansları açıkça belirtmek önemlidir. Mal satışı, hizmet sunumu veya işin yapılması için bir sözleşme yapılabilir. Medeni hukukun aynı zamanda bir anlaşmanın sözlü olarak sonuçlandırılmasına da izin verdiğini söylemekte fayda var. Ancak, girişimcilik faaliyeti Kural olarak yazılı sözleşme şekilleri kullanılır.

Kontrol etmek

Bu belgede tedarikçi ürün, hizmet veya iş karşılığında karşı tarafa aktarılacak tutarı belirtir. Ödeme yapılırken varsayılan olarak ilgilinin işleme rıza gösterdiği varsayılır.

Fatura şunları içermelidir:

1. Belgenin başlığı.
2. Ödemenin yapıldığı hizmetlerin (mallar, işler) adı.
3. Fiyat.
4. Toplam tutar.
5. Ödeme detayları.

Şu anda, muhasebe belgelerinin tüm listesi 1C programında yer almaktadır, dolayısıyla otomatik olarak işlenmektedir.

Hesabın düzenleyici makamlar için özel bir değeri olmadığını lütfen unutmayın. Burada satıcı belirli bir fiyatı belirler. Bir muhasebeci açısından hesap, temel alınan en önemli birincil belgedir. muhasebe kayıtları.

Fatura bir tür faturadır. Bu belgede KDV tutarlarını gösteren özel bir satır bulunmaktadır.

Ödeme belgeleri

Ödeme gerçeğini onaylayabilirsiniz kasiyer çeki veya benzeri bir belge. Ödeme, ürünlerin, hizmetlerin veya işin teslimatı için ödeme yapıldığı gerçeğini teyit eder. Ödeme yöntemine bağlı olarak belirli belge türü seçilir: nakit veya banka havalesi yoluyla.

En popüler ödeme belgelerinden biri ödeme emridir. Hesap sahibinin, bankanın belirtilen hesaba para aktarması yönünde verdiği talimatı temsil eder. Belge, hizmetler, mallar, avans ödemesi, kredi geri ödemesi vb. için ödeme yaparken kullanılabilir.

Bütçeye katkı sağlanıyorsa 22 numaralı Kod alanı doldurulur. İÇİNDE ödeme talimatı Bu sütun UIN'yi (benzersiz tanımlayıcı) gösterir. Bu sayede mali otorite ödemeyi yapan kişiyi tanır.

Ödeme talimatındaki "Kod" alanı farklı şekilde doldurulabilir. Bu, kuruluşun bütçeye karşı yükümlülüğünü tam olarak nasıl yerine getirdiğine bağlıdır: gönüllü olarak veya düzenleyici otoritenin talebi üzerine.

Konşimento

TTN formu gönderici tarafından düzenlenir. kargonun alıcıya aktarılmasının temelidir. Belge 4 nüsha olarak hazırlanmıştır. TTN'ye göre satıcı satıştan, alıcı ise malın tesliminden sorumludur.

Kargo taşınırken kargo taşıma formunun düzenlendiğini lütfen unutmayın. kendi başımıza işletmeler. Taşımanın üçüncü taraf bir firma tarafından yapılması durumunda 1-T formu düzenlenir.

Bir diğer önemli nokta: TTN'deki bilgiler faturadaki bilgilerle eşleşmelidir.

İş bitirme belgesi

Bu belge müşteri ile tedarikçi arasında düzenlenir. Kanun, anlaşmanın belirlediği zaman dilimi içerisinde işin tamamlandığının ve kararlaştırılan maliyet üzerinden hizmetlerin sağlanmasının teyididir. Basitçe söylemek gerekirse bu, sanatçının müşteriye sunduğu rapordur.

Şu anda, kanunun birleşik şekli onaylanmamıştır. Bir işletmenin bağımsız olarak bir form geliştirme ve bunu muhasebe politikalarında birleştirme hakkı vardır.

Kanunun ana detayları şöyle:

1. Muhasebe belgelerindeki kayıt numarası ve tarihi.
2. Hazırlık Tarihi.
3. Kanunun hazırlandığı anlaşmanın ayrıntıları.
4. Süre, hacim, işin maliyeti.
5. Ödemenin yapılacağı hesabın ayrıntıları.
6. Müşterinin ve yüklenicinin adı.
7. İşlemin taraflarının imzaları.

Yasa her zaman iki nüsha halinde hazırlanır.

