Informe anticipado. Completar un informe anticipado para un viaje de negocios.
Reglas generales La cumplimentación del informe anticipado es la siguiente:
- El informe se elabora dentro de los 3 días hábiles siguientes a la fecha de:
- la expiración del período para el cual se emitieron los fondos, especificado en la solicitud del empleado para la emisión de dinero a cuenta;
- el empleado que regresa al trabajo si el período por el cual se emitió el dinero expiró durante su enfermedad o vacaciones;
- el regreso del empleado de un viaje de negocios.
Por incumplimiento del plazo, el empleado puede ser sancionado económicamente.
“¿El empleado volvió a retrasar el trabajo principal? Castigar con un rublo" .
- El informe se elabora en el formulario unificado AO-1 o en el formulario adoptado por la organización.
Puede descargar el formulario de informe en nuestro sitio web; consulte. "Formulario unificado No. AO-1 - informe anticipado (descargar)" .
- Completado conjuntamente por el empleado y el contador.
- Aprobado por el gerente.
- Se requieren documentos que confirmen los gastos incurridos por el empleado (cheques, facturas, boletos, etc.) como anexos al informe.
Cómo completar correctamente un informe anticipado
El informe anticipado se puede dividir en 3 partes:
- La primera parte (anverso) la completa el contador. Aquí se reflejan los detalles del documento (su número y fecha), información sobre la organización y el responsable, sobre el anticipo que se le emitió, información resumida sobre los fondos gastados y cuentas contables que reflejan su movimiento y cancelación, como así como información sobre la emisión de gastos excesivos al empleado o el recibo de él de un anticipo no utilizado.
- La segunda parte es un recibo desprendible que confirma la aceptación del informe para su verificación. El contador lo llena, lo corta y se lo entrega.
- La tercera parte del documento (el reverso del formulario AO-1) se completa de forma colectiva. El empleado declarante refleja en él línea por línea el detalle de los documentos con los que acredita los gastos que ha realizado, así como el importe del gasto “según el informe”. Y el contador ingresa el monto aceptado para contabilidad y la cuenta contable en la que se "contabilizará" el gasto.
El informe está firmado por el empleado, contador y Contador jefe. Luego se envía al gerente para su aprobación; el sello correspondiente se encuentra en el anverso del documento.
¡NOTA! Se puede preparar un informe anticipado no solo en papel, sino también en formato electrónico.
Para obtener más información sobre esto, consulte el artículo. “El informe anticipado se puede firmar electrónicamente” .
Informes anticipados de 2019: dónde ver un ejemplo y descargar un formulario de muestra gratuito
Cambios por informes anticipados en 2019 (así como en 2017-2018) no hubo; aún es necesario completar este documento. Si el informe anticipado se elabora en formato electrónico, es necesario utilizar la firma electrónica de todos los empleados involucrados en su cumplimentación (carta del Ministerio de Hacienda de 20 de agosto de 2015 No. 03-03-06/2/48232 ).
Puede familiarizarse con un ejemplo y una muestra de cómo completar un informe anticipado en nuestro sitio web. Veamos un ejemplo hipotético.
Digamos que el 21 de enero de 2019, IKS LLC entregó a su empleado O.D. Smirnov dinero por la cantidad de 20.000 rublos. Por la compra de 5 cartuchos de impresora. No hubo avances no utilizados detrás de él. La compra se realizó el mismo día y el empleado presentó el informe al día siguiente, es decir, el 22 de enero.
El empleado gastó sólo 18.950 rublos. (La compra no estuvo sujeta al IVA porque el vendedor aplica el sistema tributario simplificado). Fondos no utilizados por valor de 1.050 rublos. lo devolvió al cajero inmediatamente después de presentar el informe al departamento de contabilidad.
A continuación se muestra una muestra de cómo completar un informe anticipado para esta situación.
Los montos contables requieren un control preciso. Es para ello que se utiliza el informe anticipado.
Con su ayuda, la contabilidad establece los propósitos del gasto de los fondos y su evidencia documental, así como la presencia de un saldo o gasto excesivo y la naturaleza de futuros acuerdos con la persona responsable.
¿Qué es y por qué se necesita este documento?
Un informe anticipado (más adelante en el texto - AO), en primer lugar, es un documento principal en el que la persona responsable refleja las direcciones de gasto de los fondos que se le han emitido y confirma estos gastos con documentos.
También en este documento es reflejado Mucha otra información, en particular:
Y el logro de todos estos objetivos sólo es posible con la preparación competente y oportuna de un informe anticipado.
