Kişiler
Ev/ Aydınlatma

Birincil nedir? Muhasebede birincil belgeler - nedir bu?

“Muhasebe Kanunu”nda yer alan gereklilikler, ekonomik yaşamın her olgusunun birincil muhasebe belgesine kaydedilmesine tabi olduğunu belirtmektedir. Makalede "birincil belgenin" ne olduğunu, nasıl hazırlandığını ve şirkette belgeleri hazırlama sorumluluğunun kime verilmesi gerektiğini ele alacağız.

Birincil dokümantasyon nedir ve hangi amaçla derlenmiştir?

Birincil belge, ticari işlemlerin uygulanmasını onaylayan belgelerdir. Belgeler meydana gelen olaylarla aynı sırayla hazırlanmalıdır.

Dekor Muhasebedeki temel belgeler gerekli gereksinim iş kayıtlarının tutulması. Ancak bugün birincil belgelere ilişkin gereksinimler tamamen farklıdır. Böylece 2013 yılından itibaren temel muhasebe belgelerinin birleştirilmiş formlarının kullanılması zorunluluğu ortadan kaldırılmıştır. Artık şirketler, faaliyetlerinde devlet tarafından geliştirilmiş belgeleri kullanma veya kurumun ihtiyaçlarını dikkate alarak bunları bağımsız olarak onaylama seçeneğine sahip. Ancak, birincil belgenin kullanımının Goskomstat tarafından değil, başkaları tarafından belirlenmesi durumunda düzenleyici belgeler, örneğin, “Davranış sırası nakit işlemleri", bu formlar zorunludur.

Bir kuruluşun birincil muhasebe belgelerinin önemi göz ardı edilemez. Birincil verilerde tespit edilen hatalar, vergi ödemelerini hesaplamak için gereken doğru vergi matrahını belirlememize izin vermiyor. Sonuç olarak, yalnızca denetimde yanlış anlaşılmalar ortaya çıkmayacak, aynı zamanda ceza verilmesine de neden olabilecektir.

Şirketin vergi makamlarıyla olan bir anlaşmazlıkta pozisyonunu savunmak zorunda kalmaması için kayıt prosedürüne yeterince dikkat edilmesi gerekmektedir. Muhasebe belgeleri.

“Birincil” kayıt için gereklilikler

“Birincil” kaydının temel şartı, tüm ayrıntıların zorunlu olarak bulunmasıdır.

Birleşik Belgeler Albümünde yer alan tüm belgeler zaten zorunlu bilgileri içermektedir. Ancak firmanın kendi örnek formlarını kullanması durumunda bunların açıklanması gereken tüm bilgileri içerdiğinden emin olunması gerekmektedir.

Çoğunlukla her birincil belge üç bölümden oluşur:

  • Başlık;
  • Ana bölüm;
  • Tasarım kısmı.

Başlığın, hazırlanan belge, onu veren kuruluş ve karşı tarafı hakkındaki bilgileri yansıtması amaçlanmaktadır:

  • Birincil belgenin adı;
  • Bu formun kodu OKUD sınıflandırıcısına uygundur. Uygulamada vergi makamlarının bu konuda herhangi bir yaptırımı olmaması nedeniyle bu alan çoğu zaman boş bırakılıyor;
  • İktisadi hayatın gerçekleşme olgusunun tarihi;
  • Belgeyi derleyen kuruluşun adı;
  • OKPO sınıflandırıcısına uygun organizasyon kodu;
  • Ticari işlemden sorumlu birimin adı (varsa belirtilir);
  • OKEI sınıflandırıcısına göre ölçü biriminin adı ve gerçekleştirilen işlemin para birimi.

Birincil muhasebe belgesinin ana kısmı hem tablo hem de metin biçiminde sunulabilir. Bu belge öğesi aşağıdaki kimlik bilgilerinin yansıtılmasını gerektirir:

  • Ekonomik hayatta meydana gelen gerçeğin ayrıntılı içeriği. Şirketin bu noktayı, minimum sayıda kelimeyle maksimum miktarda yararlı bilgi içerecek şekilde yazması gerekecektir;
  • Parasal ve fiziksel anlamda kodlar ve göstergeler.
  • İşlem tutarları ve varsa vergi ayrı bir satırda gösterilir.

Birincil belgenin hazırlanmasının son aşaması, ekonomik hayatın gerçeklerinden sorumlu kişilerin imzalarının toplanmasıdır. Çalışanın tam adının yanı sıra şunları da belirtmek gerekir:

  • Belgenin doğru yürütülmesinden, belgeye yansıyan bilgilerin eksiksizliğinden ve doğruluğundan sorumlu çalışanların pozisyonları;
  • Tarafların orijinal imzaları;
  • Birincil belgenin hazırlanma tarihi, operasyonu yürüten kişinin pozisyonu, imzası ve tam adı ile iletişim bilgileri.


Birincil muhasebe belgelerinde mühüre ihtiyacım var mı?

Muhasebe belgelerini hazırlarken mühür baskısıyla ilgili birçok soru ortaya çıkıyor. Zorunlu mühür zorunluluğunun 2015 yılında iptal edilmesinin ardından kuruluşların şüpheleri özellikle önem kazandı.

Mühür baskısının gerekli olduğu belirli bir birincil belge listesine gelince, pratikte bu gereklilik birkaç durumda uygulanır:

  1. Belgede mühür baskısının yerini belirten “M.P.” ifadesi bulunduğunda;
  2. Künye gerekliliği Rus mevzuatı düzeyinde belirlendiğinde;
  3. Birincil belgede bir baskı gereksinimi sağlandığında.

Ancak, belirli bir birincil belge üzerinde yazdırmanın gerekli olup olmadığının belirlenmesinin yalnızca işlerini yazdırma kullanarak yürütmeye devam eden şirketler için gerekli olduğunu unutmamak önemlidir.

