Kontakti
Dom/ Rješenja u boji

Primarno računovodstvo. Kako pripremiti primarne dokumente u računovodstvu

U Rusiji zakonodavstvo nameće obvezu tvrtki i poduzetnika da dokumentiraju sve transakcije u primarnoj dokumentaciji. Svrha takvih dokumenata je potvrda činjenice koja se dogodila (prijem proizvoda, otprema iz skladišta, prodaja itd.) i pravna registracija obavljene operacije.

Glavni zahtjevi za njihovu registraciju uključuju unos pouzdanih podataka, sastavljanje tijekom operacije ili nakon njezina završetka.

Čemu služi?

Primarni dokumenti su prateća dokumentacija koja potvrđuje obavljanje svih poslovnih transakcija poduzetnika i trgovačkih društava. Registracija se provodi u nizu operacija. Ako su neispravno sastavljeni, organizacija ne može napraviti pouzdan izračun oporezive osnovice, što dovodi do neslaganja s poreznim vlastima, a tvrtki se mogu izreći kazne.

Ova se dokumentacija prihvaća za računovodstvo ako je sastavljena u obliku navedenom u Pravilniku o računovodstvu i financijska izvješća u Ruskoj Federaciji.

Standardni obrazac može sadržavati dodatne stupce i retke zadržavajući sve pojedinosti navedene u odobrenom obrascu. Prilikom izmjene potrebno je sastaviti nalog ili uputu. Ne mogu se mijenjati samo obrasci za gotovinski promet.

Primarni dokumenti daju podatke za formiranje izvještajne i knjigovodstvene dokumentacije. Mogu se sastaviti u računalnom programu ili rukom pisati, stvoreni su za bilježenje poravnanja, materijalnih ili financijskih transakcija bilo kojeg opsega.

Njegove sorte

Primarni dokumenti uključuju račune, ograde, fakture itd.

U računovodstvu se dijele na nekoliko vrsta:

  • vanjski(obavlja se izvan granica tvrtke);
  • unutarnje(obavlja se unutar poduzeća).

Dokumentacija također može biti kumulativna ili jednokratna:

  • Kumulativno izrađuju se dokumenti (radni nalozi, kartice limita). dugo vremena i odražavaju iste operacije koje se ponavljaju.
  • Jednom dokumenti (blagajinski nalozi, i) služe za izvješćivanje o obavljenom prometu.

Organizacijski i administrativno Dokumentacija uključuje upute, naloge, punomoći i naloge. Oni daju dopuštenje za izvođenje određenih operacija. Njihovi se podaci ne dodaju u računovodstvene registre.

U oslobađajuća presuda dokumentacija (zahtjevi za plaćanje, nalozi za primitak, fakture itd.) odražava operaciju. Podaci o njima unose se u knjigovodstvene registre.

Neki dokumenti kombiniraju značajke oslobađajućeg i dopustivog tipa. To mogu biti gotovinski nalozi, isplatne liste.

Detaljne informacije o svim ovim izvješćima možete dobiti iz sljedećeg videa:

Kako ispravno raditi s njim?

Za pripadajuće primarno računovodstvo dogovara se raspored prometa dokumentacije kojim se definira redoslijed i vrijeme njenog kretanja u poduzeću i slanje u računovodstvo. Mora se provjeriti oblikom (potpunost i ispravnost izrade), sadržajem (odnos pokazatelja) i aritmetički (zbrajanjem vrijednosti).

Najprije je potrebno utvrditi radi li se o knjigovodstvenoj ispravi. Treba odražavati informacije o izvršenoj poslovnoj transakciji. Dakle, naznačeno je kretanje inventarnih stavki, a blagajnički primitak ukazuje na financijski trošak.

Računovodstvenim dokumentima ne smatraju se nacrti, zapisnici, novinski izvaci i dokumentacija sastavljena mimo pravila.

Zatim se utvrđuje odnos dokumenta prema organizaciji. Provjeravaju se podaci o tvrtki ili stručnjaku (naziv rada, datum izrade, naziv poduzeća, trošak i fizički sadržaj poslovne transakcije, pozicije odgovornih osoba, osobni potpisi). Svi potpisi moraju biti originalni. Provjerava se i vrsta pečata (neke tvrtke mogu imati više pečata – za dokumente i žig).

Nakon prihvaćanja podaci se upisuju u računovodstvene registre i na obrascu se stavlja oznaka. Poslovne transakcije moraju se odražavati u nizu i grupirati u određene račune. Računovodstveni registri po izgled Postoje kartice (za računovodstvo materijala i), knjige (glavne) ili časopisi. Prema vrsti evidencije upisnici se dijele na kombinirane (nalozi), sustavne (glavna knjiga) i kronološke (knjiga upisnika).

Prema zahtjevima Goskomstata, primarni računovodstveni dokumenti moraju biti pripremljeni na sljedeći način:

  • napuniti kemijska olovka, tinta, na pisaćem stroju ili računalu;
  • uredno sastavljen s jasnim i čitljivim brojkama;
  • sadrže sve detalje;
  • u financijskim papirima svi su iznosi zapisani i označeni brojevima;
  • sadrže osobni potpis upravitelja, glavnog računovođe ili ovlaštenih osoba;
  • biti zapečaćen.

Ovlaštene osobe odgovorne su za pouzdanu i pravovremenu izradu dokumenata koji odražavaju raspoložive podatke u računovodstvu.

Ispravak pogreške

U nastavku je popis najčešćih pogrešaka koje se čine prilikom sastavljanja dokumenata:

  • korištenje obrazaca koje je tvrtka izradila samostalno, bez potvrde nalogom upravitelja i odgovarajućeg upisa u knjigovodstveni registar;
  • netočno izvršenje od strane upravitelja popisa ovlaštenih osoba za potpis;
  • nedostatak detalja;
  • prisutnost praznina u kompilaciji obvezni detalji, brisanja ili ispravljanja, kršenja pravila;
  • bilješke grafitnom olovkom;
  • prilagodbe blagajničke dokumentacije;
  • prisutnost aritmetičkih pogrešaka;
  • bez crtica za prazne retke.

