Главная / Плинтус

Как составить информационное письмо. Как оформить информационное письмо и что это такое

Написать отличное рекомендательное письмо компании, выдержанное в официальном стиле, может оказаться не так просто.
Вы сможете значительно облегчить вашему поручителю такую проблему, если сами представите ему макет рекомендательного письма.

В данном случае вы сможете изначально представить содержание документа в нужном направлении.

2. В первом абзаце поручитель объясняет, насколько давно он работает с вами. Коротко характеризует род вашей деятельности и должностные обязанности. Здесь же возможно в нескольких словах написать о самой компании.

3. В следующем параграфе необходимо дать более конкретное описание вашего профессионального и карьерного роста за все время работы в компании, перечислить все основные достижения, заострить внимание на самых важных с точки зрения поручителя положительных качествах. Затем впечатление поручителя от совместной деятельности с вами.

Подводя итог выше написанному, важно описать личные качества и положительные черты характера человека. Выскажите мнение по поводу того, с какими обязанностями и в какой должности он может принести наибольшую пользу организации.

Письмо №1:

ОАО [наименование компании] является нашим партнером в сфере (область деятельности). За время сотрудничества [наименование организации] подтвердила свой высочайший профессиональный статус, активность и компетентность в выполнении поставленных задач.

Все задачи выполняются вовремя, в строго обозначенные сроки и с отличным качеством. Сотрудники компании качественно справляются со своими обязанностями.

Мы довольны работами [название компании] и готовы рекомендовать эту фирму как ответственного и надежного партнера.

[Ваше имя]

Образец письма №2:

Фирма [наименование организации], работая в (год) году на [наименование организации] проводила работы [наименование работ] и зарекомендовала себя как высококвалифицированная, исполнительная компания.

Работы выполнялись качественно и в обозначенное время. За время проведения работ претензий к компании не было.

[Ваше имя]

Образец письма №3:

[наименование организации] является партнером [наименование организации] в течении [количество] лет. За столь продолжительное время [наименование организации] зарекомендовало себя стабильным и надежным партнером, обеспечивая высокую оперативность, надежность и гибкий подход к потребностям Заказчика, ни разу не допустив превышения сроков.

[Ваше имя]

Образец письма №4:

Настоящим письмом подтверждаю, что [наименование организации] имеет опыт сотрудничества с [наименование организации] в сфере [сфера деятельности]. За время сотрудничества представители компании проявили творческий подход, высокий профессионализм и оперативность в выполнении обозначенных задач.

Подтверждаем, что услуги [наименование организации] соответствуют высокопрофессиональному профилю.

[Ваше имя]

Образец письма №5:

Наше сотрудничество с фирмой [наименование организации] продолжается с [год]. На протяжении этого периода компания [наименование организации] зарекомендовала себя как надежный деловой партнер и устойчивое предприятие.

Благодаря главному принципу работы фирмы – формированию с клиентами партнерских отношений, основанных на профессионализме и взаимном сотрудничестве, она, на наш взгляд, занимает стабильное положение в области [сфера деятельности].

Образец письма №6:

Настоящим письмом организация [наименование организации] сообщает, что за время сотрудничества с [наименование организации] данная фирма успела зарекомендовать себя как надежный и профессиональный партнер.

Главной отличительной чертой работы [наименование организации] является высокая организованность и оперативность сотрудников организации, готовность быстро реагировать на изменение обстоятельств.

Исходя из вышесказанного, фирма [наименование организации] хотела бы отметить высокий потенциал ОАО [наименование организации], нацеленность на процветание и дальнейшее успешное развитие.

[Ваше имя]

Письмо #7:

За период работы с [название организации] сотрудники предприятия зарекомендовали себя с положительной стороны. Их работа отвечает заданному уровню, выполняется качественно и строго в установленные сроки. Хочется отметить эффективную работу специалистов и оперативность выполнения заданий, внимательное отношение к Заказчику.

[Ваше имя]

Образец письма №8:

Настоящим письмом мы, [наименование организации], подтверждаем, что [наименование организации] является нашим долгосрочным и надежным партнером.

