Comment faire (modifier) ​​le tableau des effectifs. Personnel de A à Z

Si la direction de l'organisation a décidé de réviser les salaires des employés, de réduire ou d'introduire un nouveau poste, vous devrez émettre un ordre de changement recrutement. Dans l'article, nous examinerons en détail comment rédiger une commande, et nous donnerons également des exemples de commandes pour modifier le tableau des effectifs pour 2018.

Raisons des changements de personnel

1. Apparence nouvelle position ou subdivisions : établi par arrêté portant sur une nouvelle unité d'état-major, qui doit indiquer le nom du poste ou de la nouvelle subdivision, le nombre de nouvelles unités, ainsi que leur traitement (y compris les majorations et indemnités) ;
2. Exclusion d'un poste : émise par un arrêté d'exclusion d'une ou de plusieurs unités de personnel, qui indique la date du changement, le nom et le nombre de celles-ci ;
3. Réduction de personnel : avant la délivrance de l'arrêté, les salariés sont informés de la réduction des taux dans le tableau des effectifs (2 mois à l'avance), et d'autres postes vacants sont également proposés. Après cela, ils émettent une commande sur un nouveau tableau d'effectifs;
4. Changement de salaire : avant d'émettre une ordonnance, les employés sont informés des changements de salaire (2 mois à l'avance), et ils se voient également proposer de nouveaux postes si, par exemple, un employé refuse de travailler avec un nouveau salaire. Après cela, ils émettent une commande sur un nouveau tableau d'effectifs;
5. Changement de nom d'unité ou de poste : ils agissent de la même manière que lors d'un changement de salaire.

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Comment apporter des modifications

Vous pouvez apporter des modifications au tableau des effectifs à tout moment, en fonction des besoins.

Important! Le chef de l'organisation décide du nombre de fois qu'il faut changer le tableau des effectifs. Vous pouvez le faire aussi souvent que vous en avez besoin.

En cas de modification de l'horaire du poste de tout salarié, ou de son salaire, il sera également nécessaire de modifier le contrat de travail conclu avec lui. Dans le même temps, avant d'apporter des modifications à l'horaire, vous devez organiser le transfert d'un employé à un autre poste. Cela peut être fait en utilisant une commande selon le formulaire T-5 approuvé (voir →), ou en utilisant un formulaire développé par vous-même. Avec l'employé, vous devrez conclure un accord complémentaire au contrat de travail, ainsi que faire une note dans le cahier de travail concernant le transfert.

Comment informer un employé d'un changement de personnel

L'employé conserve le droit de ne pas accepter de nouvelles conditions de travail, auquel cas l'employeur envoie à l'employé une offre pour un autre emploi, également dans l'écriture. Si vous proposez à un employeur similaire à anciennes conditions poste ne peut pas, alors il a le droit d'offrir un poste à la fois moins rémunéré et plus bas. Si le salarié refuse, il faudra formaliser son licenciement, dont le fondement sera : "refus de l'offre d'emploi en raison d'une modification des termes du contrat de travail déterminé par les parties", c'est-à-dire la clause 7, partie 1, article 77 du Code du travail de la Fédération de Russie.

Selon la raison de la modification du calendrier, ils distinguent également la manière d'établir une commande.

Voici des exemples de commandes de base lors d'un changement de tableau d'effectifs, selon la raison :

Les employés qui sont directement touchés par les changements doivent signer la familiarisation. Un nouveau planning contenant toutes les modifications est joint à la commande elle-même. L'arrêté doit indiquer la date à partir de laquelle le nouveau calendrier entre en vigueur, ainsi que désigner une personne responsable de l'exécution de l'arrêté. La personne responsable peut être le chef de l'organisation ou un employé du service du personnel.

Changements de personnel

Comme mentionné ci-dessus, il n'y a aucune restriction quant au nombre et à la fréquence des changements apportés au tableau des effectifs. Le gestionnaire a le droit de décider de manière indépendante quand modifier le tableau des effectifs. Cela peut être fait à la fois dès le début de l'année et en son milieu.

Important! Même le transfert temporaire d'un employé à un autre poste devrait être reflété dans le tableau des effectifs. Une fois le transfert terminé, un ordre est émis pour modifier l'horaire et la période pour laquelle un nouveau poste est introduit est également indiquée.

Responsabilité de ne pas apporter de modifications au tableau des effectifs

La violation des exigences de la législation du travail, par exemple un écart entre le nombre d'employés et le tableau des effectifs, etc., entraîne une responsabilité administrative avec une amende infligée à l'organisation et aux fonctionnaires :

• 30 000 - 50 000 roubles - pour l'organisation;
• 1 000 - 5 000 roubles - par fonctionnaire.

Afin d'éviter des amendes inutiles pour l'organisation et son dirigeant, il est nécessaire d'apporter des modifications opportunes au tableau des effectifs de l'organisation conformément aux exigences établies par la loi.

Une organisation bien pensée du travail du personnel de l'entreprise garantit succès et transparence. Le directeur doit répartir les responsabilités entre les employés, nommer les départements principaux et exercer un contrôle sur l'exécution des tâches.

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La forme de dotation la plus courante utilisée partout est T - 3. Ce formulaire a été approuvé par le Comité d'État des statistiques de Russie. Le responsable de l'organisation peut ajouter dans la colonne "Notes" les informations qu'il juge nécessaires.

Ces informations doivent être pertinentes pour le cas - pour la structure du personnel de l'organisation, l'émission de salaires ou d'indemnités, le mode de fonctionnement des employés. Le document lui-même est approuvé par arrêté.

Dans quels cas est-elle obligatoire ?

Avec la construction correcte des activités de l'entreprise, la division du travail et l'organisation des horaires de travail des employés, le responsable doit établir un tableau des effectifs à la fin de chaque année.

Dans le cas où des remaniements globaux ont été effectués dans le système du personnel, le document peut être établi à tout moment.

Dans certains cas, il suffit de faire des ajustements. L'échéancier n'entre en vigueur qu'après approbation du nouveau document ; il ne peut être valable qu'après l'entrée en vigueur de l'arrêté d'introduction d'un nouvel échéancier ou dans l'ancien document.

Sa préparation est une partie importante de l'organisation de l'activité de travail de l'entreprise.

L'employeur peut :

• exercer un contrôle sur la structure organisationnelle de l'entreprise;
• fixer le nombre exact d'employés dans chaque poste de travail ;
• contrôler le système ;
• exercer un contrôle sur .

Comment établir un arrêté d'approbation du tableau des effectifs en 2016 ?

Selon les règles, les économistes doivent être impliqués dans la planification, mais le plus souvent celle-ci est confiée à des comptables.

Le texte de l'arrêté peut être rédigé par les salariés pour le compte du directeur. Toutefois, l'horaire et l'arrêté sont signés par le directeur ou son adjoint.

À quelle fréquence doit-il être publié ?

Il suffit de publier un nouveau tableau des effectifs une fois par an. Si nécessaire, il peut être réédité dans un délai d'un an.