Ako postoje pogreške, inspekcijske strukture ne prihvaćaju računovodstveni dokument ili ga prepoznaju kao krivotvoren.

Ispravak blagajne i knjigovodstvena dokumentacija provodi se prema sljedećim pravilima:

  • Nije dopuštena uporaba lektora, brisanja i ispravljanja dokumenata (gotovinski teretni i računi, potvrde);
  • ako se otkriju bilo kakve pogreške, dokumente treba poništiti i ponovno sastaviti;
  • oštećeni ili netočno ispunjeni dokumenti ne uništavaju se, precrtavaju se i dodaju u blagajnu na dan izdavanja.

Ispravci ostalih dokumenata se vrše nakon što su ugovoreni sa ugovornim stranama i potvrđeni potpisima.

Prilikom ispravljanja ručnih obrazaca, netočne podatke ili iznose potrebno je prekrižiti i napisati na vrhu ispravna vrijednost. Riječ "Ispravljeno" navedena je u poljima retka i s njom su suglasne osobe koje su prethodno potpisale ovaj dokument. Naveden je datum ispravka. Korištenje korektora, mrlja i brisanja nije dopušteno.

Ako su ispravci netočno ispunjeni i ovjereni, smatrat će se nevažećima.

Obnova dokumentacije

U slučaju oštećenja, uništenja ili gubitka primarnih dokumenata (na temelju upute br. 157 N), upravitelj imenuje povjerenstvo za analizu razloga za njihovu obnovu i otkrivanje počinitelja. Ponekad upravitelj surađuje s istražnim tijelima, vatrogasnim nadzorom ili sigurnosnim strukturama. Rezultati rada dokumentiraju se aktom koji odobrava upravitelj. Upisuje se u mapu dnevnika za druge transakcije.

Prema uputi br. 157 N, primarni papiri mogu se pohranjivati ​​i na papiru i na strojnom mediju (upotrebom elektroničkog digitalnog potpisa).

Rok trajanja

Prema čl. 17 Saveznog zakona "O računovodstvu", svaka tvrtka mora organizirati odgovarajuće skladištenje ove dokumentacije, računovodstvenih izvješća i računovodstvenih registara u skladu s utvrđenim rokovima, ali najmanje 5 godina.

Pohrana elektroničkih dokumenata obavlja se u skladu sa zahtjevima zakona i uz dostupnost računalnih medija. Istovremeno, čelniku tvrtke osigurana je zaštita od nezakonitih prilagodbi.

Jedanaesterci

Pogreške u primarnim dokumentima ili njihov nedostatak mogu dovesti do financijskih gubitaka za tvrtku. Prema čl. 120 Poreznog zakona Ruske Federacije, kazne se izriču za teška kršenja standarda računovodstva troškova i dobiti:

  • u slučaju kršenja tijekom jednog poreznog razdoblja - do 10 tisuća rubalja;
  • u slučaju kršenja tijekom nekoliko poreznih razdoblja - do 30 tisuća rubalja;
  • kada se porezna plaćanja smanjuju - 20% iznosa neplaćenih doprinosa, od 40 tisuća rubalja.

Gruba kršenja normi za računovodstvo rashoda, dobiti i predmeta oporezivanja uključuju nepostojanje primarne dokumentacije i računovodstvenih registara. Oni također uključuju periodični prikaz poslovnih transakcija, materijalne imovine, financija i nematerijalne imovine u računovodstvenim računima, računovodstvenim registrima i izvješćima.

U nedostatku ovih dokumenata, tvrtka je dužna preplatiti porez. Njihovo povlačenje moguće je prema uputama relevantnih struktura čije su ovlasti u skladu sa zakonskim zahtjevima. Istovremeno se sastavlja i upisnik oduzete dokumentacije.

Izvorni dokumenti računovodstvo koriste se u svakom poduzeću. Svi su važni na svoj način i trebali bi biti obavezna uzeti u obzir u radu. Sastavljaju se prema obrascima primarnih knjigovodstvenih isprava knjigovodstvenih registara. Njihov potpuni popis i pravila dizajna prikazani su u ovom članku.

Značajke dizajna

Govoreći o primarnim dokumentima, mislimo na one dokumente koji su odgovorni za svaki od ekonomskih događaja koji su se dogodili u poduzeću. Prilikom izrade ove vrste dokumentacije svaki računovođa mora imati na umu da ne postoje posebni i jasno evidentirani obrasci primarnih dokumenata i računovodstvenih registara. Izbor ostaje na poduzeću. Ona je ta koja odlučuje koji joj je od mogućih oblika prikladan za korištenje u svojim aktivnostima. Također je važno pri izradi obrasca primarnih knjigovodstvenih dokumenata navesti sve detalje. Oni samo imaju obvezni popis, s kojeg se ništa ne može isključiti. Važno je napomenuti da informacije o tome koji oblik primarnih računovodstvenih dokumenata tvrtka koristi moraju biti navedene u računovodstvenoj politici tvrtke. Ovo je vrlo važna točka.

Popis primarnih knjigovodstvenih isprava

Primarni popis uključuje devet važnih radova:

  1. Popis pakiranja.
  2. Obrasci za obračun.
  3. Zapisnik o prihvaćanju.
  4. Dokumenti o kretanju dugotrajne imovine.
  5. Novčane uputnice.
  6. Radovi po gotovinske transakcije.
  7. Unaprijed izvješće.
  8. Računovodstveni podaci.
  9. Akt kojim se propisuje prijeboj.

Ovaj popis primarnih računovodstvenih dokumenata općenito je prihvaćen i koristi se u svim poduzećima.