[наименование организации] успешно и активно работает с [дата] года, предоставляя полный спектр услуг в данной сфере.

За этот период нам оказывались услуги на высочайшем профессиональном уровне. Профессионализм сотрудников [наименование организации] обеспечивает достойное качество предоставляемых услуг.

Исходя из вышесказанного, [наименование организации] характеризует [наименование организации] как надежного и профессионального партнера в сфере [сфера деятельности] услуг.

[Ваше имя]

" № 31/2011

Деятельность, связанная с интенсивным оборотом наличности, теперь на особом контроле у банков*. Поэтому они чуть ли не у каждого клиента запрашивают информацию и документы, подтверждающие, откуда столько «налички» у компании. Чтобы не объясняться по каждой операции, можно заранее поставить банк в известность, что постоянные для компании естественны. Поможет в этом специальное письмо (см. образец).

Особых требований к составлению такого письма нет, форма произвольная. В нем сначала стоит сообщить, по какой причине компания его направляет. Это необходимо, чтобы банк имел реальное представление о предпринимательской деятельности компании и проводимых ею операциях. И мог на этом основании впоследствии корректно идентифицировать операции, которые она проводит по счету в качестве клиента.

Далее надо привести аргументы, откуда такой интенсивный оборот наличности. Причин много, к примеру, его можно обосновать видом деятельности компании (работой в сфере розничной торговли, выполнением работ или оказанием услуг населению и пр.). В этих сферах большая часть расчетов происходит в наличной форме и является обычаем делового оборота. К письму можно приложить копии документов, подтверждающих эти факты, – выписки из ЕГРЮЛ, бухгалтерской и налоговой отчетности.

Отправку письма лучше зафиксировать. Если вручаете его при личном визите в банк, надо поставить входящий номер и дату на втором экземпляре, который останется у компании. Если отправляете по почте, то это должно быть ценное письмо с описью вложения, а факт его передачи подтвердит отметка почты на копии описи вложения. Можно направить письмо и в электронном виде. Но в этом случае также важно получить доказательства вручения. Иначе есть риск, что банк снова закидает компанию своими запросами по поводу интенсивного оборота наличности.

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ОГРН 1045012461022 ИНН 7701025478 КПП 770101001
127138, г. Москва, ул. Басманная, д. 25

Руководителю АКБ «Комбанк»
Иванову Ивану Ивановичу
103473, г. Москва, проспект Мира, д. 10

ПИСЬМО
от 29.08.11 № 125Б

В целях корректной идентификации нашей компании в качестве клиента на основании статьи 7 Федерального закона от 07.08.01 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» информируем о следующем.

Основной вид предпринимательской деятельности Общества с ограниченной ответственностью «Компания» с момента создания и по настоящее время связан с розничной торговлей пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями в специализированных магазинах (код ОКВЭД 52.2). Это подтверждается копиями выписки из ЕГРЮЛ, а также бухгалтерского баланса за полугодие 2011 года.

Доля наличных расчетов за реализованную продукцию в силу того, что покупатели из-за специфики деятельности расплачиваются наличными, составляет 95 процентов от общей суммы доходов. Доля наличных расчетов за поставляемую продукцию равна 50 процентам, так как поставщики относятся к субъектам малого предпринимательства и сумма каждой сделки не превышает 100 000 рублей.

Таким образом, интенсивный оборот наличности является обычным условием осуществляемого вида предпринимательской деятельности и никакого отношения к деятельности по легализации доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма не имеет (п. 6 Перечня, утв. информационным письмом Росфинмониторинга от 02.08.11 № 17).

Приложение: на 20 листах в 1 экземпляре.

Генеральный директор Астахов (И. И. Астахов)

Информационное письмо относится к разновидности делового послания, целью которой является уведомление партнеров по о каких-либо изменениях, произошедших в компании. Написание письма требует соблюдения норм деловой переписки.

Оформление деловых писем

Поддержание с партнерами по бизнесу напрямую связано с грамотным применением правил деловой переписки, требующей корректного оформления и соблюдения общих правил бизнес-этикета.

Перед написанием делового следует определить, какая информационная цель и основная мысль в него закладывается.

