Kontakti
Dom/ Karniša

Uvođenje kontrole pristupa u poduzeću: kako sve organizirati? "Svatko treba jasne upute." Savjeti kako organizirati rad vašeg tima

Probleme koji se javljaju u malim poduzećima profesionalnije rješava ne menadžer, nego voditelj kadrovske službe...

On, kao osoba neopterećena čelnom pozicijom tvrtke, vidljivije je svjestan zamki koje šef ne primjećuje.

Često u malim tvrtkama menadžer nameće svoj stil razmišljanja. Ako dio svojih ovlasti prenese na personalnog časnika i složi se s njegovim odlukama, moći će razviti zapovjedni (ne od riječi zapovjednik, nego od riječi zapovjedništvo) stil razmišljanja.

Malim poduzećima često nedostaje struktura. Sve se odlučuje na brzinu, svaki problem koji se pojavi usput rješava se u hodu, bez otklanjanja uzroka koji ga je iznjedrio.

Kako bi se osiguralo da se ti problemi pojavljuju što je rjeđe moguće, posebna osoba (tj. službenik za osoblje) mora razviti raspored osoblja, jasno raspodijeliti funkcije među zaposlenicima i razviti odgovornosti po točkama za svakoga.

Odmah je moguće smanjiti troškove plaća, jer... Identificiraju se duple pozicije. Kadrovik će pri izradi problema vidjeti tko ne dobiva novac prema zaslugama te će moći ukazati na nedostatke u upravljanju tvrtkom i načine za njihovo rješavanje.

Osim vođenja računovodstva, kadrovski službenik također može riješiti pitanje: zašto su se entuzijazam i produktivnost rada u poduzeću smanjili.

Najčešće su se smanjile jer menadžer sam odlučuje kako zainteresirati ljude za povećanje radne učinkovitosti; najčešće djeluje prijetnjama, što dovodi do nekih rezultata, ali samo u početku.

Kako bi riješio ovaj problem, kadrovski službenik mora razviti sustav bonusa. Ovo je prije svega, naravno, isplate u gotovini, ali ne biste trebali zanemariti točke kao što su ljetni odmor, dodavanje dana odmoru, sustav slobodnog vremena na početku mjeseca i kvartala.

Trudovik ne bi trebao zaboraviti na ideju pravednosti pri donošenju odluka. Ne biste trebali donositi odlučne odluke koje bi kršile zakon. To ljude vrijeđa i smanjuje im entuzijazam za rad.

U tvrtki se sve mora odvijati strogo prema planu. interni propisi. Ljude treba naviknuti na to, učiniti to normom, da ljudi ne govore da su podbačeni. Sukobi između zaposlenika i rukovoditelja često se rješavaju otkazom zaposleniku.

Jasna rutina neće rezultirati gubitkom vrijednog zaposlenika i neće biti potrebe za pretjeranom strogošću. Važno je voditi računa o suvremenoj tehničkoj opremi i učinkovita organizacija na radnim mjestima.

Radnici neće biti brzo razdraženi i umorni, a produktivnost neće pasti. Menadžer mora biti osobno zainteresiran za to kako ne bi pao prestiž poduzeća. Racionalizaciju je potrebno planirati na vrijeme.

U malim poduzećima ovakvi se događaji provode sustavno, što povećava radno raspoloženje u timu, poboljšava radnu učinkovitost i smanjuje migraciju radne snage...



Čitaj više:


  1. Naravno, menadžer mora biti uzor u očima zaposlenika i...
    ‾‾‾

Svrha ovog članka je malim i srednjim poduzećima ponuditi metodologiju za organiziranje sustava interne kontrole (ICS) koja im omogućuje održavanje stabilnosti poduzeća i optimizaciju njegovog poslovanja. Interna kontrola u skladu s COSO metodologijom je kontinuirani proces koji provodi menadžment radi postizanja određenih ciljeva:

  • Operativna učinkovitost i postizanje ciljeva.
  • Usklađenost sa zakonodavstvom.
  • Pouzdanost financijskih izvještaja.

Neki stručnjaci primjećuju da je implementacija COSO-a u poduzeću skup prijedlog. To zadovoljstvo, naravno, iziskuje i određene troškove, no poanta je u tome da njihova veličina ovisi o veličini poduzeća: što je poduzeće veće, to su veći troškovi implementacije sustava interne kontrole, jednostavno zato što postoji više procesa koje treba kontrolirati. Ali to nema nikakve veze sa samim modelom. Njegova prednost je visoka prilagodljivost karakteristikama bilo koje tvrtke, male ili velike. Ovo je jedini sveobuhvatan i sveobuhvatan model. Kako navode autori koncepta COSO: ne, i ne mogu postojati dva identična modela različitih tvrtki.

Trošak implementacije sustava interne kontrole prema COSO modelu također ovisi o tome tko je uključen u ovaj projekt. Jedno je kada je riječ o međunarodnoj konzultantskoj tvrtki, a drugo kada je riječ o domaćem stručnom konzultantu ili čak o samom vlasniku tvrtke. Jasno je da će u prvom slučaju projekt koštati mnogo više.

Kome treba sustav kontrole

U pravilu, u malim i srednjim poduzećima vlasnik sam neposredno upravlja poduzećem, on osobno uviđa sve nedostatke i slabosti u poslovnim procesima i nastoji ih otkloniti. U velikim trgovačkim društvima u pravilu vlasnik ne sudjeluje neposredno u upravljanju (ako je riječ o dioničkom društvu, onda ima više vlasnika) i upravljanje se provodi preko imenovanih osoba i tijela. Zbog toga vlasnik nema mogućnost svakodnevnog praćenja poslovanja.