Popis pakiranja

Ovaj primarni računovodstveni dokument namijenjen je odražavanju svih kretanja zaliha. Račun mora sadržavati podatke koji su također navedeni na računu. Važno je napomenuti da ovaj rad mora biti pripremljen u dva primjerka. Za ovjeru ovog dokumenta koristi se potpis voditelja i pečat organizacije. Što se tiče obrasca za izdavanje računa, poduzeća obično koriste TORG-12. Obično ga koriste veleprodajne tvrtke. Obrazac mora sadržavati podatke o ugovoru na temelju kojeg se obavlja transakcija i podatke o otpremnici. Također uključuje informacije o sudionicima u transakciji i robi koja se prenosi. Dostavnica mora sadržavati podatke o priloženim radovima. Što se tiče potpisa, stavile su ih obje strane. Važno je znati da one organizacije čiji rad ne uključuje korištenje pečata imaju pravo ne ovjeravati ovu vrstu dokumenta njime.

Obrasci plaćanja

Obračun plaća sastavlja se prema obrascu T-49. Obrazac ovog primarnog računovodstvenog dokumenta označen je brojem 0301009. Njegova je uporaba ograničena samo na poduzeća koja obavljaju proračunske ili državne aktivnosti. Prema ovom dokumentu izrađuje se puni račun i daljnje obračunavanje plaće zaposlenici. Glavni podaci ove vrste obrasca su evidencija radnog vremena, tarifna stopa, iznos odbitaka i prijeboja. Druge organizacije, kao i individualni poduzetnici izdaju plaće svom osoblju u obrascu 0504401. Osnova za izračun ovdje je također i vremenski list. Potreba za ovom dokumentacijom određena je potrebom smanjenja protoka dokumenata u organizaciji. Ovu primarnu knjigovodstvenu ispravu sastavljaju djelatnici računovodstva, koji ih nakon pripreme papira prenose u blagajnu. Nakon što su sva sredstva navedena u dokumentu izdana osoblju, treba ih vratiti u računovodstvo. Obrazac koji se predaje blagajnicima mora potpisati voditelj poduzeća.

Zapisnik o prihvaćanju

Razlog za sastavljanje ovog primarnog računovodstvenog dokumenta je prijenos posla ili usluga koje poduzeće obavlja na kupca. Potvrđuje da su svi dogovori ispoštovani i da je kupac zadovoljan postignutim rezultatima. Obrazac akta nema obvezno utvrđen oblik. Ali postoji popis podataka koje mora sadržavati. Uključuje oznake kao što su naziv tvrtke, datum kada je dokument generiran, odraz osobe koja je sastavila dokument, format rada, pozicije i potpise odgovornih osoba. Postoji i objedinjeni obrazac KS-2. Ne odnosi se na sve vrste radova ili usluga. može se koristiti samo ako se izvođač bavi kapitalnom izgradnjom. Ako je ovaj obrazac dovršen, može se koristiti tijekom građevinskih i instalacijskih radova na civilnim ili stambenim objektima.

Dokumenti o kretanju dugotrajne imovine

U u ovom slučaju Zaposlenici poduzeća koriste sljedeće vrste primarne dokumentacije:

  • Obrazac OS-1 - akt koji opisuje činjenicu prihvaćanja ili prijenosa dugotrajne imovine. Ovaj oblik primarnih knjigovodstvenih isprava koristi se u slučaju prijenosa predmeta. Važno je napomenuti da zgrade ili strukture nisu uključene u ovu kategoriju.
  • OS-1a - ovaj obrazac se odnosi na zgrade ili strukture.
  • OS-4 - izdaje se u slučaju otpisa dugotrajne imovine poduzeća.
  • INV-1 je prikladan za evidentiranje činjenice inventure.
  • INV-1a - pogodan za popis nematerijalne imovine.

Svaki od ovih oblika ima jedinstveni oblik. Njegova je uporaba obavezna pri izradi primarne knjigovodstvene dokumentacije.

Novčane uputnice

Ovaj rad je sastavljen u skladu s obrascem OKUD 0401060. Prilikom izrade obrasca potrebno je slijediti nekoliko faza popunjavanja:

  1. Unos broja i datuma uplate.
  2. U posebnom stupcu navesti vrstu plaćanja. U tom slučaju možete koristiti oznaku kao što je "Hitno" ili "Pošta".
  3. Registar Postoji 28 šifri od 01 do 28. To mogu biti porezni obveznici, banke, kreditne organizacije i drugi.
  4. Unos iznosa uplate. Mora biti zapisano riječima i brojevima.
  5. Podaci o pošiljatelju trebaju uključivati ​​TIN, KPP, ime, bankovni detalji.
  6. Također biste trebali unijeti slične podatke o primatelju.
  7. Ova faza uključuje određivanje dodatnih kodova i šifri - vrsta, redoslijed i kod.
  8. Unos podataka o naknadnom plaćanju.
  9. Potpisivanje PP.

Ovisno o vrsti plaćanja, ovaj obrazac potrebno je ispuniti u cijelosti ili djelomično.

Papiri za gotovinski promet

U ovom slučaju moguće je izdati dva osnovna obrasca. Prvi je ulazni blagajnički nalog, drugi je izlazni nalog. Dakle, PKO se izdaje u slučajevima kada nova sredstva pristignu na blagajnu. Format ovog primarnog računovodstvenog dokumenta regulira Državni odbor za statistiku Ruske Federacije. Ispunite ga na papiru putem obrasca KO-1 ili in u elektroničkom obliku. Dokument potpisuje glavni računovođa i ostaje na pohrani u računovodstvu. Što se tiče troškovnog naloga, značajke njegovog dizajna su slične. Jedina razlika je cilj. Ispunjava se u slučajevima izdavanja Novac. Još jedna značajka je širok raspon mogućnosti popunjavanja - to može biti Word i Excel. Primarni dokumenti Računovodstvo ove vrste sastavlja se u obrascu KO-2.