Chaque édition ou réimpression est accompagnée d'une nouvelle commande. Ceci est pratiqué s'il y a eu des changements globaux dans le système du personnel.

Lors de la réduction du personnel, il est nécessaire de mettre le nombre d'unités de personnel en pleine conformité avec les chiffres réels.

Structure et forme du document

Un arrêté établi par le chef d'entreprise est un document constatant le début d'un nouveau planning ou apportant des modifications mineures à l'ancien.

Le document contient des sections telles que :

• divisions de l'entreprise ;
• date et numéro de commande ;
• date et numéro de l'horaire approuvé;
• le nombre d'employés;
• montant total les salaires.

Le responsable a le droit d'entrer dans la liste du personnel toute information qui, à son avis, optimisera le travail dans l'organisation et de le corriger avec une commande.

La dotation en personnel peut être compilée pour un département ou pour tous à la fois subdivision structurelle, et peuvent être divisés en catégories de travailleurs. Les catégories les plus courantes sont : les ouvriers, le personnel de service, les AUP et les ingénieurs.

Le tableau montre les principales sections du tableau des effectifs.

Tant que la commande n'est pas signée, le tableau des effectifs n'entre pas en vigueur et les données qui y sont indiquées ne sont pas valides.

Une commande est requise non seulement lors de l'élaboration d'un nouveau document, mais également lors de la modification de l'ancien calendrier.

Conditions requises

Les points principaux du document :

• Date de préparation ;
• numéro de série du document, selon le système actuelà l'entreprise et le nombre d'Ordres préalablement établis ;
• nom complet de l'organisation ou de la succursale ;
• requis.

Exemple

L'ordre requis pour que la dotation prenne effet.

Vous pouvez télécharger ici un exemple de commande pour l'introduction d'un nouveau tableau des effectifs :

Le tableau des effectifs doit être rempli en respectant les règles généralement acceptées :

• le nom de l'entreprise est indiqué en premier;
• indiqué date exacte nouvel horaire et son numéro;
• le nombre d'employés et le montant total des salaires sont inscrits à partir de la liste du personnel.

Le comptable ou l'économiste de l'entreprise doit prendre comme exemple le formulaire type de commande d'un nouveau tableau des effectifs et l'adapter aux exigences du dirigeant.

Application non recommandée changement global dans un échantillon. La commande doit être courte et concise, sans déborder d'informations inutiles. Le nom de la société doit obligatoirement correspondre parfaitement à ce qui est indiqué dans le précisé dans les documents constitutifs.

Sous la mention "Approuvée" est apposé le numéro de la commande, ainsi que la date de sa préparation.

Vous devez faire attention au fait qu'il est inacceptable d'écrire des chiffres en mots dans le document.

Le taux d'employés, le salaire et les indemnités - tout cela est écrit en chiffres.

Dans le cas où des erreurs auraient été commises lors du remplissage du planning, elles nécessiteront l'émission d'un nouvel ordre par le responsable pour les corriger.

Afin de préserver le secret des informations, le formulaire rempli n'est pas distribué dans l'ensemble de l'organisation. 1 seul exemplaire est réalisé. L'original est conservé par le responsable, une copie est conservée par le chef comptable.

Qui visite ?

L'approbation des documents est effectuée par des fonctionnaires nommés par l'organisation. La position de l'approbateur, la signature personnelle et sa transcription sont indiquées.

Où et combien de temps est-il stocké ?

Les ordres de dotation sont stockés dans un dossier avec les ordres liés au personnel de l'organisation. Le tableau des effectifs lui-même est stocké en permanence dans un dossier séparé et est transféré aux archives par un employé du service comptable.

Si nécessaire, des documents peuvent être délivrés des archives au chef d'entreprise ou à des personnes autorisées.

L'entreprise est un organisme vivant, elle doit donc ajuster son horaire et son horaire de travail. Un document tel qu'un tableau des effectifs ne fait pas exception. La nécessité de le modifier (renommer le poste, ajouter ou réduire) est due à plusieurs raisons: réorganisation de la structure, modifications de la caisse des salaires, modernisation ou baisse de la production. Cela a sa propre procédure et des modèles standard de commandes.

Personnel - la base de l'entreprise

C'est l'introduction de changements dans le tableau des effectifs qui est Point de départ pour la mise en œuvre de transformations spécifiques dans l'entreprise. Nous ne parlons pas seulement de changements dans l'horaire de travail, car avec tout changement dans le système, il est très important de prendre en compte la productivité et l'efficacité des employés - ces indicateurs ne doivent pas être inférieurs aux précédents pour la même période.

La direction de l'entreprise peut éviter les situations désagréables, notamment conflits de travail, réclamations des autorités de régulation, si elle prend la responsabilité du processus d'enregistrement des changements dans l'état.

Lorsque le tableau des effectifs change, un ordre approprié est émis.

Pour quelles raisons les changements d'effectifs

Des modifications au tableau des effectifs sont apportées dans les cas suivants :

1. Transformation (modification) de l'entreprise, qui nécessite l'exclusion de certains postes ou l'introduction de nouveaux.
2. Réduction des effectifs lorsqu'il est nécessaire de réduire le nombre d'employés à temps plein.
3. Développement des affaires qui passe par le recrutement de nouveaux employés.
4. Augmenter ou diminuer la masse salariale.
5. Processus de réorganisation dans l'entreprise.
6. Correction des intitulés de poste.

Cette liste ne se limite pas aux cas présentés, mais ce sont les plus fréquents en pratique.

Existe-t-il des exceptions et des limitations en vertu de la loi

Les exigences réglementaires du code du travail portent sur les raisons pour lesquelles la qualité et la taille du personnel peuvent être modifiées.

Quant aux restrictions, si elles ne contredisent pas les exigences fondamentales des documents statutaires de l'entreprise (type d'activité, domaine de production de biens ou de prestation de services, technologie de fabrication, etc.), chaque entreprise a le droit d'apporter des ajustements et des modifications au regard de la situation.

Qui doit établir le tableau des effectifs et apporter les modifications

La loi n'indique pas clairement qui devrait être responsable de la dotation. D'une manière ou d'une autre, chacun peut participer au recrutement du personnel. Même les employés ordinaires ont le droit de déposer des requêtes pour la nécessité d'abolir et d'introduire des taux, de les transférer à un autre poste. Techniquement, le tableau des effectifs est celui à qui la direction a confié une telle obligation. Il s'agit généralement d'un responsable du personnel, d'un économiste ou d'un comptable. Dans les petites entreprises, le fondateur lui-même est en charge du personnel.

Comment apporter des modifications au tableau des effectifs

La procédure et l'exécution de la commande différeront légèrement en fonction de la raison pour laquelle les modifications sont apportées.