Birincil belgelerdeki tipik hatalar

Şirketteki birincil muhasebe belgelerine dayanarak vergi matrahının oluşması ve vergilerin hesaplanması nedeniyle vergi makamları belgelerin doğruluğunu ve bunlara yansıyan bilgilerin güvenilirliğini yakından izlemektedir. En tipik hatalar“Birincil” hazırlanırken:

  • Şirket tarafından onaylanmayan formların kullanılması. Vergi müfettişleri bir kuruluşa denetim için geldiğinde ilk istedikleri belge muhasebe politikasıdır. Bağımsız olarak geliştirilmiş belge formlarının kullanılması gerçeğinin kaydedilmesi gerekir;
  • Formda zorunlu açıklama ayrıntılarının bulunmaması;
  • Form hücrelerinde zorunlu bilgilerin bulunmaması;
  • Derleme sırasında aritmetik hatalar. Bu ihlal genellikle yalnızca elektronik olarak değil manuel olarak doldurulan "birincil" formda meydana gelir, çünkü bilgisayar programlarını kullanarak bir belge oluşturmak hesaplamalardaki hataları önlemenize olanak tanır;
  • Nakit belgelerde yasal gerekliliklere aykırı olarak düzeltme yapıldı;
  • Doldurulması gereken ancak bilgilerin eksik olduğu veya göstergelerin sayısal değerleri sıfıra eşit olan hücrelere tire konulmaz.
  • Belge yetkisiz bir kişi tarafından imzalandı. Uygulamada şirketin belirli ana belgeleri imzalama hakkına sahip kişilerin listesini tanımlayan bir yönetici emrinin olması gerekir. Muhasebe belgeleri. Buna göre “birincil belge”nin böyle bir hakka sahip olmayan bir kişi tarafından imzalanması halinde belge geçersiz sayılacak ve hukuki geçerliliği kalmayacaktır.

Birincil belgelerdeki hatalar nasıl düzeltilir?

Her şeyden önce, güvenilir olmayan şekilde yansıtılan bilgilerin şirketler için düzeltilmiş bir belgeden daha büyük tehlike oluşturması nedeniyle "birincil" belgeyi düzeltmenin mümkün ve gerekli olduğunu not ediyoruz. Ancak muhasebe belgelerinin tümünde düzeltme yapılması mümkün değildir.

Birincil nakit ve banka belgelerinin hazırlanması için belirlenen şartlara uygun olarak, bu form kategorisinde değişiklik yapılması yasaktır.

Diğer tüm birincil belgelerde olduğu gibi düzeltmelere izin verilmektedir.

Bu durumda takip etmek gerekir Basit kurallar görsel sunumundan ödün vermeden belgeyi ayarlamanıza olanak tanır.

İşin özü şuna geliyor:

  • Yanlış bir girişin üzeri dikkatlice çizilmelidir.
  • Lütfen düzeltmenin yanına en son bilgileri ekleyin.

Yalnızca yetkili çalışanlar birincil belgelerde düzeltme yapabilir. Sonuç olarak, yapılan düzeltmenin şirketin sorumlu bir çalışanının imzasıyla belgelenmesi gerekir.

Süre x kuruluştaki birincil belgelerin kaybı

Kuruluş birincil belgelerin saklanmasından sorumludur. Ancak farklı belge kategorileri için, farklı terimler Bu süre zarfında şirketin tamamlanan belgeleri depoda tutması gerekir.

“Birincil”in minimum raf ömrü beş yıldır. Ancak personel kayıtları için belgelerin şirkette kalması gereken süre 75 yıldır.

Aynı zamanda kuruluşun şunları sağlaması gerekir: uygun koşullar belgelerin saklanması ve formlarda yetkisiz düzeltmelerin yapılmasını önlemek için. Genel olarak, birincil muhasebe belgelerinin güvenliğinin sorumluluğu şirket başkanına verilmelidir.

Ama hemen hemen her girişimcilik faaliyeti hatırı sayılır miktarda çeşitli belgeler eşlik ediyor. Makul bir soru şu: Birincil belgeler nelerdir?

Temel bilgiler

Birincil muhasebe araçları İlk aşama kuruluşun ana süreçlerini karakterize eden bireysel iş operasyonlarının genellemeleri.

Aşağıdakiler muhasebe nesneleri olarak kabul edilir:

  • üretim süreci için hammadde alımı;
  • maddi kaynakların satın alınması ve bunların sonraki harcamaları;
  • üretim faaliyetlerine ilişkin giderler;
  • üretilen ürünlerin ve tamamlanmamış üretimin hareketi;
  • bitmiş ürünlerin hacmi;
  • ürünlerin nakliyesi ve satışı;
  • tedarikçiler, müşteriler ve alıcılarla yapılan uzlaşma işlemleri;
  • bankalara, kuruculara ve finansal kuruluşlara raporlama yapmak;
  • diğer.

Bütün bu işlemler eşlik ediyor dokümantasyon. İş süreçleri ve ilgili nüanslar hakkındaki bilgiler birincil belgelerde görüntülenir.

Temel konseptler

Birincil belge tanımı, bir faaliyetin sonuçlarına ilişkin ilk bilgileri kapsayan belgedir.

Birincil belge, bir ticari işlemin uygulandığına dair yazılı kanıttır. Bu belge işlem sırasında veya işlem tamamlandıktan hemen sonra düzenlenir.

Yani, bir ticari işlemin gerçeğini doğrulayan muhasebe belgeleri birincil olarak kabul edilir. İçerisinde yer alan her türlü bilgi birincil belgeler, muhasebede görüntülenmesi için gereklidir.

Biriktirmek ve sistemleştirmek için muhasebe kayıtları kullanılır. Organizasyonda gerçekleştirilen tüm ticari işlemlere ilişkin verileri içerirler.

Muhasebe kayıtlarından alınan bilgiler belli bir süre sonra gruplandırılarak mali tablolara taşınır.

Başlıca birincil belge türleri şunlardır:

  • para emirleri;
  • / vesaire.

Bu belgeler gerçekleştirilen ticari işleme ilişkin bilgileri içerir. Bazı durumlarda, birincil belge formları katı raporlama formları olarak sınıflandırılır.