Unaprijed izvješće

Kao svi izvorni dokumenti i računovodstvenih registara, ovaj obrazac je izvješće o aktivnostima poduzeća. Naime, predujam se sastavlja u slučajevima kada zaposlenik treba obračunati sredstva koja je primio iz blagajne i potrošio za potrebe poduzeća. Glavne informacije uključene u ovaj obrazac su:

  • Iznos sredstava koje je primio zaposlenik poduzeća.
  • Namjena za koju su sredstva utrošena.
  • Stvarni troškovi.
  • Ostaci ili viškovi koje je zaposlenik morao platiti iz svog proračuna.

Ove pozicije su svakako vrlo važne, ali se smatraju nevažećim ako su u formi unaprijed izvješće popratni dokumenti nisu priloženi. Što se tiče pripreme ove vrste primarne dokumentacije, ona je pojednostavljena zbog prisutnosti jedinstvenog obrasca. Zove se AO-1. Ako tvrtka želi razviti vlastiti obrazac, to je također dopušteno. Najvažnije je u dokument unijeti sve potrebne detalje. Poduzeća najčešće koriste jedinstveni obrazac. Obrazac se izdaje u jednom primjerku u roku od tri dana od dana isplate novca. Dokument mora odobriti nadređeni zaposlenika koji je podnio izvješće. Predujm izvješće možete dostaviti u papirnatom ili elektroničkom obliku.

Računovodstveni podaci

Ova vrsta primarne dokumentacije izrađuje se pod tri uvjeta:

  1. Ako postoji potreba da se ispravi greška nastala prilikom formiranja standardnih knjigovodstvenih transakcija.
  2. Za izvođenje operacije koja zahtijeva ručno raspoređivanje vremenskih razgraničenja.
  3. Prilikom registracije transakcija koje uključuju nestandardne knjigovodstvene isprave.

Najčešće se računovodstveni izvještaji još uvijek koriste za označavanje pogrešaka. Ovaj se dokument može nazvati univerzalnim, jer je prikladan i za trenutno razdoblje i za bilo koji drugi. Prednost ovog obrasca za tekuće razdoblje je mogućnost održavanja točnih iznosa prometa. To se provodi uvođenjem storniranja ili dodatnog knjiženja iznosa. Jasno utvrđeni oblik računovodstvene potvrde primjenjuje se samo na državne agencije. Ostali porezni obveznici imaju pravo koristiti vlastiti obrazac. Važno je samo da sadrži sljedeće podatke:

  1. Ime kompanije.
  2. Naslov dokumenta i datum kada je nastao.
  3. Suština operacije.
  4. Potrebne količine i količine.
  5. Potpisi svih odgovornih osoba.

Važno je napomenuti da ako poduzeće planira koristiti vlastiti obrazac, tada mora navesti tu činjenicu u svojoj računovodstvenoj politici.

Akt kojim se propisuje prijeboj

Bit ovog obrasca je da odražava otplatu međusobnih dugova između poduzeća i zaposlenika. Za provedbu offseta potrebno je ispuniti akt i ugovor za obavljanje ovog posla. Akt se sastavlja u fazi kada tvrtka predstavlja protudug svom zaposleniku i pogodno je da ga strane prebiju s dugom. Ako su takvi uvjeti prikladni za oba sudionika, tada se sastavlja poseban sporazum kojim se potvrđuje želja stranaka da krenu.

U savezni zakon 402-FZ „O računovodstvu” opisuje sve računovodstvene i primarne dokumente. Potrebni su uglavnom u porezne svrhe - kao dokumenti koji potvrđuju nastale troškove i ispravnost utvrđivanja porezne osnovice.

Primarni dokumenti moraju se čuvati 4 godine. Tijekom tog vremena, porezna uprava od njih može zatražiti bilo kada da provjere vas ili vaše druge ugovorne strane. "Primarni" se također koristi u suđenja u sporovima s protustrankama.

Primarne knjigovodstvene isprave sastavljaju se u trenutku obavljanja poslovnih transakcija i označavaju njihovu dovršenost. Popis dokumenata koji prate pojedinu transakciju može se razlikovati ovisno o vrsti transakcije. Pripremu svih potrebnih primarnih dokumenata obično obavlja dobavljač. Posebnu pozornost treba obratiti na one dokumente koji nastaju tijekom transakcija u kojima ste vi kupac, jer su to vaši troškovi, pa ste vi više zainteresirani za poštivanje slova zakona nego vašeg dobavljača.

Razdvajanje primarnih dokumenata po fazama poslovanja

Sve transakcije mogu se podijeliti u 3 faze:

Faza 1. Slažete se s uvjetima posla

Rezultat će biti:

  • ugovor;
  • račun za plaćanje.

Faza 2. Dolazi do plaćanja transakcije

Potvrdite plaćanje:

    izvadak s tekućeg računa, ako je plaćanje izvršeno bankovnom doznakom, ili acquiringom, ili putem platnih sustava gdje se novac prenosi s vašeg tekućeg računa;

  • blagajničke isplate, potvrde za blagajničke naloge, obrasci strogog izvješća - ako je plaćanje izvršeno u gotovini. U većini slučajeva ovaj način plaćanja koriste vaši zaposlenici kada podižu novac na račun. Obračuni između organizacija rijetko su u obliku gotovine.

Faza 3. Primitak robe ili usluga

Obavezno je potvrditi da je roba stvarno primljena i da je usluga pružena. Bez toga vam porezna uprava neće dopustiti smanjenje poreza na potrošeni novac. Potvrdite primitak:

  • tovarni list - za robu;
  • račun o prodaji - obično se izdaje zajedno s račun, odnosno ako proizvod prodaje samostalni poduzetnik;
  • potvrdu o izvršenim radovima/obavljenim uslugama.

Obavezni primarni dokumenti

Unatoč varijabilnosti transakcija, postoji popis obveznih dokumenata koji se sastavljaju za bilo koju vrstu transakcije:

  • ugovor;
  • ček;
  • obrasci za strogo izvješćivanje, blagajna, račun;
  • dostavnica;
  • potvrdu o izvršenim radovima (obavljenim uslugama).