Augmentation et diminution de salaire

La base principale pour amener l'augmentation des salaires des employés de l'entreprise dans le domaine juridique est l'émission d'une ordonnance appropriée, qui devrait indiquer:

1. La liste des postes pour lesquels l'augmentation de salaire sera effectuée.
2. La taille des nouveaux salaires (spécifiquement pour chaque poste).
3. La date exacte à laquelle les modifications ont été apportées.

Des deux côtés les relations de travail signer un accord sur le contrat de travail concernant l'augmentation de salaire, sur la base duquel une ordonnance est émise. De nombreux dirigeants utilisent un formulaire unifié, mais la législation du travail permet d'établir ce document sous une forme libre acceptable pour une entreprise donnée, en tenant compte de ses spécificités.

Toutes les questions liées au paiement constituent l'un des fondements de la relation de travail. L'employeur doit y attacher une grande importance, notamment en ce qui concerne le respect des exigences légales. Sur cette base, après Documentation des augmentations de salaire pour les employés, des ajustements appropriés doivent être apportés au contrat de travail. Les personnes concernées par les modifications doivent prendre connaissance de la commande et la confirmer par leur signature.

Dans le cas d'une réduction de salaire, bien sûr, les relations des sujets deviennent beaucoup plus compliquées. Il peut être légal de réduire le salaire sans le consentement de l'employé dans des cas causés par des raisons technologiques ou économiques spécifiques. Bien que ce ne soit pas un facteur réconfortant pour un employé d'être licencié.

Il n'est pas rare qu'un cadre se comporte mal, suggérant sur un ton forcé de conclure un contrat de travail supplémentaire pour réduire le salaire. De plus, il le fait en dépassant ses pouvoirs et en profitant de sa position officielle. Si le salarié n'est pas d'accord, le manager se permet de menacer d'aggravation des conditions de travail voire de licenciement. De tels cas sont clairement considérés comme une violation des lois du travail et, bien sûr, sont la raison pour laquelle une action en justice est intentée. De tels moments exacerbent les conflits de travail et les amènent à un niveau où il est impossible de les régler autrement.

Réorganisation de l'entreprise et optimisation du personnel : entrée, sortie et remplacement de postes

Pendant la période de réorganisation, de nouveaux postes sont introduits dans la liste du personnel et ceux qui n'intéressent pas l'entreprise sont exclus. Avec les nouveaux postes, le problème est compréhensible, car il y a actuellement suffisamment de personnes qui veulent les occuper. Mais avec des travailleurs réduits ou sans personnel, tout est beaucoup plus compliqué.

Rationalisation et liquidation de départements

L'administration de l'entreprise est tenue de préparer une note sur la réduction à venir deux mois avant l'événement. Le travailleur licencié est payé indemnité de licenciement- salaire mensuel moyen dans les deux mois suivant la date de cessation d'emploi.

Dans l'ordre des réductions collectif de travail vous devez fournir les informations suivantes :

1. Liste des positions de coupe.
2. La date exacte de la coupe.

Très point important que les employeurs doivent prendre en compte sont les catégories de salariés qui ne sont pas soumises à réduction.

Lors du changement de nom de poste, le responsable doit également informer l'employé par écrit 2 mois avant que les modifications ne soient apportées (article 74 du Code du travail de la Fédération de Russie).

La présence de postes vacants est la solution la plus indolore en cas de réduction, car l'employeur n'aura pas à subir inutilement émotions négatives lorsqu'il est contraint de priver une personne de travail. Si les postes inoccupés relèvent de la réduction, un acte est établi sur la base duquel des modifications sont apportées.

Vidéo : conseils juridiques sur le licenciement pour licenciement ; catégories de personnes qui ne peuvent être réduites

Introduction de nouvelles unités d'état-major et départements

L'ordonnance sur l'introduction de nouveaux postes contient les informations suivantes :

1. Titre d'emploi. Si un département entier est entré, son nom et une liste de postes sont indiqués.
2. La date exacte à laquelle le changement prendra effet.

À ce cas le moment de l'émission de la commande coïncide avec le moment des innovations régulières. Cela est possible car ces changements n'affectent pas le sort des salariés de l'entreprise. Tout d'abord, les agents du personnel qui seront impliqués dans l'élaboration des descriptions de poste sont initiés aux innovations.

Procédure pour renommer un poste

Un nouveau titre d'emploi survient souvent dans le domaine des relations de travail, dans les processus de production et administratifs. Par exemple, on peut rappeler que dans un passé récent, le poste de marchandiseur était très courant dans le commerce. Maintenant, une telle interprétation est peu susceptible de rester, elle a été remplacée par le concept de "manager".

Ainsi, lorsque vous renommez une position, le changement se produit, comme on dit, sans mouvements inutiles. Un arrêté est délivré selon le même principe que pour l'introduction d'une nouvelle unité d'état-major, à la seule différence que le document doit indiquer l'ancienne appellation du poste, puis la nouvelle.

Dans une situation où un employé occupe un poste, le changement de nom est effectué avec sa connaissance et son consentement. Un leader expérimenté trouvera toujours langue mutuelle avec ses subordonnés et sera en mesure d'expliquer clairement la raison des changements et d'argumenter en profondeur. Si les transformations sont causées par de graves problèmes technologiques et facteurs organisationnels, l'employeur a le droit d'apporter des modifications même sans le consentement de l'employé (article 74 du Code du travail de la Fédération de Russie). De plus, les deux parties signent une entente concernant la modification du titre du poste. Après cela, une commande appropriée est émise. Le responsable du personnel entre les informations dans la carte personnelle et le carnet de travail de l'employé.

Méthodologie pour apporter des modifications au tableau des effectifs

Avant d'apporter des modifications, le responsable d'un département ou d'une autre unité structurelle prépare un mémorandum adressé au chef d'entreprise avec une justification détaillée et des calculs économiques.

Règles d'établissement d'une commande

L'ordonnance est émise sur la base de l'art. 74 du Code du travail de la Fédération de Russie, en règle générale, il s'intitule «Sur les modifications de la liste du personnel» ou «Sur partiel ...». La partie constatation est remplie d'arguments au niveau de l'entreprise donnée, les nuances des changements sont précisées.

Sur le papier à en-tête, le chef émet un ordre. Le texte de ce document se compose de deux parties : déclaration et ordre. Première partie - base légale et la raison, la seconde - des modifications spécifiques indiquant les délais et les responsables de l'exécution.

Si l'entreprise est une structure complexe avec un effectif important, les intitulés de poste peuvent être répétés. Par conséquent, dans l'ordre, il est nécessaire d'indiquer non seulement la position, mais également une unité structurelle spécifique.

Avis aux employés

Le contenu de la commande du document doit être communiqué à tous les membres du personnel concernés par l'innovation. Ils doivent le lire attentivement, en prendre note et le signer au verso.

Si un employé a besoin d'un extrait de l'horaire, celui-ci est délivré sur la base de l'art. 62 du Code du travail de la Fédération de Russie. L'extrait contient des informations sur les paiements pour un poste spécifique. Guidé par l'art. 88 du Code du travail de la Fédération de Russie, les informations sur les salaires des autres employés ne sont pas indiquées dans l'extrait.