Za drugu skupinu poduzeća potreba za sustavom interne kontrole je sasvim očita. Ali u vezi s prvim možete se zapitati zašto je uopće potrebna unutarnja kontrola u malim i srednjim poduzećima, ako sam vlasnik sve kontrolira, sve drži u svojim rukama i ništa mu ne izmiče pogledu? Odgovor je sadržan u samom pitanju.

Vlasnik je već aktivan sudionik u sustavu interne kontrole i sasvim svjesno provodi kontrolu. U ovom slučaju, organizacija sustava interne kontrole u bilo kojoj metodološka osnova može značajno poboljšati njegovu učinkovitost u opći proces upravljanje tvrtkom, uštedjeti resurse i vrijeme.

Nažalost, vlasnik ne može sve pratiti. Čak iu organizaciji s više od tri osobe moguće je da zaposlenici manipuliraju informacijama i činjenicama, a ne u korist vlasnika. U tom slučaju vlasnik uz pomoć organiziranja sustava interne kontrole može ponovno povećati učinkovitost upravljanja i kontrole nad procesima i aktivnostima zaposlenika.

Pet komponenti kontrole

Za razumno povjerenje da će ciljevi kontrole biti postignuti, potrebno je da tvrtka ima pet elemenata sustava interne kontrole koji određuju individualne karakteristike sustava.

1. Komponenta “Kontrolno okruženje”. To je atmosfera u kojoj tvrtka živi, ​​njena duša, da tako kažem. To su vrijednosti, načela poslovanja, misija i dugoročni ciljevi tvrtke. To je vlasnik tvrtke i njegov odnos prema poslu i zaposlenicima. To je top menadžment (ako ga ima) i njegov odnos prema poslu. Ovo također uključuje razne regulatorne i vrhunske dokumente tvrtke. Ovo su osnovne politike koje bi se trebale koristiti u poduzeću i čija je prisutnost poželjna čak i za mala poduzeća, na primjer, računovodstvene politike.

2. Komponenta “Procjena rizika”. Ovo je aktivnost menadžmenta za procjenu trenutnih i novih rizika s kojima se tvrtka sada suočava i s kojima se može suočiti u budućnosti. Procjenu rizika obično provodi sam vlasnik poduzeća ili viši menadžment. Procjena rizika je stalan proces koji se može provesti jednom na početku godine, a zatim se procjena može prilagođavati tijekom godine ovisno o promjenjivim uvjetima. U malim tvrtkama rizici se jednostavno mogu navesti u Excel datoteci i to će biti dovoljno. U većim tvrtkama sastavlja se veći dokument.

3. Komponenta “Kontrolni postupci”. To podrazumijeva prisutnost pet vrsta kontrole u poduzeću:

  • Podjela dužnosti.
  • Potvrda ovlaštenja.
  • Sustav neovisnih provjera.
  • Dokumentacija.
  • Fizičko osiguranje.

Unutar ovih vrsta kontrole, menadžment može stvoriti bilo koji broj specifičnih kontrolnih postupaka koje smatra potrebnim i dostatnim. I nisu svi od ovih pet tipova prisutni u svakom poslovnom procesu poduzeća. Potrebno je govoriti o sustavu interne kontrole kao kompleksu gdje svaki komponenta međusobno se nadopunjuju i svi oni čine cijeli učinkovit sustav.

4. Komponenta “Informacije i komunikacije”. Karakterizira način na koji poduzeće provodi radnu komunikaciju između zaposlenika i način protoka informacija. Ukupna učinkovitost donošenja odluka ovisi o učinkovitosti komunikacije.

5. Komponenta "Monitoring". Opisuje kako tvrtka prati učinkovitost sustava internih kontrola, kako se kontrolne procedure pravovremeno mijenjaju i prilagođavaju novim uvjetima.

Faze implementacije

Organiziranje interne kontrole isto je što i inženjering poslovnih procesa, samo što se taj posao obavlja u drugu svrhu. I u inženjeringu iu organizaciji sustava interne kontrole mogu se razlikovati sljedeće faze:

  • Opis situacije (poslovnog procesa) “kakav jest”.
  • Opis kako bi trebalo biti.
  • Ocjena postojećih kontrolnih postupaka, njihova učinkovitost i dostatnost.
  • Procjena potrebnih promjena.
  • Davanje preporuka za prijelaz u ciljno stanje, izrada programa prijelaza.
  • Praćenje provedbe preporuka.
  • Testiranje i evaluacija implementiranih preporuka.
  • Izvođenje potrebnih prilagodbi.
Opis "kakav jest"

Od ove faze sve počinje. Ovo je vrlo radno intenzivan proces. Ako je zadatak organizirati sustav interne kontrole u cijeloj tvrtki (a to je obično slučaj), tada njegova implementacija, ovisno o razmjeru, može trajati od dva tjedna do šest mjeseci (uzimajući u obzir činjenicu da je jedna osoba odgovorna za opis).

Za mala i srednja poduzeća prikladan je tekstualni opis svakog poslovnog procesa. Preporuča se započeti s globalnom procjenom kontrolnog okruženja tvrtke. Naime, odgovor na sljedeća pitanja.