Sporazum

Prilikom obavljanja posla s klijentom se sklapa ugovor kojim se preciziraju svi detalji predstojećih poslovnih transakcija: način plaćanja, otprema robe, rokovi izvršenja posla ili uvjeti pružanja usluga.

Ugovorom se uređuju prava i obveze ugovornih strana. Idealno bi bilo da svaka transakcija bude popraćena zasebnim ugovorom za isporuku dobara ili usluga. No, uz dugoročnu suradnju i provedbu sličnih poslova može se sklopiti jedan opći dogovor. Ugovor je sastavljen u dva primjerka s pečatom i potpisom svake strane.

Za neke transakcije nije potreban pismeni ugovor. Na primjer, kupoprodajni ugovor je sklopljen od trenutka kada kupac primi gotovinu ili račun.

Račun za plaćanje

Faktura je ugovor prema kojem dobavljač utvrđuje cijenu svoje robe ili usluga.

Kupac prihvaća uvjete ugovora odgovarajućom uplatom. Oblik računa za plaćanje nije strogo reguliran, stoga svaka tvrtka ima pravo izraditi vlastiti obrazac ovog dokumenta. U fakturi možete navesti uvjete transakcije: uvjete, obavijest o avansnom plaćanju, procedure plaćanja i isporuke itd.

U skladu s člankom 9-FZ "O računovodstvu", potpis direktora ili glavnog računovođe i pečat nisu potrebni za ovaj dokument. No, ne treba ih zanemariti kako bi se izbjegla pitanja protustranaka i države. Faktura vam ne dopušta postavljanje zahtjeva prema dobavljaču - ona samo utvrđuje cijenu proizvoda ili usluge. Istovremeno, kupac zadržava pravo zahtijevati povrat novca u slučaju neosnovanog bogaćenja dobavljača.

Dokumenti za plaćanje: potvrde o gotovini, obrasci strogog izvješća (SSR)

Ova skupina primarnih dokumenata omogućuje vam potvrdu činjenice plaćanja za kupljenu robu ili usluge.

Dokumenti o plaćanju uključuju potvrde o prodaji i gotovinskim primicima, financijska izvješća, zahtjeve za plaćanje i naloge. Kupac može preuzeti narudžbu u banci plaćanjem virmanom. Prilikom gotovinskog plaćanja kupac od dobavljača dobiva gotovinski ili robni račun.

Teretnica ili račun o prodaji

Računi o prodaji, kao što smo već rekli, izdaju se prilikom prodaje robe fizičkim osobama ili od strane samih fizičkih osoba.

Fakture prvenstveno koriste pravne osobe za evidentiranje puštanja/prodaje robe ili zaliha i njihov daljnji primitak od strane naručitelja.

Račun je potrebno izraditi u dva primjerka. Prvi ostaje kod dobavljača kao dokument koji potvrđuje činjenicu prijenosa robe, a drugi primjerak prenosi se na kupca.

Podaci na računu moraju odgovarati brojevima na računu.

Ovlaštena osoba odgovorna za puštanje robe mora staviti svoj potpis i pečat organizacije na fakturu. Primatelj robe također je dužan potpisati i ovjeriti pečatom na otpremnici. Dopuštena je uporaba faksimila potpisa, ali to mora biti evidentirano u ugovoru.

Potvrda o izvršenim uslugama (obavljenim radovima)

je dvostrani primarni dokument koji potvrđuje činjenicu transakcije, trošak i vrijeme usluge ili rada.

Akt izdaje izvođač svom naručitelju na temelju rezultata pružene usluge ili obavljenog posla. Ovim primarnim dokumentom potvrđuje se usklađenost pruženih usluga (obavljenih radova) s uvjetima sklopljenog ugovora.

Dostavnica

Račun je dokument koji je potreban isključivo za kontrolu kretanja PDV-a. Računi se obično izdaju uz otpremnice ili akte. Postoje računi za akontacije.

Ovaj primarni dokument je strogo reguliran. On sadrži:

  • informacije o iznosima sredstava;
  • dio teksture.

Osnova za prihvaćanje iskazanih iznosa PDV-a za odbitak je račun. Sva poduzeća koja plaćaju PDV dužna su ga ispisati.

U U zadnje vrijeme UPD je popularan univerzalni dokument za prijenos. Ovaj dokument zamjenjuje par faktura + faktura ili akt + faktura.

Poslujte u praktičnoj internetskoj usluzi za izračun plaća i slanje izvješća Saveznoj poreznoj službi, Mirovinskom fondu i Fondu socijalnog osiguranja. Usluga automatski generira primarne dokumente i UPD.

Primarna knjigovodstvena dokumentacija je ona koja potvrđuje transakcije koje društvo obavlja sa novčanim sredstvima. Ova dokumentacija ima pravnu snagu i u slučaju kontroverzne situacije može ili pomoći tvrtki ili joj naštetiti, ovisno o situaciji.

Dokumentacija uključuje:

  • ugovori;
  • računi;
  • isprave za plaćanje;
  • fakture;
  • dostavnica;
  • potvrde o prodaji i drugo.

Definicija i sastav

Svaki oblik "primarnog" je unificiran, a ako je potrebno, mogu mu se dodati potrebni redovi, ali glavni moraju biti ostavljeni. Izuzetak mogu biti obrasci koji se prenamjenjuju za promet na blagajni.

Sve promjene u dokumentaciji mora odobriti čelnik poduzeća. U slučaju da popis dokumenata ne uključuje potreban dokument, onda organizacija može sama razviti "primarni" oblik.

Glavni uvjet za njegovo stvaranje je prisutnost takvog pojedinosti:

  1. Naziv dokumenta.
  2. Datum pripreme.
  3. Informacije o tvrtki ili organizaciji.
  4. Opis poslovne transakcije koja se provodi.
  5. Popis osoba koje su odgovorne za sastavljanje mora imati potpis odgovorne osobe.

Primarna dokumentacija mora biti primljena u računovodstvo na vrijeme, jer je jedan od glavnih uvjeta za vođenje računovodstvenih evidencija kronologija.