Quand un nouveau calendrier est-il approuvé ?

Avec des corrections partielles et mineures, des modifications sont apportées à des colonnes distinctes du document actuel. Avec des modifications importantes, il devient nécessaire d'élaborer un nouveau calendrier du personnel.

Habituellement, la dotation est compilée pour une période d'un an. Si vous devez renommer un poste ou en créer un nouveau en milieu d'année, des modifications sont apportées au tableau des effectifs par arrêté. Le nombre de changements répétés n'est pas limité par la loi. Et il sera possible d'établir un nouveau tableau des effectifs pour l'année prochaine.

Justification des modifications : note de service

La direction de l'entreprise prépare une lettre de service adressée aux salariés. Il contient du respect et explication détaillée la nécessité d'apporter des changements, surtout lorsqu'il s'agit de réduire les effectifs. La note suggère des moyens de sortir de la situation. Cela peut être une offre pour prendre un autre poste.

Si la réduction à venir est causée par des circonstances technologiques graves, l'employeur a le droit de réduire le poste sans le consentement de l'employé. Cependant, ce fait n'exclut pas l'exigence d'une note de service rédigée par le responsable. Dans ce cas, il doit faire preuve de respect et de tact, notamment vis-à-vis des salariés qui ont consciencieusement exercé leurs fonctions. Il y a un facteur humain ici, lorsqu'un employé subit un préjudice moral en raison de la perte d'un emploi. C'est la manifestation de la délicatesse qui ne permettra pas d'aggraver la situation déjà difficile d'une personne, ce qui signifie qu'elle ne provoquera pas de protestation en elle et ne l'obligera pas à prendre une mesure extrême - intenter une action en justice.

Les modifications du tableau des effectifs doivent d'abord être justifiées. L'information doit être portée à la connaissance des employés et la personne à qui est confiée la responsabilité d'effectuer le contrôle doit rendre compte des résultats du travail effectué. L'employeur doit avoir les bases de la littératie juridique et éviter les conflits de travail inutiles, car il existe des catégories de travailleurs plus vulnérables qui sont assurées contre l'inscription sur la liste des licenciements.

Nos rédacteurs reçoivent souvent des questions concernant la maintenance d'un document personnel aussi important que la liste du personnel. Nous avons apporté des réponses aux plus pertinentes d'entre elles dans cet article.

Pourquoi avez-vous besoin de personnel ?

Conformément aux instructions pour la demande et le remplissage des formulaires de documentation comptable primaire pour la comptabilisation du travail et son paiement, approuvées par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 01/05/2004 n ° 1 "Sur l'approbation des formulaires unifiés de la documentation comptable primaire de comptabilisation de la main-d'œuvre et de son paiement » (ci-après dénommée la Résolution n°1), le tableau des effectifs sert à formaliser la structure, les effectifs et les effectifs de l'organisation conformément à sa Charte. Il contient une liste des unités structurelles, les noms des postes, spécialités, professions, indiquant les qualifications, des informations sur le nombre d'unités de personnel.

Pour la première fois, une forme unifiée de dotation en personnel a été approuvée par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 6 avril 2001 n ° 26 (dans le cadre des formes unifiées de la documentation comptable primaire). En 2004, ce formulaire a subi quelques modifications.

Pour l'employeur, le tableau des effectifs est un «outil» très pratique qui remplit plusieurs fonctions à la fois. En particulier, il :

• vous permet de tracer clairement la structure organisationnelle de l'entreprise (ses divisions structurelles);
• correctifs recrutement les divisions structurelles et le nombre d'unités de personnel pour chaque poste (profession);
• vous permet de retracer le système de rémunération des employés des divisions structurelles ;
• établit et fixe le montant des indemnités ;
• facilite le suivi des postes vacants et la sélection du personnel pour ces postes vacants.

Est-il nécessaire d'avoir un tableau des effectifs?

Sur le ce moment Il existe deux points de vue concernant l'obligation de l'employeur de maintenir le tableau des effectifs.

Selon le premier, la présence de cet acte réglementaire local est obligatoire, car il affecte directement la fonction de travail du salarié et sa rémunération. Ainsi, dans le Code du travail de la Fédération de Russie, la dotation en personnel est mentionnée à l'art. 15, contenant la définition des relations de travail, et à l'art. 57, selon lequel une condition essentielle du contrat de travail est la fonction de travail, à savoir : travailler selon le poste conformément avec dotation, professions, spécialités indiquant les qualifications, le type spécifique de travail assigné à l'employé.

Selon un autre point de vue, l'employeur décide de manière indépendante de la nécessité de maintenir un tableau des effectifs. Les arguments suivants servent à justifier cette position. Premièrement, le décret n ° 1 approuvé recommandé pour une utilisation forme unifiée de dotation (n° T-3). Le tableau des effectifs est également mentionné dans les instructions pour remplir les cahiers de travail, approuvées par le décret du ministère du Travail de Russie du 10 octobre 2003 n ° 69 (ci-après - instruction n ° 69). En particulier, dans la clause 3.1 de l'instruction, il est noté que les entrées concernant le nom du poste (emploi), la spécialité, la profession, indiquant les qualifications sont effectuées, en règle générale, conformément au tableau des effectifs de l'organisation.

Comme vous pouvez le voir, aucun des actes normatifs énumérés consacrés devoir employeur pour la dotation en personnel. Dans le même temps, nous vous recommandons de ne pas négliger la maintenance de ce document personnel, car les organismes de contrôle adhèrent au premier point de vue.

Oui, fonds assurance sociale La Fédération de Russie attire l'attention des assurés (employeurs) sur la nécessité d'établir un tableau des effectifs en tant que document servant à confirmer l'exactitude. Fonds de pension La Fédération de Russie, lors de la collecte d'informations sur la durée de service des travailleurs assurés, a également attiré l'attention à plusieurs reprises sur la nécessité.

Souvent, les autorités fiscales, lorsqu'elles effectuent des inspections sur place, demandent le tableau des effectifs de l'organisation. Par exemple, dans la décision Cour d'arbitrage de Moscou en date du 28 avril 2007 dans l'affaire n° A40-4332 / 07-117-33, il est noté que « Le Code fiscal de la Fédération de Russie impose au contribuable l'obligation de soumettre, à la demande de l'administration fiscale, documents et renseignements nécessaires au contrôle fiscal. Le fait que les contrats de travail, les listes du personnel, les cartes personnelles et individuelles ne soient pas des documents de comptabilité fiscale ne réfute pas en soi l'obligation de l'organisation de disposer de ces documents et de les soumettre à un contrôle fiscal sur place, puisque les informations qu'ils contiennent peuvent être significatif pour la fiscalité.

Souvent, l'absence d'un tableau des effectifs est considérée par les organes d'inspection comme une violation de la législation du travail et de la protection du travail, pour laquelle un fonctionnaire peut être condamné à une amende de 500 à 5 000 roubles et une organisation - de 30 000 à 50 000 roubles. (Article 5.27 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie). Mais du fait qu'il n'y a pas d'obligation claire pour l'employeur de maintenir ce document dans la législation, ces sanctions peuvent être contestées devant les tribunaux.