  • Koja je misija tvrtke?
  • Koja je strategija i dugoročni ciljevi tvrtke? Jesu li u skladu s misijom?
  • Koji su srednjoročni i kratkoročni ciljevi tvrtke? Jesu li u skladu s dugoročnim ciljevima?
  • Postoje li osnovne politike tvrtke (računovodstvo, nabava, osoblje)?
  • Postoji li registar narudžbi?
  • Postoji li registar ugovora?
  • U kakvom okruženju tvrtka posluje? Postoji li PEST opis, SWOT analiza, postoji li analiza konkurenata, tržišnih trendova?
  • Postoji li kodeks ponašanja i politika protiv prijevara?
  • Razumijeju li zaposlenici vrijednosti i načela poslovanja tvrtke? Jesu li vlasnik i uprava primjer ovih načela? Kakvo ponašanje pokazuju?
  • Koja su vaša pravila zapošljavanja i zaposlenika?

Kontrolno okruženje, uključujući misiju, vrijednosti i ciljeve tvrtke, možda je najviše važan element SVK. Učinkovitost svega ostalog ovisi o tome koliko je ova komponenta učinkovito i mudro organizirana. Na drugi način, kontrolno okruženje može se definirati kao postupak za dokumentiranje osnovnih pravila i osiguravanje razumijevanja principa poslovanja tvrtke među zaposlenicima.

Neki elementi, poput prisutnosti registra ugovora, kodeksa korporativne etike, mogu biti izborni za mala poduzeća. Međutim, treba razumjeti da je glavna svrha ovih elemenata pojednostaviti okruženje u kojem organizacija djeluje. Kako više reda, posebice u dokumentiranju i razumijevanju specifičnosti poslovanja među zaposlenicima, tim bolje.

Opis "kako bi trebalo biti"

Nakon opisa kontrolnog okruženja i utvrđivanja nedostataka (odnosno nepostojanja nekih elemenata ICS-a), potrebno je donijeti odluku o njihovom ispravljanju. Započinje druga faza organizacije sustava internih kontrola: opis pojedinih poslovnih procesa prema njihovoj važnosti. Ovaj rad je sljedeći. Svaki poslovni proces je razrađen u fazama, utvrđeni su ulazi, izlazi, trajanje, vlasnici (odgovorni) i sudionici, dokumentacija i sustav izvještavanja koji se koristi u procesu. Na kraju je opisano svih pet komponenti ICS-a.

1. Kontrolno okruženje:

  • Kako su dugoročni ciljevi povezani sa srednjoročnim i kratkoročnim ciljevima tvrtke.
  • Dostupnost politika i propisa koji reguliraju poslovni proces.
  • Dostupnost pravilnika o odjelima, opisa poslova i njihove provjere.

2. Procjena rizika. Kako se provodi procjena rizika u poslovnom procesu, kako se provodi godišnje planiranje.

3. Kontrolni postupci. Procjenjuje se prisutnost/odsutnost, dostatnost i potreba za promjenama u sljedećih pet postupaka:

  • Podjela ovlasti (mora biti ugrađena u pravilnike o odjelima i opis poslova).
  • Potvrda pristupa (sustav zaporki, punomoći, autorizacija poslovanja).
  • Dokumentacija (kako se to događa) dokumentiranje sve operacije u poslovnim procesima, praćenje rezultata, računovodstvo i izvješćivanje).
  • Neovisne provjere (provjerava li poslovanje koje se provodi u poslovnim procesima uz pomoć posebnih regulatornih tijela od strane najvišeg menadžmenta).
  • Fizička zaštita (kako je organizirana zaštita zaposlenika, pristup prostorijama i materijalnim sredstvima, financijska odgovornost zaposlenika, zaštita povjerljivih podataka).

4. Informiranje i komunikacija. Opis ove komponente po značenju se preklapa s opisom postupaka dokumentiranja. Ocijenjeno:

  • Učinkovitost komunikacije s vanjskim i unutarnjim okruženjem.
  • Učinkovitost komunikacije između odjela.
  • Oblici izvješćivanja i odgovornosti.
  • Obrasci za praćenje aktivnosti.

5. Praćenje. Procjenjuje se učinkovitost preostale četiri komponente. Može se provoditi ili od strane uprave ili putem neovisnih revizija.

Kao što vidite, opisivanje trenutnog stanja sustava interne kontrole je jednostavan, ali naporan proces. Specijalist mora obraditi mnogo informacija, a taj rad može trajati najmanje dva tjedna.

Procjena potrebnih promjena

Ova faza se provodi istovremeno sa fazom "kako bi trebalo biti". To čak nisu ni odvojene etape. Razumijevanje kako bi sve trebalo biti uvijek je prisutno u glavi stručnjaka koji opisuje poslovne procese. Obavljajući razgovore sa zaposlenicima, prikupljajući informacije o procesima, odmah razumije nedostatke u sustavu internih kontrola i kako ih je moguće ispraviti najbolji način ispraviti. Istovremeno se formira skup korektivnih mjera:

1. Provedba potrebnih kontrolnih postupaka, uključujući iu obliku dokumentacije (kroz pravilnike, upute), njihovu izmjenu, ažuriranje ili brisanje u slučaju dupliciranja ili zbog odsutnosti subjekta kontrole.

2. Promjena tehnoloških lanaca: uklanjanje nepotrebnih poveznica, dodavanje novih poveznica, promjena hijerarhije, preusmjeravanje protoka informacija, proizvoda, usluga.