Postoje takve "primarne" grupe:

  1. Organizacijski i upravni dokumenti.
  2. Popratna dokumentacija.
  3. Dokumentacija knjigovodstvena registracija.

Također je važno raspored, prema kojem se odvija protok dokumenata. Važno je napomenuti da oblik ovog rasporeda mora biti uključen u računovodstvenu politiku organizacije. Zahvaljujući ovom rasporedu možete jednostavno kontrolirati sve izdane dokumente. Samo se trebate sjetiti unijeti potrebne unose.

Pravila popunjavanja

Prvo na što trebate obratiti pozornost je provjera "primarnog" na sljedećim točkama:

  • cjelovitost svih linija i odjeljaka;
  • ispunjavanje prema svim pravilima;
  • matematičke informacije, provjeravajući ih s popratnim dokumentima.

Ako je dokumentacija ovjerena, ista se mora unijeti u knjigovodstvene registre.

Svaki unos koji se upisuje u primarnu dokumentaciju ima dugi rok trajanja. Dokumente možete pohraniti u papirnatom i elektroničkom obliku (sa digitalni potpis). Također, dokumenti moraju imati potvrdni pečat. Vrijedno je napomenuti da od 2015. dd i doo mogu poslovati bez okruglog pečata.

Ne zaboravite da je potreban potpis odgovorne osobe. U računovodstvu glavni monetarna jedinica je rublja, čak i ako prema uvjetima ugovora govorimo o konvencionalnim jedinicama. Možete dodati dodatne stupce i u njima naznačiti iznose u valutama, ali ćete morati navesti i iznos u rubljima.

Glavna lista

Sporazum je ugovor koji podrazumijeva početak ili prestanak bilo kojih prava i obveza između strana. Obje strane koje ga sklapaju dužne su se s njim upoznati. Ako su svi zadovoljni uvjetima sporazuma, onda se on zapečaćuje potpisima i pečatima obiju strana.

Ugovor ima punu pravnu snagu, a svaka strana mora imati primjerak. Kontroverzne situacije mogu se riješiti mirnim putem ili na sudu. Također je vrijedno reći da nije u svakoj situaciji potrebno zaključiti sporazum. U slučaju kupoprodaje, ček može imati istu pravnu snagu kao i ugovor.

Račun primljen od prodavatelja za pružene usluge ili robu. također smatra primarnim knjigovodstveni dokument. Dokument o plaćanju mora sadržavati poveznicu na transakciju koja se provodi (na primjer, mora postojati izraz „plaćanje fakture za 01.09.2017.“). Osoba koja je kupila proizvod ili uslugu uz račun dobiva i svojevrsnu garanciju.

Dokumenti za plaćanje su čekovi za plaćanje robe ili usluga, narudžbe, zahtjevi. Ako tvrtka plaća robu ili pruženu uslugu gotovinom putem blagajne, tada se račun mora dostaviti u računovodstvo.

Ako sam ček ne pokazuje da je plaćanje izvršeno korištenjem gotovinsko placanje, tada uz blagajnički račun trebate priložiti i račun o prodaji. Mora biti opisano što je, u kojoj količini i za koji iznos kupljeno. Prodavač mora staviti svoj pečat na ček i potpis osobe odgovorne za njegovu prodaju. Potvrda o prodaji bez registracijske blagajne može se priznati kao primarni dokument.

Ako se plaćanje usluga ili robe dogodi između dva pravne osobe preko tekućeg računa, tada se izdaje popis pakiranja. Svaka stranka popunjava sve prema uzorku uz obaveznu ovjeru potpisa i pečata odgovornih osoba. Iznosi navedeni u takvoj fakturi moraju se nužno podudarati s fakturom.

Ukoliko se plaćanje računa za pruženu uslugu ili proizvod odvija putem bankovnog računa, tada ga je potrebno izdati nalog za plaćanje. Obrazac koji će biti pripremljen za isplatu može se dostaviti banci na papiru.

Prije slanja svakako provjerite točnost podataka o primatelju kako bi se u budućnosti izbjegle neugodne situacije. Informacije u nalog za plaćanje mora se pažljivo i ozbiljno ispuniti.

Platni nalog je primarni dokument kojim vjerovnik od dužnika putem banke zahtijeva povrat duga. Ali postoje slučajevi kada se novac može automatski teretiti s računa dužnika.

Oblik fakture primijeniti ako je PDV obračunat. Koriste se zajedno s računima i aktima. Ako je, primjerice, prema ugovoru potreban avans, onda postoji i razlog za izdavanje računa. Odbitak PDV-a provodi se na fakturama i računima koji se nalaze u prilogu. Zapamti to Svaki obveznik PDV-a mora izdati račun.

Kako napraviti i dovršiti promjenu

Nemoguće je izvršiti bilo kakve prilagodbe ili izmjene primarne dokumentacije; ti su uvjeti navedeni u zakonodavstvu Ruska Federacija a odnose se samo na bankarstvo i gotovinski dokumenti. U drugom “primarnom” uvođenje promjena je moguće, ali samo ako je svaki od sudionika u tekućoj poslovnoj transakciji svjestan promjena koje se rade. Potvrda upoznavanja s izvršenim promjenama provodi se potvrdom potpisa.

Potrebna je tanka linija precrtati netočne podatke. Ali ono što prekrižite mora biti jasno čitljivo. Točni podaci moraju biti upisani iznad ili pored precrtanog znaka. Obavezno napišite izraz "vjerovati ispravljenom" pored njega. Obavezno je navesti puno ime i prezime osobe koja je izvršila izmjene i datum izmjene, a sve ovjereno potpisom.

Mjesto skladištenja primarne dokumentacije – arhiva. Kako bi dokumentacija bila ispravno dostavljena potrebno je ispuniti sljedeće radnje:

  1. Poredajte ih kronološkim redom.
  2. Poredajte ih po vrsti.
  3. Spremljene i uvezane dokumente treba staviti u mape.
  4. Također je potrebno izdati prateću potvrdu.