Operasyon türüne göre; birincil belgeler sabit kıymetler, ücretler, nakit işlemler, nakit vb. muhasebesi yapan kağıtlara bölünmüştür.

Özel ilgiyi hak ediyor. Aslında bu belge, birincil belgenin eki olarak belirli bir ticari işlemin ana hatlarını çizmediği için pek birincil belge değildir.

KDV tahsilatı sürecinde fatura ihtiyacı ortaya çıkar. Ancak aynı zamanda fatura veya senet ibraz etmeniz gerekecektir.

Aynı zamanda Vergi kodu faturadan birincil belgelerle doğrudan bağlantılı olarak bahseder.

İşlevleri nelerdir?

Birincil belgenin temel amacı, tamamlanan ticari işlemin yasal geçerliliğini teyit etmektir.

Aynı zamanda, operasyonların yürütülmesi için bazı icracıların tamamlanan operasyonlara ilişkin sorumluluğu oluşturulmuştur.

Birincil belge, belirli bir ticari işlemle ilgili gerekli tüm bilgileri saklar ve belgenin varlığı, eylemin yerine getirildiğini doğrular.

Yani, birincil belgeler kuruluşun tüm ticari faaliyetlerine ilişkin verileri depolar. Birincil belgeler, işletmenin kişisel ihtiyaçlarını karşılamak ve düzenleyici makamlara sunulmak üzere saklanır.

Muhasebenin yapıldığı birincil belgeler esas alınır. Dokümanlarda bulunan verilere dayanarak mali ve vergi raporlaması oluşturulur.

Mevcut düzenleyici çerçeve

Birincil muhasebe belgelerine ilişkin temel kurallar, 6 Aralık 2011 tarihli ve 402 sayılı “Muhasebe Hakkında” Federal Kanunda tanımlanmıştır.

Ancak bazı birleşik formların kullanımı zorunlu görülmese de bunların kullanımını engelleyen hiçbir şey yoktur.

Bu konudaki karar konu başkanı tarafından verilir. ekonomik aktivite. Muhasebeden sorumlu kişinin teklifi üzerine birincil belgelerin formlarını onaylayan kişidir.

Formda kod sağ üst köşede bulunur. Bir ticari operasyon standart bir form kullanılarak değil, bağımsız olarak geliştirilmiş bir form kullanılarak tamamlanırsa, "kodu" kaydetmeye gerek yoktur.

Bu hükmün 19'uncu maddesi uyarınca, bankacılık evraklarında, nakit tahsilat/harcama emirlerinde, ekli makbuzlarda ve bunların yerine geçen belgelerde düzeltme, leke ve silinti bulunmasına veya düzeltici yolların kullanılmasına izin verilmez.

Bir hata tespit edilmesi durumunda bankacılık ve nakit belgeler infaz için kabul edilemez. Temel gereksinimler dikkate alınarak yeniden tasarlanmaları gerekiyor.

Yanlış işlenmiş veya hasar görmüş kasa belgelerinin imha edilmemesi önemlidir. Bunların üzeri çizilmeli ve düzenlendikleri güne ait kasa raporuna (kayıt) eklenmelidir.

Ortaya çıkan nüanslar

Birincil belgelerin hazırlanması ve işlenmesi sürecinde birçok farklı nüans ortaya çıkar. Ana olanlar arasında aşağıdakiler not edilebilir:

Birincil belge özel olarak onaylanmış bir listeden bir kişi tarafından imzalanır. Birincil belgeleri imzalama hakkına sahip kişilerin listesi, baş muhasebeci ile mutabakata varılarak kuruluş başkanı tarafından belirlenir. Belgeler mali nitelikteki işlemlerle ilgiliyse yönetici ve sorumlu kişi tarafından imzalanır. Ana belgelerin hazırlanması sırasında yöneticinin imzasının faks yoluyla çoğaltılması yasaktır.
Birincil belge tamamlanma sırasında hazırlanmalıdır. Bir ticari işlem veya tamamlanmasının hemen ardından. Bir süre sonra hazırlanan bir belge yasal olarak kabul edilmemektedir.
Banka ve kasa belgelerini düzeltmek yasaktır Diğer ana belgelerde, yalnızca sorumlu kişilerin onaylayıcı imzalarının olması ve değişiklik tarihinin belirtilmesi durumunda düzeltmeler yapılabilir.
Birincil belgelerin doğruluğunu dikkatlice kontrol etmek gerekir. Yokluk zorunlu ayrıntılar belgenin açıkça resmi onay olarak tanınmasına izin vermez. Vergi mükellefi, destekleyici belgeler aracılığıyla belgenin yasallığını kanıtlayabilse bile, tartışmalı anlaşmazlıklar ve muhtemelen davalar için çok fazla zaman harcamak zorunda kalacaktır.
Zorunlu bir gereklilik, birincil belgelerin hazırlanmasıdır Açık devlet dili ulusal para biriminde. için belgeleriniz varsa yabancı Dil bunları Rusçaya çevirmek gerekiyor

İki taraflı belge nedir

Bazı durumlarda, birincil belgeleri hazırlarken iki taraflı bir birincil belgenin kullanılmasına izin verilir. Bu, evrensel bir transfer belgesinin (UDD) biçimidir.

Video: birincil belgeler

UPD formu, birincil belgelerin temel göstergeleriyle desteklenen, işleyen bir fatura biçimidir.

UPD'nin “1” durumu, bu belgenin yalnızca bir faturanın değil aynı zamanda bir belge veya faturanın yerine geçmesini sağlar.

Aynı zamanda UTD, kârların vergilendirilmesi sürecinde giderlerin hesaplanmasında ve muhasebeleştirilmesinde eş zamanlı olarak kullanılır. Durumu “2” olan UPD, yalnızca işlem veya faturanın yerine geçer.

UPD, bir faturanın öğelerini ve bir ticari işlemin tamamlandığını onaylayan birincil belgeyi birleştirir. Mevzuat, faturaların veya irsaliyelerin bir kağıt ortamının her iki yüzüne düzenlenmesini yasaklamamaktadır.

Damgalamam gerekiyor mu?