Istodobno se odvija i rasprava o predloženim inovacijama i programu njihove provedbe. Utvrđuje se u kojoj mjeri rukovodstvo sklonost riziku dopušta prihvaćanje ovih promjena i postoje li resursi za njihovu provedbu. Jasno je da ako je riječ o preporukama koje je predložio sam vlasnik ili njegovi menadžeri, onda ova faza može brzo proći, ako se uopće ukaže potreba. No, iu ovom slučaju važno je neke aktivnosti uskladiti s ključnim zaposlenicima.

Cjelokupni kompleks korektivnih mjera sastavljen je u obliku programa s naznačenim rokovima i nositeljima provedbe.

Kontrola implementacije, testiranje i prilagodbe sustava

Kontrolu implementacije i samu implementaciju u malom poduzeću može provoditi i sam vlasnik. U srednjim poduzećima dvije su osobe odgovorne: vlasnik i uprava, a cjelokupno operativno upravljanje promjenama je na upravi, a vlasnik provjerava rezultate učinjenih promjena i po potrebi ih korigira.

Nakon implementacije ICS-a, trebali biste procijeniti učinkovitost ažuriranih poslovnih procesa i potrebu za njihovim usavršavanjem na mreži. Tipično, kako bi se prikupilo dovoljno informacija o novim incidentima, procjene se provode tijekom relativno dugog vremenskog razdoblja, poput tri mjeseca.

Opisana tehnika omogućuje vam da minimalni troškovi sredstva za organiziranje učinkovitog sustava unutarnje kontrole koji će biti u skladu sa zahtjevima Zakona o računovodstvu.

COSO model daje tvrtkama opipljive alate za upravljanje njihovim učinkom. Uz njegovu pomoć vlasnik i menadžment poduzeća dobivaju razumno povjerenje da će ciljevi poduzeća biti ostvareni.

Pozdrav svima na blogu, Andrey Noak je u kontaktu s vama. U svom radu u proizvodnji prošao sam nekoliko stepenica od majstora radionice do glavnog tehnologa jedne od najnaprednijih drvnih industrija u Sibiru. Stoga imam pravo govoriti o menadžmentu, što ću u ovom članku i učiniti. Danas ću vam reći kako upravljati proizvodnjom.

Organizacija rada je vrlo složena i zanimljiva aktivnost. Općenito, ovaj izraz može imati nekoliko definicija. Pogledajmo što ljudi razumiju pod organizacijom proizvodnje:

  • Prva opcija ovu definiciju tada dolazi samo do izgradnje ili, da tako kažemo, samo formiranja radionice. Ovdje je potrebno organizirati odabir potrebnu opremu, izvršiti radove puštanja u rad.
  • Drugo značenje izraza organizacija proizvodnje može značiti smještaj osoblja, razvoj tablica osoblja, vježbati tehnološki proces. Općenito, to su radnje koje uspostavljaju red u poduzeću.
  • Treće značenje spaja prvo i drugo. Ovo je skup mjera usmjerenih na puštanje u rad i optimizaciju rada poduzeća.

Glavni teret pri organizaciji proizvodnje pada na ramena menadžera; on bi trebao biti glavni i prvi specijalist organizator. Menadžer ne treba ulaziti u svaki proces, već mora vidjeti potpunu sliku onoga što se događa u njegovom području.

On je taj koji usmjerava sav posao u potrebnom smjeru. U pravilu je podređen osoblju inženjerskih i tehničkih radnika ili skraćeno tehničkog osoblja. Za inženjere, menadžer je takoreći mozak, on daje zadatke svakom od svojih zamjenika, a onda se od zamjenika zadaci šire na izvođače.

Ovo se može usporediti s velikim i debelim stablom, deblo je direktor (vođa), debele grane su njegovi zamjenici u svakom smjeru, tanke grane su srednje karike u upravljanju, lišće su radnici.

Inženjerski i tehnički radnici su mozak cijelog poduzeća.

Svaki inženjer nadzire svoje područje, pogledajmo pobliže zadatke inženjerskih i tehničkih radnika:

  1. osiguravanje ispunjenja planiranih pokazatelja
  2. povećanje produktivnosti opreme
  3. dobivanje kvalitetnih proizvoda
  4. stalna prevencija kvarova opreme
  5. modernizacija proizvodnje povezana s poboljšanjem kvalitete i/ili smanjenjem troškova proizvodnje

Jedan od glavnih zadataka upravitelja je optimizirati raspored osoblja i inženjerskih i tehničkih radnika i radnika. Postoji dobar članak o ovoj temi. Jedno se može reći s pouzdanjem, ovdje morate vrlo ispravno osjećati i raspodijeliti odgovornosti.

Ako ima više zaposlenih nego što je potrebno, njima će biti teže upravljati, povećat će se fond plaća ili smanjiti prosječna plaća, upravljački aparat će biti nespretan. Ako ima manje zaposlenika nego što je potrebno, naići ćete na nedovršene zadatke, može doći do fluktuacije i kaosa.

Kako bismo optimizirali cijeli proces distribucije i stvorili opis posla, u kojem, osim općih fraza, sve odgovornosti trebaju biti opisane do najsitnijih detalja.

Osim raspodjele odgovornosti, potrebno je optimizirati i raspored radnog vremena, kako bi se osigurao maksimalan povrat u raspodjeli radnog vremena. U tu svrhu rade diskontinuirani, dvosmjenski, četverosmjenski, petodnevni, šestodnevni raspored rada.