Reglas de diseño
El informe de gastos se puede redactar en papel a mano o imprimir en papel utilizando software y en formato electrónico.
Pero esta es una opción más complicada porque:
- el registro de un documento electrónico requerirá el acceso de muchas personas a la base de datos;
- Para firmar dicho documento, todas las partes están obligadas y gestión de documentos electrónicos, ya que JSC necesita pasar por alto a varias personas a la vez: el jefe de contabilidad o contador, el gerente y el cajero.
El AO debe ser llenado persona responsable en una copia. Así se establece directamente en la Directiva del Banco de Rusia del 11 de marzo de 2014. No. 3210-U: una persona que gastó dinero en efectivo en interés de la empresa debe presentar un informe anticipado al contador o jefe de contabilidad para su verificación con todos los documentos que confirmen los gastos realizados por la persona especificada.
Pero el responsable completa solo su parte del documento. Y el departamento de contabilidad, tras comprobar el informe de gastos, tiene su parte, donde es necesario realizar asientos, indicar una decisión sobre la aceptación de gastos para contabilidad, etc. Sin embargo, en la práctica, el informe de gastos lo prepara el departamento de contabilidad y esto no es una infracción; después de todo, se presenta el documento en sí, los gastos que contiene se confirman mediante documentos, hay firmas y se aprueba el informe.
A pesar de que la Directiva N° 3210-U no establece qué forma exacta debe tener el informe de gastos, en la práctica se sugiere dos versiones de ello:
- desarrollo propio de la empresa sobre la base de la Ley de Contabilidad No. 402-FZ;
- un formulario unificado, que ahora no es obligatorio, aprobado por el Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia en su Resolución No. 55 del 08.01.01. Sin embargo, se debe tener en cuenta que esta Resolución establece: JSC es un documento destinado a contabilizar fondos. Esto significa que, en mayor medida, el informe anticipado es un documento de caja, no un documento contable. Y será más conveniente y más fácil utilizar un formulario ya preparado que desarrollarlo usted mismo.
JSC debe ser provisto por una persona responsable dentro de los 3 días hábiles (y no más) a partir de la expiración del período para el cual se le entregaron los fondos previa solicitud, o desde la fecha de su regreso al trabajo. La fecha límite para la presentación del informe suele estar aprobada en la política contable de la empresa. Y el plazo para presentar un informe específico, sin contradecir el aprobado en la Política Contable de la empresa, se fija cuando el director de la empresa firma una solicitud de emisión de dinero para el informe. Este documento indica el período por el cual se emiten estos fondos.
La sociedad anónima se presenta al departamento de contabilidad o al director de la empresa.
Suscribete documento por varias personas:
- persona responsable: al redactar y presentar un documento;
- contador o jefe de contabilidad: al aceptar el documento y después de verificarlo;
- por el gerente - después de la verificación por parte del departamento de contabilidad;
- un contador o cajero: al recibir el saldo o emitir un gasto excesivo de los montos contables. La emisión de nuevos montos para informar solo es posible si la deuda por los montos emitidos anteriormente se ha reembolsado en su totalidad.
Tan pronto como se verifica el informe de gastos, se acepta para contabilidad. Este documento suele almacenarse en el departamento de contabilidad durante al menos 5 años.
En el siguiente video se describe qué es un informe anticipado y las reglas para completarlo usando 1C8.2:
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Procedimiento de llenado
En primer lugar se ingresa el número y la fecha del documento. El número debe ser proporcionado por el departamento de contabilidad y la fecha del documento es el día en que se completó (¡no se envió!).
Después persona responsable ante pagina del titulo Anota lo que sabe con certeza:
Antes de empezar a comprobar AO, al aceptar el documento, el contador deberá completar un recibo arrancable y entregárselo al responsable.
Todas las secciones restantes debe ser completado por el departamento de contabilidad. Además, el llenado comienza con reverso informe anticipado, donde se revisan primero todos los registros realizados comparándolos con los documentos de respaldo.
- empresas;
- número de personal del empleado;
- se realizan contabilizaciones completas con los importes totales de las cuentas;
- El monto final se fija para su aprobación en función de los datos de verificación.
Tan pronto como el gerente haya confirmado el informe anticipado, se realizará el pago final en base a él.
Matices separados de redacción.
Dependiente sobre el motivo del gasto de fondos contables en la columna “Destino del pago anticipado” se coloca “para fines económicos", o "en un viaje de negocios".
En base a esto, se elabora una lista de documentos que confirman el gasto de dinero. en caso de viaje de negocios se complementará con entradas. Las dietas emitidas a un viajero de negocios no se incluyen en el informe anticipado, pero normalmente se emiten por separado. En caso contrario, la dieta deberá reflejarse en el informe anticipado.