Prema zakonodavstvu Ruske Federacije u vezi s održavanjem i pohranjivanjem primarne računovodstvene dokumentacije, predviđeno je razdoblje pohrane - minimalno 5 godina.

Rok počinje teći od 1. siječnja godine koja slijedi nakon predaje dokumenta u arhivu.

Ako tvrtka ili organizacija prekrši uvjete pohrane primarne računovodstvene dokumentacije, tada nadležna tijela mogu primijeniti kazne. Visina kazne ovisit će o stupnju počinjenog prekršaja ( 10000-40000 rubalja).

Vrijedno je napomenuti da u slučaju provjere od Porezni ured može biti relevantno dokumenti s rokom zastare od 3 godine. Ako tvrtka ili organizacija nema primarnu dokumentaciju za kasnije razdoblje, tada se na nju ne mogu primijeniti kazne.

Računovodstveni odjel svake organizacije mora voditi računa o ispravnom održavanju primarne računovodstvene dokumentacije i osigurati njezinu sigurnost. Samo ako su dokumenti ispravno održavani i pohranjeni, zahtjevi poreznih vlasti bit će neprikladni.

zaključke

Primarna dokumentacija potvrđuje obavljene poslovne transakcije: prodaju, kupnju, pružanje raznih vrsta usluga. Popis dokumenata je velik, a opseg njihove primjene ovisi o konkretnom događaju (ugovor, ček, faktura itd.).

Dostupnost "primarnog" vrlo važno kod provođenja porezne kontrole. Obavezno se pridržavati pravila održavanja, čuvanja i izmjena. Imajte na umu da se za nepoštivanje rokova skladištenja mogu primijeniti kazne na organizaciju.

Postupak izrade primarnih knjigovodstvenih dokumenata prikazan je u ovom videu.

primarni knjigovodstveni dokument

Primarni dokumenti čine osnovu cjelokupnog računovodstva. Financijske i ekonomske aktivnosti organizacije prate brojne operacije. U tu svrhu koristi se element računovodstvene metode – dokumentacija. Dokumentacija je glavna metoda računovodstvenog praćenja gospodarskih aktivnosti organizacije, njezina primarna kontrola. dokument - To je pisani dokaz o obavljenoj poslovnoj transakciji koji daje pravnu snagu knjigovodstvenim podacima. Dokumentacija služi kao osnova za naknadna knjigovodstvena knjiženja i osigurava točnost, pouzdanost i nespornost knjigovodstvenih pokazatelja, kao i mogućnost njihove kontrole.

Dokumenti moraju imati pravnu snagu, tj. sadržavati niz obveznih pojedinosti (indikatora):

  • - naslov dokumenta;
  • - Datum od;
  • - naziv organizacije u ime koje je dokument sastavljen;
  • - Sadržaj rada;
  • - kvantitativne i troškovne mjere;
  • – ime i položaj osoba odgovornih za njegovu provedbu i pravilnost izvršenja;
  • - svojeručne potpise tih osoba i njihove prijepise;
  • - pečati, štambilji organizacije.

Dokumenti moraju biti pripremljeni na način da se osigura očuvanje zapisa. Dugo vrijeme(tinta, kemijska olovka, pisaći stroj, printer). Primarni dokumenti moraju biti sastavljeni ili u trenutku transakcije (gotovina, banka) ili odmah nakon njenog završetka. Za pravovremenu i kvalitetnu izradu, točnost podataka i prijenos u utvrđenom roku za evidentiranje u knjigovodstvene knjige odgovorni su sastavljači i potpisnici dokumenta.

Dokumenti uključuju:

  • - primarni (fakture, fakture, ulazni i izlazni blagajnički nalozi, ograde i sl.);
  • - knjigovodstveni registri (blagajnički izvještaji, dnevnici naloga, glavna knjiga, robni izvještaji i dr.);
  • - izvješćivanje (bilans stanja i prilozi uz njega).

Sve knjigovodstvene evidencije vode se na temelju primarnih dokumenata, zatim se podaci iz njih prenose u knjigovodstvene registre, gdje se sistematiziraju, odnosno evidentiraju na knjigovodstvenim računima. Na kraju izvještajnog razdoblja popunjava se izvješće poduzeća prema računovodstvenim registrima.

Primarna dokumentacija pokreće kretanje računovodstvenih informacija, osigurava računovodstvu informacije potrebne za kontinuirano i kontinuirano promišljanje ekonomska aktivnost poduzeća.

Prema namjeni sve primarne isprave dijele se na: organizacijske i upravne isprave, prateće isprave, knjigovodstvene isprave i kombinirane isprave.

  • - organizacijski i administrativni (nalozi, upute, upute, punomoći) dopuštaju poslovanje, a podaci sadržani u njima ne odražavaju se u računovodstvenim registrima;
  • - dokumenti opravdanja (fakture, potraživanja, nalozi za primitak itd.) odražavaju činjenicu transakcije, informacije sadržane u njima bilježe se u računovodstvenim registrima. Postoji niz dokumenata koji kombiniraju dopuštenu i oslobađajuću prirodu (troškovni nalozi, isplatnice za plaće), podaci sadržani u njima unose se u računovodstvene registre;
  • - knjigovodstvene isprave sastavljaju se u računovodstvu na temelju administrativnih ili pratećih isprava za sažetak knjigovodstvenih evidencija, a takve isprave su računovodstvene potvrde, obračuni režijskih troškova, razvojne tablice.
  • - objedinjene isprave istodobno obavljaju funkcije upravnih i pravdajućih i knjigovodstvenih isprava. Na primjer, faktura za otpuštanje materijalnih sredstava sadrži nalog za otpuštanje materijala iz skladišta u radionicu, kao i evidentiranje njihovog stvarnog izdavanja itd.

Prema načinu evidentiranja prometa dokumenti se dijele na jednokratne i kumulativne.