Jedan od važnih alata za optimizaciju zapošljavanja je modernizacija i automatizacija radnih mjesta. To olakšava rad, smanjuje broj radnika uključenih na gradilište i, sukladno tome, povećava njihov broj plaće.

Drugi zadatak s kojim se menadžment suočava je nagrađivanje. Ako uzmemo konkretno poduzeće, onda je od sovjetskih vremena običaj određivati ​​plaće ovisno o provedbi plana, plaće po komadu. Na pravi pristup cijeli tim će sam učiniti sve da ispuni plan i dobije maksimalne plaće.

Vidimo se uskoro!

O nekim pitanjima pravilno skladištenje dokumente ispričala je voditeljica odjela za nabavu i arhive odjela Državnog arhiva Amurske oblasti Elena Shilova

Nakon Kadrovskog kluba koji je održan u listu “Rad!” prošlog četvrtka sudionicima je postalo jasno da je kadrovik ili arhivar poduzeća velika osoba. O njima ovisi tijek dokumenata organizacije, što je ponekad vrlo teško razumjeti.

Kako se pokazalo, možemo zauvijek razgovarati o tome kako ispravno održavati arhivu u organizaciji, kao što je to velika količina nijanse je teško pronaći bilo gdje drugdje. Naša pozvana stručnjakinja Elena Shilova, voditeljica odjela za nabavu i arhive odjela Državnog arhiva Amurske oblasti, ispričala nam je o nekim pitanjima pravilnog skladištenja dokumenata.

Arhivski stolni dokumenti

1. Najvažniji zakonski akt koji regulira cjelokupno kretanje arhivskih dokumenata je savezni zakon"O arhiviranju." Primjenjuje se na sve organizacije i njihove arhivske dokumente i svi njegovi zahtjevi su obvezni.

2. U pitanju kako čuvati bilo koje arhivsko gradivo od numeriranja do korica pomoći će nam Osnovna pravila za rad arhiva odjela iz 1985. godine.

3. “Popis standardnih upravnih arhivskih dokumenata nastalih u procesu djelatnosti vladine agencije, organi lokalna uprava i organizacije, s naznakom razdoblja skladištenja."

4. Za one organizacije koje imaju znanstvenu i tehničku dokumentaciju, - „Popis standardnih arhivskih dokumenata nastalih u znanstvenim, tehničkim i proizvodne djelatnosti organizacije, s naznakom razdoblja skladištenja."

Upute za rad s dokumentima

Za učinkovit rad s dokumentima potrebna su vam uputstva za uredski rad. Nažalost, nema ih svaka organizacija. Mora uspostaviti pravila za rad sa svim dokumentima poduzeća - pravila izvršenja, uniformnost. Dešava se da se u jednoj organizaciji detalji na obrascima nalaze na različitim mjestima, a sami obrasci su različiti. I nezgodno je raditi, a kasnije ne možete ništa pronaći. U uputama treba odrediti ne samo kako se sastavljaju inventari i nomenklature, nego i tko je odgovoran za rad arhiva. Bolje je da svi poslovi nisu dodijeljeni jednoj osobi, nego da se neke arhivske funkcije povjere odjelima. Tako da nakon određenog vremena odgovorna osoba iz odjela pripremi svu dokumentaciju i preda je odgovornoj osobi arhive. I tek onda arhivist radi sažeti posao. Neće biti pitanja ili problema s dokumentima ako je sve navedeno korak po korak u uputama.

Sastav dokumenata koji se predaju u arhiv

Arhiv organizacije, sukladno propisima o njemu, popunjava se spisima trajnog, privremenog (preko 10 godina) čuvanja, kao i spisima o osoblju. Dokumenti nastali u aktivnostima organizacije dijele se na:

  • dokumenti s privremenim rokom čuvanja (do uključivo 10 godina);
  • dokumenti dugotrajne pohrane (preko 10 godina);
  • dokumenti trajne (vječne) pohrane.

Datoteke privremene pohrane s rokom pohrane do 10 godina u pravilu ne podliježu prijenosu u arhivu organizacije. Pohranjeni su u strukturne podjele organizacije i po isteku roka skladištenja podliježu uništenju.

Dokumenti osobnog podrijetla privremeno se prenose u arhivu organizacije pohranjivanje na zahtjev njihovog vlasnika (posjednika) s naknadnim prijenosom u državni arhiv na trajno čuvanje.

Dokumenti organizacija prethodnika, kao i dokumenti likvidiranih podređenih organizacija, prenose se u arhiv.

Nomenklatura

Mora imati u svakoj organizaciji. Ovaj dokument omogućuje uzimanje u obzir postojećih predmeta, izradu popisa i uništavanje dokumenata s kratkotrajnim rokom čuvanja koji nisu uključeni u popis. Treba sadržavati sve dokumente koji se stvaraju u organizaciji. Opći zahtjevi za sastavljanje propisani su pravilnikom o radu resornih arhiva i pravilnikom o radu arhiva organizacija, kao i standardnim uputama za uredsko poslovanje saveznih organa. U nomenklaturi je predviđeno grupiranje izvršenih dokumenata u spise, sistematizacija spisa, indeksiranje i rokovi čuvanja spisa. Osnova je za sastavljanje popisa predmeta trajne i privremene (preko 10 godina) pohrane i glavna knjigovodstvena isprava u uredskom poslovanju, au arhivi odjela služi za evidentiranje predmeta privremene (do uključivo 10 godina) pohrane.