Si al gastar fondos para las necesidades del hogar, se emitió un recibo como confirmación de pago, entonces el informe anticipado debe incluir próxima publicación:
D 60 “Acuerdos con proveedores y contratistas” K 71 “Acuerdos con responsables”.
Este recibo debe ir acompañado de facturas (por ejemplo, ). Si no están allí, o se recibieron antes y el responsable simplemente pagó por una transacción que ya se había completado, o estos documentos aún no han llegado a la empresa. Y luego este gasto se reflejará como un anticipo al proveedor hasta que lleguen al departamento de contabilidad los documentos de bienes, productos o trabajos.
En caso de que haya sobrecosto, entonces la persona responsable no necesita completar una solicitud por ellos. Pero se recomienda adjuntar una nota explicativa del responsable sobre el hecho del gasto excesivo de fondos. Esta nota explicativa está escrita en forma libre. La señal de liquidación será la aprobación del informe anticipado por parte del gerente. De lo contrario, la próxima vez que el empleado reciba dinero para informar, deberá indicar el monto remanente del gasto excesivo en el informe anticipado. Además, no podrá realizar una compensación interna sobre los importes. Aquellos. si existe saldo sobre otro monto contable, deberá indicar tanto el saldo actual como el exceso de gastos remanentes. Pero hasta que el gerente apruebe la JSC con gastos excesivos.
Instrucciones paso a paso para completar AO en el programa 1C (versiones 8.2 y 8.3)
Para completar el AO, primero debe ir a la pestaña "Cajero" o "Producción"; este documento está disponible en ambas. A continuación, haga clic en "Informe avanzado"; aparecerá un diario vacío o uno con documentos. Esta revista tiene un botón "Agregar". Este botón le permite abrir un nuevo informe. Tan pronto como se abre un nuevo informe, puede ver inmediatamente que ya contiene la organización y la fecha de finalización.
La línea “Individual” (persona responsable) se completa a través de la lista de empleados.
La pestaña "Adelanto" indica el monto que se emitió a esta persona a cuenta. Para hacer esto, seleccione de la lista uno de los documentos para los cuales se emitieron los fondos. Esta lista aparece al hacer clic en una línea vacía. Usando el documento seleccionado de esta lista, puede ingresar a su lista y agregarlo al informe de gastos usando el botón "Seleccionar".
En la línea "Destino" (a continuación, en la pestaña "Anticipo") debe ingresar "gastos del hogar" o "viaje de negocios".
En la pestaña “Productos”, debes agregar todos los bienes que fueron comprados por el responsable agregando líneas. Las filas se agregan a través del botón del mismo nombre. El precio, la cantidad, la disponibilidad de impuestos y otros detalles se ingresan a partir de los documentos sobre cuya base se elabora este informe.
Las publicaciones se realizan automáticamente, pero es necesario comprobar que sean correctas.
La pestaña "Pago" se utiliza solo cuando el responsable realizó un pago y no una compra de bienes, por ejemplo, por Internet, teléfono, etc.
El depósito “Otro” se utiliza si el empleado se fue de viaje de negocios.
El procedimiento para completar un informe de gastos en 1C 8.3 se describe en la siguiente lección en video:
" Registra transacciones de acuerdos mutuos con personas responsables (empleados), transacciones de recepción a través de dichas personas al almacén de bienes y materiales, bienes y equipos, activos fijos y otros activos tangibles e intangibles de la organización en moneda nacional.
El empleado recibe dinero por adelantado de la caja registradora para gastos comerciales, operativos y de viaje. Se formaliza la emisión de dinero desde la caja de RKO.
El informe de anticipos en 1C 8 2 muestra el uso específico del dinero que recibió el empleado. El informe anticipado está respaldado por documentación explicativa: cheques, billetes, recibos. El dinero no utilizado se devuelve a la caja de la empresa y se forma una PKO.
Generación de un informe anticipado.
- Abra la sección "Banco y caja", subsección "Caja", elemento "Informes anticipados";
Foto No. 1. Informe de avance del artículo:
2. Haga clic en el botón "Crear".
Foto No. 2. Creando un nuevo informe de gastos:
Procedimiento para completar un informe anticipado
En la parte superior del documento (en el encabezado), complete los detalles:
- Nombre completo del empleado que reporta el dinero recibido;
- Nombre de empresa. Se selecciona automáticamente si está configurado de forma predeterminada en la configuración del programa;
- Indicar el lugar donde se recibirán los artículos del inventario a través de un empleado responsable;
- Establezca el tipo de precios, establezca la moneda, su tipo de cambio con respecto al rublo y el método para reflejar el IVA.