M-15 Formu

Bu kısaltma, malzemelerin yan tarafa bırakılmasına ilişkin bir faturayı belirtmek için kullanılır. Bu belgenin zorunlu olmadığını ancak işletmeler tarafından sıklıkla kullanıldığını belirtmek gerekir.

Değerli eşyaların ana (merkez) ofisten uzak bölümlere veya diğer şirketlere (özel bir anlaşmaya tabi olarak) aktarılması gerektiğinde, malzemelerin üçüncü bir tarafa verilmesi için bir fatura düzenlenir.

Kayıt kuralları f. M-15

Kağıdın ilk bölümünde işletmenin belge akışına uygun bir numara yer almaktadır. Burada ayrıca şirketin ve OKPO'nun tam adını da belirtmelisiniz.

İlk tablo, belgenin hazırlanma tarihini, işlem kodunu (uygun sistem kullanılıyorsa), adını yansıtır. yapısal birim faturayı düzenleyen işletmenin faaliyet kapsamı.

Benzer şekilde alıcıya ve teslimattan sorumlu kişiye ilişkin bilgiler de belirtilir. Aşağıda faturanın düzenlendiği belgeye bir bağlantı bulunmaktadır. Bu bir anlaşma, emir vb. olabilir.

Ana tabloda, 1. ve 2. sütunlar, silinmeye tabi tüm materyaller için muhasebe alt hesabını ve analitik muhasebe kodunu gösterir.

• belirten malzemelerin adı bireysel özellikler, marka, boyut, sınıf;
• ürün numarası (eğer orada değilse, hücre doldurulmaz);
• birim kodu;
• ölçü biriminin adı;
• transfer edilen malların miktarı;
• depodan çıkan gerçek nesneler hakkında bilgi (depo sorumlusu tarafından doldurulur);
• toplam malzeme maliyeti;
• KDV'siz fiyat;
• tahsis edilen KDV miktarı;
• KDV dahil toplam maliyet;
• malzemelerin envanter numarası;
• pasaport numarası (varsa);
• kayıt kartına uygun kayıt numarası.

Fatura muhasebeci, değerli eşyaların depodan serbest bırakılmasından sorumlu çalışan ve alıcı tarafından imzalanır.

"1C"deki gelişmiş raporlar

Raporlama belgeleri oluşturmak bir muhasebecinin en yaygın faaliyetlerinden biridir. Nakit olarak yapılan ödemelerin birçoğu peşin belgelerle belgelenir. Bunlara seyahat masrafları, iş satın alımları vb. dahildir.

Çoğu zaman, şirket çalışanları işletme giderleri için kasadan para alırlar. Çalışanlar gerekli değerli eşyaları (örneğin kırtasiye malzemeleri) satın aldıktan sonra muhasebe departmanına rapor verir ve destekleyici belgeleri sağlar.

Muhasebeci de tüm masrafları muhasebe sistemine kaydetmelidir. Açık " Gider raporları""1C"de "Banka ve Kasa" bölümünün "Kasa" alt bölümünde bulunabilir. "Oluştur" butonu kullanılarak yeni bir belge girilir.

Formun üst kısmında şunu belirtin:

1. İş adı.
2. Yeni alınan değerli eşyaların depolandığı depo aktifleştirilecektir.
3. Rapor kapsamında alınan fonlar için rapor veren bir çalışan.

Belgede 5 yer imi bulunur. "Avanslar" bölümünde fonların verildiği belgeyi seçmelisiniz:

1. Para belgesi.
2. Hesap nakit emri.
3. Hesaptan borçlandırılıyor.

Verilen fonlarla mal satın alınmışsa aynı isimli sekmeye yansıtılır. "Konteyner" bölümünde iade edilebilir konteynerler (örneğin su şişeleri) hakkındaki bilgileri belirtin. "Ödeme" sekmesi, bir nesnenin satın alınması için tedarikçilere ödenen veya yaklaşan bir teslimat karşılığında verilen nakit hakkındaki bilgileri yansıtır.

“Diğer” bölümünde seyahat harcamalarına ilişkin veriler belirtilir: günlük harçlık, yakıt maliyetleri, biletler vb.

"Evrensel" form

Birincil muhasebe belgeleri listesinde en çok kullanılabilecek bir kağıt vardır. farklı durumlar. Hem muhasebenin oluşumunda hem de vergi raporlaması. Bir muhasebe belgesinden bahsediyoruz. Bir hatayı düzeltmek gerekiyorsa form gereklidir. Ayrıca açıklama gerektiren işlemler yapılırken, hesaplamaların yansıtılması, işlemlerin onaylanması, diğer evrakların eksik olması durumunda belge gereklidir.