Shema sistematizacije predmeta utvrđena u nomenklaturi može se koristiti pri izradi dijagrama kartoteke za izvršene dokumente. Nomenklatura se sastavlja na temelju rasporeda osoblja i strukture organizacije. Redoslijed naslova predmeta u nomenklaturi treba odgovarati strukturi organizacije. Popis poslova Udruge za narednu kalendarsku godinu sastavlja se u zadnjem kvartalu tekuće godine. Nomenklatura dogovorena s arhivom pojašnjava se na kraju svake godine, odobrava čelnik organizacije i stupa na snagu 1. siječnja sljedeće kalendarske godine.

Odobrava se kod arhiva najmanje jednom u 5 godina. U slučaju temeljne promjene u funkcijama i strukturi organizacije, a nova nomenklatura poslovanje O tome što je nomenklatura i kako je voditi možete više saznati u Temeljnim pravilima za rad odjelnih arhiva i Pravilima o radu ustrojstvenih arhiva.

Čuvanje arhiva

Arhiv se nalazi u posebno izgrađenim ili prilagođenim zgradama za čuvanje dokumenata ili posebnim prostorijama zgrade. Posebne prostorije za arhive organizacija potrebno je osigurati prilikom izgradnje ili obnove upravnih zgrada. U nedostatku posebne prostorije za arhivu organizacija, u upravnoj zgradi organizacije dodjeljuje se prilagođena prostorija. Nije dopušteno čuvati arhivsku građu u trošnim, vlažnim, negrijanim prostorijama koje ne ispunjavaju sanitarno-higijenske uvjete. I također u prostorijama zgrade koje zauzimaju službe Ugostiteljstvo, skladišta hrane itd.

U slučajevima kada organizacija ne može dodijeliti prostor za arhivu, preporučljivo je da pohranjeni dokumenti budu u vodoravnom položaju, u kutijama ili u željeznim ormarima. I pristup im je bio ograničen. Važno je nastojati održavati svjetlo i temperaturni režim. Mrak je taman za dokumente.

  • Koja su funkcionalna područja logističkih sustava.
  • Koje zadatke obavlja logistički sustav?
  • Koja se načela koriste za izgradnju logistike u poduzeću?
  • Što određuje uspješan logistički sustav u poduzeću.
  • Koja je struktura logistički sustav.
  • Kako informacije utječu na rad logistike poduzeća.
  • Koje su usluge uključene u logistički sustav.

Sustav logistika u poduzeću– sastavni element poduzeća zainteresiranog za smanjenje troškova proizvodnje, transporta i prodaje robe. A zadatak upravitelja je pravilno organizirati ovaj proces. Ovaj članak će vam detaljno reći kako logistika funkcionira i kako je implementirati u aktivnosti vaše tvrtke.

Korisni članci za vas ☆

Pregled korisne alate transport i skladištenje.

Savjeti za direktora.

O tome kako pravilno organizirati transport, upravljanje zalihama i skladišno poslovanje.

Iskustvo Asia Import Group.

Funkcije logističkog sustava u poduzeću

Koncept logistike objedinjuje transport, upravljanje informacijama i nabavom, distribuciju materijalnih resursa i druge zadatke poduzeća. Kako bi se ti zadaci lakše uočili, logistika je podijeljena u 5 funkcionalnih područja:

  • Proizvodnja. Unutar funkcionalnog područja razmatraju se pitanja pružanja usluga ili proizvodnje dobara za daljnju potrošnju. Proizvođači se pri stvaranju proizvoda i usluga oslanjaju na odluke koje donosi odjel upravljanja poduzećem.
  • Kupnja. Ovo područje bavi se pitanjima opskrbe sirovinama za podršku proizvodnom procesu. To također uključuje interakciju s dobavljačima i opskrbnom službom tvrtke, kao i sklapanje ugovora o opskrbi i praćenje njihove usklađenosti.
  • Prijevoz. glavni zadatak Ovo područje osigurava isporuku gotovih proizvoda i usluga krajnjim potrošačima.
  • Distribucija. Predmetno područje je odgovorno za rukovanje gotovim proizvodima. Može ga provoditi sam proizvođač ili tvrtke koje djeluju kao posrednici. Kao rezultat toga, glavni zadatak je postignut - dovođenje proizvoda do krajnjih potrošača.
  • Informacija. Korištenje moderne tehnologije, računalna oprema i sustavi pozitivno utječu na brzinu i kvalitetu kretanja materijalnih tokova. Posebnost ovog područja je u tome što je usko povezano s drugim područjima.

Logistički sustav u poduzeću može se nazvati učinkovitim ako sadrži svih 5 navedenih funkcionalnih područja. Između njih treba postojati bliska suradnja.

Korištenje logistike u poduzeću, njezini zadaci

Odjelu logistike poduzeća dodijeljeni su odgovorni zadaci. O njihovoj provedbi uvelike ovisi konkurentnost poduzeća, profit i održivost poslovanja.

Ako robi treba predugo da dođe do potrošača, njezin rok trajanja će se pogoršati, uzrokujući gubitak tvrtke. A ovo je samo jedan primjer što se može dogoditi kada se glavni logistički zadaci ne ispune.

Osnovni zadaci

Stručnjaci za logistiku smatraju da logistika ima samo 3 osnovne zadaće:

  • Opskrba;
  • proizvodnja;
  • prodajni

To uključuje zadatke kao što su upravljanje nabavom, prijevoz, određivanje cijena i mnoge druge. Osnovna funkcionalnost logistike nalazi se u svakom poduzeću, bez obzira na smjer rada, opseg i druga svojstva.