El documento “Informe anticipado” consta de 5 pestañas. En la pestaña "Adelanto", se agrega un documento sobre cuya base se emitió el dinero al empleado que informa. Por defecto, existen dos tipos de documentos: “Retiro de efectivo” y “Cancelación de cuenta corriente”.
Foto No. 3. Documento según el cual se emitieron los fondos:
Si los fondos se emitieron en efectivo, debe seleccionar "Retiro de efectivo". El efectivo de la caja registradora se emite sobre la base de liquidaciones en efectivo. En la sección "Retiro de efectivo", cree una nueva cuenta de liquidación para la cantidad de dinero emitida al empleado que informa o seleccione una cuenta de liquidación existente.
Cuando se crea RKO (Retiro de efectivo) a partir del "Informe anticipado", el tipo de transacción, el destinatario, la cuenta contable y la organización se agregan automáticamente al documento. El usuario ingresa el monto y la partida DDS manualmente. Después de realizar la liquidación de efectivo, en la pestaña “Adelanto” del informe de anticipos, deberá seleccionar esta liquidación de efectivo. Luego, el informe anticipado mostrará automáticamente su monto y moneda.
Foto No. 5. Completando la pestaña Avance en 1C 8 2:
Por un anticipo asignado de 20 mil rublos. Se compró equipo de audio. Este hecho se muestra en la pestaña “Productos”:
- El tipo de documento encaja en en este caso recibo de compra, su número, fecha;
- Se selecciona la nomenclatura;
- Cantidad de bienes;
- Precio sin IVA, con IVA;
- Nombre del proveedor;
- Se coloca una marca de verificación en "Factura presentada"; si efectivamente se presenta, su número y fecha.
Foto No. 6. Llenando la pestaña Productos:
La pestaña "Pago" muestra la cantidad de dinero emitida en 1C 8 2 para un anticipo a cuenta de una próxima entrega o la cantidad pagada por adelantado al proveedor por los bienes y materiales comprados. La pestaña indica el tipo de documento (gasto), su fecha, número, nombre del proveedor, acuerdo con él, el contenido de la transacción y su monto se ingresan manualmente, las cuentas de liquidación se ingresan automáticamente.
Foto No. 7. Llenando la pestaña Envases retornables:
La pestaña Embalaje retornable muestra información sobre el embalaje devuelto por el proveedor, como paletas.
Foto No. 8. Llenando la pestaña Pago:
La pestaña "Otros" refleja los gastos de viaje de negocios: costo de hotel, dieta diaria, precio del boleto, costos de combustible, comidas, etc. La parte tabular del marcador indica:
- Nombre, número, fecha del documento (gasto);
- Se descifra el contenido del gasto;
- El importe se ingresa con y sin IVA;
- Ingrese el proveedor;
- La factura de costos se genera automáticamente;
- Indique manualmente si se presentó al empleado informante una factura del proveedor por este gasto.
Foto No. 9. Completando la pestaña “Otro”:
Las facturas recibidas de proveedores de bienes y servicios en 1C 8 2 se generan y contabilizan automáticamente en función del informe anticipado. Se pueden ver en el apartado Compra - subsección IVA - ítem Registro de facturas recibidas.
Foto No. 10. Registro de facturas recibidas:
Guardar un anticipo en 1C 8 2
Cuando todas las pestañas del informe de gastos estén correctamente completadas, de acuerdo con los documentos de gastos, se puede publicar y guardar usando el botón "Publicar y cerrar". Al publicar el documento "Informe anticipado", un determinado conjunto de asientos contables, que reflejará el hecho de que el dinero es gastado por el responsable o los bienes y materiales, otros objetos y servicios se reciben a través de él.
En la parte inferior del informe de anticipos se refleja el anticipo recibido, el importe gastado y el saldo final.
Foto No. 11. Monto del anticipo:
El saldo del anticipo ascendió a 4.100,18 rublos. Debe ser llevado al cajero. Para hacer esto, debe seleccionar "Crear según" - "Recibo de efectivo" en el informe anticipado. Se formará una PKO de 4100,18 rublos. Todos los datos que contiene se completarán automáticamente; deberá ingresar manualmente la partida del flujo de efectivo: devolución de montos contables.
Podrás generar transacciones y movimientos de documentos desde el propio informe de gastos, simplemente pulsa en el botón Dt/Kt. Todos los importes publicados para Dt, Ct se harán visibles y se descifrarán las subcuentas.