Qui doit élaborer et approuver le tableau des effectifs ?

Après avoir décidé de la nécessité d'établir un tableau des effectifs (à moins, bien sûr, qu'il ne soit pas déjà dans l'organisation), la question suivante se pose - qui devrait développer ce dossier personnel?

La législation ne définit pas le cercle des personnes responsables, nous supposons donc que le chef d'entreprise doit s'occuper de cette question. Un arrêté séparé peut être établi imposant l'obligation d'établir un tableau des effectifs à un salarié déterminé, ou cette obligation peut être inscrite dans Contrat de travail ou Description de l'emploi ouvrier.

En règle générale, dans les petites organisations, la dotation est effectuée par des employés service du personnel et (ou) la comptabilité, moins souvent - les employés du service juridique. À grandes entreprises- direction de la planification et de l'économie ou direction de l'organisation du travail et des salaires. S'il s'agit de entrepreneur individuel, cela peut être fait par un agent du personnel, un comptable (le cas échéant dans l'État) ou l'entrepreneur lui-même.

Le tableau des effectifs est approuvé par une ordonnance (instruction) signée par le responsable de l'organisation ou une personne autorisée par lui (voir exemple 1). Les détails de ce document sont indiqués dans le champ « Homologué par arrêté de l'organisme du « ____ » _____________ 200__ n° __ » du formulaire unifié n° T-3.

Veuillez noter que les dates de compilation, d'approbation et d'entrée en vigueur du tableau des effectifs peuvent ne pas coïncider. Ainsi, le tableau des effectifs peut être approuvé plus tard que sa compilation, et la date de son introduction (entrée en vigueur légale) peut être postérieure aux dates d'approbation et de compilation.

Compte tenu du fait que les salaires sont versés aux employés sur une base mensuelle, il est logique de mettre en vigueur le tableau des effectifs à partir du premier jour du mois.

Le formulaire unifié n° T-3 indique également la période pour laquelle le tableau des effectifs est approuvé. A cet égard, la question suivante se pose :

À quelle fréquence le tableau des effectifs doit-il être établi ?

Il n'y a pas de réponse claire dans la législation. Cependant, étant donné que le tableau des effectifs est un document de planification, il est conseillé de l'établir pour un an. Cependant, le tableau des effectifs peut être approuvé une seule fois et être valable pour plusieurs années.

Comment remplir correctement le formulaire unifié n° T-3 ?

Alors, passons directement à la préparation du tableau des effectifs. La façon la plus courante de le délivrer est de remplir un formulaire unifié n° T-3. Dans ce cas, il faut être guidé par les Instructions pour l'utilisation et le remplissage des formulaires de la documentation comptable primaire, approuvées par la Résolution n ° 1.

Nous fabriquons un "chapeau". Dans un premier temps, dans le champ « Nom de l'organisme », vous devez préciser le nom de l'organisme conformément au certificat d'inscription. Si le certificat contient à la fois le nom complet et le nom abrégé, chacun d'entre eux peut être indiqué dans le tableau des effectifs.

Ensuite, le code selon OKPO (classificateur panrusse des entreprises et des organisations), le numéro du document et la date de sa compilation sont indiqués. Pour faciliter l'enregistrement, le numéro de personnel peut contenir un index alphabétique (par exemple, ШР).

Le formulaire unifié n ° T-Z comprend le libellé suivant: "Dotation en personnel pour la période ______ à partir de" ___ "______ 20__". Il semblerait que la désignation de la période de validité du document implique d'indiquer la date non seulement du début, mais également de la fin de cette période. Faut-il indiquer la fin du tableau des effectifs ou suffit-il d'indiquer que le tableau des effectifs entre en vigueur à partir d'une certaine date ? Il est évident que la forme unifiée implique précisément la deuxième option. Cela s'explique par le fait que dans le processus d'exécution des activités dans l'organisation, il peut être nécessaire de modifier le tableau des effectifs, il est donc très difficile de prédire avec précision la date d'expiration de sa validité.

À colonne 1 ("nom") indique le nom de l'unité structurelle concernée. Il peut s'agir à la fois de succursales, de bureaux de représentation, de départements, d'ateliers, de sections, etc. (clause 16 de la résolution du plénum de la Cour suprême de la Fédération de Russie du 17 mars 2004 n ° 2 «Sur demande des tribunaux Fédération Russe Code du travail Fédération Russe").

Pour la commodité de travailler avec le tableau des effectifs, il est préférable d'organiser les unités structurelles en groupes selon leur hiérarchie de l'administration aux unités de service. Par exemple, tout d'abord, les divisions qui assurent la direction générale (direction, comptabilité, service du personnel, etc.) seront indiquées, puis les divisions de production ou les divisions qui remplissent les principales fonctions de l'organisation, et à la fin - les auxiliaires et des divisions de services (service administratif et économique, service d'approvisionnement, entrepôt, etc.).

À colonne 2 («code») les codes des divisions structurelles qui leur sont attribués par l'employeur sont apposés. En règle générale, les codes sont indiqués par des chiffres, dont le nombre varie en fonction de la complexité de la structure de l'organisation. Cela permet de déterminer la place de chaque département (subdivision, groupe, etc.) dans l'ensemble structure organisationnelle. Par exemple, le service financier se voit attribuer le code 02. Ainsi, le service financier et de planification et le service comptable faisant partie du service auront les codes 02.01 et 02.02.

Si une organisation utilise système centralisé flux de documents, le code de l'unité structurelle peut être omis.

Dans la colonne 3 le poste (spécialité, profession), la catégorie, la classe (catégorie) des qualifications de l'employé sont indiqués. Il est préférable que ces données soient fournies conformément à :

• Classificateur panrusse des professions des travailleurs, des postes des employés et des catégories de salaire OK 016-94 (introduit par le décret de la norme d'État de Russie du 26 décembre 1994 n ° 367);
• Répertoire de qualification des postes de cadres, spécialistes et autres employés (approuvé par le décret du ministère du Travail de la Fédération de Russie du 21 août 1998 n ° 37).

Bien sûr, ces répertoires deviennent obsolètes et bon nombre des postes qui figuraient dans dernières années, ils sont absents (par exemple, le poste de chef de bureau). Par conséquent, les différences dans les noms des postes, des professions, des spécialités dans guides de qualification et dans les documents du personnel de l'organisation sont acceptables. Cependant, si avec l'exécution de travaux dans certains postes, professions, spécialités liées à l'octroi d'une rémunération et d'avantages ou à la présence de restrictions, alors les noms de ces postes, professions ou spécialités et leurs exigences de qualification doivent être conformes aux noms et exigences spécifiés dans les manuels de référence de qualification approuvés de la manière établie par le gouvernement de la Fédération de Russie (article 57 du Code du travail de Fédération de Russie, clause 3.1 de l'instruction n° 69). Dans le cas contraire, l'employé n'aura pas droit aux prestations.