Jednokratni dokumenti koriste se samo jednom za prikaz jedne transakcije ili nekoliko istovremeno izvršenih transakcija. Nakon registracije, jednokratni dokument odlazi u računovodstvo i služi kao osnova za odraz u računovodstvu. Na primjer, dolazni i odlazni blagajnički nalozi, obračuni plaća itd.

Kumulativni dokumenti sastavljaju se tijekom određenog razdoblja (tjedan, desetljeće, mjesec) kako bi odražavali homogene ponavljajuće transakcije koje se u njima bilježe kako se događaju. Na kraju razdoblja izračunavaju se ukupni iznosi za pokazatelje koji se koriste za račune. Akumulacijski dokumenti uključuju kartice ograničenja, dvotjedne ili mjesečne naloge itd.

Ovisno o mjestu sastavljanja isprave mogu biti interne i eksterne.

Domaći dokumenti se sastavljaju u poduzeću kako bi odražavali interne operacije. Na primjer, blagajnički i izdatni nalozi, računi, akti, obračuni plaća i sl.

Vanjski dokumenti se popunjavaju izvan granica datog poduzeća i stižu u formaliziranom obliku. Na primjer, fakture, bankovni izvodi, tovarni listovi itd.

Prema redoslijedu sastavljanja isprava razlikuju se primarne i zbirne isprave.

Primarni dokumenti se sastavljaju za svaku pojedinačnu transakciju u trenutku njenog završetka. Na primjer, blagajnički nalog, nalozi za plaćanje, akti o otpisu dugotrajne imovine i sl.

Sažetak dokumenti se sastavljaju na temelju prethodno sastavljenih primarnih dokumenata. Njihova uporaba olakšava kontrolu homogenih operacija. Mogu biti izvršni, računovodstveni ili kombinirani. Na primjer, akontacijski i blagajnički izvještaji, grupni i zbirni izvještaji. Konkretno, avansno izvješće, budući da je kombinirano, obavlja funkcije popratne i računovodstvene isprave. Daje pune karakteristike poravnanja s odgovornim osobama: stanje ili prekoračenje prethodnog predujma, veličina ovog predujma, potrošeni iznos, stanje i datum njegovog unosa u blagajnu ili prekomjerni trošak i datum njegove nadoknade od strane poduzeća. Osim toga, u predujmu se daje opis troškova proizvodnje na računima nakon provjere i odobrenja izvješća. Na poleđini izvješća nalazi se popis pojedinačnih izdataka i njihova popratna dokumentacija.

Prema redoslijedu popunjavanja dokumenti se mogu razvrstati u one koji se sastavljaju ručno i računalno.

Dokumenti sastavljeni ručno, popunjava se ručno ili na pisaćem stroju.

Dokumenti izvršeni korištenjem računalna tehnologija, automatski bilježe informacije o proizvodnim operacijama u trenutku njihova završetka.

Prihvat, ovjera i knjigovodstvena obrada dokumenata. Dokumenti zaprimljeni u računovodstvu se obrađuju radi pripreme za knjiženje u knjigovodstvene registre. Glavna faza računovodstvene obrade dokumenata u organizaciji je provjera primljenih dokumenata u biti, obliku i aritmetički.

Prilikom provjere isprava o njihovoj osnovanosti potrebno je utvrditi zakonitost, ispravnost i svrhovitost obavljenog poslovnog posla. Prema trenutni poredak računovodstvo, primarni dokumenti o poslovnim transakcijama koji su u suprotnosti sa zakonom i utvrđenim postupkom za primanje, pohranjivanje i trošenje novčanih sredstava, inventara i drugih dragocjenosti ne smiju se prihvatiti za izvršenje. Ako takve primarne dokumente primi računovodstvo Glavni računovođa mora obavijestiti čelnika organizacije o nezakonitosti određene poslovne transakcije.

Prethodnu kontrolu provodi računovodstvo prilikom izrade dokumenata. Također je važno jer većinu dokumenata sastavljaju financijski odgovorne osobe, a ne djelatnici računovodstva.

Provjera obrasca omogućuje vam da se uvjerite da je za izvršenje određene poslovne transakcije korišten obrazac odgovarajućeg obrasca, da su svi brojevi jasno uneseni, da je prikazan sadržaj transakcije i svi detalji.

Nakon toga računovođa provodi aritmetičku provjeru koja se svodi na provjeru ispravnosti aritmetičkih izračuna i izračuna te oporezivanja dokumenata. Oporezivanje se vrši množenjem količine s cijenom. Aritmetička provjera omogućuje vam kontrolu aritmetičkih izračuna ukupnih zbrojeva, ispravnost odraza kvantitativnih i troškovnih pokazatelja.

Nakon provjere, računovođa obrađuje dokumente. Knjiženje dokumenata sastoji se od utvrđivanja računa na koje treba knjižiti poslovne transakcije evidentirane u dokumentima kao zaduženja i odobrenja.

Glavni pravci poboljšanja dokumentacije su unifikacija i standardizacija .

Primarne knjigovodstvene isprave prihvaćaju se u računovodstvo ako su sastavljene prema obrascu sadržanom u albumu jedinstvenih obrazaca primarne knjigovodstvene dokumentacije.

Unifikacija obrazaca primarne knjigovodstvene dokumentacije ima veliki značaj poboljšati računovodstvo, jer uspostavlja i konsolidira jedinstvene zahtjeve za dokumentiranje gospodarskih aktivnosti organizacija, sistematizira računovodstvo, isključuje zastarjele i proizvoljne obrasce iz cirkulacije i promiče racionalnu organizaciju računovodstva.

Unificirani dokumenti- to su standardni dokumenti odobreni na propisani način i namijenjeni registraciji homogenih transakcija u organizacijama različitih oblika vlasništva i različitih industrijskih karakteristika.

Standardizacija - uspostavljanje istog standardne veličine za standardne dokumente, čime se smanjuje potrošnja papira za izradu dokumenata, pojednostavljuje njihova obrada i pohrana.