Foto No. 12. Movimiento del documento “Informe anticipado”:
Puede imprimir el informe de gastos desde el propio documento haciendo clic en "Imprimir" - "Informe anticipado de JSC - 1".
Foto No. 13. Forma impresa del informe anticipado:
De manera similar, puede imprimir el documento “Recibo de Orden M - 4”, que muestra los artículos del inventario capitalizados.
¿Por qué no se cuentan los anticipos en 1C 8 2?
Existen las siguientes razones por las que los anticipos no se cuentan en 1C:
- Elección incorrecta de contratos al crear un informe anticipado, por ejemplo, el pago se realizó según un contrato, pero el envío se realizó según otro. Es necesario volver a seleccionar el contrato correcto y volver a ejecutar el informe de gastos;
- Las cuentas de anticipos están ingresadas incorrectamente;
- Los anticipos no podrán computarse por diferencias de tiempo y fechas en los documentos generados, por guardar o repostear documentos “retrospectivamente”. Luego, para la misma contraparte o transacción, se forma un saldo acreedor y débito;
- Es posible que el pago por adelantado no se cuente si el pago se realizó después del envío, pero el tipo de pago se configuró como "Adelanto".
Foto No. 14. Tarjeta de cuenta 71: 
Puede verificar la exactitud de los anticipos de compensación utilizando el balance de la cuenta 71 "Liquidaciones con responsables" para el período del informe. A través de él, abra la tarjeta de cuenta 71 y verifique todos los movimientos de fondos del responsable, contabilizando el IVA y los artículos de inventario.
En el ejemplo descrito anteriormente, se acreditaron todos los montos del anticipo, el volumen de negocios del débito al principio fue igual a 1000 rublos. y al final del período es igual a 1000 rublos, todas las demás cantidades se contabilizan en las cuentas correspondientes.
El documento Informe anticipado en 1C Contabilidad es un documento muy común en el trabajo contable y se utiliza para reflejar los gastos de viaje y comerciales de una empresa.
Para completar el documento "Informe anticipado" en 1C Contabilidad, vaya a la pestaña "Caja" en el menú superior o inferior del programa. Este documento también está presente en el menú inferior “Producción”. El procedimiento para generar un documento es el mismo para todas las octavas versiones del programa Contabilidad 1C.
Haga clic en el elemento "Informe avanzado" y haga clic en el botón "Agregar" en el menú superior del diario "Informes avanzados". En 1C Accounting versión 8.0 y versión 8.1, el botón se ve así , y en 1C Contabilidad versión 8.2
Después de hacer clic en el botón "Agregar", se abre un nuevo informe de gastos que debe completarse. El documento consta de cuatro pestañas: “Anticipos”, “Bienes”, “Pago” y “Otros”.
En la primera etapa, debe seleccionar una persona responsable del directorio " Individuos"o, si aún no se ha ingresado el responsable, agregar uno nuevo. Después de esto, inserte al denunciante en el documento haciendo dos clics con el botón izquierdo del ratón o con el botón “Seleccionar”.
En la primera pestaña "Adelantos", debe seleccionar el documento con el que se emitió el dinero en 1C Contabilidad. Dicho documento puede ser una orden de gastos en efectivo, si el dinero se emitió desde la caja registradora, una cancelación de una cuenta corriente, si el dinero se transfirió desde una cuenta de empresa o una emisión de documentos monetarios.
Si no se entregó dinero por adelantado, esta pestaña no se completa. A continuación deberá indicar el objeto del anticipo: gastos de viaje o de negocios, así como la cantidad de documentos que se adjuntan al informe del anticipo.
La segunda pestaña del documento "Informe anticipado" es "Productos". Esta pestaña en 1C Contabilidad refleja los bienes que fueron comprados por la persona responsable.
La tercera pestaña del informe anticipado en Contabilidad 1C, “Pago”, está destinada a reflejar aquellos gastos que fueron pagados por la persona responsable, por ejemplo, servicios de comunicación, Internet, etc.
La cuarta pestaña del informe anticipado "Otros" de Contabilidad 1C refleja los gastos de viaje si el informante se fue de viaje de negocios.
Después de esto, puede publicar el documento en 1C Contabilidad, ver las publicaciones del documento y su forma impresa haciendo clic en el botón "Informe avanzado" en la parte inferior del documento en 1C Contabilidad.
En la práctica, al completar un documento, es posible que no sea necesario completar todas las pestañas del documento "Informe avanzado" en Contabilidad V1C. Completará una o dos pestañas dependiendo del propósito para el cual el responsable gastó el dinero. Y sobre cómo completar un informe anticipado en 1C Contabilidad 8ª ed. 3.0.