К деловому письму предъявляются общие требования относительно оформления:

Текст письма обязательно печатается на фирменном бланке компании.
Соблюдение полей (отступов) – справа 1,5 см и слева 3 см.
Указание сведений об адресате письма, дате, месте отправки и регистрационном номере.
Изложение заголовка, цели и сути обращения.
Наличие в конце письма подписи лица, его отправляющего и печати компании.
Использование для оставления текста шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.

Наиболее распространенными , которые можно отнести к деловой переписке, являются:

Оферта. Содержит предложение о возможном выгодном сотрудничестве или выступает в качестве предварительного этапа, предшествующего заключению основного договора.
Гарантийное письмо. Несет в себе сведения об обязательствах, например, о выполнении условий заключенного , переводе денежных средств и пр.
Информационное письмо. Включает различные сведения информационного характера, целью которых является донесение до адресата о произошедших или планируемых изменениях, возможных предложениях и пр.

Чтобы не терять время на составление писем, за основу следует взять общий образец, подходящий для любого из видов деловой переписки.

Информационные письма

Информационные письма могут применяться в следующих случаях:

Для рассылки рекомендаций, предложений, разъяснений различных сведений со органов власти и управления в адрес подведомственных организаций различного типа. Такие письма можно назвать методическими.
Для донесения сведений о предстоящих или уже произошедших изменениях в деятельности компании или организации. Такие письма отправляются в адрес контрагентов.
Информационные письма могут иметь приложения. Содержание письма может составлять от пары абзацев до нескольких страниц.

К видам информационных писем, наиболее часто применяемых в процессе компаний, относятся:

Обращение. Является видом или извещения о каких-либо происходящих изменениях в процессах деятельности. Например, компания изменила цены на товары или услуги, произошла смена руководства или реквизитов и пр.
. Содержит сведения о предстоящих изменениях в компании. Например, о расторжении деловых отношений с контрагентом, ликвидации компании и пр.
Подтверждение. Указывается об уже совершенном действии, требующем подтверждения. Например, о том, что получен товар, на счет поступили денежные средства, документы отправлены и пр.
Напоминание. Название письма говорит само за себя. Адресату напоминается о том, что он должен сделать в ближайшее время. Например, подписать договор, оплатить выполненные работы или услуги, погасить задолженность и пр.
Реклама. Такие письма носят рекламно-информационный характер и относятся к разновидностям коммерческих предложений. Объем сведений таких документов обычно большой, само содержание должно иметь интересную суть, способную заинтересовать адресата.

Такая классификация информационных писем носит условный характер и передает саму их суть и функции.

Такие письма отправляются либо почтой, либо путем электронной интернет рассылкой.

Структура письма

К информационным письмам о деятельности компании применяются общие требования, правила и нормы о деловой переписки.

Образец информационного письма о деятельности компании составляется следующим образом:

С левой стороны, в верхнем углу документа указываются реквизиты компании (наименование, адрес, телефоны и пр.). Заполнение может производиться вручную, с помощью компьютерной техники или путем проставления штампа компании, содержащего все необходимые реквизиты. Если у имеется стандартный фирменный бланк, то ничего лишнего писать не нужно, так как все сведения уже заранее в него занесены.
Правый верхний угол должен содержат сведения об адресате. Указывается его наименование, адрес (если письмо отправляется в адрес другой компании), ФИО и должность лица, которому отправляется документ.
Делается небольшой отступ и посередине пишется заголовок, указывающий на тему и суть письма.
Ниже заголовка пишется содержательная часть информационного письма, то есть указывается то, что отправитель хочет донести до адресата.

Информационное письмо

Начинать обращение лучше со слов «хотим донести до Вашего сведения…» или «информируем вас о …» и пр. Следует избегать многословности, все предложения должны иметь четкую, лаконичную структуру. Смысл написанного не должен теряться через несколько прочитанных предложений.

Лучше изложить суть в нескольких строчках (достаточно 3-5), чем описывать все на большом количестве листов. Это правило касается также рекламных текстов и коммерческих предложений, которые по своей сути, должны заинтересовать адресата с первой строки.