Nüans

Bir işletmenin, standart (standart, birleşik) formların uygulanmasını gerektirmeyen işlemlerin tamamlandığını bir sertifika yardımıyla değil, bağımsız olarak geliştirilen birincil muhasebe belgeleri aracılığıyla onaylama hakkına sahip olduğunu söylemekte fayda var. Ancak bunların listesi de yer almalıdır. Finans politikasışirketler.

Sertifika hazırlama kuralları

Bu belge için tek bir birleşik form onaylanmadı. Buna göre uzmanlar bunu ücretsiz olarak oluşturabilir veya kuruluşta geliştirilen şablonları kullanabilir. Sertifikanın içermesi gereken zorunlu bilgiler arasında aşağıdakilere dikkat edilmelidir:

1. İşletme hakkında bilgi.
2. Derleme tarihi ve nedenleri.
3. Sertifikanın eklendiği birincil muhasebe belgeleri ve muhasebe kayıtları.
4. Sorumlu çalışanın imzası.

Bunu normal beyaz bir A4 kağıda veya şirketin antetli kağıdına yazabilirsiniz.

Derleme yaparken hatalardan kaçınmak için çok dikkatli olmalısınız. Sertifika ne kadar ayrıntılı olursa denetçilerin soracağı ek sorular da o kadar az olur.

Belge elbette yalnızca güvenilir bilgiler içermelidir. Yazma sırasında hatalar tespit edilirse, sertifikanın yeniden düzenlenmesi tavsiye edilir.

Depolama Özellikleri

Birincil muhasebe belgeleriyle ilgili her şey işletmede en az 5 yıl saklanmalıdır. Bu sürenin hesaplanması evrakların düzenlendiği raporlama döneminin bitiş tarihinden itibaren başlar.

bunlara ek olarak

Birincil form kağıt veya elektronik biçimde düzenlenebilir. İÇİNDE Son zamanlardaİşletmeler giderek daha fazla elektronik belge yönetimini tercih ediyor. Bu anlaşılabilir bir durumdur: evrakları tamamlamak ve göndermek çok daha az zaman alır.

Elektronik belgeler sertifikalı olmalıdır elektronik imza(güçlendirilmiş veya düzenli - karşı taraflar arasındaki anlaşmaya göre).

Sorumluluk

Birincil belgeler - temel unsuru işletmenin ekonomik ömrü. Bunun yokluğunda şirket, düzenleyici otoriteler tarafından ciddi yaptırımlarla karşı karşıya kalacak. Ana belgelerde hata veya yanlış bilgi tespit edilmesi durumunda da para cezası uygulanacaktır.

Düzenlemelerin ihlali, yalnızca Vergi Kanunu uyarınca değil, aynı zamanda İdari Suçlar Kanunu kapsamında da cezayı gerektirir. Gerekçe varsa failler de cezai sorumluluğa getirilebilecek.

Çözüm

Bir işletmenin çalışmalarında çeşitli belgeler kullanılabilir. Üstelik bunların bir kısmı birleşik bir yapıya sahip olabileceği gibi, bir kısmı da şirket tarafından bağımsız olarak geliştirilebilir. Ancak bundan bağımsız olarak gerekli tüm ayrıntıların belgelerde mevcut olması gerekir.

Bazı işletmeler birleştirilmiş belgeleri kullanmayı tercih etmektedir. Kuruluşun faaliyetlerinin özelliklerine uygun olarak desteklenen birleşik formlardan bahsediyoruz.

Seçilen birincil belge türlerinin işletmenin muhasebe politikalarına yansıtılması önemlidir. Şirketin faaliyetleri sırasında yeni belgelere ihtiyaç doğabilir. İşletme tarafından geliştirilmişlerse muhasebe politikasında belirtilmelidirler.

Karşı tarafın bağımsız olarak belirli belge türlerini de geliştirebileceğini lütfen unutmayın. Mali politika, şirketin bu tür belgeleri karşı taraflardan kabul ettiğini belirtmelidir.

Birçok işlemi kaydetmek için kuruluşlar, birincil belgelerin birleştirilmiş formlarını kullanamaz. Ancak eğer bundan bahsediyorsak nakit işlemleri, daha sonra yalnızca onaylanmış siparişler ve diğer ödeme belgeleriyle gerçekleştirilir.