Exemple 2

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Dans le livre de travail d'un travailleur de la musique qui a dirigé pendant 17 ans un studio de chorale d'enfants dans un pensionnat, sa position était indiquée comme «l'organisateur du cercle». Étant donné que ce poste ne figure pas dans le classificateur panrusse des professions des travailleurs, des postes des employés et des catégories salariales, ni dans la liste des emplois, professions, postes, spécialités et institutions, en tenant compte de la pension de retraite du travail attribuée en avance sur le calendrier conformément à l'article 28 loi fédérale"Sur les pensions de travail dans la Fédération de Russie", approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 29 octobre 2002 n ° 781, ce ancienneté n'a pas été compté dans l'assurance pour la nomination anticipée d'une pension à un employé.

Selon l'art. 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, le poste de l'employé embauché doit correspondre à celui indiqué dans le tableau des effectifs. Il existe des cas où le nom du poste utilisé dans le contrat de travail ne correspond pas à la liste du personnel, ou un tel poste n'est pas du tout prévu par la liste du personnel. Dans ce cas, la contradiction qui existe entre le contrat de travail et le tableau des effectifs doit être résolue en faveur du contrat de travail (article 8 du Code du travail de la Fédération de Russie). L'employé exercera la fonction de travail prévue par le contrat de travail (c'est-à-dire travailler dans le poste, la spécialité ou la profession établie dans le contrat), et le responsable du personnel devra apporter les modifications appropriées au tableau des effectifs. Comment faire cela, nous examinerons un peu plus tard. Pour l'instant, continuons à remplir le formulaire.

Lors du remplissage colonnes 4 («Nombre d'unités de personnel») indique le nombre d'unités de personnel pour les postes (professions) concernés. Dans le cas où le contenu d'une unité de personnel incomplète est prévu, compte tenu des particularités du travail à temps partiel, le nombre d'unités de personnel est indiqué dans les parts appropriées, par exemple 0,25 ; 0,5 ; 2,75 etc...

Étant donné qu'il est possible d'embaucher de nouveaux employés uniquement pour les postes vacants, non seulement les unités de personnel existantes, mais également celles qui sont vacantes peuvent être indiquées dans le tableau des effectifs. En d'autres termes, si l'organisation emploie 10 personnes et que 10 postes sont également indiqués dans le tableau des effectifs, alors lors de l'augmentation du personnel, des modifications devront être apportées au tableau des effectifs. Et vous pouvez immédiatement mettre Suite unités d'état-major (par exemple, 12). Ainsi, dans le tableau des effectifs, vous pouvez conserver une réserve de personnel pour l'avenir.

L'un des problèmes qui causent des difficultés dans la pratique est lié à la conception des travailleurs à temps partiel. Par exemple, plusieurs personnes peuvent occuper le même poste à temps partiel ou à temps partiel. Dans ce cas, la liste du personnel indique le nombre total d'unités de personnel pour le poste correspondant.

Supposons qu'il y ait deux transitaires à plein temps et un transitaire à temps partiel. Dans ce cas, la colonne 4 doit indiquer 2,5 unités de personnel.

À colonne 5 ("Taux tarifaire (salaire), etc."), selon le système de rémunération adopté dans l'organisation, le salaire mensuel est indiqué au taux tarifaire (salaire), à ​​l'échelle salariale, au pourcentage des revenus, à la part ou au pourcentage des bénéfices, du travail taux de participation (KTU), coefficient de distribution, etc. Dans ce cas, les salaires sont déterminés en roubles.

Nous rappelons que, conformément à l'art. 133 du Code du travail de la Fédération de Russie, le montant du salaire officiel ( taux tarifaire) ne peut être inférieur à la valeur légale taille minimale les salaires (en ce moment- 4 330 roubles). Dans le même temps, le système de rémunération doit être établi par un acte réglementaire local (par exemple, le Règlement sur la rémunération).

Exemple 3

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La liste du personnel prévoit une unité de personnel pour le poste de "secrétaire" avec un salaire de 15 000 roubles. Cependant, compte tenu de l'intérêt de l'entreprise, la secrétaire a été embauchée aux termes d'un temps partiel externe pour 0,5 du taux. Conformément à l'art. 285 du Code du travail de la Fédération de Russie, les travailleurs à temps partiel sont payés au prorata des heures travaillées, en fonction de la production ou d'autres conditions déterminées par le contrat de travail. A cet égard, le contrat de travail doit indiquer un montant proportionnel au temps travaillé par le travailleur à temps partiel (dans ce cas, 7 500 roubles).

Comme le montre l'exemple ci-dessus, le tableau des effectifs détermine le salaire du poste correspondant, mais pas la rémunération d'un employé en particulier.

À colonnes 6-8 ("Suppléments") désigne les paiements d'incitation et de compensation aux employés (primes, indemnités, paiements supplémentaires, paiements d'incitation) établis par la législation actuelle de la Fédération de Russie (par exemple, les allocations du nord, les allocations pour un diplôme universitaire, etc.) ou introduites à la discrétion de l'organisation (par exemple, liée au régime ou aux conditions de travail).

• un montant fixe (lors d'un changement de salaire, le montant de l'indemnité peut être laissé au même montant ou également modifié);
• sous forme d'allocation en pourcentage (dans ce cas, le montant de l'allocation évolue avec le salaire).

Attention: si le système de rémunération prévoit la possibilité d'établir des indemnités individuelles pour chaque poste, alors dans la colonne 3 chaque poste doit être attribué sur une ligne distincte, et dans la colonne 4 en face de chaque poste mettre une unité.

Une autre question fréquemment posée, ce qui inquiète, entre autres, les agents du personnel : est-il possible pour des salariés occupant le même poste de fixer des salaires différents, par exemple en prévoyant une prise salariale dans le tableau des effectifs ? Tant dans la littérature juridique que dans la pratique à la solution ce problème il y a deux approches opposées. Ainsi, certains experts estiment que cela est tout à fait acceptable. A l'appui de ce point de vue, l'art. 132 du Code du travail de la Fédération de Russie, selon lequel le salaire de chaque employé dépend de ses qualifications, de la complexité du travail effectué, de la quantité et de la qualité du travail dépensé et taille maximum n'est pas limité. Dans cette optique, les salaires devraient être fixés de manière différentielle et dépendre principalement des qualifications de l'employé, sur la base desquelles des employés occupant le même poste, mais ayant des catégories de qualification différentes, peuvent se voir fixer des salaires différents.

Selon d'autres experts, chaque poste correspond à un salaire. Dans le cas où il est nécessaire d'établir des salaires différents pour les employés occupant les mêmes postes, il est conseillé de réglementer le montant des salaires à l'aide de diverses allocations (par exemple, pour l'intensité du travail).