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El documento Informe anticipado en 1C Contabilidad es un documento muy común en el trabajo contable y se utiliza para reflejar los gastos de viaje y comerciales de una empresa. Para completar el documento "Informe anticipado" en 1C Contabilidad...
Emisión de fondos por parte de una organización a una persona que está con ella en relaciones laborales, es una práctica comercial estándar. El dinero que la empresa, con la participación del departamento de contabilidad, transfiere para informar, va acompañado de documentación que acredite su uso previsto. Los documentos son revisados cuidadosamente por las autoridades reguladoras. La principal cuestión que preocupa a los empleados responsables del informe de gastos: tanto los contables como las personas responsables: ¿qué se puede tener en cuenta?
A pesar de la abundancia de cartas explicativas, instrucciones, recomendaciones metodológicas e instrucciones, muchas cuestiones siguen siendo controvertidas. Un empleado a cuyas “manos” se confían los fondos contables se ve obligado constantemente a pensar en cómo recopilar los documentos que confirmen sus gastos, y el departamento de contabilidad tiene que verificar los documentos y cheques presentados línea por línea. En general, se aplican las siguientes reglas para adelantar dinero:
- Los fondos se emiten para necesidades operativas y comerciales y gastos de viaje.
- La base para la emisión de fondos es la orden del administrador. El gerente toma una decisión después de que la persona responsable presenta una solicitud.
- Una vez realizados los gastos para los que se asignaron los fondos, se deberán reflejar en el informe, adjuntando los documentos justificativos.
- El responsable deberá presentar un informe anticipado con la justificación de los gastos al departamento de contabilidad dentro de los tres días siguientes a la fecha oficial de regreso del viaje de negocios. Se considera que esta fecha es la indicada en el billete de vuelta o carta de porte si el empleado utiliza un coche.
- Si un empleado recibe dinero para necesidades comerciales, debe presentar un informe anticipado dentro de los plazos establecidos por orden especial del jefe de la organización. Como regla general, dicha orden se emite en forma de anexo a las políticas contables de la organización.
- Los empleados de la organización deben estar familiarizados con todos los documentos administrativos relacionados con el procedimiento para emitir dinero a cuenta y presentar informes anticipados que confirmen los gastos.
¿Qué documentos se aceptan oficialmente como justificación de gastos?
Esta cuestión crea las mayores dificultades para todos los participantes en la verificación de informes anticipados: tanto para los trabajadores de control como para los que informan. Según la práctica establecida actualmente de auditorías tributarias, los documentos de respaldo son:- recibo de caja registradora;
- billetes de pasajeros, tarjeta de embarque;
- recibos de ventas/facturas;
- recibos, formularios de informes estrictos (SSR) y otros formularios a partir de los cuales se puede sacar una conclusión sobre la validez de los gastos.
Aquí hay unos ejemplos
- Compilado el idioma extranjero Los documentos deben traducirse al ruso.
No toda la información especificada en el documento está sujeta a traducción, sino solo la que es esencial para la contabilidad.
- ¿Es posible indicar fechas en el informe de gastos que caigan en fin de semana o festivos?
Si se consideran días de viaje de negocios, se indican en el informe como parte de la duración total del viaje de negocios, determinada por el pedido y los boletos de pasajeros (cartas de porte). Durante estos días, las dietas se pagan como de costumbre.
Si consideramos los días en que se compran artículos de inventario o se brinda cualquier servicio al empleado, entonces pueden surgir preguntas relacionadas con la participación del empleado en el desempeño. responsabilidades laborales en los fines de semana. Se han establecido horarios de trabajo los fines de semana. Código de Trabajo RF y está controlado por la inspección del trabajo. Por tanto, es mejor evitar completar documentos los fines de semana y, como era de esperar, tomarse un descanso del trabajo. No se recomienda invitar a socios comerciales a una cena representativa en fin de semana o feriado.
- Una organización puede desarrollar de forma independiente un formulario de informe anticipado y aprobarlo en sus políticas contables.
El uso obligatorio del formulario unificado AO-1 está abolido desde 2013. En la práctica, muchos siguen utilizando el antiguo formulario "verificado", que tiene dos caras (aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 1 de agosto de 2001 N 55). El primer lado (lado del título) lo completan el responsable y el contador, aprobado por el gerente. El segundo lado (reverso) lo llena el responsable y lo confirma con su firma. En el segundo lado, en las líneas libres, el responsable enumera todos los documentos que se adjuntan para sustentar los gastos.