Mühürler, birincil belgelerin zorunlu ayrıntıları arasında değildir. 402 sayılı Federal Kanunun 9. Maddesinin 2. Kısmında bundan bahsedilmiyor.

Bu nedenle kuruluşun mühür gerektiren kendi belgesini kullanması durumunda damga vurulması gerekmektedir.

Ancak aynı zamanda, mührün varlığının kanunen öngörüldüğü belgelerin mühürle tasdik edilmesi zorunludur. Örneğin, bunlar faturaları ve.

Ayrıca mühür ihtiyacı, kuruluşun muhasebe politikası veya tarafların mutabakatı ile belirlenebilir.

Onların güvenliğinden kim sorumlu?

Federal “Muhasebe” Kanununun 17. Maddesi, kuruluşların birincil belgeleri, muhasebe kayıtlarını ve mali tabloları belirli bir süre boyunca saklamasını zorunlu kılar.

Standartlara göre Devlet teşkilatı Arşiv kayıtlarında bu süre beş yıldan az olamaz. Depolama sırasında yetkisiz değişikliklere karşı koruma sağlanmalıdır.

Tüm düzeltmeler gerekçelendirilmeli ve uygun şekilde sertifikalandırılmalıdır. Muhasebe kayıtlarının içeriği ve mali tablolar ticari sır niteliğindedir.

Bilgiye erişimi olan kişiler, açıklanmasından Rusya Federasyonu mevzuatı normlarına uygun olarak sorumludur. Birincil muhasebe belgeleri başlangıçta depolanır. kapalı dolaplar kuruluşun baş muhasebecisinin gözetiminde.

Uygun şekilde işlenmiş belgeler depolama için arşive aktarılır. İşletme sahibi onların güvenliğinden doğrudan sorumludur.

Birincil muhasebe belgelerinin varlığı, herhangi bir kuruluşun faaliyetlerinin ayrılmaz bir parçasıdır.

Onlar olmadan bir işletmenin normal varlığı neredeyse imkansızdır. Bu nedenle, birincil belgelerin hazırlanması ve işlenmesine ilişkin prosedürü bilmek ve takip etmek çok önemlidir.

Her şirket kullanmalı standart formlar Ticari işlemlerin gerçeklerini yansıtmak için. Hangi birleşik birincil muhasebe belgelerinin hükümet tarafından onaylandığını düşünelim. İçerikÖnemli hususlar Hangi tür birincil muhasebe belgeleri kullanılıyor (liste)? Raf ömürleri nedir...

birincil muhasebe belgesi

Birincil belgeler tüm muhasebenin temelini oluşturur. Bir kuruluşun mali ve ekonomik faaliyetlerine çok sayıda operasyon eşlik eder. Bu amaçla muhasebe yönteminin bir unsuru kullanılır - dokümantasyon. Dokümantasyon, bir kuruluşun ekonomik faaliyetlerinin muhasebe takibinin ana yöntemi, birincil kontrolüdür. Belge - Bu, muhasebe verilerine yasal güç veren, tamamlanmış bir ticari işlemin yazılı kanıtıdır. Dokümantasyon, sonraki muhasebe girişlerinin temelini oluşturur ve muhasebe göstergelerinin doğruluğunu, güvenilirliğini ve tartışılmazlığını ve bunların kontrol olasılığını sağlar.

Belgelerin yasal geçerliliği olmalıdır, yani bir dizi zorunlu ayrıntı (göstergeler) içermelidir:

  • - Belgenin başlığı;
  • - Tarihi;
  • - belgenin adına hazırlandığı kuruluşun adı;
  • - Operasyonun içeriği;
  • - niceliksel ve maliyet ölçümleri;
  • - Uygulamadan ve uygulamanın doğruluğundan sorumlu kişilerin adı ve konumu;
  • - bu kişilerin kişisel imzaları ve transkriptleri;
  • - organizasyon mühürleri, pullar.

Belgeler, kayıtların muhafazasını sağlayacak şekilde hazırlanmalıdır. uzun zaman(mürekkep, tükenmez kalem, daktiloda, yazıcıda). Birincil belgeler işlem sırasında (nakit, banka) veya işlem tamamlandıktan hemen sonra hazırlanmalıdır. Belgeyi derleyen ve imzalayanlar, belgenin zamanında ve kaliteli oluşturulmasından, verilerin doğruluğundan ve muhasebe kayıtlarına kaydedilmek üzere belirlenen süre içerisinde aktarılmasından sorumludur.

Belgeler şunları içerir:

  • - birincil (faturalar, faturalar, gelen ve giden nakit siparişler, çit levhaları vb.);
  • - muhasebe kayıtları (kasiyer raporları, sipariş günlükleri, büyük defter, emtia raporları vb.);
  • - raporlama (bilanço ve ekleri).

Tüm muhasebe kayıtları birincil belgeler temelinde tutulur, daha sonra bunlardan elde edilen bilgiler sistematik hale getirildikleri, yani muhasebe hesaplarına kaydedildiği muhasebe kayıtlarına aktarılır. Raporlama dönemi sonunda işletmenin raporlaması muhasebe kayıtlarına göre doldurulur.

Birincil belgeler muhasebe bilgilerinin hareketine yol açar, muhasebeye sürekli ve sürekli yansıma için gerekli bilgileri sağlar ekonomik aktivite işletmeler.

Amaçlarına göre, tüm birincil belgeler şu şekilde ayrılır: organizasyonel ve idari belgeler, destekleyici belgeler, muhasebe belgeleri ve birleştirilmiş belgeler.