Exemple 4

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L'entreprise emploie deux comptables. Dans le même temps, le tableau des effectifs fournit au comptable un salaire de 10 000 roubles, ainsi que des indemnités pour heures de travail irrégulières d'un montant de 10% du salaire (1 000 roubles) et pour l'intensité du travail - 20% (2 000 roubles). Compte tenu des qualifications et de l'expérience professionnelle de l'un des employés occupant ce poste, toutes les indemnités ont été établies et, par conséquent, son salaire s'élevait à 13 000 roubles. (10 000 roubles + 1 000 roubles + 2 000 roubles). Le deuxième comptable n'a reçu qu'une seule indemnité pour une journée de travail irrégulière, après quoi son salaire s'élevait à 11 000 roubles. (10 000 roubles + 1 000 roubles).

À colonne 9 le montant total formé en ajoutant les colonnes 5 à 8 est noté, c'est-à-dire la somme des salaires de toutes les unités de personnel d'un poste particulier, en tenant compte des indemnités établies. Si les colonnes 5 à 9 ne peuvent pas être remplies en équivalent rouble (par exemple, en raison de l'utilisation de systèmes salariaux en franchise de droits, mixtes et autres), ces colonnes sont remplies dans les unités de mesure appropriées (en pourcentages, coefficients, etc. ). Dans le même temps, le calcul du montant total (total) dans les colonnes 5 à 9 est possible si les taux tarifaires et les indemnités sont fixés dans les mêmes unités pour la même période.

Colonne 10 , comme son nom l'indique, est destiné à diverses notes. En leur absence, il reste vide.

Après avoir saisi les données dans toutes les colonnes, remplissez ligne "Totale" situé en bas du tableau. Pour ce faire, le nombre de postes du personnel, le montant des salaires, indemnités et le montant de la masse salariale mensuelle sont calculés en colonnes verticales.

La liste du personnel remplie est signée par le chef du service du personnel ou la personne chargée de la gestion des dossiers du personnel, ainsi que Chef comptable organisations.

Dans la forme unifiée du tableau des effectifs, l'estampillage n'est pas fourni. À cet égard, l'impression est possible, mais pas obligatoire.

Un exemple de tableau des effectifs est présenté dans l'exemple 5.

Comment apporter des modifications au tableau des effectifs ?

Tôt ou tard, tout officier du personnel est confronté à une modification des informations contenues dans le tableau des effectifs. Par exemple, il est nécessaire d'introduire une nouvelle unité de personnel ou une unité entière, ou de réduire une unité existante, de modifier les salaires, les taux tarifaires, de renommer une unité ou un poste, etc.

Il existe deux façons d'apporter des modifications au tableau des effectifs approuvé :

Option 1. Modifier la dotation elle-même, c'est-à-dire approuver un nouveau tableau de dotation avec un nouveau numéro d'enregistrement (le suivant dans l'ordre)

Option 2. Apportez des modifications au tableau d'effectifs actuel.

Dans ce cas, l'effectif reste le même, seul un certain nombre de ses postes changent (contenu de la colonne). Les modifications sont apportées par ordre, après quoi le tableau des effectifs est ajusté. Les intitulés suivants peuvent être utilisés pour l'arrêté correspondant : « Sur modification du tableau des effectifs », « Sur modification partielle du tableau des effectifs », « Sur la modification du tableau des effectifs », etc. L'arrêté doit indiquer la raison. pour apporter des modifications au tableau des effectifs (par exemple, réorganisation de l'entreprise, optimisation du travail managérial, amélioration de la structure de l'organisation, etc.).

Si l'organisation a une structure complexe, nous vous recommandons d'indiquer dans l'ordre non seulement le poste correspondant, mais également l'unité structurelle dont la dotation est affectée par les modifications apportées lors de la modification du tableau d'effectifs actuel. Cela est dû au fait que dans différents départements, il peut y avoir des postes avec le même titre.

Il n'y a pas de réglementation sur la fréquence à laquelle le tableau des effectifs doit être mis à jour. Par conséquent, vous pouvez le faire au besoin.

N'oubliez pas que les modifications et les ajouts apportés de la manière prescrite au tableau des effectifs de l'organisation sont portés à la connaissance des employés, après quoi ils cahiers de travail sur la base d'un ordre (instruction) ou d'une autre décision de l'employeur, des modifications et des ajouts appropriés sont apportés. Ceci est indiqué dans la clause 3.1 de l'instruction n° 69.

Veuillez noter qu'un changement permanent ou temporaire de la fonction de travail d'un salarié et (ou) de l'unité structurelle dans laquelle travaille le salarié (si l'unité structurelle a été indiquée dans le contrat de travail) n'est rien de plus qu'un transfert à un autre emploi (partie 1 de l'article 72.1 du Code du travail RF). Un changement d'intitulé du poste, déterminé par les parties et inscrit dans le contrat de travail, est également considéré comme un changement de la fonction de travail du salarié, quelles que soient les raisons d'un tel changement (par exemple, en raison d'un changement dans le tableau des effectifs ).

Quand faire des changements lors d'une réduction de personnel ?

La réduction du nombre ou de l'effectif d'employés est l'une des raisons de modifier le tableau des effectifs. La réduction de la taille de l'organisation implique l'exclusion de la liste du personnel des unités individuelles du personnel, tandis que la réduction du personnel - des postes individuels. Les employés licenciés pour une raison ou une autre sont passibles de licenciement en vertu du paragraphe 2 de l'art. 81 du Code du travail de la Fédération de Russie.

Considérant que, conformément à l'article 180 du Code du travail de la Fédération de Russie, les employés doivent être avertis du licenciement prochain pour réduire le nombre ou le personnel au moins deux mois avant le licenciement, le nouveau tableau des effectifs peut être mis en vigueur au plus tôt plus de deux mois après sa compilation. La présence d'un tableau des effectifs peut confirmer que le licenciement des employés était justifié (c'est-à-dire que l'employeur aura la possibilité de démontrer clairement le manque d'emplois).

Si les circonstances qui ont conduit à la modification du tableau des effectifs dans le sens d'une réduction des unités de personnel sont éliminées, l'employeur peut rétablir les postes réduits en modifiant le tableau des effectifs ou en en approuvant un nouveau.

Est-il possible de changer la forme uniforme?

Le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 24 mars 1999 n ° 20 "portant approbation de la procédure d'application des formulaires unifiés de documentation comptable primaire" note que les formulaires unifiés de documentation comptable primaire (à l'exception des formulaires de comptabilité opérations en espèces), approuvé par le Comité national des statistiques de Russie, l'organisation, si nécessaire, peut saisir des détails supplémentaires. Dans le même temps, il n'est pas permis de supprimer les détails déjà présents dans ce formulaire (y compris le code, le numéro du formulaire, le nom du document).