- Si los fondos no se emitieron en forma de efectivo (de la caja registradora), sino mediante una tarjeta corporativa a una cuenta especialmente abierta para tales transacciones, el procedimiento para completar el informe anticipado no cambia.
La legislación no limita la cantidad de montos que una organización puede emitir para informar; pueden ser muy importantes, pero incluso los montos más pequeños emitidos deben tenerse en cuenta en el informe anticipado; Al mismo tiempo, es necesario recordar las normas legalmente establecidas para los pagos en efectivo entre entidades legales Y empresarios individuales- no más de 100 mil rublos por contrato. Si necesita comprar bienes o materiales en grandes cantidades, la persona responsable debe asegurarse de acordar con las contrapartes de antemano la celebración de contratos para cada lote que no exceda el límite especificado para pagos en efectivo. En pagos no en efectivo esta limitación no se aplica.
En la práctica, se establecen restricciones a la emisión de montos para informar. reglas corporativas, que se determinan en políticas internas compañías.
Efectivo y recibos de ventas: ¿cómo aceptarlos?
Muy a menudo, los empleados que informan tienen dificultades con los recibos de efectivo: de tiendas, puntos de venta de billetes de transporte público, gasolineras (si necesita viajar en coche por asuntos de la empresa). Si se adjuntan otros documentos (facturas/recibos de ventas) a los recibos de caja, no habrá problemas y se podrán aceptar para contabilidad.Cualquier documento se puede adjuntar al informe anticipado. Además, estos documentos deben confirmar no solo el hecho del pago de los bienes materiales, sino también el hecho de su recepción.
Un recibo de caja solo confirma el hecho del pago, por lo que no es suficiente para confirmar el hecho de la compra de bienes (trabajo, servicios).
El Reglamento sobre ECC determina que recibo de caja- esto es primario documento contable, impreso por una caja registradora en papel, que confirma el hecho de los pagos en efectivo y (o) liquidaciones mediante tarjetas de pago entre el usuario y el comprador (cliente), que contiene información sobre estos cálculos registrados por el software y hardware de la caja registradora, garantizando una contabilidad adecuada de fondos durante los cálculos de la transacción.
EN actualmente El uso de la tecnología de las cajas registradoras está experimentando cambios importantes. Ir a Nuevo orden, moderno y tecnológicamente avanzado, te permitirá transferir información de cada compra online a oficina de impuestos y los clientes reciben y guardan recibos de efectivo en sus dispositivos móviles.
El 1 de julio de 2017 dejará de aplicarse la antigua orden. Al mismo tiempo, las empresas del sector servicios, los propietarios de máquinas expendedoras, así como los solicitantes de patentes y UTII, es decir, las pequeñas empresas que no estaban obligadas a utilizar cajas registradoras, tendrán un año más para pasar al nuevo procedimiento; para ellos será obligatorio a partir del 1 de julio de 2018.
Así, hasta mediados de 2018, habrá dos procedimientos para la emisión de recibos de efectivo: en máquinas antiguas y en máquinas nuevas.
Siguiendo el procedimiento anterior, es necesario comprobar la presencia de los siguientes detalles obligatorios en recibos de efectivo:
- nombre de la compañía;
- número de serie de la caja registradora;
- número de serie del cheque;
- fecha y hora de compra (prestación del servicio);
- costo de compra (servicio);
- una señal de un régimen fiscal.
Elemento requerido El nuevo recibo de caja es un código QR, gracias al cual cualquier comprador puede comprobar la legalidad de la compra que está realizando.
Debe recordarse que en algunos casos se permite emitir no un recibo de caja, sino un formulario de informe estricto (SSR).