Если письмо имеет приложения, в его конце всегда указывается их перечень. Если потребуется, то можно дать им краткое пояснение или описание. Для приложений, состоящих из нескольких листов, указывается их точное количество. В качестве дополнений к письму могут идти договора, квитанции, рекламные материалы и пр.

Завершает письмо обычно стандартная фраза, начинающая со слов «С уважением…». В конце ставится должность и инициалы отправителя.

Уполномоченным на подписание такого документа может быть не только директор компании, но и его заместители, иные лица, имеющие на это право. Если письмо рассылается более десяти корреспондентам, то ставить подпись необязательно, так как это займет достаточно много времени. Тем более что в век современных технологий, многие письма рассылаются через электронную почту. Такой способ очень удобен и значительно экономит время не только отправителя, но и адресата.

Если информационное письмо требует упоминания выдержек из нормативных актов или указания на статьи законов, то к его составлению следует привлечь специалиста, что их применение было использовано правильно.

Написание информационного письма о деятельности компании можно доверить простому штатному работнику. Если несет в себе рекламную информацию, то для его написания не запрещается привлекать специальные рекламные агентства.

Все письма пишутся только на фирменном бланке компании.

Для того, чтобы письмо заинтересовало адресата, следует придерживаться общих правил деловой переписки. Не стоит забывать, что от того, как будет преподнесена суть деятельности компании или обращения, может зависеть судьба компании, ее дальнейшее развитие, перспективы сотрудничества с более выгодными контрагентами и пр.

Информационное письмо является неотъемлемой частью работы любой компании, строящей свой бизнес на правильных началах.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Скачать образец информационного письма

Информационное письмо составляется с целью информирования, рекламирования продукции, предложения сотрудничества и в других случаях. В информационном письме может указываться на смену цен, реквизитов и др. Существует несколько видов информационных писем. Сообщение, заявление, подтверждение, напоминание и подобные виды писем должны быть составлены согласно принятым правилам делового общения.

Как написать информационное письмо

Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.

В зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности:

письмо-сообщение (извещение, уведомление) - о смене цен, директора, реквизитов компании, о проведении переговоров, об отгрузке продукции и т.п.;
письмо-заявление - о каких-то намерениях адресанта;
письмо-подтверждение - о получении товара, денежных средств, документов;
письмо-напоминание - о выполнении обязательств;
рекламно-информационное письмо - реклама продукции, услуг; сюда также относится информационное письмо о компании.

Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.

Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.

Образец информационного письма о смене директора

О смене директора

Настоящим письмом уведомляем Вас о смене директора нашей организации на основании протокола № xx от xxxxxxx г. С xxxxxxx г. директором ООО «Мишень» назначен Петров Петор Петрович

Копия протокола № 11/B от 20.11.2012 г. прилагается.

Образец информационного письма о выставке

Уважаемые участники!

Просим вас ознакомиться с условиями участия в выставке «Город моими глазами» и подтвердить ваше согласие на участие в течение 5-ти дней .

Выставка состоится 09 февраля 2012 года с 9.00 до 19.00 на Ленинградском бульваре в здании «Дома Культуры» Союза журналистов Украины.
Минимальный размер изображения по короткой стороне - 20см (напр. отпечаток 20х30), максимальный по длинной стороне - 45см (напр. отпечаток 30х45).
Фотографии будут размещаться на стендах, на ватмане.
Каждый участник выставки может разместить до 10 работ. Просьба сообщать о количестве фотографий заранее.
Определиться в количестве и формате фотографий и выслать нам на электронный адрес Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. для предварительного ознакомления их мини-изображения (preview 800х600 точек) с названием и фамилией автора вам необходимо до 01 февраля .
Готовые и утвержденные работы можно будет принести 07 февраля .

C уважением, оргкомитет

Приложение. Сведения о фотовыставке (жюри, партнеры).

Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

подчиненным;
коллегам;
партнерам;
клиентам;
потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
смена реквизитов;
смена юридического или фактического адреса;
подготовка к проведению инвентаризации;
изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос. Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их. В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения. Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту. Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.