Toute modification apportée au formulaire unifié doit être formalisée par les documents administratifs de l'organisme. De plus, les formats mêmes des formulaires indiqués dans les albums des formulaires unifiés de la documentation comptable primaire sont recommandés et peuvent changer. Ainsi, lors de la préparation de formulaires basés sur des formulaires unifiés, il est permis d'apporter des modifications en termes d'expansion et de rétrécissement des colonnes et des lignes, d'ajouter des intercalaires - pour faciliter le placement et le traitement des informations nécessaires.

Qu'est-ce qu'un arrangement de personnel?

Dans de nombreuses organisations, il est d'usage de maintenir une forme de dotation "de travail" - un arrangement de dotation, autrement appelé une offre d'emploi ou une liste de dotation. La principale différence entre ce document et le tableau des effectifs réside dans son dynamisme, en ce sens qu'il peut évoluer rapidement en fonction des changements en cours (numériques et qualitatifs) du personnel de l'entreprise et ne nécessite pas d'arrêté pour l'approuver et le modifier.

Étant donné que le tableau d'effectifs, indiquant le nombre total d'unités de personnel (postes) dans l'entreprise, ne permet pas de déterminer si le poste est vacant ou occupé et lequel des employés l'occupe, l'effectif, en règle générale, indique précisément ces informations - les noms et initiales des employés de l'entreprise occupant les postes prévus par le tableau des effectifs, et le statut du poste - fermé ou vacant.

Ce document peut comporter d'autres données, telles que le matricule du salarié, son expérience professionnelle dans l'entreprise, une catégorie particulière (mineur, personne handicapée, retraité avec enfants de moins de trois ans, etc.). Comme base pour la liste du personnel, vous pouvez prendre le tableau des effectifs approuvé de l'organisation et ajouter les colonnes nécessaires en fonction des besoins d'une organisation particulière. Ni l'obligation de maintenir une dotation en personnel, ni sa forme unifiée n'ont été établies par voie réglementaire à ce jour. La seule chose réglementée est la durée de conservation des documents expirés. Conformément à la Liste des documents de gestion standard générés dans les activités des organisations, avec indication des périodes de conservation, approuvée par les Archives fédérales le 6 octobre 2000, les dispositions relatives au personnel sont soumises à une conservation pendant 75 ans après l'établissement de nouveaux en haut. Parallèlement, les tableaux d'effectifs doivent être conservés pendant 3 ans, à compter de l'année suivant celle au cours de laquelle ils sont devenus invalides.

Notes de bas de page

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Est document personnel, qui affiche des informations sur la composition de l'état. Il est généralement compilé à la fin de l'année pour l'année civile suivante. Mais parfois, il devient nécessaire d'y apporter des modifications. Quelles que soient les raisons, l'essentiel est de rédiger correctement le document et d'éviter les erreurs lors de son approbation.

Raisons du changement

Il existe un certain nombre de raisons sur la base desquelles vous pouvez ajuster le tableau des effectifs :

• Modification de la structure de l'entreprise.
• Réorganisation.
• Évolution des volumes d'activité.
• Réaliser des travaux pour améliorer les activités de l'entreprise.
• Changer cadre législatif.
• Calculs économiques liés aux zones de production et de travail de l'organisation.
• Réduction du personnel.
• Optimisation de l'entreprise.
• Exclusion ou introduction de nouveaux postes vacants et postes.
• Changement de salaire.
• Renommer les postes.

Méthodes et caractéristiques d'apporter des modifications

Deux options vous permettent d'apporter des modifications au document de planification du personnel de l'organisation :

1. Émission d'un ordre d'apporter des modifications avec une liste des changements dans le texte de l'ordre. Utilisé pour des ajustements mineurs.
2. Elaboration d'un nouveau planning et son approbation. S'applique aux changements majeurs.

Lorsque vous apportez des modifications, il convient également de prendre en compte certaines fonctionnalités :

1. Seuls les postes vacants, c'est-à-dire ceux qui ne sont pas occupés par une personne, peuvent être retirés de la liste du personnel.
2. Si la radiation d'un poste vacant de la liste du personnel entraîne un licenciement, il est nécessaire d'en aviser le salarié deux mois avant l'entrée en vigueur de l'arrêté.
3. Si le changement d'effectif est lié à une modification des conditions de travail, les salariés concernés doivent en être informés deux mois à l'avance.
4. Si le changement implique le changement du nom d'un poste ou d'un département, les employés concernés par ce changement doivent être avertis. De plus, une entrée appropriée doit être faite dans le travail.
5. Si les modifications concernent les salaires, toutes les modifications sont également dupliquées dans le contrat de travail et la carte T-2 personnelle.

Au cours de l'année, vous pouvez apporter un nombre illimité de modifications au tableau des effectifs. L'essentiel est de respecter la loi et de transmettre en temps opportun des informations sur les modifications apportées à la main-d'œuvre.

Qui passe la commande et comment ?

L'ordonnance, sur la base de laquelle toutes les modifications nécessaires sont apportées au tableau des effectifs, est établie sous quelque forme que ce soit. Les principaux détails du document:

1. Le nom de l'organisation ou de la succursale. Le nom complet est indiqué.
2. Date de préparation.
3. Numéro de papier. Il est déposé selon le système des commandes acceptées à l'entreprise.
4. Raisons du changement.
5. La date d'entrée en vigueur des modifications.
6. Énumération des changements. Il précise :

• titre d'emploi;
• salaire pour un poste spécifique;
• le nombre d'unités d'état à supprimer ou à ajouter.

1. Signature de la personne responsable.

La préparation du papier et l'exécution ultérieure de la commande sont effectuées par:

• Département des Ressources Humaines.
• Comptabilité.
• Département de la planification et de l'économie.
• Département du travail et des salaires.

Tout dépend de la taille de l'entreprise et des fonctions de chacun des départements.

Commander des échantillons en fonction du type de modifications

Nous vous proposons des exemples de commandes typiques pour les changements d'horaire du personnel de l'entreprise.

L'émergence d'un nouveau poste

La date d'introduction d'un nouveau poste dans l'état est notée:

Réduction des effectifs

Le document indique les personnes pour lesquelles la réduction est valable, et la date de son entrée en vigueur :

Renommer le travail

Dans ce cas, le nom du nouveau nom est noté :

Il est important d'aviser les employés des changements avec le document suivant :

Changement de salaire ou de tarif

La commande indique comment et quand le tarif changera :

Liquidation des postes vacants

Les postes exclus sont répertoriés :

Modifications importantes des documents

Comme déjà mentionné, il est souhaitable d'introduire des changements significatifs dans la forme d'élaboration et d'approbation d'un nouveau document. Dans ce cas, le numéro de l'horaire suivra celui précédemment accepté. L'approbation du programme s'effectue selon la procédure admise sur la base d'un arrêté général.

Vidéo : Modification du personnel dans ZUP 3.0

À l'aide d'un didacticiel vidéo, vous pouvez apprendre à modifier correctement le tableau des effectifs dans le programme ZUP 3.0 :

Les modifications du tableau des effectifs sont effectuées sur la base d'un arrêté approprié, rédigé sous une forme arbitraire et contenant des informations sur la raison des modifications.