Ključni zadaci

Pod ključnim zadaćama logistike podrazumijevaju se akcije koje proizlaze iz osnovnih zadaća o kojima izravno ovisi poslovanje poduzeća:

  • upravljanje rezervama i nabavom;
  • upravljanje narudžbama i proizvodnjom;
  • distribucija Gotovi proizvodi;
  • poboljšanje standarda usluga;
  • prijevoz sirovina, materijala i robe;
  • formiranje troškova proizvoda.

Održavanje visoka razina služba za korisnike, kao i poboljšanje svojstava prodanih proizvoda, jedan su od glavnih zadataka odjela logistike u svakom poduzeću. To uključuje i postprodajne usluge, koje povećavaju lojalnost potrošača prema proizvođaču. Važnost ovih zadataka samo je pojačana činjenicom da su standardi za certificiranje proizvoda ISO 9000 danas naširoko korišteni.

Upravljanje nabavom materijala jednako je važno područje logističkog kompleksa tvrtke. Ovo područje uključuje kompetentan odabir dobavljača i uspostavljanje obostrano korisne suradnje s njima. Ako su isporuke nedosljedne i kasne, to će imati negativan učinak na troškove. Isto će se dogoditi kada surađujete s beskrupuloznim dobavljačima.

Pomoćni zadaci

  • Rukovanje teretom. Ovaj proces je usko povezan sa postupkom skladištenja. To uključuje kretanje robe, njen utovar i istovar, sortiranje, konsolidaciju, kao i niz drugih logističkih postupaka.
  • Skladištenje robe. Skladištenje se odnosi na prostorni raspored zaliha poduzeća na skladišta. Ovo je važno za tvornice s velikim asortimanom proizvoda.
  • Proizvodnja ambalaže. Zaštitna ambalaža produljuje vijek trajanja proizvedene robe, a ujedno smanjuje rizik od oštećenja proizvoda na putu do krajnjeg potrošača. Ovo povećava lojalnost.
  • Povrat proizvoda. Mogućnost zamjene neprikladnog proizvoda za onaj koji je potreban ima pozitivan učinak na stavove potrošača prema tvrtki. Stoga je ovo značajna logistička opcija.

Popis pratećih logističkih aktivnosti uključuje prikupljanje povratnog otpada, informacijsku podršku i servis. Tvrtke koje integriraju navedene poslove u rad poduzeća zauzimaju više pozicije u odnosu na konkurenciju.

Načela organizacije logistike

Organizacija logistike u poduzeću mora biti izvedena na način da se zadovolje glavni principi izgradnje logističkog sustava. Postoje 4 principa kojih se morate pridržavati:

  • Cjelovitost i djeljivost. S jedne strane, logistički kompleks predstavlja elemente spojene u jedan sustav koji su u bliskoj interakciji jedni s drugima. S druge strane, ostaje mogućnost razbijanja kompleksa na pojedinačne elemente na makro ili mikro razini. Na primjer, za komponente kao što su prodaja, nabava, upravljanje proizvodnjom, transport.
  • Povezanost. Pojedinačne komponente logističkog kompleksa usko su povezane jedna s drugom. U sferi eksterne logistike te se veze ostvaruju ugovorima između poduzeća i dobavljača materijala ili sirovina. U sferi interne logistike odnose predstavljaju unutarproizvodni odnosi koji se stvaraju između odjela i radionica.
  • Organizacija. Veze između elemenata logističkog kompleksa navedenih u drugom stavku ne samo da moraju postojati, već moraju biti pravilno organizirane i uređene.
  • Integritet. Logistički kompleks karakterizira svojstvo integrabilnosti, dok niti jedan od pojedinačnih elemenata uključenih u logistički kompleks nema takvo svojstvo.

Samo istodobno pridržavanje navedenih načela omogućuje nabavu materijala i sirovina, njihovo provođenje kroz proizvodni kompleks, dobivanje gotovih proizvoda na izlazu i njihovu prodaju krajnjem potrošaču. Korištenje logistike u poduzeću ključ je za postizanje ciljeva.

3 uvjeta da tvrtka postigne uspjeh

Postoje 3 uvjeta koja moraju biti ispunjena u logističkom sustavu poduzeća. Samo u ovom slučaju možemo pouzdano reći da tvrtka vodi istinski produktivnu logistiku:

  • Uvjet jedan. Za svakog zaposlenika odjela logistike u poduzeću, a detaljan popis Odgovornosti na poslu, upute i izvršene funkcije. Ne samo da su navedena prava i odgovornosti svakog zaposlenika, već su i uspostavljene jasne granice odgovornosti.
  • Uvjet dva. Uprava poduzeća mora imati informacije o tome koliko će ljudi i s kojim kvalifikacijama biti potrebno za formiranje odjela logistike u poduzeću. Treba postojati i kadrovski plan za blisku budućnost kako logistički poslovi ne bi stali.
  • Uvjet tri. Za zaposlenika ne treba birati radno mjesto, već zaposlenika za radno mjesto. Samo ciljani odabir kvalificiranog osoblja dovest će do situacije da se zaposlenici na odgovarajućoj razini nose s dodijeljenim obvezama.

3 razine strukture logističkog sustava u poduzeću

Među modernim ruskim i stranim poduzećima popularan je logistički sustav izgrađen od 3 razine. Ove razine su u bliskoj međusobnoj interakciji, što određuje učinkovitost odjela logistike.