  • - organizasyonel ve idari (emir, talimat, talimat, vekaletname) operasyonlara izin verir ve bunların içerdiği bilgiler muhasebe kayıtlarına yansıtılmaz;
  • - gerekçe belgeleri (faturalar, talepler, makbuz emirleri vb.) işlemin gerçeğini yansıtır, içerdikleri bilgiler muhasebe kayıtlarına kaydedilir. Müsamahakar ve aklayıcı niteliği birleştiren çok sayıda belge vardır (gider nakit emirleri, ödeme için maaş bordroları) ücretler), içerdikleri veriler muhasebe kayıtlarına girilir;
  • - muhasebe belgeleri, muhasebe kayıtlarını özetlemek için idari veya destekleyici belgeler temelinde muhasebe departmanında düzenlenir; bu tür belgeler muhasebe sertifikaları, genel gider hesaplamaları, geliştirme tablolarıdır.
  • - birleştirilmiş belgeler aynı anda idari ve gerekçeli ve muhasebe belgelerinin işlevlerini yerine getirir. Örneğin, maddi varlıkların serbest bırakılmasına ilişkin bir fatura, malzemelerin depodan atölyeye serbest bırakılmasına ilişkin bir emrin yanı sıra bunların fiili ihraçlarının kaydedilmesini vb. içerir.

İşlemleri kaydetme yöntemine göre belgeler tek seferlik ve kümülatif olarak ayrılır.

Bir kerelik belgeler, tek bir işlemi veya aynı anda gerçekleştirilen birden fazla işlemi yansıtmak için yalnızca bir kez kullanılır. Kayıttan sonra tek seferlik belge muhasebe departmanına gider ve muhasebeye yansımanın temelini oluşturur. Örneğin, gelen ve giden nakit emirleri, bordro ekstreleri vb.

Kümülatif belgeler, meydana geldikçe kaydedilen homojen yinelenen işlemleri yansıtacak şekilde belirli bir süre boyunca (hafta, on yıl, ay) derlenir. Dönem sonunda hesaplarda kullanılan göstergelerin toplamları hesaplanır. Biriktirme belgeleri limit çit kartlarını, iki haftalık veya aylık siparişleri vb. içerir.

Düzenlendikleri yere bağlı olarak belgeler dahili veya harici olabilir.

Yerel belgeler kurum içi operasyonları yansıtacak şekilde derlenir. Örneğin nakit makbuzları ve harcama emirleri, faturalar, işlemler, bordro beyanları vb.

Harici belgeler ilgili işletmenin sınırları dışında doldurulur ve resmileştirilmiş biçimde ulaşır. Örneğin, faturalar, banka ekstreleri, irsaliyeler vb.

Belgeler hazırlanma sırasına göre birincil ve özettir.

Öncelik tamamlandığında her bir işlem için belgeler düzenlenir. Örneğin, nakit makbuz emri, ödeme emirleri, sabit kıymetlerin silinmesine ilişkin işlemler vb.

Özet belgeler önceden derlenmiş birincil belgelere dayanarak hazırlanır. Kullanımları homojen operasyonların kontrolünü kolaylaştırır. Yönetici, muhasebe veya birleşik olabilirler. Örneğin, avans ve nakit raporları, gruplandırma ve birikimli tablolar. Özellikle, birleştirilmiş bir ön rapor, destekleyici ve muhasebe belgesinin işlevlerini yerine getirir. O verir tüm özellikler Sorumlu kişilerle yapılan ödemeler: önceki avansın bakiyesi veya fazla harcaması, bu avansın büyüklüğü, harcanan tutar, bakiye ve kasaya giriş tarihi veya fazla harcama ve işletme tarafından geri ödenme tarihi. Ayrıca avans beyanı, raporun doğrulanması ve onaylanması sonrasında hesaplardaki üretim giderlerinin açıklamasını sağlar. Raporun arka tarafında bireysel harcamaların ve bunları destekleyici belgelerin bir listesi bulunmaktadır.

Doldurulma sırasına göre belgeler manuel olarak ve bilgisayar teknolojisi kullanılarak derlenenler olarak sınıflandırılabilir.

Düzenlenen belgeler manuel olarak, elle veya daktiloda doldurulur.

Kullanılarak yürütülen belgeler bilgisayar Teknolojisi,Üretim işlemleriyle ilgili bilgileri tamamlandıkları anda otomatik olarak kaydeder.

Belgelerin kabulü, doğrulanması ve muhasebeleştirilmesi. Muhasebe departmanına ulaşan belgeler işlenerek muhasebe kayıtlarına girişe hazır hale getirilir. Bir kuruluştaki belgelerin muhasebe işlemlerinin ana aşaması, alınan belgelerin özünde, biçiminde ve aritmetik olarak doğrulanmasıdır.

Belgeleri esaslarına göre kontrol ederken, tamamlanan ticari işlemin yasallığını, doğruluğunu ve uygunluğunu belirlemek gerekir. Buna göre şuan ki sipariş muhasebe, kanuna aykırı ticari işlemlere ilişkin birincil belgeler ve fonların, envanterin ve diğer değerli eşyaların alınması, saklanması ve harcanmasına ilişkin belirlenmiş prosedürler icra için kabul edilmemelidir. Bu tür birincil belgelerin muhasebe departmanı tarafından alınması durumunda Baş Muhasebeci Belirli bir ticari işlemin yasa dışı olduğu konusunda kuruluş başkanını bilgilendirmelidir.

Belgelerin hazırlanmasında muhasebe departmanı tarafından ön kontrol yapılır. Ayrıca belgelerin çoğunun muhasebe çalışanları tarafından değil mali açıdan sorumlu kişiler tarafından derlenmesi nedeniyle de önemlidir.

Formu kontrol etmek, belirli bir ticari işlemi tamamlamak için uygun formun bir formunun kullanıldığından, tüm numaraların açıkça girildiğinden, işlemin içeriğinin ve tüm ayrıntıların yansıtıldığından emin olmanızı sağlar.

Bundan sonra muhasebeci, aritmetik hesaplamaların ve hesaplamaların doğruluğunu kontrol etmek ve belgelerin vergilendirilmesini içeren bir aritmetik kontrol gerçekleştirir. Vergilendirme miktarla fiyatın çarpılmasıyla yapılır. Aritmetik kontrol, toplamların aritmetik hesaplamalarını, niceliksel ve maliyet göstergelerinin yansımasının doğruluğunu kontrol etmenizi sağlar.

Doğrulamanın ardından muhasebeci belgeleri işler. Belgelerin hesap tahsisi, belgelerde kayıtlı ticari işlemlerin borç ve alacak olarak kaydedileceği hesapların belirlenmesinden oluşur.