El formulario de recibo de caja y declaración estricta deberá contener, salvo los casos establecidos por la ley, los siguientes datos obligatorios:
- número de serie del turno;
- fecha, hora y lugar (dirección) de liquidación;
- nombre de la organización o apellido, nombre, patronímico de un empresario individual;
- Número de Identificación del Contribuyente;
- el sistema tributario utilizado en el cálculo;
- signo de cálculo (recibo de fondos del comprador - recibo, devolución al comprador de los fondos recibidos de él - devolución de recibo, emisión de fondos al comprador - gasto, recibo de fondos del comprador emitidos a él - devolución de gastos;
- nombre de los bienes, obras, servicios, pago, desembolso, su cantidad, precio unitario teniendo en cuenta descuentos y recargos, costo teniendo en cuenta descuentos y recargos, indicando la tasa del impuesto al valor agregado;
- el monto del cálculo con una indicación separada de las tasas y montos del impuesto al valor agregado a estas tasas;
- forma de pago (efectivo y (o) medio de pago electrónico), así como el monto del pago en efectivo en efectivo y/o por medios electronicos pago;
- cargo y apellido de la persona que realizó el acuerdo con el comprador (cliente), emitió un recibo de efectivo o un formulario de informe estricto y lo emitió (transfirió) al comprador (cliente);
- número de registro del equipo de caja registradora;
- número de serie del modelo de unidad fiscal;
- signo fiscal del documento;
- la dirección del sitio web del organismo autorizado en Internet, donde se puede verificar el hecho de registrar este cálculo y la autenticidad del indicador fiscal;
- número de suscriptor o dirección de correo electrónico del comprador (cliente) en caso de transferencia de un recibo de efectivo o un formulario de informe estricto en formato electrónico;
- la dirección de correo electrónico del remitente del recibo de efectivo o del formulario de informe estricto en formato electrónico en caso de transferencia de un recibo de efectivo o del formulario de informe estricto en formato electrónico al comprador (cliente);
- número de serie del documento fiscal;
- número de turno;
- signo fiscal del mensaje.
Al mismo tiempo, la parte 2 del art. 9 de la Ley N 402-FZ define una lista de detalles obligatorios que debe contener cualquier documento contable primario. A saber:
- Título del documento;
- fecha de preparación del documento;
- Nombre entidad económica quién compiló el documento;
- contenido de hecho vida económica;
- el valor de la medida natural y (o) monetaria de un hecho de la vida económica, indicando las unidades de medida;
- el nombre del cargo de la persona (personas) que completó la transacción, operación y es responsable (responsable) de la exactitud de su ejecución, o el nombre del cargo de la persona (personas) responsable de la exactitud de la ejecución de el evento;
- firmas de las personas previstas en el apartado 6 de esta parte, indicando sus apellidos e iniciales u otros datos necesarios para identificar a estas personas.
En 2016, el Tribunal Supremo de la Federación de Rusia indicó (determinación del Tribunal Supremo de la Federación de Rusia de fecha 09/03/2016 No. 302-KG16-450) que los documentos primarios se reconocen como ejecutados en violación de los requisitos de la ley. y no son aceptados para contabilidad en los siguientes casos:
- falta de información en ellos necesaria para identificar a las personas que los firmaron;
- cuando no se indique claramente el nombre del bien adquirido (por ejemplo, “gastos del hogar, material de oficina, productos químicos para el hogar, materiales de construcción, gastos, regalos infantiles de Año Nuevo");
- no hay fecha de compilación;
- Las columnas “cantidad” y “precio del producto” no están completadas;
- Falta la firma del vendedor.
Viaje de negocios: ¿qué se puede tener en cuenta?
Los documentos que confirman los gastos de los viajeros de negocios suelen incluir:- billetes de ida y vuelta para transporte aéreo, ferroviario y de autobús, recibos en efectivo por la entrega de ropa de cama;
- confirmación de los gastos de viaje a estaciones de tren/aeropuertos ubicados fuera de las ciudades, en zonas de difícil acceso;
- documentos del lugar de residencia: facturas de hotel, formularios de informes estrictos o recibos de efectivo;
- pólizas de seguro de viaje;
- documentos que confirmen el pago de otras tarifas relacionadas con viajes;
- Documentos de pago para la obtención de visas.
- nombre, serie y número del recibo de pago por el uso de un taxi de pasajeros;
- nombre del carguero;
- fecha de emisión del recibo de pago por el uso de un taxi de pasajeros;
- costo de usar un taxi de pasajeros;
- apellido, nombre, patronímico y firma de la persona autorizada para realizar liquidaciones.
Por lo tanto, el conductor de un taxi de pasajeros está obligado a entregar al pasajero al final del viaje un recibo de caja impreso en el equipo de caja registradora o un recibo en forma de formulario de informe estricto, que debe contener los detalles establecidos.
resumámoslo
El departamento de contabilidad verifica el informe anticipado para determinar el uso previsto de los fondos y la disponibilidad. documentos primarios, confirmando los gastos ocasionados y la corrección de su ejecución.El informe de gastos verificado es aprobado por el director de la organización u otra persona con la autoridad correspondiente. Con base en los datos del informe anticipado aprobado, el departamento de contabilidad cancela los montos contables de la manera prescrita.
Los empleados de BDO Unicon Outsourcing siempre están listos para decirle qué dificultades puede encontrar al completar un informe anticipado, qué se puede tener en cuenta y cómo redactar los documentos. La empresa ofrece una gama completa de consultas y servicios profesionales para