Razina br. 1 – glavni odjel

Ovo je temeljna razina na kojoj opće upravljanje logistički kompleks. Ovim procesom upravlja osobno šef tvrtke. Na razini se izvode sljedeći zadaci:

  • Formiranje i uređivanje logističkih planova.
  • Redovita procjena logističkih performansi.
  • Usklađivanje rada odjela logistike s ostalim odjelima.
  • Formiranje standarda, troškova, cijena i drugih uvjeta.

Prva razina funkcionira jednostavno – ulaz su informacije o radu odjela logistike i ostalih odjela tvrtke, informacije o problemima i pitanjima koja zahtijevaju hitno rješavanje. Izlaz su rješenja problema, informacije o prilagodbama logističkih politika i radu podsustava.

Razina br. 2 – kontrola programa

Na razmatranoj razini rade voditelji odjela logistike od kojih su svakom dodijeljeni određeni podsustavi. Njihov zadatak je upravljanje materijalima, narudžbama i poslovnom imovinom poduzeća. Rezultati rada podsustava redovito se sumiraju, informacije o čemu se šalju višim tijelima. U upravljanju podsustavima menadžeri se oslanjaju na odluke koje se donose na prvoj razini logističkog sustava.

Razina br. 3 – operativno upravljanje

Na ovoj razini rješavaju se specifični problemi vezani uz rad poduzeća: interakcija s dobavljačima, informiranje druge razine o otkrivenim problemima, transport proizvoda i druge specifične radnje. Stoga se za rješavanje problema na ovoj razini koriste unaprijed razvijeni i odobreni algoritmi operativni menadžment radi se o kontroli nad radom.

Uloga informacija u logističkom sustavu poduzeća

Informacijski sustavi zauzimaju posebno mjesto u trorazinskoj strukturi logističkog kompleksa poduzeća. Imaju svoju hijerarhiju, prema kojoj su podijeljeni u 4 razine, od kojih je svaka odgovorna za određene funkcije:

  • Operativno. Na ovoj informacijskoj razini logističkog kompleksa provode se operativne radnje kao odgovor na pojavu referentnih, analitičkih ili drugih informacija.
  • Kontrolni. Ovdje se informacije koriste u okviru kratkoročnog i dugoročnog planiranja logističke usluge tvrtke. Također se prati i provedba odluka.
  • Prosjek. Na ovoj razini nema tako širokog protoka informacija kao na dvije gore opisane razine. Ali ovdje su informacije već obrađene i iskorištene za donošenje upravljačkih odluka.
  • viši. Informacije koje su na najvišoj informacijskoj razini koriste se pri izradi i prilagodbi strategije razvoja poduzeća. Prihvaćeno ovdje globalna rješenja za posao.

Na svakoj razini upravljanja logistikom poduzeća informacija je ta koja služi kao osnova. Zato Informacijski sustavi igraju važnu ulogu u logistici poduzeća.

Koje su usluge uključene u logistiku poduzeća?

Prikazana je logistika u suvremenom poduzeću veliki iznos službi, od kojih je svaka odgovorna za izvršenje određenih proizvodni procesi. Za organiziranje učinkovitog logističkog sustava u tvrtki potrebno je voditi računa o izradi sljedećih usluga:

  • Logistika. Glavni servis, koja je odgovorna za razvoj i provedbu procesa prijema, kao i organizaciju transporta, postavljanje zadataka za ostale usluge i opskrbu.
  • Skladištenje. Služba skladištenja odgovorna je za smještaj, knjiženje i računovodstvo materijala, sirovina i gotovih proizvoda u skladišnim prostorijama poduzeća. Ona također vrši selekciju robe.
  • Kontrolirati. Kontrolno osoblje provjerava jesu li skladišni radnici odabrali ispravnu količinu robe. Također daju dopuštenje za kompletiranje i pakiranje proizvoda.
  • Ambalaža. Ciljevi: razvoj zahtjeva za pakiranje, odabir spremnika, osiguranje potpune sigurnosti i sigurnosti proizvoda tijekom transporta i isporuke do krajnjeg potrošača.
  • Prosljeđivanje. Ova usluga ima ulogu posrednika između skladišta i određenih prijevoznika robe. Djelatnici servisa izrađuju raspored kretanja tereta, provjeravaju pakiranje i označavanje.
  • Teretni. Ova služba zadužena je za razvoj tehnologije utovara i istovara, provođenje obuke za prijevoznike i formiranje ekipa za istovar i utovar robe.
  • Kontrolna soba. Odjel se bavi planskim i dispečerskim poslovima koji se odnose na otpremu robe, njeno kretanje od dobavljača do poduzeća, kao i od poduzeća do potrošača.
  • Tehnološki. Glavna zadaća ovog odjela je formiranje, ispitivanje i implementacija tehnologije za rad s dokumentacijom i proizvodima. Ova usluga također otkriva prekršaje tijekom rada s robom.
  • Zahtjev. Rješava probleme s nedostacima, manjkovima, te rješava reklamacije na kvalitetu i kvantitetu proizvoda. Prisutnost ove usluge neizravno povećava lojalnost kupaca tvrtki.

Kako bi se osigurala koordinirana interakcija svih službi, potrebno je kompetentno vodstvo i točan odabir izvođača za ključne pozicije.

Zaključak

Organiziranje logističkog sustava u poduzeću odgovoran je korak koji tvrtku približava ostvarenju korporativnih ciljeva. Ako menadžment nema iskustva u području logistike, toplo se preporučuje da potražite savjet od stručnjaka u ovom području.