Dokümantasyonu iyileştirmenin ana yönleri birleştirme ve standardizasyondur .

Birincil muhasebe belgeleri, birleşik birincil muhasebe belgeleri formları albümünde yer alan forma uygun olarak hazırlanmışlarsa muhasebe için kabul edilir.

Birincil muhasebe belgelerinin formlarının birleştirilmesi büyük önem Kuruluşların ekonomik faaliyetlerini belgelemek için tek tip gereklilikler oluşturup pekiştirdiği, muhasebeyi sistematize ettiği, modası geçmiş ve keyfi formları dolaşımdan çıkardığı ve muhasebenin rasyonel organizasyonunu desteklediği için muhasebeyi geliştirmek.

Birleştirilmiş belgeler- bunlar, öngörülen şekilde onaylanan ve farklı mülkiyet biçimlerine ve farklı endüstri özelliklerine sahip kuruluşlarda homojen işlemlerin kaydedilmesine yönelik standart belgelerdir.

Standardizasyon - aynısını kurmak standart boyutlar standart belgeler için, belgelerin üretimi için kağıt tüketimini azaltan, bunların işlenmesini ve saklanmasını basitleştirir.

Organizasyonlarda belge akışı iş süreçlerinin ayrılmaz bir parçasıdır. Muhasebe belgeleri, işletmelerde meydana gelen ve çalışma sorunlarını etkileyen tüm olayları yazılı olarak kaydetmek için tasarlanmıştır.

Muhasebe belgelerinin özü ve anlamı

Yasal gereklilikler, özellikle Muhasebe Kanunu hükümleri, muhasebedeki tüm olayların belgelenmesini zorunlu kılmaktadır. ekonomik alan. Muhasebe belgeleri, herhangi bir işlemin tamamlandığını onaylamak için kullanılır ve devam eden süreçlerin yazılı kanıtı olarak hizmet eder.

Muhasebe belgesi, güncel olayların, bunların değerlemesinin ve bir ticari işlemi ayırt eden diğer kriterlerin kaydedilebildiği bir formdur.

Türlerine göre finansal muhasebe belgeleri ve amaçları şu şekilde sınıflandırılabilir:

  1. Yönetim. Bunlara dayanarak ticari işlemler kaydedilmez. Bu belgeler belirli eylemlerin gerçekleştirilmesine yönelik talimatlar görevi görür. Bu grup yönetimin emirlerini ve talimatlarını içerir.
  2. Aklayıcı - şirketin mevcut faaliyetlerindeki fiili işlemlerin tamamlandığını teyit edin. Bunlar, örneğin değerli eşyaların kabulü ve devri, iptal faturaları, iç hareket gibi kayıtların yapılmasının temelini oluşturur. Çoğunlukla varlıklarının idari belgelerle onaylanması gerekir.
  3. Muhasebe belgeleri muhasebe prosedürünü basitleştirmek için tasarlanmıştır. Bunlar, eylemleri gerçekleştirme prosedürünü ve bunların uygunluğunu açıklayan çeşitli ifadeler, muhasebe sertifikalarıdır.
  4. Birleşik belgeler aynı zamanda idari ve aklayıcı belge niteliğini de taşır. Bir ticari işlemin ortaya çıkmasının temelini oluştururlar ve aynı zamanda tamamlandığına dair bir gösterge de içerirler. İÇİNDE bu durumdaÖrnek olarak kasa belgelerini (harcama kasa emri) ele alabiliriz.

Muhasebe belgeleri için neler geçerlidir?

Muhasebeyi düzenleyen belgeler derlenme sırasına göre oluşturulur, yani birincil ve konsolide olarak ayrılırlar. Belgeler muhasebe girişleri yapmanın temelini oluşturur birincil muhasebe. Doğrudan işletmede üretilebilirler veya dışarıdan, tedarikçilerden, alıcılardan ve diğer karşı taraflardan alınabilirler. Birincil olanlarla ilgili ana muhasebe belgeleri faturalar, ödeme, kasa, banka ve diğer belgelerdir. Özet raporlar birincil verilere dayanarak derlenir ve genelleştirilmiş bilgiler içerir.

İçeriklerine göre maddi ve parasal değerler üstlenebilirler. Maddi kısım, emtia ve diğer değerli eşyaların varlığını ve hareketini yansıtır. Örneğin, kabul ve devir işlemleri, malların teslimine ilişkin faturalar, taşınan mülkün türü ve miktarı hakkında doğru bir fikir verir. Gerçekleştirilen operasyonun maliyet tahmini de verilmektedir.

Bazı belgeler yalnızca yerleşimle ilgili olanlarla ilgilidir. Maaş bordrolarından, nakit havalelerden, banka ekstrelerinden bahsediyoruz. Taşıdıkları bilgiler doğası gereği yalnızca mali niteliktedir - yüklenicilerle yapılan anlaşmaların durumu, çalışanların ücretleri.

Yakın zamana kadar muhasebede birleştirilmiş formların zorunlu olarak kullanılması zorunluluğu devam ediyordu. 402-FZ sayılı Muhasebe Kanununun yürürlüğe girmesi, kuruluşların yönetiminin bağımsız olarak birincil belge formlarını geliştirmesini mümkün kılar. Ancak aynı zamanda zorunlu ayrıntıların varlığına ilişkin bazı gereksinimler de devam etmektedir. Yani, birincil muhasebede geçerli tek muhasebe belgesi aşağıdaki bilgileri yansıtan bir formdur:

  • formun adı ve hazırlanma tarihi;
  • ticari işletmenin ayrıntıları;
  • operasyonun içeriği ve parasal ve niceliksel özellikleri;
  • sorumlu kişilerin imzaları.

Muhasebe belgeleri ne için kullanılır?

Kuruluşlar ve hatta girişimciler için muhasebe belgelerinin önemi büyüktür. Bunlar yalnızca ekonomik faaliyetin tamamlanmış gerçeklerinin teyidi olarak hizmet etmez, aynı zamanda mevcut durumun belirlenmesine de yardımcı olur. ekonomik durumşirketler. Konular esas olarak vergi hesaplamaları yaparken, vergi matrahını azaltmak ancak mevzuat açısından doğru hazırlanmış belgelere sahip olmaları durumunda mümkündür.

Gerekli birincil belgelerin, sertifikaların ve beyanların bulunmaması, daha sonra kuruluş için birçok soruna neden olabilir ve düzenleyici otoritelerin ek sorularına yol açabilir. Çoğu zaman bu gerçek, vergi matrahının yeniden hesaplanmasına temel teşkil eder.

Bir LLC'nin işletmenin devam eden işleyişini sağlamak için hangi muhasebe belgelerine sahip olması gerekir? İşin özelliklerine bağlı olarak bunlar işletmenin faaliyetlerini düzenleyen belgelerdir - siparişler, talimatlar, muhasebe politikaları. Alınan gelir ve yapılan harcamalara ilişkin gerçeklerin teyidi faturalar, faturalar, personel maaş bordroları ve diğer kasa ve banka belgeleridir. Muhasebe prosedürünü basitleştirmek için, homojen işlemler hakkında genel bilgiler içeren ciro ve birikimli tablolar yaygın olarak kullanılmaktadır.

Belgelerin aktarımı ve saklama süresi

Muhasebe belgelerinin rolü ve önemi her işletme için yadsınamaz olduğu göz önüne alındığında, bunların taşınması ve saklanması da belirli kurallara tabi olmalıdır.

Kuruluşlar bağımsız olarak aşağıdaki aşamaları içeren bir birincil belge akışı programı hazırlar:

  • kabul veya kayıt;
  • tedavi;
  • depolamak;
  • arşive aktarın.

Belirtilen program şunları içermelidir: optimum zamanlama Alınan verilerin işlenmesi hakkında. Gerektiğinde belirlenen dönemlerde ayarlamalara izin verilir.

Birincil belgelerin saklanması muhasebe hizmetinin çalışanları tarafından sağlanır. Aynı zamanda sorumlu kişileri değiştirirken, şirketin özellikleri dikkate alınarak bir örneği geliştirilen muhasebe belgelerinin kabulü ve devri hakkında bir işlem yapılması gerekmektedir. Ancak aynı zamanda, bir örneği şirket tarafından taşınacak olan davaları aktarırken ayrıntılı bir muhasebe belgeleri kaydı oluşturmak da gereklidir. full bilgi mevcut işlem hacmi hakkında.

Belgelerin saklanma süresi amacına göre değişmektedir. Vergi hesaplamalarına ilişkin veri sağlayan bilgilerin en az 4 yıl süreyle mevcut olması gerekir. Doldurulan çalışan bilgi formları 75 yıla kadar saklanır.

Vakaları aktarırken muhasebe belgelerinin kaydı (örnek)

Birincil muhasebe belgeleri

(İngilizce temel kayıt belgeleri) - Rusya Federasyonu'nun muhasebe mevzuatına göre, bir kuruluş tarafından gerçekleştirilen ve esas alınarak gerçekleştirilen tüm ticari işlemleri belgelemek için kullanılması gereken destekleyici belgeler, bir ticari işlem veya tamamlanmasından hemen sonra ve ilgili işlemin doğruluğunun belgelenmesi. P.u.d.'nin tasarımından bu yana. ticari işlemlerin muhasebe kaydının başlangıcıdır, muhasebe bilgilerinin temelini oluşturur, kuruluşun ekonomik faaliyetlerinin sürekli ve sürekli yansıması için muhasebeye gerekli bilgileri sağlar. P.u.d.'ye siparişler, sözleşmeler, kabul sertifikaları, ödeme emirleri, kasa makbuzları ve harcama emirleri, faturalar, faturalar, siparişler, makbuzlar, satış makbuzları ve diğer benzer belgeler. Muhasebe kayıtlarının tutulması sürecinde muhasebe kayıtlarında yer alan bilgiler sistemleştirilir ve biriktirilir.

P.u.d hakkında temel bilgiler Federal “Muhasebe Kanunu”** ile kurulmuştur (Madde 9). P.u.d. birincil muhasebe belgelerinin birleştirilmiş formlarının albümlerinde bulunan forma göre derlenirlerse muhasebe için kabul edilirler. Bu albümlerde şekli belirtilmeyen P.u.d. şunları içermelidir: belgenin adı; hazırlanma tarihi; adına derlendiği kuruluşun adı; bir ticari işlemin içeriği; ticari işlemlerin fiziksel ve parasal açıdan ölçülmesi; ticari işlemin yürütülmesinden sorumlu kişilerin pozisyonlarının adları ve yürütülmesinin doğruluğu; bu kişilerin kişisel imzaları. Yalnızca listelenen tüm ayrıntılar muhasebe belgesinde mevcutsa, belge P.d. olarak kabul edilebilir, muhasebe için kabul edilebilir ve bir ticari işlemin gerçeğinin belgesel kanıtı olarak kullanılabilir. P.u.d.'ye dahil edilmesi yasaktır. ve diğer zorunlu ayrıntılara ek olarak. Mevzuat oluşturabilir özel gereksinimler bazı P.u.d türlerini derlemek için Örneğin, fatura düzenleme kuralları, 29 Temmuz 1996 tarih ve 914 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan, katma değer vergisi hesaplanırken fatura kayıtlarının tutulmasına ilişkin Prosedür ile belirlenir.

Standart belge formlarının sağlanmadığı ticari işlemlerin kaydı için kullanılan mali tablo formlarının yanı sıra iç muhasebe raporlaması için belge formları, kuruluşun muhasebe politikası kabul edildiğinde onaylanır.

Küçük işletmeler, işlemleri belgelemek için standart bölümler arası PUD formlarını, departman formlarının yanı sıra zorunlu içeren ve tamamlanan işlemlerin muhasebesinin güvenilirliğini sağlayan ilgili standart formlarla ilişkili olarak bağımsız olarak geliştirilen formları kullanabilir. Küçük bir işletme olan bir kuruluşun muhasebe departmanı tarafından alınan PUD'lar, uygulamalarının eksiksizliği ve doğruluğu açısından ve belgelenen işlemlerin yasallığı ve bireysel göstergelerin mantıksal bağlantısı açısından içerik açısından kontrol edilir.

P.u.d. sahibi kişilerin listesi baş muhasebeci ile mutabakata varılarak onaylanır. Kural olarak, bu kişiler muhasebe, tedarik ve satış departmanlarının, sözleşmeli ve diğer bazı hizmetlerin çalışanlarıdır. Ticari işlemleri resmileştirmek için kullanılan P.u.d. nakit kuruluş başkanı ve baş muhasebeci veya bunların yetkilendirdiği kişiler tarafından imzalanır.

P.u.d. işlem sırasında düzenlenmeli ve bu mümkün değilse tamamlandıktan hemen sonra hazırlanmalıdır. Mali tabloların zamanında ve kaliteli bir şekilde düzenlenmesi, muhasebeye yansıtılmak üzere oluşturulanlara aktarılması ve içerdiği verilerin güvenilirliği, bu belgeleri derleyen ve imzalayan kişiler tarafından sağlanır. Kasa ve banka hesaplarında düzeltmeler yapmak. izin verilmedi. P.u.d.'nin geri kalanında. düzeltmeler yalnızca ticari işlemlerdeki katılımcılarla mutabakata varılarak yapılabilir; bu, bu belgeleri imzalayan aynı kişilerin düzeltme tarihini gösteren imzalarıyla onaylanmalıdır.

P.u.d.'ye dayalı ticari işlemlere ilişkin verilerin işlenmesini kontrol etmek ve kolaylaştırmak. derlenir. Yeni toplu göstergelerin yanı sıra, birincil belgelerde kaydedilen ticari işlemlere ilişkin verileri içerirler. Konsolide muhasebe belgeleri hazırlayarak muhasebe hesaplarındaki giriş sayısını azaltmak mümkündür. Özet belgeler, örneğin gruplandırma tablolarını, geliştirme tablolarını, gider dağıtım tablolarını, ürünlerin, hammaddelerin, malzemelerin vb. hareketine ilişkin raporları veya tabloları içerir.

P.u.d. Sadece soruşturma, ön soruşturma ve savcılıklar, mahkemeler tarafından müsadere edilebilir. vergi müfettişlikleri ve vergi polisi, Rusya Federasyonu mevzuatına uygun olarak kararlarına dayanarak. Bu gibi durumlarda veya diğer kuruluşlar, P.D.'ye el koyan yetkililerin izniyle ve temsilcilerinin huzurunda, el koyma nedenini ve tarihini gösteren kopyalarını çıkarma hakkına sahiptir.


Büyük hukuk sözlüğü. Akademik.ru. 2010.

Diğer sözlüklerde “Birincil muhasebe belgelerinin” neler olduğunu görün:

    Birincil muhasebe belgeleri- (İngilizce temel kayıt belgeleri) Rusya Federasyonu'nun muhasebe mevzuatına göre, bir kuruluş tarafından gerçekleştirilen tüm ticari işlemleri belgelemek için kullanılması gereken destekleyici belgeler, buna dayanarak ... Hukuk Ansiklopedisi

    Birincil muhasebe belgeleri- (birincil muhasebe belgeleri) Ekonomik yaşamdaki gerçeklerin ortaya çıkışının yazılı kanıtı. Muhasebe için kullanılan tüm verileri yansıtırlar. P.u.d. birleşik bir biçimde derlenmiştir (muhasebe belgeleri... ... Ekonomik ve matematiksel sözlük

    birincil muhasebe belgeleri- Ekonomik hayattaki gerçeklerin ortaya çıkışının yazılı kanıtı. Muhasebe için kullanılan tüm verileri yansıtırlar. P.u.d. birleşik bir biçimde derlenir (maddi muhasebe belgeleri, ödeme emirleri,... ... Teknik Çevirmen Kılavuzu

    Birincil muhasebe belgeleri- Kuruluşun gerçekleştirdiği tüm ticari işlemler destekleyici belgelerle belgelenmelidir. Bu belgeler, muhasebenin yapıldığı esasına göre birincil muhasebe belgeleri görevi görür. Birincil muhasebe belgeleri kabul edilir... ... Kelime dağarcığı: muhasebe, vergiler, iş hukuku

    İLK MUHASEBE BELGELERİ- (İngilizce: birincil muhasebe belgeleri) – ekonomik yaşamın gerçeklerinin yazılı kanıtı. Muhasebe için kullanılan verileri yansıtırlar. P.u.d. için gereksinimler Federal Yasaya yansıyan “On... ... Finans ve kredi ansiklopedik sözlüğü

    Birincil muhasebe belgeleri- 1. Kuruluşun gerçekleştirdiği tüm ticari işlemler destekleyici belgelerle belgelenmelidir. Bu belgeler, muhasebenin yapıldığı esasına göre birincil muhasebe belgeleri görevi görür... Kaynak: federal kanun itibaren... ... Resmi terminoloji

    Muhasebe belgeleri Hukuk Ansiklopedisi

    Bkz. Birincil muhasebe belgeleri... Büyük hukuk sözlüğü

    Birincil muhasebe belgeleri- tüm ticari işlemler, muhasebenin tutulduğu temel muhasebe belgeleri olan destekleyici belgelerle belgelenmelidir... Kurumsal yöneticiler için ansiklopedik sözlük-referans kitabı

    Konsolide muhasebe belgeleri- bkz. Birincil muhasebe belgeleri... Hukuk Ansiklopedisi

Kitabın

  • Ticaret. Bir ticari işletmenin muhasebecisi için el kitabı + CD, Agafonova M.N.. Bir mini market ve megamall, toptan satış veya komisyon ticaret noktasının muhasebecisi için, ticaret ağı ve küçük bir mağaza, bu pratik kılavuz muhasebenizi kurmanıza ve düzgün bir şekilde sürdürmenize yardımcı olacaktır...